一、城市建設(shè)聲像檔案集中管理的難點(diǎn)及存在問題

１?拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。

導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。

２?收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調(diào)離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產(chǎn)權(quán)。

另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實(shí)際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

３?管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。

二、解決集中管理難的對策

上述問題種種，其原因主要是由于各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：

１?執(zhí)法建制守規(guī)范。

收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實(shí)施為解決這個難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。

２?領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識問題。要認(rèn)識到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。

３?人、財(cái)、物是條件。

要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。

４?前控工作是手段。

收集工作具有機(jī)動、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價值。

另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報銷。

５?部門配合共同管。

建議區(qū)縣檔案工作主管部門與政府有關(guān)城市建設(shè)項(xiàng)目審批部門及管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，通報情況，聯(lián)合擬制有關(guān)文件，齊抓共管，以保證本區(qū)域內(nèi)城建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留首都北京原貌和各項(xiàng)新建工程全貌，提供珍貴翔實(shí)的照片、錄像檔案資料作出努力。

隨著不斷發(fā)展的城市建設(shè)進(jìn)程，反映城市建設(shè)情況和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題，勢必會嚴(yán)重影響新時期檔案工作的開展。因此，必須引起各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門和有關(guān)人員的高度重視。