檔案管理論文的范文大全
檔案管理論文的范文大全
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談建設(shè)工程項目檔案收集
建設(shè)單位是工程建設(shè)的行為主體，是第一責(zé)任主體，工程建設(shè)項目檔案對建設(shè)單位而言,如何把從工程立項、工程勘察設(shè)計、工程招投標(biāo)、土建施工、安裝工程及工程竣工驗收過程形成的文件材料收集齊全一直是一個難點。
一、加強領(lǐng)導(dǎo)、爭取支持、協(xié)調(diào)各部門共同管理
(一)加強對檔案管理重要性的認識。工程檔案工作性質(zhì)決定了檔案在一個工程項目中的地位。檔案工作是一個默默無聞的崗位,不像其他科室業(yè)務(wù)人員工作業(yè)績出的快、看的見。多數(shù)人會認為，檔案工作沒有技術(shù)含量，而且很少會引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，會處于被忽略甚至是被歧視的工作崗位，這種片面的認識對建設(shè)項目檔案的收集工作往往會產(chǎn)生諸多不利影響。
(二)加大宣傳力度，增強法律意識。檔案人員要積極宣傳檔案法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)范性文件、制度,提高單位全體人員的檔案意識。多向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,請領(lǐng)導(dǎo)幫助解決工作中的難題,積極參加工程業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、例會和技術(shù)交流，取得領(lǐng)導(dǎo)和大家對檔案工作的理解和支持。
(三)改變工作方式。檔案工作大多歸屬于辦公室,既是檔案員也是辦公室工作人員還要做些其他的工作，比如：打字、收發(fā)文件、接待、兼職技術(shù)員等,專職檔案工作人員少,要求我們經(jīng)常深入工程現(xiàn)場、到建設(shè)工程第一線，掌握第一手資料，從源頭上加強管理，保證檔案資料的原始性、真實性。
(四)提高檔案管理水平。檔案質(zhì)量是工程質(zhì)量的重要組成部分,建設(shè)項目檔案具有其獨特性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。其一技術(shù)的綜合性、內(nèi)容的專業(yè)性及成果的成套性;其二具有廣泛性的形成領(lǐng)域、記錄形式多樣化、文件材料多、竣工圖編繪量大;其三，建設(shè)周期長，管理具有動態(tài)性，利用具有時效性等諸多顯著特點，檔案管理水平反映著工程建設(shè)項目的管理水平。因此要提高全員的檔案意識,加強領(lǐng)導(dǎo)、爭取支持、解決收集工作遇到的現(xiàn)實困難。檔案的收集應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則，實現(xiàn)各部門共同管理。
二、建立各項檔案管理制度、制定檔案管理網(wǎng)絡(luò)
(一)歸納檔案收集的范圍：1、建設(shè)工程項目檔案主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖。設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位將形成的檔案在工程竣工后向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位將這部分檔案收集齊全后，經(jīng)過整理后向主管部門和市城建檔案館移交。2、建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)工程檔案分類大綱和有關(guān)國家規(guī)范，制定本單位的分類大綱并且依據(jù)這些規(guī)定進一步細化。以建設(shè)工程“建設(shè)程序”、“建設(shè)階段”、“建設(shè)時間”等關(guān)鍵分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類,并要詳細注明文件的份數(shù)要求、形成部門等重要信息，責(zé)任到科室到責(zé)任人。歸檔范圍、責(zé)任人做到一目了然,一清二楚,便于日后的主動跟蹤收集。
(二)落實各參建單位及部門職責(zé)：1、建設(shè)單位是工程檔案的主要責(zé)任單位，是工程文件收集的管理者、組織者和實施者。2、在同各部門、單位簽訂合同書時要明確要求各參建項目負責(zé)人及各項工作具體經(jīng)辦人負有建設(shè)工程項目檔案的收集、整理是的基本職責(zé)。3、各參建單位對工程負責(zé)，不僅僅是指對工程建設(shè)負責(zé)，還有負責(zé)建設(shè)工程的工程檔案工作，從工程立項開始就應(yīng)該注意按照規(guī)定進行收集，重視工程文件的收集工作，在各工程的項目部、施工現(xiàn)場都要委派一名專兼職檔案員負責(zé)現(xiàn)場管理資料的收集工作，并按檔案管理辦法的規(guī)定向檔案室移交。4、在建設(shè)節(jié)點(工程項目結(jié)束、告一段落或完成某一階段)，各工程項目負責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)組織收集、整理相關(guān)文件,并交檔案員進行歸檔。5、一般而言，建設(shè)項目檔案的收集可在項目完成時進行，對于建設(shè)周期長、建設(shè)文件數(shù)量多的項目，為避免一次性收集整理工作量過大等弊端，可以采取階段完成或子項完成時進行收集;特殊情況下，對于某些因故中斷或暫緩建設(shè)的項目，由于這些資料具有很強的追溯性和參考加之，要特別注意及時收集那些已經(jīng)產(chǎn)生并積累的文件材料;此外對于建設(shè)工程項目中經(jīng)濟性、保密性強的文件資料為防止外泄應(yīng)建立隨時歸檔制度。
(三)歸檔文件的質(zhì)量要求
1、工程資料中的編制單位、日期、頁碼標(biāo)注準(zhǔn)確，文件題名表述清楚完整，應(yīng)包工程名稱、專業(yè)名稱、文件的內(nèi)容等必備要素。
2、需蓋章的歸檔文件，公章要清晰，且公章不能蓋在沒有正文、只有編制單位和日期的頁碼上。
3、在各類重要文件(例如合同、協(xié)議書等)簽字時，各方法人代表或項目負責(zé)人簽字要正規(guī)。
三、掌握建設(shè)項目檔案收集的方法
(一)建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時,必須明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，并以此作為尾款結(jié)算的主要依據(jù)。
(二)立項前期，檔案人員負責(zé)與項目前期各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進行檔案收集工作培訓(xùn)，詳細說明歸檔資料的質(zhì)量、數(shù)量要求。
(三)工程開工后,建設(shè)單位檔案人員及時對各單位檔案專兼職人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點說明如何收集、整理、移交，以及檔案質(zhì)量和數(shù)量要求等事宜。
(四)在施過程中，建設(shè)單位項目經(jīng)理、監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)經(jīng)常檢查收集情況。
(五)工程竣工后，要按照歸檔文件的質(zhì)量要求，對檔案進行驗收工作。
建設(shè)工程檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié),只有加強建設(shè)項目檔案的管理工作,才能將工程檔案工作收集好、整理好、保管好。
如何提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)
新時代的教育形式對高校檔案管理提出了全新的要求，檔案管理人員不僅僅是高校圖書館的管理員，其角色也隨著高校學(xué)術(shù)的發(fā)展發(fā)生了微妙的轉(zhuǎn)變，在轉(zhuǎn)變過程中，需要從思想和業(yè)務(wù)兩個方面狠抓檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。
一、檔案管理人員思想素質(zhì)的提高
(一)明確管理工作的指導(dǎo)思想
明確工作的指導(dǎo)思想，即馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、江澤民同志提出的“三個代表”重要思想。這些我黨的重要理論成果是指導(dǎo)一切工作的前提和基礎(chǔ)，作為檔案管理人員，一定要對以上思想有較為深刻的認識和理解。也就是說，做好檔案管理工作的前提是要有過硬的政治素質(zhì)，這樣才能在實際工作中樹立正確的思想觀念，并樹立遠大的目標(biāo)。
(二)樹立科學(xué)的發(fā)展觀
只有樹立科學(xué)的發(fā)展觀，才能用科學(xué)和發(fā)展的眼光看待國內(nèi)和世界檔案學(xué)科的現(xiàn)狀與發(fā)展，才能學(xué)習(xí)和借鑒先進的檔案管理方法和經(jīng)驗，才能真正理解檔案學(xué)科和檔案管理的最終目的是為社會政治、經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。樹立了科學(xué)的發(fā)展觀，檔案管理人員才會中根本認識到了檔案管理的重要性，從而樹立個人的主人翁意識?？茖W(xué)發(fā)展觀的樹立，也使得檔案管理部門自身能更多地與大的教育環(huán)境接觸。特別是高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使得國內(nèi)高校走向世界成為了可能，對提升本校在學(xué)術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的影響力起到了很大的助推作用。而隨著高校影響力地不斷提升，檔案管理部門也相應(yīng)的獲得了支持，擴大了檔案管理規(guī)模。
(三)提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識
創(chuàng)新是一個國家、民族、企業(yè)以及包括個人等各種社會組成不斷進步地動力源泉。檔案管理人員一定要不斷提高自己的創(chuàng)新意識，才能在工作中更好的應(yīng)用自己的專業(yè)知識。只有具備了創(chuàng)新意識，才能不斷地的接受先進的檔案管理理念和管理方法。特別要提出的一點是，創(chuàng)新意識對檔案管理人員來說十分重要，在檔案管理中運用創(chuàng)新思維，還涉及到對檔案的分類，提供檢索的方式，內(nèi)部調(diào)用和外聯(lián)時的控制和保密，等等，都需要檔案管理人員在工作思路和方法上進行有針對性的創(chuàng)新。
二、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高
(一)加強檔案學(xué)科知識的掌握
檔案管理不僅僅是對資料的擺放和收藏，還需要檔案管理人員具備科學(xué)、全面的檔案學(xué)知識，其中包括文獻、期刊、多媒體應(yīng)用、計算機操作等多方面的知識。沒有健全的知識體系做保證，工作人員是不能對龐大的資料檔案進行高效地分類和管理。尤其是在部分檔案資料需要工作人員有相當(dāng)程度的專業(yè)知識。目前，在我國多數(shù)高校都設(shè)有專門的研究所或研究機構(gòu)，這就對檔案資料的管理提出了更高的要求。專業(yè)的研究工作，需要有專業(yè)的資料儲備做后勤保證。特別是，當(dāng)研究機構(gòu)課題論證產(chǎn)生研究成果后，就需要有專門的工作人員對成果進行整理，編排進學(xué)校檔案庫，可以說，這項工作是形成高校研究成果的重要環(huán)節(jié)。只有檔案管理人員將研究成果形成文字、有聲或網(wǎng)絡(luò)檔案，才能增加高校的學(xué)術(shù)成果的傳播幾率，從而擴大高校在學(xué)術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的影響力。
(二)提高檔案管理人員的科研水平
新形勢下，我國高校之間的競爭愈加激烈，除生源、師資隊伍、科研能力、外在形象、院系建設(shè)的競爭之外，還延伸到了檔案管理領(lǐng)域。部分高校還建立了針對某類檔案的專門研究機構(gòu)，用于進行該類檔案的專門的學(xué)術(shù)公關(guān)。尤其是在一類文科高校中，對各斷代文獻資料的整理和研究正成為衡量其學(xué)術(shù)能力的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。在這種情況下，就對檔案管理人員的科研能力提出了更高的要求。以某高校古籍整理為例，初步擬定對學(xué)校內(nèi)現(xiàn)有館藏內(nèi)文史類典籍進行整理并由檔案管理人員提出以斷代史為主的選題，在半年內(nèi)形成選題報告，根據(jù)選題情況確定人員進行專門的典籍研究，形成由本高校編纂的研究資料。這一系列的工作，都需要檔案管理人員具備非常強的科研能力。
(三)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作
要提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅僅是要把好選拔關(guān)，還要對在崗工作人員進行定期而行之有效地的培訓(xùn)。培訓(xùn)工作的開展，要以學(xué)校當(dāng)年的發(fā)展規(guī)劃為出發(fā)點，根據(jù)國家有關(guān)教育發(fā)展的大政方針以及檔案學(xué)科的理論為基礎(chǔ)，對工作人員進行不斷地強化培訓(xùn)。另外，為迎接告訴發(fā)展的信息時代，高校還要組織作檔案管理人員進行先進管理工具和技術(shù)手段的培訓(xùn)，讓工作人員能夠獨立的維護電子檔案管理平臺，從而加強校內(nèi)外信息的交流與溝通。
結(jié)束語：高校檔案管理高校硬實力建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，其管理人員綜合素質(zhì)的提高則更為重要。通過提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以對學(xué)?？蒲心芰μ峁┯行У氐谋Ｕ?，從而不斷增強高校的競爭力。
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