有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)論文
檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)勢。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。
電子檔案管理系統(tǒng)論文范文一：探索建立電子信息檔案管理系統(tǒng)
[摘 要]計算機技術(shù)的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ?，信息檔案的建立更是標志著辦公自動化的完成，但是與此同時利用電子平臺進行檔案管理也存在一定的缺陷和風(fēng)險。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對電子信息管理的弊端來采取一定的防范措施是一個值得探索的問題。
[關(guān)鍵詞]電子信息;檔案;管理
中圖分類號：TU855 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X(2015)17-0175-01
一、 電子信息檔案數(shù)字化標準
符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準性、真實性和實時性是需要把握的關(guān)鍵，精準性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標準。
符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。
符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現(xiàn)共享的同時保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。
二、 電子信息檔案的風(fēng)險管理
(一) 電子信息檔案管理__
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與信息化的全面推進，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護電子信息檔案方面還不夠健全，規(guī)章制度不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高;再次，我國網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。
針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的__是當(dāng)前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對信息檔案進行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機要信息不被泄漏，做好各層級的__是對信息保密的重要保障，而嚴格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質(zhì)檔案信息進行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關(guān)盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要則需要單獨設(shè)立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設(shè)立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進行拷貝，因此要做好防復(fù)寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強__，對涉密人員的權(quán)限進行嚴格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。可以對__管理人員進行定期知識上的更新培訓(xùn)，還可以從多渠道、多方式上對保密人員進行教育和知識的傳導(dǎo)。例如，加強密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。
(二) 電子信息檔案管理風(fēng)險控制
風(fēng)險控制與__是相輔相成的，除了上述對__的闡述外，風(fēng)險控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風(fēng)險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風(fēng)險、預(yù)防風(fēng)險、保護電子信息基礎(chǔ)。對風(fēng)險的控制可以從緩解風(fēng)險、分散風(fēng)險以及評估風(fēng)險三個方面著手。
緩解風(fēng)險簡單來說就是將風(fēng)險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風(fēng)險的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險，即制定應(yīng)變計劃或者重新布置等手段來恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風(fēng)險情況進行及時處理才是最重要的。分散風(fēng)險則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機構(gòu)處理、購買保險等等方式分散風(fēng)險，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風(fēng)險問題。當(dāng)然，外包的同時也會存在一定的風(fēng)險，對這部分的風(fēng)險需要嚴格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標準。評估風(fēng)險有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險，對風(fēng)險進行評估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險的因素，并了解風(fēng)險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險是客觀存在的難以預(yù)測的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險防范系統(tǒng)才能有效達到控制風(fēng)險的目的。
三、結(jié)語
綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運用過程中的__和風(fēng)險防范工作。__需要不僅需要對文件進行加密保護，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風(fēng)險控制中，除了及時處理風(fēng)險問題分散風(fēng)險和緩解風(fēng)險外，還應(yīng)當(dāng)對風(fēng)險進行評估，防范于未然。
參考文獻
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電子檔案管理系統(tǒng)論文范文二：初探電子檔案管理系統(tǒng)
摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計與管理實踐的角度進行探討。
關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)
一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計的自動化、智能化與人性化原則
電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、Excel數(shù)據(jù)著錄模板。大量內(nèi)容相同的信息可通過下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質(zhì)相冊的照片說明標簽、冊內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構(gòu)、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設(shè)計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。
二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能
1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。
2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。
3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。
4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。
三、保障電子檔案的安全
為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應(yīng)從電子檔案密級設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個方面著手。
1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。
2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復(fù)與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。
3、電子檔案密級設(shè)定。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內(nèi)部級、國內(nèi)級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問權(quán)。
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