淺談如何做好建設項目檔案管理工作論文
隨著企業(yè)技術的不斷改進，許多建設項目應運而生，如何做好建設項目檔案的管理工作是企業(yè)的一大難題。下面是學習啦小編帶來的關于做好建設項目檔案管理工作對策論文的內(nèi)容，歡迎閱讀參考!
做好建設項目檔案管理工作對策論文篇1：《淺析如何做好煤礦建設項目檔案管理工作》
一、建設項目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，建設項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設項目管理部門歷年來也積累了不少建設項目管理的先進經(jīng)驗，近年來，集團公司積極響應國家的要求和規(guī)定，對整合礦井的驗收及項目檔案管理方面有了更規(guī)范合理的要求。2015年我處參與了對集團公司麻家梁煤礦建設項目檔案整理、整改備驗過程，同年12月順利通過驗收，做為一名科技檔案管理者，筆者切身體會到了項目檔案收集、整理的規(guī)范性和重要性，在此簡單就麻礦檔案工作談一下如何做好項目檔案管理工作。
二、項目檔案管理方面
(一)各級領導要高度重視建設項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任制，不定期進行考核并制定獎懲制度。成立項目檔案工作領導小組，明確每人的工作職責，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度。確保交接手續(xù)要規(guī)范，資料收集齊全、完整。
(二)定期召開建設項目檔案工作會議。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于參與的單位和環(huán)節(jié)較多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的管理制度建設，就成為對此工作順利開展和進行的根本保障。堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
(三)檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的必要環(huán)節(jié)，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關鍵?？墒蔷同F(xiàn)實工作中檔案部門在工程檔案驗收工作中或多或少不被重視，幾次下礦指導詢問類似工作，負責檔案部門的人員有的竟然不知道這項工作，所以筆者在這里也要提到這是我們檔案工作者的權益和工作職責，還需對此情況做以上重點要求，要把這項工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要真正地做到圖實一致。
(四)集中統(tǒng)一管理工作落實到人。項目檔案保存在建設單位的上級單位、業(yè)務往來單位以及本單位的各職能部門中。例：采煤機的招投標文件存在同煤機電處;報關文件在外經(jīng)貿(mào)公司;聯(lián)合試運轉的請求及方案保存在證件辦;試運轉期間通風、瓦斯、粉塵檢測記錄、操作規(guī)程分別保存在技術部、電科;礦井、礦區(qū)測量圖中的原始記錄、計算書、臺賬、工業(yè)廣場平面圖等重要資料保存在地測科等。
三、歸檔文件的規(guī)范性、完整性
(一)前期文件中的采礦權辦理過程中相關文件、投資計劃、建設報表都必須嚴格控制，及時歸檔，工程地質(zhì)勘察資料中的監(jiān)理、設計、勘察、建設單位質(zhì)量評估報告、預算書、決算書及建設工程中產(chǎn)生的配套竣工圖紙及時對號歸檔，如有變更應由檔案部門及時提供變更明細。如：安裝工程中井架基礎承臺混凝土試塊制作組數(shù)、制作日期，實驗報告與施工日志提供的要相符，礦建工程施工單位工程質(zhì)量保證體系表必須是實際進行監(jiān)理工作的名單。
(二)檔案整理的規(guī)范性。首先按照歸檔范圍全部收集并進行預立卷，根據(jù)實際情況確立整理方法。組卷要求科學合理，卷內(nèi)文件要按時間和不同階段采用不同的分類方法組卷，條理清晰，排列有序，綜合文件要根據(jù)開工報告、施工組織設計、方案、圖紙會審及技術交底、設計變更、交工驗收及工程總結以單位工程為單位集中組卷，如：初設批復與初設評審意見等相同材料分開組卷;部分需要以“件”整理并裝訂的，要分清卷、件概念，施工日志與隱蔽工程記錄不可全并組卷。案卷題名的擬定要概括清楚，否則不利于檢索，卷內(nèi)目錄一定要填寫規(guī)范，卷內(nèi)文件的頁號以整卷為單位大流水形成編寫，不裝訂的卷，卷內(nèi)文件頁號以件為單位編寫。文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂為兩種形式，圖紙可不裝訂但同一項目應統(tǒng)一。卷內(nèi)不得有金屬物，單位文件裝訂時應在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章，檔號章內(nèi)容有檔號和序號。
2016年是“十三五”開局之年，檔案工作有許多新的標準需要貫徹實施，面對同煤集團公司新形勢，我們要提升檔案意識，以調(diào)試的責任感和使命感，創(chuàng)新工作，扎實工作，為企業(yè)發(fā)展存憑、留史，為同煤的檔案工作多作貢獻。
做好建設項目檔案管理工作對策論文篇2：《試論如何做好水利工程建設項目檔案管理工作》
水利工程檔案使水力計算基礎資料，如實對對水利工程建設過程進行反映，為日后的驗收、運行、維修提供了科學依據(jù)。因此，為了能夠使檔案在水利工程建設項目中發(fā)揮出重要作用，我們應切實做好水利工程建設項目檔案管理工作。
一、水利工程建設項目檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理意識淡薄
一直以來，不管是建設單位還是上級管理部門，都存在著重工程建設輕檔案管理的現(xiàn)象，對于檔案管理工作的政策制定、落實、檢查等工作沒有進行積極的跟進，使檔案管理的工作流程形同虛設，有的檔案與實際工程建設存在著較大的差距，無法與建設進度保持同步，使得檔案管理工作處于被動局面。
2.檔案管理制度與工程建設制度建設情況不相符
在水利工程中，各項政策逐步得到了完善，各種招投標制度、驗收制度、監(jiān)理制度不斷得到了完善，工作內(nèi)容和形式發(fā)生了一定的變化，逐步與時代發(fā)展步伐相結合。與此同時，檔案管理的相關制度并沒有得到完善，與工程建設制度存在著較大的差距，使得檔案管理工作無法做到有章可循。
3.缺乏相應的人才
當前，檔案管理工作逐步向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理人員在綜合素質(zhì)上已經(jīng)無法適應當前的檔案管理工作。檔案管理工作越來越需要復合型人才，要求管理人員既能夠了解水利工程的相關知識，有擁有較強的信息技術水平，但是這樣的人才數(shù)量極其稀少，建設單位也不注重對人才的培訓，導致人才供不應求。
二、如何做好水利工程建設項目檔案管理工作
1.加快對制度的完善
完善的制度是做好檔案管理工作的基礎，因此，應加快建立相關制度，才能夠使檔案管理工作在水利工程建設項目中發(fā)揮出積極作用。在制度建設的過程中，應組織管理人員形成制度制定小組，對當前水利工程建設項目的實際情況進行分析，對之前的檔案管理制度進行研究，摒棄其中過期、落后的條款，對新形勢下的制度進行補充，使檔案管理工作能夠與水利工程建設項目實際情況相符合。同時，應注重對制度的落實，要求所有檔案管理工作人員深刻掌握規(guī)章制度，對制度中涉及到的內(nèi)容進行了解，在工作中嚴格遵守，確保檔案管理制度的落實。
2.將傳統(tǒng)思想進行轉變
為了能夠實現(xiàn)創(chuàng)新工作方法的滲透，當務之急是加快思想轉變，改變傳統(tǒng)的工作思路，能夠用創(chuàng)新思想武裝自己的頭腦，從而改變檔案管理工作方法。因此，上級領導應高度重視創(chuàng)新檔案管理方法，并將工作創(chuàng)新作為績效考核的范疇之中，對于在工作中努力創(chuàng)新、加快轉變的員工給予精神上和物質(zhì)上的獎勵。同時，應實現(xiàn)超前管理，在水利工程項目開展之前，就應實現(xiàn)對工程的資料收集，打破傳統(tǒng)的被動管理的方法，而主動采取行為，了解水利工程建設的各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的全面性和及時性。
3.加強培訓，提高水平
提高檔案人員的業(yè)務水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強隊伍建設，培養(yǎng)出一批熱愛檔案事業(yè)、具有專門知識和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學習班及學習各種檔案法律、法規(guī)，學習水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務和管理水平。在工程建設和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓班或舉行座談會等多種形式，加強對檔案源頭單位業(yè)務的指導和監(jiān)督。同時，檔案管理人員的信息技術水平也是非常重要的，在日常培訓中，應加強對檔案管理人員的信息技術培訓，有條件可以招聘一些信息技術專業(yè)的人員加入到檔案管理工作中，使其對檔案管理信息化建設工作負責，從而提高檔案管理團隊的整體水平。
三、結語
檔案管理工作是水利工程建設項目中的重要部分，在建設的各個環(huán)節(jié)對資料進行收集、整理和歸檔，為水利工程的建設、驗收、竣工、維修、運行提供了有力依據(jù)，因此，我們應積極對檔案管理工作中存在的問題進行分析和解決，為我國水利事業(yè)的長遠發(fā)展奠定良好的基礎。
做好建設項目檔案管理工作對策論文篇3
摘要：隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)技術改進的不斷深入，基礎設施建設和技術改造在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續(xù)建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設項目檔案管理工作，使建設項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。
關鍵詞：項目檔案 管理 做法
0 引言
建設項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設項目管理部門歷年來也積累了不少建設項目管理的先進經(jīng)驗，但對于建設項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到應有的重視。這個現(xiàn)象伴隨著項目檔案管理相關規(guī)定的出臺而得到了很大轉變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。
1 充分認識建設項目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設項目發(fā)揮最大效益。
2 如何做好建設項目檔案管理工作
2.1 各級領導要高度重視建設項目檔案工作。
工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。
2.2 加強對建設項目檔案工作的組織領導。
成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網(wǎng)絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3 定期召開建設項目檔案工作會議。
項目建設單位對建設項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。
2.4 加強建設項目檔案管理制度建設。
俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。
2.5 堅持執(zhí)行“四同步”制度。
即：企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
2.6 項目建設單位檔案部門及時介入。
項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內(nèi)容，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建議項目建設單位檔案部門及時跟蹤項目建設進度，及早介入對項目檔案工作進行業(yè)務指導，并對有關人員進行檔案業(yè)務培訓。
2.7 檔案部門必須參加竣工驗收。
審閱工程檔案是竣工驗收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。
2.8 項目檔案整理工作前移。
每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設單位來整理則要投入相當多的人力、物力和精力。建議項目建設單位在簽訂招標合同時就把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負責整理好，向建設單位項目管理部門或檔案部門移交。
2.9 強化對重點檔案的收集。
項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產(chǎn)全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據(jù)我們這些年項目檔案驗收的工作經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音(像)帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
2.10 整理出一套單位工程與項目檔案檔號對照表。
現(xiàn)實工作中，特別是建設周期長的工程，其實際施工的單位工程名稱往往與當初設計時的名稱不符，或者實際施工時把一個單位工程分成幾個密切聯(lián)系的單項工程，這樣就會造成實際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生。如果整理出這么一套對照表，不僅有利于項目檔案驗收時的及時調(diào)卷，而且對日后項目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11 項目檔案及時納入單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。
根據(jù)《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作;二是項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況;三是項目檔案的安全狀況?？梢婍椖繖n案的安全保管也是項目檔案驗收的一個重要內(nèi)容。因為項目檔案驗收，一方面是為了保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，另一方面要保證項目檔案的安全，以確保項目建成后的不時之用，通常一個單位的項目籌建部門一般沒有條件實現(xiàn)對項目檔案的安全保管，把項目檔案及時納入單位檔案部門管理，一方面有利于項目檔案的驗收，另一方面也有利于對檔案的集中統(tǒng)一管理，切實保證項目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團公司，從2002年以來開始進行建設項目檔案的驗收指導工作，當時國家首次提出項目要通過驗收檔案必須先行通過驗收的硬性要求，以往沒有這樣的經(jīng)歷，而且項目的建設周期長，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費了很大周折才通過了項目檔案的驗收，現(xiàn)在來看真的是一種教訓，同時也是寶貴的經(jīng)驗。以上是本人從事項目檔案指導工作七年來的幾點體會和經(jīng)驗，希望能對建設項目檔案驗收單位的檔案管理工作能有所幫助。
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