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談?wù)劅o(wú)紙化辦公給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)

時(shí)間: 張鵬;劉建軍1 分享

 摘要:我們現(xiàn)在的時(shí)代是電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代,信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機(jī)關(guān)辦公帶來(lái)了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式。同時(shí)也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問(wèn)題帶來(lái)了新的研究課題。本文緊密結(jié)合工作實(shí)際,就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真研究。
  關(guān)鍵詞:無(wú)紙化辦公;檔案管理;特點(diǎn);新挑戰(zhàn);研究
  
  當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間,同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展,如何有效地提高檔案管理效率?針對(duì)上述問(wèn)題,我們就“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了研究。
  
  一、無(wú)紙化辦公的特點(diǎn)
  
  辦公自動(dòng)化是Office Automation的縮寫(簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)),本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問(wèn)題的背景下發(fā)展起來(lái)的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。
  靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程,使各類文件直接通過(guò)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)。
  OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi),減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過(guò)文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本,和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄,并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批,整個(gè)過(guò)程完全實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化,省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié),大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材,既節(jié)省了人力,又節(jié)省了財(cái)力。
  
  二、檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)
  
  (一)檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動(dòng)化已經(jīng)是無(wú)紙化辦公,與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方,又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同,但歸檔的介質(zhì)有所變化,轉(zhuǎn)變成電子文件,與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢?還需要由檔案管理部門起決定作用,檔案管理部門檔案種類繁多,辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來(lái)源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化,借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段,可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來(lái),使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時(shí)庫(kù),由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息化,一般辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能,可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。

同時(shí)歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無(wú)紙化”只是相對(duì)的,電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存,并相輔相成不可分割。
 ?。ǘ╇娮游募w檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)。電子文件,是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理,按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸檔后,檔案查詢更加方便快捷,文件提檔更加便利,但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn),怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。
  電子文件歸檔保存后,應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過(guò)數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過(guò)程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù),防止非法拷貝打開。通過(guò)這些軟件技術(shù),使電子文件的法律效益得到保護(hù)。
  對(duì)電子文件加蓋電子檔號(hào)章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后,通過(guò)軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號(hào)章,保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號(hào)章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。
 ?。ㄈ╇娮游募n案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分,檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度,查閱權(quán)限能夠分配、控制,對(duì)開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì);檔案利用人員能夠申請(qǐng)查閱,提交的查閱申請(qǐng)能夠?qū)崿F(xiàn)流程化,并實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批,檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?,需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級(jí)審批;審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記,利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能,必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀,不能由其它軟件打開閱讀,避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制,授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。
  檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法,使檔案資源得到充分利用。
 ?。ㄋ模╇娮游募9艿男绿魬?zhàn)。電子文件整理歸檔后,能夠借閱和利用,但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化,這給檔案管理部門帶來(lái)新的管理規(guī)范。
  由于電子文件存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性,電子文件的保存不單是存儲(chǔ)在電腦服務(wù)器硬盤中,為保證電子文件的安全性,避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對(duì)電子文件造成破壞或丟失,最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和對(duì)電子文件的備份,并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份,而且還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存,有條件的還可以進(jìn)行異地備份,保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對(duì)安全。
  電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)的支持,同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定,電子文件才能得以正常利用。
  
  三、結(jié)束語(yǔ)
  
  面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn),檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視,行動(dòng)上積極支持,經(jīng)費(fèi)上大力投資。檔案管理者要恪盡職守,精通檔案管理和“無(wú)紙化辦公”業(yè)務(wù),為機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化積極工作,不懈努力。我們相信隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展,“無(wú)紙化辦公”將為檔案管理工作帶來(lái)重大變革,同時(shí)也為檔案資源的自動(dòng)化管理注入新的活力和生機(jī)。

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