有關(guān)人事檔案管理論文
有關(guān)人事檔案管理論文
人事檔案是人才信息摘要的重要載體和來源,也是考核任用干部的重要依據(jù)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的人事檔案管理論文,供大家參考。
人事檔案管理論文范文一:人事檔案管理的困境與出路
摘 要:人事檔案管理具有重要的價值,但現(xiàn)行的人事檔案管理在思想認(rèn)識、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)管理、信息化程度等方面還存在諸多問題,影響人事檔案功能的發(fā)揮,亟待改進。提高認(rèn)識,健全制度,規(guī)范管理,推進人事檔案管理的信息化和社會化,是必由之路。
關(guān)鍵詞:人事檔案;問題;對策;信息化;社會化
中圖分類號:G271 文獻標(biāo)識碼: A 文章編號: 1007-4074(2011)05-0173-03
一、人事檔案管理的價值
人事檔案是“機關(guān)、事業(yè)單位、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄相關(guān)人員個人的自然情況、思想品德、社會經(jīng)歷、專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、歷史和現(xiàn)實的表現(xiàn)以及獎勵處罰情況的,由有關(guān)機構(gòu)統(tǒng)一整理、保存起來用以備查的原始材料。”[1]人事檔案管理對社會經(jīng)濟發(fā)展與個人利益的促進具有重要的價值。其價值主要體現(xiàn)在以下幾點:
(一)人事檔案全面反映相關(guān)個人的思想政治表現(xiàn)、愛好特長、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷以及獎懲情況。其中的“登記表、自我鑒定、履歷表等等,充分反映了有關(guān)人員的經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系;而年度考核,則記載著個人不同時期的現(xiàn)實表現(xiàn)和組織的評價;入黨、入團、提職、晉級等原始材料,則是個人在組織教育培養(yǎng)下成長的佐證;工作情況的考核、獎懲與科研成果的登記,是個人工作能力、成績貢獻、技術(shù)專長的充分展現(xiàn)。”[2]
(二)人事檔案也就是人事文件材料,它是依照一定的程序保存起來以備查。在人事管理活動中,出于管理需要,反映個人情況的文件材料需要特別保存,這就形成檔案。“人事檔案以個人姓名為特征組成的專卷或?qū)?,這是由人事檔案的形成特點與作用決定的。人事檔案管理所具有的現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性的特點,使之成為各級組織考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。”[3]因此,管好用好人事檔案,對人才資源的優(yōu)化配置起著非常重要的作用。
(三)人事檔案信息是一種重要的公共信息資源。它記載了個人學(xué)習(xí)工作的歷史發(fā)展與現(xiàn)實表現(xiàn)等各方面情況,使得全面了解和正確選拔人才得以實現(xiàn)。加強人事檔案管理顯然有助于提高人事工作效率和質(zhì)量,有助于全社會的人才調(diào)配,對社會經(jīng)濟發(fā)展起著積極的推動作用。
二、人事檔案管理中存在的問題
我國現(xiàn)行的人事檔案制度是我國計劃經(jīng)濟體制和干部制度的產(chǎn)物。它作為一種公共管理工具,對干部管理和社會經(jīng)濟發(fā)展等方面作出了歷史性的特別重要的貢獻。但是,隨著改革開放和社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快,人事檔案管理的一些弊端也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前存在的主要問題是:
(一)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不到位。長期以來,一些工作人員甚至單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理只是保管檔案的事務(wù)性工作,只要能應(yīng)付查檔和外調(diào)就可以了,沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要價值。這種觀念嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。有些單位,就連人員、經(jīng)費、場所都沒有保障,更談不上檔案管理工作的創(chuàng)新提高。“目前,由于很多用人單位根本不用調(diào)檔,相關(guān)人員認(rèn)為只要有工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力,有施展才華的舞臺就可以,人事檔案可有可無。還有一些單位采用重新建檔的做法引進人才,使得一些求職者根本不管自己的人事檔案。此外,檔案管理投入偏低,經(jīng)費投入不足,檔案室設(shè)施不夠,且多數(shù)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范,保管條件比較差,柜架配備不到位,庫房條件簡陋。”[4]迄今為止,全國還有一些管檔單位沒有配備專用庫房,相關(guān)設(shè)備陳舊,管理手段落后,檔案檢索主要靠傳統(tǒng)的手工操作。
(二)人事檔案的相關(guān)制度不健全,管理分散,隸屬混亂。就我國總體而言,人事檔案大多是由用人單位來保管。隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展,流動人口增多,再加上對人事檔案的認(rèn)識不到位,“分散多頭”現(xiàn)象在人事檔案管理中屢見不鮮。有的由過去的單位保存,有的由現(xiàn)在的單位保存,還有的由人才交流中心保存,處于一種“分散”的管理狀態(tài)。而人事檔案管理牽涉到多個主管部門,職能交叉,權(quán)責(zé)不明,管理分散,隸屬混亂。有些基層單位檔案材料收集不齊,采集不科學(xué),立卷不規(guī)范,案卷質(zhì)量不高。“目前不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門,大都沒有專職人員分管人事檔案工作,人事檔案長期無人整理,根本做不到‘鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、歸檔齊全完整、目錄清楚、編排有序、裝訂整齊’的要求,存在零亂無序、死檔棄檔、虛假檔案、人檔脫節(jié)、檔案克隆等現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性。”[5]
(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力偏低,管理手段落后。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性,而多數(shù)檔案管理員對業(yè)務(wù)不熟,專業(yè)知識缺乏,責(zé)任心有待提高,敬業(yè)精神有待加強,加上管檔人員更換頻繁,后續(xù)培訓(xùn)跟不上,致使管檔人員的工作狀態(tài)差,分類混亂,數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。[6]而且,人事檔案的管理手段也陳舊落后,目前,調(diào)閱檔案時大多采用手工操作,反復(fù)使用原件,經(jīng)常造成紙張揉皺破損和字跡褪色現(xiàn)象,檔案的完整與安全缺乏保障。
(四)人事檔案管理的信息化程度不高,資源利用率低。人事檔案的利用大多是被動性的,缺乏主動精神,只是等待查閱和調(diào)動。“利用材料主要是黨團材料和工資調(diào)資方面的,真正用于人才選拔,培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少,沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。另外,人事檔案查找方式落后,檢索工具單一,嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流功能的發(fā)揮,人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到制約。”[7]近年來,雖然科技手段在更新,計算機水平在提高,但有些先進的技術(shù)手段還沒有廣泛應(yīng)用于人事檔案管理,資源浪費嚴(yán)重,工作效率亟待提高。
(五)現(xiàn)行的人事檔案管理限制了人才的合理流動。人才資源也是社會生產(chǎn)力,社會迅猛發(fā)展的重要基礎(chǔ)就是最大限度地開發(fā)人力資源。如果人才不流動,甚至被擱淺埋沒,就會造成資源浪費,進而影響整個社會的發(fā)展?,F(xiàn)行人事檔案管理隨意性大,有關(guān)個人的品行和工作鑒定全憑主管領(lǐng)導(dǎo)的偏好而定,當(dāng)事人卻全不知情。這樣,容易產(chǎn)生單位負責(zé)人借此壓人、整人的情況。還有基于私人利益的考量,千方百計篡改檔案。
三、人事檔案管理的完善
(一)提高認(rèn)識,加強領(lǐng)導(dǎo),增加投入,進一步夯實人事檔案管理工作基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要保證,應(yīng)將檔案管理工作擺到重要位置,定期或不定期對檔案管理工作進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決?;谀壳叭耸聶n案意識普遍不強的狀況,當(dāng)務(wù)之急是加強檔案宣傳,增強檔案意識。檔案工作要有專門的經(jīng)費預(yù)算,以保障人事檔案的維護、搶救及信息化建設(shè);要搞好綜合檔案室的規(guī)范化建設(shè),“注重通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等設(shè)施配套,添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備,”[8]努力提高檔案管理的信息化程度,保障檔案利用的安全與高效。
(二)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案人員的政治覺悟與業(yè)務(wù)水平的高低決定檔案工作質(zhì)量的好壞。因此,要配置專門的檔案管理人員,并對他們進行及時培訓(xùn),這非常重要。要配置政治素養(yǎng)和文化水平高、工作責(zé)任心強的人員擔(dān)任檔案管理人員,并注重培訓(xùn)。在新的歷史時期,人事檔案管理人員應(yīng)更加具有高度的政治責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律和良好的職業(yè)道德,能夠擔(dān)當(dāng)起人事檔案管理的重任。人事檔案管理人員不但要有埋頭苦干的工作精神,還要全面學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,熟練掌握和運用現(xiàn)代化管理手段。
(三)健全制度,進一步規(guī)范檔案管理。人事檔案的規(guī)范化管理的可靠保證是相關(guān)制度的完善,因此,各單位要及時建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理制度,以“保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮人事檔案的作用。為了避免檔案的丟失、改動,必須建立健全人事檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度,嚴(yán)格手續(xù),有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。”[9]對檔案管理中出現(xiàn)的問題的,要及時解決,要嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任,以保證人事檔案管理的規(guī)范有序。
(四)加強人事檔案管理的信息化建設(shè),推進檔案管理的現(xiàn)代化。要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新,實現(xiàn)檔案信息的社會共享。而要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化,人事檔案管理電子化則是第一步要實現(xiàn)的。即,要“把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案,將人事檔案有關(guān)信息輸入計算機,通過電子手段建立個人信息體系,并建立準(zhǔn)確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫,通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立綜合信息,實現(xiàn)無紙化辦公、無紙檔案與紙質(zhì)檔案相互結(jié)合。”[10]
(五)改革人事檔案的宏觀管理機制,實現(xiàn)人事檔案管理的社會化。國家要制定有關(guān)人事檔案管理的政策和制度,努力建設(shè)面向社會的開放型的人事檔案管理模式。這種模式實際上是一種社會化的管理模式。該模式建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu),面向社會,可以為整個社會提供人事檔案服務(wù),有利于人才的合理流動。“傳統(tǒng)的人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使,人事檔案來源僅限于本機構(gòu)人員,內(nèi)容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構(gòu),其來源要可以是社會各類人員,檔案內(nèi)容也豐富多樣。傳統(tǒng)干部檔案工作由組織、人事部門管理,工人檔案由勞動部門管理,但新的用人制度打破了傳統(tǒng)干部、工人的身份界限。傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業(yè)特點為標(biāo)志的國家公務(wù)員檔案、醫(yī)生檔案、教師檔案、職工檔案等所替代,”[11]當(dāng)前,我國各行各業(yè)的的人事檔案都在走向社會化,這種變化是順應(yīng)時勢的。
綜上所述,人事檔案管理是一項長期重要的工作,要在改革創(chuàng)新的過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題并及時解決,為社會經(jīng)濟發(fā)展做出更大貢獻。
參考文獻:
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[9] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關(guān)于人事檔案管理改革指導(dǎo)思想的理性思考[J].北京檔案,2009(3).
[10] 王愛榮.關(guān)于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案,2010(1).
人事檔案管理論文范文二:試論人事檔案的管理與利用
【摘 要】 本文針對在人事檔案管理和利用中存在的問題,提成強化有關(guān)人事檔案的概念及管理意識、了解有關(guān)人事檔案知識的建議,這對人事檔案的管理與科學(xué)的利用起到重要的作用。
【關(guān)鍵詞】 人事檔案 內(nèi)容 來源 鑒別 利用
人事檔案是組織人事等部門按照黨的有關(guān)政策,在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中,形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察了解和選拔使用干部的重要依據(jù),是國家檔案的重要組成部分。依據(jù)中組部的《干部檔案工作條例》,人事檔案管理包括:檔案管理的體制、機構(gòu)和職責(zé);檔案的內(nèi)容和分類;檔案的管理范圍;檔案材料和收集、鑒別與歸檔;檔案的保管與保護;檔案的提供利用;檔案的轉(zhuǎn)遞等。
人事檔案作為國家檔案中的一種特殊的檔案,依據(jù)中央組織部及國家檔案局的要求,在檔案管理中有其完整的管理模式和管理制度,對檔案材料的收集、鑒定、整理、查閱、保管范圍以及轉(zhuǎn)遞程序都有原則上的要求,確保了人事檔案的完整與安全,從規(guī)章制度上杜絕了涂改、撤換、銷毀、偽造等違法違規(guī)事件的發(fā)生,保障了檔案材料自身的原始性和真實性,保障了人事檔案的利用價值。
人事檔案不僅是考察了解和選拔干部的重要依據(jù),更多的利用于人事工作中。檔案作為記錄個人經(jīng)歷,政治面貌,品德作風(fēng)等內(nèi)容的重要材料,在現(xiàn)階段仍發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。如調(diào)動工作、出國政審、評定職稱、求學(xué)、公證、出具各類人事證明等,辦理退休、繳納社會養(yǎng)老保險金等問題上,個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、參保時間等都將成為主要依據(jù)。
1. 人事檔案內(nèi)容和分類
檔案的內(nèi)容分為十類:
第一類履歷材料:履歷表、簡歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。
第二類 自傳材料:自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考核、考察材料。以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。
第四類 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表、學(xué)歷證明材料、選拔留學(xué)生審查登記表;培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料,聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表等材料。
第五類 政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復(fù)查材料,審查結(jié)論、上級批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改民族、年齡、國籍、參加工作時間等的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類 參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。
第七類 獎勵材料。包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進事跡、各種先進人物登記表、嘉獎、通報表揚等材料。
第八類 處分材料。違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查;法院審判工作形成的判決書等。
第九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職等的登記表、呈報表、審批表、審批材料;各種代表會代表登記表。
第十類 其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表,殘疾等級材料,因公受傷的證明材料;訃告、悼詞;年度思想總結(jié)、小結(jié),大中專畢業(yè)報到證等材料。
2. 檔案材料的來源與收集
檔案材料主要來源、收集及補充約有以下途徑:
(1)通過組織、人事部門收集職工工作中形成的檔案材料。
(2)通過教育院校、培訓(xùn)部門收集學(xué)生登記表、報考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績、鑒定等材料。
(3)通過所在單位收集在黨、團組織建設(shè)中形成的入團材料、已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、個人總結(jié)、退黨等組織意見材料。
(4)通過評定專業(yè)技術(shù)資格部門,收集評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表、晉升專業(yè)職務(wù)(職稱)審批表。
(5)通過有關(guān)部門收集表彰獎勵活動中形成的先進工作者的登記表、先進模范事跡材料等。
(6)通過紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)的行政部門,收集形成的處分決定、免予處分的處理意見、記過材料、查證核實報告、上級批復(fù)、個人對處分決定的意見、本人檢查、交待材料、通報批評材料,法院判決書,復(fù)查甄別報告、決定、上級批復(fù)材料。
(7)通過審計部門收集形成的對經(jīng)濟工作中的評價材料,有關(guān)問題的處理意見等材料。
(8)通過科技部門、報刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。
(9)通過衛(wèi)生部門收集工作人員因病、工傷、意處事故、致殘的體檢表、鑒定等有關(guān)材料。
3. 檔案材料的鑒別及歸檔要求
為保證檔案材料的原始性、客觀真實性,保證人事檔案的安全與利用,嚴(yán)格控制進檔材料的來源與收集是必要的,對檔案材料的鑒別也是必不可少的:
鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件精神,以有關(guān)規(guī)定為依據(jù),根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及保存價值,確定材料是否歸檔。
對收集、補充的檔案材料必須來源清楚,甄別材料的真?zhèn)渭皟r值,確定材料是否歸檔。
屬于歸檔的材料應(yīng)真實客觀,材料必須文字清楚,對象明確,手續(xù)完備,屬于成套的材料必須完整齊全,有些材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入檔案。
歸檔材料應(yīng)是原件,一般不得使用復(fù)印件代替原件存檔。
人事檔案材料,須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復(fù)寫紙書寫。
材料轉(zhuǎn)遞、歸檔的過程要符合組織轉(zhuǎn)遞手續(xù)及程序。
4. 利用人事檔案的有關(guān)查閱原則
查閱檔案單位及查閱人,在其批準(zhǔn)權(quán)限、職責(zé)范圍內(nèi),因工作需要查閱和借用干部檔案,須以《干部檔案工作條例》中的查閱原則為依據(jù),遵守檔案的提供利用之規(guī)定。
查閱單位及查閱人應(yīng)攜帶填寫規(guī)范、經(jīng)單位組織負責(zé)人批準(zhǔn)并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》,填寫查閱《干部檔案審批表》查閱檔案,不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。
凡查閱干部人事檔案,利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱,檔案一般不外借,如必須借出使用,要說明理由,經(jīng)主管部門負責(zé)人批準(zhǔn)并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,妥善保管,嚴(yán)格保密,不得擅自轉(zhuǎn)借,不準(zhǔn)交給無關(guān)人員和本人翻閱。
查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上,查閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
借用、查閱單位或個人,不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容,因工作需要從檔案中取證的,須經(jīng)檔案主管部門同意后,方可辦理。復(fù)制的檔案材料,不得給無關(guān)人員觀看或自行轉(zhuǎn)遞,用畢負責(zé)銷毀。
查閱者不得假公濟私,不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重,予以批評直至紀(jì)律處分。
參考文獻:
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2007年5月???
[2] 中央組織部. 國家檔案局《干部檔案工作條例》. 1991年4月.
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