檔案保護(hù)論文參考范文(2)
檔案保護(hù)論文參考范文篇2
談醫(yī)院電子檔案管理對(duì)策及保護(hù)
[摘 要]計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用讓醫(yī)院在檔案管理工作領(lǐng)域發(fā)生了一些變化，不少的新技術(shù)應(yīng)用，讓檔案管理的科技含量得到提升，工作效率得到改善。電子檔案是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)模式和類(lèi)型，其對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)具有較大的改變，而在對(duì)電子檔案的利用、管理和保護(hù)這些工作中會(huì)有很多的問(wèn)題產(chǎn)生，因?yàn)槠鋺?yīng)用不救，經(jīng)驗(yàn)不豐富，所以導(dǎo)致了其工作中難免的會(huì)有問(wèn)題產(chǎn)生，那么為了讓醫(yī)院電子檔案管理工作得到提升，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的改善，需要對(duì)醫(yī)院電子檔案管理及其保護(hù)進(jìn)行探討研究，尋找最有效的管理和保護(hù)方式，讓醫(yī)院的檔案信息完善。
[關(guān)鍵詞]電子檔案;管理;保護(hù)
一、建立電子檔案思想，轉(zhuǎn)變固有觀念信息社會(huì)環(huán)境下，醫(yī)院的檔案部門(mén)所保存的檔案是一種具有法律效應(yīng)和原始性的記錄，其對(duì)醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展以及患者的個(gè)人信息等均有記載，而且檔案資源的各項(xiàng)工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)很可能就會(huì)讓醫(yī)院出現(xiàn)重大損失。
二、醫(yī)院電子檔案的整理目前，醫(yī)院電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類(lèi)分別組盤(pán)整理。
1.文書(shū)電子檔案整理(1)內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。(2)外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。
2.科技電子文件歸檔醫(yī)院作為高科技專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)密集單位，科技電子文件檔案種類(lèi)較多，可以按照醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、聲像檔案分類(lèi)管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。醫(yī)院引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。
3.電子文件整理(1)工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。(2)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
三、電子檔案的保護(hù)目前的電子文件歸檔方式大部分都是在脫機(jī)的狀態(tài)下進(jìn)行的，使用的電子文件中卻是由軟盤(pán)、磁盤(pán)等介質(zhì)，光盤(pán)也是應(yīng)用比較多的，其穩(wěn)定性比較好，具有很長(zhǎng)的保存期限，因此在目前的電子檔案應(yīng)用中，建議將檔案文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上，提升其安全性。
1.軟磁盤(pán)的保護(hù)(1)統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格，使用3.5寸高密盤(pán)保存。(2)把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)質(zhì)量對(duì)磁盤(pán)的信息來(lái)說(shuō)具有直接影響，其壽命長(zhǎng)短均由軟磁盤(pán)的質(zhì)量來(lái)決定，如果質(zhì)量好，保存得當(dāng)能夠保存10年，而劣質(zhì)軟磁盤(pán)往往1年就會(huì)報(bào)銷(xiāo)?，F(xiàn)在軟磁盤(pán)市場(chǎng)中充斥著低劣質(zhì)量的產(chǎn)生，因此對(duì)軟磁盤(pán)的選擇還是需要謹(jǐn)慎的。(3)規(guī)范保管條件。軟磁盤(pán)的保存對(duì)環(huán)境有一定的要求，雖然不需要像紙質(zhì)一樣防止發(fā)霉，但是其比較容易受到磁場(chǎng)的影響，灰塵、震動(dòng)也是比較重要的因素因素，因此對(duì)環(huán)境的控制比較嚴(yán)格，要求溫濕度適宜。(4)加強(qiáng)病毒防范。軟磁盤(pán)的病毒是導(dǎo)致信息丟失的一個(gè)原因，相關(guān)部門(mén)在使用的時(shí)候要加強(qiáng)對(duì)病毒的檢測(cè)。(5)對(duì)加密盤(pán)的管理。部分文件存盤(pán)的時(shí)候會(huì)加密，如果遺忘密碼就會(huì)導(dǎo)致其無(wú)法打開(kāi)，因此應(yīng)該要對(duì)這類(lèi)檔案進(jìn)行解密后再存檔。(6)如果條件允許，可以講軟磁盤(pán)轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上，這樣可以提升安全性。
2.光盤(pán)的保護(hù)(1)規(guī)范排放和使用。光盤(pán)的保存應(yīng)該要合理規(guī)范，不要大量疊放，很容易讓光盤(pán)出現(xiàn)變形，受到損壞，使用的時(shí)候要注意不要導(dǎo)致其受到嚴(yán)重的劃痕和摩擦。(2)控制好環(huán)境條件，防止其出現(xiàn)霉變?？刂坪脺貪穸取?3)避免陽(yáng)光直射，陽(yáng)光的照射很容易讓其過(guò)早的老化，影響使用期限，各類(lèi)電子存儲(chǔ)介質(zhì)均有保存期限應(yīng)該要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和轉(zhuǎn)存。
四、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
1、完善制度。醫(yī)院對(duì)于電子檔案管理的規(guī)范性要求一定要嚴(yán)格，根據(jù)不同的單位需求來(lái)制定合理的制度，讓電子檔案管理制度可以為其服務(wù)，電子檔案的管理、文件的產(chǎn)生、傳遞和使用均要有相應(yīng)的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范約束。電子檔案制度需要包括對(duì)責(zé)任的劃分，電子文件責(zé)任簽署，動(dòng)態(tài)管理等等內(nèi)容，讓電子文件的制度更加規(guī)范，出現(xiàn)問(wèn)題可以追究到個(gè)人的責(zé)任。
2、把好電子文件的源頭質(zhì)量關(guān)口。電子信息的管理需要強(qiáng)化，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理，為檔案部門(mén)配備設(shè)備，完善其服務(wù)功能，滿(mǎn)足其工作需求，將電子文件的源頭處理好。
3、對(duì)圖紙和文件集中管理，電子文件在完成審核后統(tǒng)一的進(jìn)行收集，根據(jù)需求來(lái)轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文件。安排專(zhuān)門(mén)的地方來(lái)為其進(jìn)行審核，確保紙質(zhì)檔案和電子文檔的一致性。
4、搭建電子文件軟件管理平臺(tái)，使用軟件管理，制定軟件檔案管理制度，對(duì)檔案的歸檔軟件話(huà)進(jìn)行建設(shè)。
5、做好歸檔工作，對(duì)電子信息文件的動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行強(qiáng)化。首先，對(duì)電子文件的利用要求由相應(yīng)的責(zé)任簽署，成立專(zhuān)家咨詢(xún)小組，對(duì)其進(jìn)行評(píng)估和審核，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)的進(jìn)行解決;其次，加強(qiáng)電子檔案信息化管理，研發(fā)相應(yīng)的軟件設(shè)備，為檔案工作定制有效的管理模式。
五、總結(jié)。
醫(yī)院電子檔案管理工作是需要長(zhǎng)時(shí)間來(lái)建立和完善的工作，其要求檔案人員有信息化管理的意識(shí)，能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行改進(jìn)，積極的引入新技術(shù)和新設(shè)備，讓電子檔案管理可以得到比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。
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