檔案保護(hù)工作是檔案工作的重要組成部分,延長(zhǎng)檔案保管壽命,已是檔案工作者需要解決的難題。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案保護(hù)論文文檔下載的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　檔案保護(hù)論文文檔下載篇1

　　淺談電子檔案的整理和保護(hù)及特征

　　【摘 要】電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣，使檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何面對(duì)電子檔案的優(yōu)長(zhǎng)與不足，使檔案工作在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的環(huán)境中生存與發(fā)展，成為我們不得不思考的問(wèn)題。

　　【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;特征分析;存在不足;檔案整理

　　一、電子檔案的主要特征分析

　　1.實(shí)體的虛擬化

　　現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤(pán)或磁帶，而電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的，對(duì)于單一文稿而言，它的實(shí)體是無(wú)形的，是看不到摸不著的。電子檔案海量信息，使得未來(lái)的數(shù)字檔案存儲(chǔ)只能是分布式的，沒(méi)有具體的特定場(chǎng)所，用戶(hù)調(diào)看或利用的資源可能存儲(chǔ)在本地、本國(guó)，也可能存儲(chǔ)在異地、異國(guó)。

　　2.手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化

　　過(guò)去檔案全是手工操作，數(shù)字檔案則不然。它從資料的采集、整理、加工、歸檔都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。它是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、收集地方信息;或?qū)⑹占降钠渌d體信息進(jìn)行數(shù)字化處理;利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，就其內(nèi)容和展示手段而言，數(shù)字檔案是多媒體的，它的文本、圖片、音頻、視頻，融于一體，甚至通過(guò)超文本鏈接、跨庫(kù)關(guān)聯(lián)等方式擴(kuò)展內(nèi)容。用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)閱讀和利用，并可以選擇瀏覽的界面(如數(shù)據(jù)庫(kù)式、網(wǎng)頁(yè)式等)、版式(不同的網(wǎng)頁(yè)模板和風(fēng)格、顏色等，也可以選擇下載、打印、刻錄光盤(pán)及個(gè)性化的保存需求的檔案文獻(xiàn)。

　　3.時(shí)效性強(qiáng)，周期短

　　檔案是一個(gè)浩大的工程，需要耗費(fèi)大量的人力物力。用傳統(tǒng)的方法，少則一年，多則幾年。而數(shù)字檔案采用新的手段和方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采集、數(shù)字化管理、計(jì)算寫(xiě)作、電子郵件聯(lián)系。新的技術(shù)手段減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，減少了多種的環(huán)節(jié)和時(shí)間，大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯(cuò)訛或更新資料都十分方便，電子檔案的內(nèi)容可以是實(shí)時(shí)的，可以反映最新的情況。

　　4.交互性的和個(gè)性化檔案

　　在電子檔案的模式下，文稿的提供者與用戶(hù)緊密地聯(lián)系在一起，用戶(hù)之間都可以十分便利地溝通，甚至在一定的條件下角色可能會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)化，具有空前環(huán)境下的交互性。另一方面，電子檔案的形式是在線(xiàn)的、實(shí)時(shí)的、網(wǎng)絡(luò)化的。有些檔案利用過(guò)程也可以不經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)進(jìn)行，通過(guò)有關(guān)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)就可能完成。

　　5.成本低、風(fēng)險(xiǎn)小

　　電子化的文稿從形成的整個(gè)環(huán)節(jié)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成的，不費(fèi)一紙一筆，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，又使得遠(yuǎn)距離、大容量傳輸和通訊更便捷、更廉價(jià)。過(guò)去檔案所需要投入的大量郵寄、通訊、復(fù)印、打字、裝訂等費(fèi)用都節(jié)省下來(lái)，這些都直接降低了成本。

　　6.加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化

　　電子檔案在資源加工、整合有特定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一的壓縮化、編碼技術(shù)、視頻格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、瀏覽平臺(tái)等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，不同部門(mén)的檔案是可以共享的，并可以實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)關(guān)聯(lián)和檢索。數(shù)字化的編輯出版方式，使得方志的編撰常態(tài)化，可以收集到大量的資料，有效避免了過(guò)去因?yàn)榫幾珪r(shí)間太長(zhǎng)遺漏過(guò)多的現(xiàn)象。與標(biāo)準(zhǔn)化加工和海量信息相適應(yīng)，在檢索技術(shù)上，電子檔案是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動(dòng)地分析檢索條件與結(jié)果，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴(kuò)展檢索，能實(shí)現(xiàn)多語(yǔ)言混合檢索及檢索結(jié)果的自動(dòng)排序等功能，為用戶(hù)提供最為滿(mǎn)意的信息。

　　二、電子檔案存在不足的有效分析

　　1.電子檔案的文稿有大眾化的趨勢(shì)

　　傳統(tǒng)的檔案理念下，領(lǐng)導(dǎo)者和上下級(jí)都把握著信息傳遞的關(guān)口，決定寫(xiě)什么內(nèi)容，用什么口徑寫(xiě)，三級(jí)審查制度更是層層把關(guān)、安全可靠。電子檔案模式下，更多的社會(huì)公眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)參與到檔案各個(gè)環(huán)節(jié)：數(shù)字技術(shù)就像一把雙刃劍，在給檔案管理工作帶來(lái)無(wú)限生機(jī)的同時(shí)，也使傳統(tǒng)的理念和機(jī)制面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

　　2.傳統(tǒng)的閱讀習(xí)慣，在程序上成為發(fā)展的難題

　　電子檔案有很大的人性化特征，如能全文檢索、跨庫(kù)關(guān)聯(lián)等，是傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的，但從閱讀習(xí)慣來(lái)說(shuō)，人們更習(xí)慣于紙質(zhì)書(shū)籍，它能自由選擇閱讀姿勢(shì)、時(shí)間、場(chǎng)合等等。另一方面，電腦對(duì)人體健康有一定的危害。

　　3.檔案管理人員操作失誤

　　有的管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)，用戶(hù)口令選擇不慎，或者對(duì)軟件不進(jìn)行保密，有的將自己賬號(hào)隨意轉(zhuǎn)借他人或者與別人共享文檔內(nèi)容，甚至允許他人隨意拷貝文檔，管理人員操作過(guò)程中把信息傳輸錯(cuò)誤等等，這些失誤都是事后無(wú)法彌補(bǔ)的。

　　4.檔案管理人員違規(guī)操作

　　檔案管理人員不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理法規(guī)制度的相關(guān)規(guī)定，就可能出現(xiàn)錄入數(shù)據(jù)識(shí)或政策框架隨時(shí)消失。其次，電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料，從保存時(shí)限上說(shuō)最長(zhǎng)也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場(chǎng)或技術(shù)升級(jí)等問(wèn)題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說(shuō)是“電”檔案，它依賴(lài)于電能。

　　三、電子檔案的主要整理形式介紹

　　1.文書(shū)電子檔案整理

　　一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán);第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入?網(wǎng)絡(luò)?，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢(xún)，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢(xún)。

　　2.科技電子文件歸檔

　　(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。

　　(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向?發(fā)展?，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件?內(nèi)容?說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

　　3.會(huì)計(jì)電子文件整理

　　(1)工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

　　(2)賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

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