有關(guān)文秘檔案管理論文
文秘工作是檔案管理工作的重要源頭,檔案管理工作是文秘工作的直接資源庫,強(qiáng)化“文秘檔案一體化”意識,密切配合,相互學(xué)習(xí),熟悉業(yè)務(wù)是融洽兩者關(guān)系的主要途徑。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的文秘檔案管理論文，供大家參考。
文秘檔案管理論文范文一：淺談做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作
摘要：文書檔案工作是一個單位檔案工作的重要組成部分，它記載著一個單位發(fā)展的歷史進(jìn)程，而文秘人員對文書檔案工作有著重要影響，他們檔案意識的強(qiáng)弱，業(yè)務(wù)知識的多少，甚至工作熱情的高低等，都直接影響檔案工作的好壞。要保證檔案的完整和質(zhì)量，必須從文秘工作做起，提高文秘人員的綜合素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：文秘人員;檔案管理;規(guī)范公文;OA系統(tǒng);檔案數(shù)據(jù)管理;文檔一體化
中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500(2012)09-0149-01
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，不可避免地會接觸許多文件，而文件形成檔案，文件檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。可以看出文件檔案管理對于秘書工作具有重要的意義，秘書必須具備良好的修養(yǎng)，才能成為一位優(yōu)秀的文件檔案管理者。秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進(jìn)而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)。
一、文件檔案管理對秘書工作的必要性
文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。文件歸檔整理對于秘書工作有著重要的意義。
1.科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個機(jī)關(guān)業(yè)績與管理水平的重要尺度。機(jī)關(guān)檔案記載著這個機(jī)關(guān)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本機(jī)關(guān)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。
2.歸檔管理有助于維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系，便于日后查找利用。在任何社會組織的各項(xiàng)管理活動中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一問題、同一工作、同一組織的多份文件之間又有著或先后相續(xù)，或?qū)訉舆f進(jìn)的關(guān)系。通過文件歸檔整理能夠維護(hù)文件之間自然形成的這種歷史聯(lián)系，清楚地顯示出活動的全過程，能夠提高文件檢索的效率，實(shí)現(xiàn)文件利用的目的。歸檔整理有利于保證文件的完整與安全，便于文件的保管。秘書人員應(yīng)該根據(jù)立卷范圍的要求將應(yīng)該歸檔的文件收集齊全，保持文件的完整性。
3.將歸檔整理的同類文件放入卷盒進(jìn)行管理，使文件不易磨損和丟失，既有利于維護(hù)文件的安全，也有利于文件實(shí)體的保管。歸檔整理有利于秘書人員有意識地收集積累文件為檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。文件的歸檔整理是文書工作的結(jié)束，同時又是檔案工作的開始。由誰來組織這項(xiàng)工作、采取什么樣的組織形式、如何保證歸檔整理的規(guī)范性等問題都直接關(guān)系到文件整理的質(zhì)量和效能。
4.秘書作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機(jī)關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳的素材，作為的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。秘書只有合理的利用了文書檔案，這些檔案才能發(fā)揮作用，體現(xiàn)其價值。而對于機(jī)關(guān)，因此所獲得的效益也是可以明鑒的。尤其在這個競爭尤其激烈的時代，秘書對于文書檔案的保管利用的合理性也就顯得更加重要，同時也就體現(xiàn)出文書檔案管理對于秘書工作的必要性。
二、用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化的好處
用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中來，直接變成檔案，對不能導(dǎo)的個別文件采取掃描的辦法。即方便又省時、省力、還能達(dá)到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實(shí)現(xiàn)，通過信息這條“高速公路”，來實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)文書檔案信息資源的作用。
三、提高機(jī)關(guān)文書檔案質(zhì)量的對策及建議
當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)的文秘工作與檔案工作還實(shí)行的是分塊管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作工作人員的檔案意識淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了機(jī)關(guān)文書檔案的建檔質(zhì)量。
文書檔案質(zhì)量出現(xiàn)問題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上?？梢姡F(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個整體。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢。
信息化雖然成為整個社會的共識，但要用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化要上下達(dá)成共識才能實(shí)現(xiàn)，因?yàn)檩^高的費(fèi)用、相關(guān)知識的匱乏等，在目前形式下，單靠辦公室主任也很難搞，即要面對單位“一把手”的直接領(lǐng)導(dǎo)，又要面臨其他部門人員傳統(tǒng)觀念的阻力，在加上較高的費(fèi)用，由于這些原因?qū)е挛臋n一體化盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，爭取取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與辦公人員的思想觀念的改變，使現(xiàn)代文檔工作的信息化平臺和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，早日實(shí)現(xiàn)辦公自動化。
總之，隨著社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，辦公室應(yīng)抓住當(dāng)前有利機(jī)遇，克服畏難情緒，努力工作，同時爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高文書檔案質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
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文秘檔案管理論文范文二：淺談文秘工作與檔案管理
[摘要] 文秘工作和檔案管理是密切相關(guān)、相輔相成的，如何讓文秘工作與檔案管理工作相互間更好地銜接，是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問題。
[關(guān)鍵詞] 文秘工作; 檔案管理; 文檔一體化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 062
[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)14- 0103- 02
文秘工作與檔案管理有著密切的聯(lián)系，文秘工作是檔案管理的前期工作，可以說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的。如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。
環(huán)境衛(wèi)生管理處是基層事業(yè)單位，由于受人員、編制的限制，文秘人員即是辦公室人員，同時還兼任檔案管理人員，在基層事業(yè)單位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行探討和分析。
1 文秘工作與檔案管理工作的聯(lián)系
文秘工作與檔案管理工作兩者是密不可分的有機(jī)整體，公文是檔案的前身，檔案是公文的延續(xù)，兩者有著同一性，又有著特殊性。① 兩者記錄和反映人們社會實(shí)踐活動的功用相同。公文記錄的是現(xiàn)實(shí)的活動，檔案保存的是歷史活動記錄，且有著基本相同的物質(zhì)載體。② 兩者在內(nèi)容和格式上完全一致。檔案直接來源公文材料，公文是分散的“檔案”，檔案是集中保存的“公文”。③ 兩者互為因果。公文是檔案的前身，檔案是公文的歸結(jié)，有了公文才有了檔案，沒有公文就沒有檔案。
文秘人員是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。文秘工作不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用。同時，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、基層企事業(yè)單位的文秘人員又是檔案管理人員。文書檔案的價值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文秘人員和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。高質(zhì)量的文書檔案是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的，它們既有聯(lián)系，又各自獨(dú)立。
2 文秘人員的素質(zhì)，是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵
(1) 文秘人員必須要有較高的政治思想理論素質(zhì)。貫徹執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針政策，遵守各項(xiàng)法律法規(guī)，講道德，守紀(jì)律，具有奉獻(xiàn)精神。由于文書檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備嚴(yán)守國家機(jī)密的思想素質(zhì)，文書檔案服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)精神和主人翁意識。
(2) 科學(xué)文化知識素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對于不同單位的文書工作，文秘人員必須具備相應(yīng)的文化水平，掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、信息電腦等知識。這就要求文秘人員必須具備相應(yīng)的計算機(jī)信息技術(shù)，這樣才能對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護(hù)信息，準(zhǔn)確提供信息，最大化運(yùn)用信息，更好地服務(wù)于文書檔案工作。
(3) 文秘檔案人員還應(yīng)具備文秘檔案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理工作是十分細(xì)致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經(jīng)過十多道工序。文秘人員進(jìn)行文書檔案管理工作，需要一種高度負(fù)責(zé)的精神，工作堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格化和規(guī)范化。這種客觀事實(shí)，要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風(fēng)扎實(shí)、筆頭過硬，而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業(yè)務(wù)知識和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。
3 完善公文材料，做好歸檔收集工作
在日常工作中，很多文秘人員都兼任檔案管理工作，這對提高檔案質(zhì)量具有一定的優(yōu)勢，可以對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類，文秘部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手。① 檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰，而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘重新裝訂后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時查閱。② 檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
4 提高檔案現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)文檔一體化
所謂文檔一體化，就是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。
利用電子計算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。合格的文秘人員同時應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。因此我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對歷史負(fù)責(zé)。文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，使所有進(jìn)入計算機(jī)的文檔信息均可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關(guān)部門。甚至可以不受空間限制，并實(shí)現(xiàn)文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。
目前多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調(diào)出該年度或類別的內(nèi)目進(jìn)行查找，非常繁瑣，費(fèi)時費(fèi)力、效率很低，但如果實(shí)現(xiàn)文檔一體化，就可以采用計算機(jī)檢索，只需要把利用者提供的文件責(zé)任或標(biāo)題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機(jī)，計算機(jī)就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。在進(jìn)行文件整理時，可以利用計算機(jī)直接查詢，甚至將所需文件內(nèi)容直接打印出來。
具體操作方法是：調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。同時，應(yīng)盡量以公文處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文秘人員的工作實(shí)際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復(fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。如輸入案卷目錄并重新組織文件目錄等，節(jié)省檔案員的時間，推動文檔一體化的最終實(shí)現(xiàn)。
5 加強(qiáng)文秘、檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)
由于廣大基層單位的文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應(yīng)的方面。突出原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認(rèn)為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無須專業(yè)，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會不良風(fēng)氣影響，把文秘、文檔人員視為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標(biāo)準(zhǔn)。其次，是不關(guān)心對他們的培訓(xùn)教育，專業(yè)水平得不到提高。
為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實(shí)際工作中存在的問題，應(yīng)該從以下幾個方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。① 在選配文秘、文檔管理人員時，應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專業(yè)的有關(guān)人員;② 對在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們在品德、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢的要求;③ 在有關(guān)業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對文秘人員、文檔管理人員，特別是文秘工作兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，合格者，應(yīng)發(fā)給相應(yīng)的專業(yè)資格證書并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵他們做好本職工作。
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