經(jīng)過十余年的介紹和討論，目前我國檔案界對文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展過程、性質(zhì)和功能已有比較清晰的了解，大多認(rèn)同文件生命周期理論作為文件中心的理論基礎(chǔ)。然而近期理論界在文件生命周期理論的評價(jià)及其是否適合中國化問題上展開論戰(zhàn)，其中一些爭論涉及文件中心的可行性，有的甚至根本否定文件中心的理論依據(jù)。筆者以為，這種涉及文件中心的理論分歧是我國無法普遍建立文件中心的重要原因之一。根據(jù)現(xiàn)有材料，這里僅選擇理論分歧的兩個(gè)焦點(diǎn)進(jìn)行評析。

一、焦點(diǎn)之一：文件生命周期理論與文件中心是否存在必然聯(lián)系？

文件中心的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論，這本來是檔案界大多認(rèn)可的共識。但近期有學(xué)者對此給予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理論沒有也不可能成為成立文件中心的理論依據(jù)”

?１?的結(jié)論。筆者無意逐一論爭，僅從三個(gè)方面略述淺見。

首先，文件中心的建立目的和理論依據(jù)能否等同？有學(xué)者認(rèn)為“經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約原則，是美國政府成立文件中心的主要依據(jù)，而不是以文件生命周期理論為依據(jù)”

?２?筆者可以簡要回顧一下文件中心的產(chǎn)生過程。文件中心最早產(chǎn)生在美國，最初形式是二戰(zhàn)期間海軍部為集中保存平時(shí)不常使用的數(shù)量龐大的文件而設(shè)立的臨時(shí)庫房。由于這種庫房及設(shè)施不如檔案館要求高，既適應(yīng)了戰(zhàn)后的經(jīng)濟(jì)形勢，又能滿足各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的相同需求，因此很快在全美推廣開來。１９５０年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》授權(quán)設(shè)置聯(lián)邦文件中心，由國家檔案與文件局領(lǐng)導(dǎo)，隸屬于聯(lián)邦檔案系統(tǒng)。盡管建立文件中心最初的確是“一種政府行為”

?３?也的確是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約，但這應(yīng)當(dāng)是文件中心建立的目的，與其理論依據(jù)不能混為一談。從產(chǎn)生時(shí)間看，文件中心先于文件生命周期理論。文件生命周期理論恰恰是發(fā)端于對文件中心這一實(shí)踐事物的理論解釋，后來研究范圍擴(kuò)大到了文件的整個(gè)運(yùn)動過程以及對這一過程的全面管理，最終因客觀揭示了文件的運(yùn)動過程和規(guī)律而成為文件管理的核心理論?？梢娢募行某霈F(xiàn)在前、文件生命周期理論形成于后，正是對理論源自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和升華的有力證明。如果以文件中心產(chǎn)生之時(shí)尚無文件生命周期理論為由得出二者沒有必然聯(lián)系的結(jié)論，恰恰正是對理論和實(shí)踐關(guān)系的顛倒。

其次，文件中心與文件生命周期理論有無必然聯(lián)系的關(guān)鍵要看后者能否成為前者的理論基礎(chǔ)。筆者認(rèn)為這一理論的核心內(nèi)容是“文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的過程；依據(jù)文件的不同價(jià)值及其作用形式這個(gè)完整過程可劃分為幾個(gè)不同的階段；文件在每一階段因其特定的功用和價(jià)值而與管理形式、保存場所之間存在一種內(nèi)在的關(guān)系”

?４?它之所以是對文件運(yùn)動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象，關(guān)鍵在于抓住了文件運(yùn)動的基本動力——價(jià)值形態(tài)及其規(guī)律性的轉(zhuǎn)化?；妹绹鴻n案學(xué)者謝倫伯格的經(jīng)典論述，文件具有兩種價(jià)值形態(tài)，即對形成機(jī)關(guān)的原始價(jià)值（第一價(jià)值）和對非形成機(jī)關(guān)的從屬價(jià)值（第二價(jià)值）。這兩種價(jià)值形態(tài)在文件運(yùn)動過程中不斷進(jìn)行規(guī)律性的轉(zhuǎn)化：第一價(jià)值逐步遞減，第二價(jià)值逐步遞增，最終實(shí)現(xiàn)第一價(jià)值向第二價(jià)值的轉(zhuǎn)化。

第一價(jià)值決定了文件在現(xiàn)行階段為形成機(jī)關(guān)服務(wù)是首要目的，保存場所應(yīng)當(dāng)是機(jī)關(guān)內(nèi)部，以滿足方便控制和頻繁利用的需要。到半現(xiàn)行階段，文件的第一價(jià)值開始衰退，盡管其對形成機(jī)關(guān)仍具有查考作用，但利用頻率大大降低。此時(shí)服務(wù)對象仍以機(jī)關(guān)為主，保存場所需具備兩項(xiàng)功能，一是繼續(xù)發(fā)揮文件的第一價(jià)值，滿足形成機(jī)關(guān)的利用需求；二是檢驗(yàn)文件是否具有第二價(jià)值，為最終處置，即銷毀無價(jià)值文件或?qū)⒕哂袣v史價(jià)值的文件移交永久保存機(jī)構(gòu)（檔案館）做好準(zhǔn)備。進(jìn)館后歷史文件的服務(wù)對象由形成機(jī)關(guān)擴(kuò)展到社會各界?？梢姡募芷诶碚摼o緊把握價(jià)值形態(tài)的變化，描述了文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存的運(yùn)動過程；揭示了這一連續(xù)過程因價(jià)值形態(tài)的規(guī)律性轉(zhuǎn)化表現(xiàn)出明顯的階段性特征；闡明了每一階段的特定價(jià)值與服務(wù)對象、保存場所和管理形式的對應(yīng)關(guān)系。

文件中心的性質(zhì)和功能能否從文件生命周期理論找到合理解釋呢？答案是肯定的。因?yàn)閺碾A段劃分來看，文件中心是與文件的半現(xiàn)行階段相對應(yīng)建立的一種過渡性保管機(jī)構(gòu)，處在形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的中間位置。它之所以具有過渡性和中間性，是因?yàn)榘氍F(xiàn)行文件在文件整個(gè)運(yùn)動過程中處于中間階段，相應(yīng)要求保管機(jī)構(gòu)既因文件的原始價(jià)值繼續(xù)滿足形成機(jī)關(guān)的利用需求，又因文件的潛在歷史價(jià)值為歷史文件進(jìn)館保存做好準(zhǔn)備。這決定了文件中心必然具有過渡性，具備滿足形成機(jī)關(guān)利用需要和確保進(jìn)館文件質(zhì)量兩項(xiàng)基本功能?？梢?，文件生命周期理論揭示的文件運(yùn)動過程和階段劃分是一種客觀存在，盡管各階段對應(yīng)的保存場所在不同國家可能名稱各異，但都具有相同的性質(zhì)和基本功能。文件中心的現(xiàn)實(shí)也充分證明這一點(diǎn)，它在許多國家的名稱和形式不盡相同，但始終都是一種過渡性的半現(xiàn)行文件保管機(jī)構(gòu)。

再次，如何辯證看待文件中心與文件生命周期理論的關(guān)系？如上所述，文件中心是西方國家找到的一條保管半現(xiàn)行文件經(jīng)濟(jì)和有效的途徑，文件生命周期理論從探尋文件中心的理論根源起步，逐步擴(kuò)及文件的整個(gè)生命過程和全面管理，最終上升為揭示文件客觀運(yùn)動規(guī)律的科學(xué)理論，成為文件管理和檔案管理的理論基礎(chǔ)。以上分析表明文件生命周期理論不僅無愧于文件中心的理論依據(jù)，還能為價(jià)值形態(tài)不同的各階段文件對應(yīng)的保存場所提供理論依據(jù)，不管它們的名稱如何。然而，文件生命周期理論是文件中心的理論基礎(chǔ)并不意味著認(rèn)可這一理論就必然要建立文件中心；也不意味著沒有文件中心，這一理論就沒有存在的意義。如果把二者的密切聯(lián)系僅僅看成是狹隘的依存關(guān)系或唯一的對應(yīng)關(guān)系，不免過于絕對化和簡單化。筆者認(rèn)為，二者確實(shí)存在密切聯(lián)系，這種辯證關(guān)系表現(xiàn)為文件中心的建立符合文件生命周期理論；但文件中心不是文件生命周期理論的唯一應(yīng)用對象，不能以文件中心的建立與否作為評價(jià)該理論的高低并衡量其適用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

根據(jù)以上評析，筆者的結(jié)論是文件中心與文件生命周期理論存在必然聯(lián)系，文件生命周期理論源自文件中心實(shí)踐，并成為文件中心堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。進(jìn)一步而言，文件生命周期理論并非國外“專利”。盡管“文件生命周期”概念最早由西方學(xué)者提出，但文件是全世界普遍存在的事物，其運(yùn)動過程和規(guī)律是一種客觀存在。文件生命周期理論可說是西方檔案學(xué)者總結(jié)出的揭示文件客觀運(yùn)動規(guī)律的科學(xué)理論，中國同樣存在探索這一運(yùn)動過程和規(guī)律的努力。因此，揭示文件客觀運(yùn)動規(guī)律的科學(xué)理論，無論在中外冠之何種名稱，都是全球檔案界共有的理論財(cái)富。這也說明我國同樣存在建立文件中心的理論基礎(chǔ)。

二、焦點(diǎn)之二：中外文件、檔案概念的不同能否成為我國建立文件中心的障礙？

對文件、檔案概念的理解是文件中心可行性問題理論分歧的另一個(gè)焦點(diǎn)。有的學(xué)者認(rèn)為中外文件、檔案概念的差異，決定了文件生命周期理論不宜中國化，自然也不宜建立文件中心。?５?有的學(xué)者針鋒相對，提出“文件生命周期理論完全適用于中國”［６］。對文件生命周期理論的評價(jià)及是否適用于中國，筆者擬另文探討，這里只想就中外文件、檔案概念差異的實(shí)質(zhì)及與文件中心的關(guān)系略述淺見。

盡管中外文件、檔案概念的表述有多種形式，但差異的實(shí)質(zhì)從文件生命周期理論角度看，可歸結(jié)為對文件運(yùn)動階段的劃分并不完全一致。該理論依據(jù)價(jià)值形態(tài)的轉(zhuǎn)化將文件運(yùn)動過程大致分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段，從價(jià)值變化講就是第一價(jià)值旺盛、第一價(jià)值衰退、第一價(jià)值喪失／第二價(jià)值凸現(xiàn)三個(gè)階段。但由于各國國情和文檔管理體制的差異，以及學(xué)者觀察問題角度有別，不同國家和學(xué)者可能有各種具體劃分方法，僅據(jù)有的學(xué)者粗略統(tǒng)計(jì)就達(dá)十?dāng)?shù)種之多，從二階段到八階段都有，劃分標(biāo)準(zhǔn)也五花八門，包括利用頻率、保存地點(diǎn)、管理程序、作用形式等等［７］。這表明階段劃分不可能也不應(yīng)當(dāng)強(qiáng)求一致。與較富代表性的英美國家相比，中外文件、檔案劃分的異同主要有三：一是對檔案階段的規(guī)定存在差異。在上述三階段中，英美國家多把非現(xiàn)行階段才視為檔案，而我國從半現(xiàn)行、甚至現(xiàn)行階段后期就視為檔案了。二是文件轉(zhuǎn)化為檔案的界限或者說標(biāo)志存在差異。英美國家多以進(jìn)館為轉(zhuǎn)化標(biāo)志，而我國多強(qiáng)調(diào)“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限”［８］。三是各階段文件對應(yīng)的保管場所有同有異。英美國家分別是形成機(jī)關(guān)、文件中心和檔案館，我國則為形成機(jī)關(guān)、檔案室和檔案館。以上差異表明我國檔案概念的外延大于英美國家，相應(yīng)帶來對文件、檔案關(guān)系的理解問題。

根據(jù)我國傳統(tǒng)的狹義文件觀，把文件與現(xiàn)行階段對應(yīng)、檔案與后兩個(gè)階段對應(yīng)，就很難理解檔案是文件的一部分，極易得出二者是不同事物的結(jié)論。但筆者認(rèn)為，國外對文件存在廣義和狹義兩種理解。廣義文件對應(yīng)的是文件運(yùn)動全過程的所有階段，這就是文件生命周期理論中“文件”的含義；狹義文件對應(yīng)的是現(xiàn)行和半現(xiàn)行兩個(gè)階段，這就是英美國家通常所提的“文件”概念。據(jù)此文件與檔案的關(guān)系可以解釋為：檔案是廣義文件的一部分，檔案由狹義文件轉(zhuǎn)化而來，檔案與現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件是同一事物在不同運(yùn)動階段上價(jià)值形態(tài)的體現(xiàn)。這樣一來，中外文件、檔案劃分的差異主要就是對文件（狹義）由何階段轉(zhuǎn)化為檔案以及轉(zhuǎn)化依據(jù)和標(biāo)志的不同認(rèn)識。我國多把文件從業(yè)務(wù)部門或文書處理部門移交到檔案室后稱之為檔案，表明文件從半現(xiàn)行階段開始轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化依據(jù)和標(biāo)志通常是“歸檔”。而在英美國家，文件直到非現(xiàn)行階段進(jìn)館保存后才被視為檔案，轉(zhuǎn)化依據(jù)和標(biāo)志多是“進(jìn)館”。筆者認(rèn)為文件從哪一階段轉(zhuǎn)化為檔案并不重要，關(guān)鍵應(yīng)認(rèn)清引起轉(zhuǎn)化的本質(zhì)因素。無論是我國的“歸檔”，還是英美國家的“進(jìn)館”，都不足為本質(zhì)因素。因?yàn)檫@種轉(zhuǎn)化包括存貯形式和本質(zhì)兩個(gè)方面，前者是指文件辦理完畢后經(jīng)過立卷歸檔，由分散流通狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榧写尜A狀態(tài)；后者是指文件由記述和傳達(dá)現(xiàn)行信息的載體轉(zhuǎn)化為歷史記錄。歸檔和進(jìn)館都只不過是為安全保管和利用的方便而實(shí)行的一種工作制度或程序，只能表現(xiàn)存貯形式的轉(zhuǎn)化，無法完全體現(xiàn)文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別。只有文件生命周期理論提出的價(jià)值形態(tài)的變化，才能全面揭示出文件與檔案發(fā)生存貯形式和本質(zhì)作用變化的本質(zhì)因素?？梢?，與歸檔和進(jìn)館相比，價(jià)值形態(tài)轉(zhuǎn)化才是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一種更加客觀的依據(jù)和標(biāo)志。

中外對文件、檔案概念的不同理解應(yīng)否阻礙文件中心的建立，筆者持否定看法。理由主要有三。首先，盡管中外文檔劃分存在差異，但都實(shí)施了分階段管理，各階段均有相應(yīng)的保管場所和管理形式。這說明中外存在這樣一種共識——尊重文件客觀規(guī)律采取階段式管理，使管理最為合理和有效。這種共識就可為我國建立具有諸多優(yōu)越性、廣受西方青睞的文件中心清除理論障礙。其次，文件中心是與半現(xiàn)行文件相對應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，因經(jīng)濟(jì)高效的優(yōu)點(diǎn)得以在西方國家普及。無論我國有無半現(xiàn)行文件的提法，這一階段是客觀存在的，而且也有相應(yīng)的保管機(jī)構(gòu)。但我國已有檔案室的現(xiàn)實(shí)從理論上講不應(yīng)構(gòu)成建立文件中心的障礙。再次，西方國家對文件、檔案概念的理解也不盡相同，有的把非現(xiàn)行階段文件才視為檔案，有的認(rèn)為文件從現(xiàn)行階段起就已轉(zhuǎn)化為檔案，這些具體差異并未妨礙文件中心在這些國家的普遍建立?？梢姡灾型馕臋n概念不同為由反對建立文件中心的觀點(diǎn)在理論和現(xiàn)實(shí)上都是站不住腳的。

根據(jù)以上評析，筆者的結(jié)論是建立文件中心需突破我國傳統(tǒng)的狹義文件觀，呼喚一種廣義的文件觀，這也正是文件生命周期理論反映的文件觀。按照這一科學(xué)理論，文件概念的外延應(yīng)包括文件從形成到最終歸宿完整運(yùn)動過程的所有階段，而不是其中某一特定階段。我國部分學(xué)者所謂“文件生命周期理論根本不符合我國實(shí)際 ”［９］或“文件生命周期理論名不副實(shí)”［１０］的結(jié)論，都是從狹義文件觀來考查這一理論的。狹義文件觀的嚴(yán)重不足在于過分強(qiáng)調(diào)文件各階段的區(qū)別，忽視各階段的固有聯(lián)系，因此難以準(zhǔn)確反映文件與檔案的關(guān)系。西方各國盡管對文件的階段劃分以及對各階段的稱謂不完全一致，但它們普遍建立文件中心正是基于對廣義文件觀的一致認(rèn)同?？梢姡偃绮荒芙邮軓V義文件觀，就無法真正理解文件生命周期理論的實(shí)質(zhì)，也無法辯證看待文件中心的可行性。

總之，筆者認(rèn)為文件中心的建立在我國不乏理論基礎(chǔ)，如果認(rèn)同廣義文件觀就能為消除上述理論分歧提供一種解決思路。

注釋：

［１］林清澄：《文件生命周期理論與文件中心沒有必然聯(lián)系》，《山西檔案》１９９９?６。

［２］同上。

［３］同上。

［４］筆者與韓玉梅共同主編：《外國檔案管理》，中國人民大學(xué)出版社１９９８年。

［５］王茂躍：《文件生命周期理論不宜中國化》，《山西檔案》１９９７?６。

［６］何嘉蓀：《文件生命周期理論完全適用于中國》，《山西檔案》１９９８?５。

［７］同上。

［８］吳寶康主編：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社１９８８年。

［９］王茂躍：《對文件生命周期理論的評價(jià)不宜過高》，《檔案學(xué)研究》１９９６?２。

［１０］陳作明：《文件生命周期理論探疑》，《浙江檔案》１９９７?１２。