有關(guān)學(xué)校檔案管理論文
有關(guān)學(xué)校檔案管理論文
學(xué)校檔案工作既是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分,也是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的學(xué)校檔案管理論文，供大家參考。
學(xué)校檔案管理論文范文一：淺談學(xué)校檔案管理
摘要：檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)工作中十分重要而又常被忽視的一項(xiàng)工作，尤其是在當(dāng)今信息高速增長的時代。鑒于此項(xiàng)工作的特殊性及當(dāng)前遇到的新情況、新問題，筆者就新時期完善學(xué)校檔案管理做一粗淺探討，提出要認(rèn)真做好與檔案管理相關(guān)的對策。
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理、特點(diǎn)、問題、對策
中圖分類號：G463文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
引言：
學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的重要組成部分，學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度、組織的各項(xiàng)活動以及學(xué)校個人的檔案等等都在管理范圍之內(nèi)。檔案管理是教育部門不可缺少的一部分，也是學(xué)校工作的真實(shí)反映。檔案管理的形式多樣，有教學(xué)活動、教學(xué)研究、科研管理、理論學(xué)習(xí)、財(cái)務(wù)管理、人員管理等，是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的重要憑證。
1.學(xué)校檔案管理特點(diǎn)
現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點(diǎn)?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電腦文字處理軟件, 靈活使用表格、圖形對檔案分門別類, 組成企業(yè)檔案管理系統(tǒng), 可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。以山西忻州市職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例, 該校自 1999 年建立了自動化辦公軟件系統(tǒng)后, 隨之開發(fā)了學(xué)校檔案管理系統(tǒng), 檔案管理系統(tǒng)下設(shè)六個目錄: 學(xué)校檔案移交目錄、學(xué)校檔案總目錄、各類檔案、合同檔案、文書案卷目錄、專兼職檔案員、會計(jì)檔案目錄、文書卷內(nèi)目錄、移交目錄。需要查閱哪方面的內(nèi)容, 只需用鼠標(biāo)輕輕點(diǎn)擊對應(yīng)的目錄即可,方便快捷, 整個檔案管理系統(tǒng)清晰明朗, 一目了然。
2.學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
2.1對學(xué)校檔案管理的重要性認(rèn)識不夠
學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，不像教學(xué)工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當(dāng)一部分教師包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對學(xué)校檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能在教學(xué)中起到主要的作用。因此，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視學(xué)校檔案管理工作，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。
2.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)完善的科學(xué)教育工程，一般分為行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理等幾部分。但不少學(xué)校忽視檔案管理，沒有認(rèn)識到檔案管理是學(xué)校管理的一個重要組成部分。并且有的學(xué)校無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些教師認(rèn)為教師的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
2.3學(xué)校檔案檔案收集工作缺乏力度
一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。學(xué)校人事檔案材料本是客觀、歷史地記載本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案中，“三齡一歷”(年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷)虛假現(xiàn)象較為嚴(yán)重。有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。
2.4檔案管理人員不專業(yè)
一般的學(xué)校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位,有的學(xué)校是教師兼職或是臨時配備的,有不少學(xué)校是由老弱病殘者擔(dān)任,屬于照顧性工作。專業(yè)的檔案管理人員缺乏、現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是很多學(xué)校普遍存在的問題。專(兼)職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),大多在教學(xué)檔案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的業(yè)務(wù)知識和技能。檔案錯歸錯放、隨意散放、資料不全的狀況,很難使檔案工作走上規(guī)范化。檔案管理人員的服務(wù)意識、開放意識淡薄,只在檔案室做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作,很少認(rèn)識到自身工作的重要性。在學(xué)校檔案的收集方面,也始終處于被動地位,別人移交什么就接收什么,應(yīng)該歸檔的珍貴會議文件、教學(xué)實(shí)踐和科研材料等依然散失在個人手中,以致學(xué)校檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.5學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。
隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有的學(xué)校是把學(xué)生信息、教師檔案、班級基本情況輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
3.新時期學(xué)校檔案管理工作的對策
3.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
進(jìn)一步做好學(xué)校檔案管理工作。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視學(xué)校檔案管理工作，要定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。學(xué)校要從教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系部、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),定期開展對學(xué)校檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實(shí)用性,加速學(xué)校檔案信息化建設(shè)。
3.2加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，做好檔案管理設(shè)施的更新，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。各學(xué)校要選擇工作態(tài)度認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事學(xué)校檔案工作，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
3.3健全管理制度，提高學(xué)校檔案管理的制度化建設(shè)水平。
學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。健全的管理體制是整個檔案工作的核心，學(xué)校檔案管理制度的建立、建立健全教師業(yè)務(wù)檔案，有利于教師隊(duì)伍的建設(shè)，促進(jìn)教師努力提高思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能;有利于積累教師工作成果，為教師聘任和職稱評定提供科學(xué)依據(jù);有利于教師管理體制的改革。通過建立健全教師業(yè)務(wù)檔案，使教師管理更加科學(xué)化、民主化、規(guī)范化，為逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化教育管理創(chuàng)造條件。
3.4提高素質(zhì),專人管理
加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),不斷提高檔案員的素質(zhì)是加強(qiáng)檔案工作的必要條件。學(xué)校要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,各方齊抓共管,團(tuán)結(jié)協(xié)作,保證學(xué)校各種檔案資料整理得齊全、完整和及時。21世紀(jì)是信息迅速發(fā)展的時代,對于年輕、熟悉計(jì)算機(jī)操作且熱愛檔案管理工作的教師要予以選拔重用。此外,要適時組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時俱進(jìn),盡快成長為檔案管理的行家里手,為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)
3.5加強(qiáng)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案, 就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強(qiáng)度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
4.結(jié)語
隨著教育體制改革的深入和推行，既給學(xué)校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，也提供了創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照教育整體的發(fā)展趨勢，采取有效措施，建立起規(guī)范化的學(xué)校檔案，在改革開放的新形勢下，切實(shí)搞好學(xué)校檔案的管理和利用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為教職工進(jìn)行管理創(chuàng)新、學(xué)校評估以及教學(xué)改革提供信息，為學(xué)校進(jìn)一步加強(qiáng)科學(xué)管理發(fā)揮積極的作用。
參考文獻(xiàn)：
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學(xué)校檔案管理論文范文二：淺議學(xué)校檔案管理和利用
學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職員工在 教育教學(xué) 工作、學(xué)校 管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)習(xí)等活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史的憑證，是學(xué)校的財(cái)富。學(xué)校檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要組成部分。因此，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理和利用工作是學(xué)校教育教學(xué)的需要，學(xué)校應(yīng)該在抓好教學(xué)管理的同時抓好檔案管理和利用工作。
提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識
加強(qiáng)意識，建立機(jī)構(gòu)
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地 組織好《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理 網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科(處)室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
加強(qiáng)檔案管理觀念工作是服務(wù)于現(xiàn)實(shí)的需要
學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動自己 聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的 經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。
檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對日常教學(xué)工作的檢驗(yàn)監(jiān)督作用。
學(xué)校檔案的分類及管理制度
學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。
文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、 總結(jié)工作、制定 計(jì)劃的可靠信息資料。
教學(xué)檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的 實(shí)踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實(shí)驗(yàn)教學(xué)，從學(xué)生的思想 政治工作到學(xué)籍管理，從師資培訓(xùn)到教學(xué)設(shè)備，從招考新生到新生入學(xué)的一系列過程，是衡量一個學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)志，又是進(jìn)行教學(xué)活動和教學(xué)科研不可缺少的依據(jù)和參考評比。
基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，有規(guī)可循，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理工作的縝密性，避免無序化?？梢哉f檔案的準(zhǔn)確分類和健全的管理制度對促進(jìn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)具有重要作用。
健全學(xué)校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法
學(xué)校檔案的收集
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全;另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復(fù)印的機(jī)會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值、需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
學(xué)校檔案的整理
整理工作是檔案管理基礎(chǔ)工作中的主要環(huán)節(jié)，要強(qiáng)化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補(bǔ)充，應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達(dá)到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學(xué)、學(xué)籍、財(cái)會、基建、聲像六大類和各項(xiàng)活動過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性;按照學(xué)校檔案的來源時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，使之保持其系統(tǒng)性，便于學(xué)校檔案的安全保管和方便利用。
學(xué)校檔案的鑒定
檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學(xué)校檔案鑒定的主要任務(wù)是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進(jìn)行審查，以區(qū)分重點(diǎn)，使學(xué)校有價值的重要檔案得到重點(diǎn)保護(hù)，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學(xué)校檔案鑒定要堅(jiān)持按內(nèi)容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進(jìn)行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜的學(xué)校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。
學(xué)校檔案的保管
檔案保管工作是檔案工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。學(xué)校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、 社會的不利因素對學(xué)校檔案的損毀，切實(shí)保護(hù)學(xué)校檔案的完整和安全，不斷提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)性。學(xué)校檔案保管要堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針。
學(xué)校檔案的 統(tǒng)計(jì)
要以表冊、數(shù)字的形式，揭示學(xué)校檔案與檔案工作的有關(guān)情況。其主要內(nèi)容包括學(xué)校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況;認(rèn)真填報(bào)上級教育行政部門印發(fā)的有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
學(xué)校檔案的利用
學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作，強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。
努力實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化
實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化就是利用 計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備對檔案進(jìn)行存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理方法，辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。因此在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加微機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備。這是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決技術(shù)、條件保證。
總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，在做好檔案收集、整理、歸檔的同時，利用好學(xué)校檔案資源，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，以最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時期檔案管理工作的必然歸宿。
參考文獻(xiàn)
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