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提高對教學(xué)檔案認(rèn)識 加強高校教學(xué)檔案管理
1 高校教學(xué)檔案的重要性
教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)運行過程中形成的文字、圖表、聲像等各種形式和載體，并通過分類整理、儲存保管的有價值的信息資料的歷史記錄。教學(xué)檔案對高校來說具有特殊的作用。
1.1歷史的佐證。
1.1.1教學(xué)管理的證明。教學(xué)是高校的中心工作，教學(xué)管理是高校各項管理的核心。規(guī)范的高校教學(xué)管理是通過建章立制實現(xiàn)的。管理的進步和管理的改革，是通過各種規(guī)章制度的不斷完善來體現(xiàn)的。因此，從歷史的規(guī)章制度、管理辦法、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)改革等檔案資料的對比分析，便可以透視出高校教學(xué)管理的發(fā)展概況，概覽教學(xué)管理工作發(fā)展的全過程，作為評估的重要證明材料。
1.1.2.教學(xué)質(zhì)量的證明。教學(xué)質(zhì)量是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的關(guān)鍵指標(biāo)。教學(xué)質(zhì)量的高低不是一朝一夕形成的，它是歷史的積淀，是師資隊伍、教學(xué)管理、教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施等綜合因素共同影響的結(jié)果。學(xué)校各種有關(guān)教學(xué)考核評價材料、各種評估材料、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控資料等必然成為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的最有力說明。
1.1.3教學(xué)實踐過程的證明。教學(xué)實踐過程管理是教學(xué)管理的中心，加強過程管理是確保教學(xué)質(zhì)量提高的關(guān)鍵。如何從過程管理中看出教學(xué)管理的規(guī)范化、科學(xué)化和效率化，就必須加強教學(xué)過程中的檔案管理工作，諸如教學(xué)計劃的修改，教學(xué)改革的審批，主要教學(xué)活動的記載等等，都將成為佐證的客觀材料。
1.2未來的參考。
1.2.1教學(xué)的改革與創(chuàng)新離不開檔案資料的支撐。教學(xué)改革與創(chuàng)新是高校發(fā)展的動力，是高校建設(shè)永恒的主題。高校的改革與創(chuàng)新不是無源之水和無本之木，它是在借鑒和繼承的基礎(chǔ)上有序、漸進進行的。教學(xué)檔案為其提供了可參考的依據(jù)，從歷史的進程中看出改革與創(chuàng)新的基礎(chǔ)、突破的關(guān)鍵、制約的因素等等，使改革創(chuàng)新工作做到有的放矢，增強改革創(chuàng)新的成功性。
1.2.2教學(xué)的未來走勢與發(fā)展速度離不開檔案資料的分析預(yù)測。規(guī)劃好學(xué)校的發(fā)展，是各高校的一項重中之重的工作，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的制定，離不開對學(xué)校歷史的總結(jié)，通過對歷史的數(shù)據(jù)進行分析對比，結(jié)合現(xiàn)實的客觀實際，進行翔實的分析預(yù)測，做出科學(xué)的判斷，制定出切實可行的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。而對學(xué)校歷史的分析與未來的判斷及預(yù)測都是基于長期以來積累的具有價值的檔案資料來進行的，其中教學(xué)檔案非常重要的，它是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展最重要的參數(shù)。
1.3現(xiàn)實的反映。
1.3.1現(xiàn)實教學(xué)檔案資料反映了現(xiàn)實的教學(xué)的情況。按照科學(xué)的檔案管理要求，對重要的教學(xué)資料進行整理和歸類，在整理過程中，將會發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實教學(xué)存在的不足和取得的成績，為發(fā)揚成績、改正不足提供依據(jù)。這就是檔案資料收集、整理、分類、歸檔工作對教學(xué)工作的無形監(jiān)督和促進作用。
1.3.2現(xiàn)實的教學(xué)檔案資料為實施精細(xì)化的教學(xué)管理提供依據(jù)。通過對教學(xué)檔案的歸檔情況檢查，發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的問題，特別是通過對歸檔材料的規(guī)范性和利用價值的審核，透視出常規(guī)教學(xué)管理狀況，便于為高校從粗放管理轉(zhuǎn)向精細(xì)管理，從手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理提供現(xiàn)實的證明材料。既然教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)過程中形成的檔案資料也是最重要的、最有價值資料，是學(xué)校檔案管理核心，是學(xué)校管理不可或缺的部分。同時，教學(xué)檔案的利用效率也影響到管理的效率。
2 目前高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題與原因
2.1歸檔范圍模糊。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校教學(xué)檔案管理工作主要有收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、研編和利用等六個環(huán)節(jié)，它是一個具有內(nèi)在運作規(guī)律的嚴(yán)密體系。教學(xué)檔案收集、鑒定的關(guān)鍵在于管理者對教學(xué)檔案所蘊含的價值內(nèi)容的把握。但目前高校教學(xué)檔案管理過程中，歸檔的范圍比較模糊，致使基層教學(xué)單位、教師的教學(xué)檔案要么是殘缺，要么是不加取舍的全部存檔，致使教學(xué)檔案的粗糙，利用價值降低。特別是一些電子檔案，基本上散存與有關(guān)部門、個人手里，許多校園網(wǎng)上的新聞、照片等資料都沒有納入檔案管理的范圍。導(dǎo)致這種情況產(chǎn)生的主要原因，教學(xué)檔案管理工作不重視，沒有建立多層次教學(xué)檔案管理隊伍，教學(xué)檔案管理制度不健全。
2.2檔案管理責(zé)任主體不明確。
高?；旧隙冀⒘藱n案室，負(fù)責(zé)全校的檔案管理工作，但是多數(shù)高校二級教學(xué)單位和基層教學(xué)組織沒有專職或責(zé)任明確的兼職教學(xué)檔案管理人員，僅靠學(xué)校的幾個檔案管理人員完成量大、面廣的教學(xué)檔案收集、整理、分類、裝訂、保管是難以保證教學(xué)檔案質(zhì)量。加之教學(xué)檔案的多樣化，歸檔時間與其他檔案相比的學(xué)期交叉性，教學(xué)檔案價值鑒定具有很強的專業(yè)性，這也是少數(shù)的院級普通檔案管理人員力所不及的。往往教學(xué)檔案管理中存在的問題都?xì)w結(jié)到院級檔案管理人員身上是不公平的。這種責(zé)任主體不明確的教學(xué)檔案管理體系，是導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作瑕疵的根源。
2.3重要教學(xué)資料歸檔不及時。
教學(xué)檔案歸檔不及時是普遍現(xiàn)象，就其客觀原因而言，主要是教學(xué)年度采用跨年制，學(xué)校又實行寒暑假期制度，盡管按教學(xué)年度進行檔案資料的收集，但受及早享受假期心理的影響，很多教學(xué)檔案資料，在新學(xué)期開始進行歸檔工作。就主觀因素而言，一是教師的教學(xué)資料被認(rèn)為是私人品，不愿意歸檔;二是沒有明確二級檔案管理人員職責(zé)，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料不能及時收集、整理、上繳和留存。教學(xué)檔案歸檔的滯后，在某種意義上影響了檔案管理工作的效率。
2.4教學(xué)檔案利用率不高。
教學(xué)檔案歸檔后，絕大部分資料基本上不在上級有關(guān)部門評估檢查時不被調(diào)閱，導(dǎo)致有些教學(xué)改革和創(chuàng)新脫離了歷史的繼承，有些新的教學(xué)檔案資料與歷史的資料不銜接，有的出現(xiàn)相互矛盾之處，導(dǎo)致教學(xué)檔案的利用價值降低。更為突出的問題是教學(xué)檔案的編研能力和水平較低，時間滯后，甚至有的高校幾乎不進行教學(xué)檔案的編研，根本談不上教學(xué)檔案的利用效率。
3 加強檔案管理，提高檔案利用效率的對策
3.1明確劃分教學(xué)資料歸檔范圍，實行“文檔一體化”。
在檔案管理現(xiàn)代化的模式下，教學(xué)檔案的內(nèi)涵、范圍、收集的途徑、分類的依據(jù)、鑒別的標(biāo)準(zhǔn)、整理的規(guī)則等要明確，使人們在教學(xué)管理和實踐活動中就有文件和教學(xué)資料規(guī)范意識，及檔案價值鑒別能力。同時要樹立全員檔案管理意識，加強二級單位的教學(xué)秘書、行政秘書或黨務(wù)秘書、教師的培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理的基本知識，提高檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)。同時把文書工作和檔案工作有機的結(jié)合起來，以便做到教學(xué)檔案資料的規(guī)范、全面、及時歸檔、有效利用。
3.2建立健全檔案工作管理制度建設(shè)，強化激勵與約束機制。
為了教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、編研等工作能夠作為經(jīng)常性的一項工作規(guī)范有序高質(zhì)量的運行，必須建立一整套檔案管理工作的規(guī)章制度，才能使“檔案管理法”得到根本的觀測落實。其中最重要的是教學(xué)檔案立卷歸檔制度，凡是教學(xué)文件、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、計劃總結(jié)、教學(xué)考核、教學(xué)工作量、教學(xué)科研成果、學(xué)籍與成績、課表等等都必須通過整理、分類等檔案工作規(guī)范程序進行歸檔。建立健全層次化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理隊伍，明確檔案管理責(zé)任主體、責(zé)任范圍和責(zé)任目標(biāo)，加強過程管理和精細(xì)化考核，實施獎勵和懲處并重的激勵與約束機制。
3.3改變檔案工作作風(fēng)，增強服務(wù)意識和功能。
為了提高教學(xué)檔案的利用價值和利用效率，必須要提高檔案管理人員自身政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加強教學(xué)檔案的編研工作。樹立以人為本的工作理念和服務(wù)意思，要加強教學(xué)檔案服務(wù)人性化建設(shè)。一是開展以人為本的個性化服務(wù)。即通過分析教學(xué)檔案用戶類型、不同的需求，針對不同的利用者采取不同的服務(wù)方式;二是以人為本，做到主動服務(wù)。即主動發(fā)布有關(guān)檔案利用的信息，主動尋找檔案的利用者，定期進行檔案利用的培訓(xùn)，專職的專業(yè)檔案管理人員，經(jīng)常深入到提供教學(xué)檔案的部門現(xiàn)場進行教學(xué)檔案收集、整理、分類、鑒定、利用等工作的咨詢和輔導(dǎo)。三是實行教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案數(shù)據(jù)庫和校園網(wǎng)檔案網(wǎng)站，在遵循保密要求的條件下，將允許公開的教學(xué)檔案信息進行校園網(wǎng)上查詢。
水利工程檔案管理工作研究
水利工程是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的項目建設(shè)工程，關(guān)系到國家國民建服務(wù)經(jīng)濟的提高，這也就進一步促使了其發(fā)展需求程度的提高，也就是說，水利工程本身在隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展，與計劃經(jīng)濟體制下的時代要求，也就造就了其在不同階段的發(fā)展需求與管理水平標(biāo)準(zhǔn)都不盡然相同，所以說，雖然目前水利工程的各方面工作都開展與進行的實施建設(shè)程度還都不錯，但是這也必然會在管理中面臨著各種各樣的問題，就如檔案管理工作隨著管理模式與管理手段的不斷強化與改進，就會發(fā)現(xiàn)水利工程檔案管理這一塊仍然存在一些問題，諸如內(nèi)容不健全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等。因此，水利工程當(dāng)管理工作如何能夠反映出各個工程單位部門的技術(shù)水準(zhǔn)與能為水庫安全運行狀況作出有利分析，已經(jīng)成為了當(dāng)前水利工程管理工作所要解決的關(guān)鍵與重點。
一、水利工程檔案管理的特點
(一)真實性與完整性。水利工程單位的檔案完善程度，一般是以各個部門單位工作活運作體系的技術(shù)資料，以及相關(guān)部門工作活動的運作經(jīng)驗積累的基礎(chǔ)之上，所逐步形成的;具體由商機下發(fā)和本單位職能相關(guān)并要求貫徹執(zhí)行的具有重要保管價值的文書，即財會、水利建設(shè)、科技發(fā)展等方面作為特種載體的檔案。而對于這種載體檔案來說，它的有效真實性與完整性記錄，至關(guān)重要。這是由于它是反映水庫系統(tǒng)安全運作情況以及肩負(fù)著防洪、灌溉與城市供水等方面的重要參考標(biāo)準(zhǔn)資料與憑證。
(二)系統(tǒng)性。一般，直接利用水利工程檔案做當(dāng)前水利工程建設(shè)階段性的方案研究的保管時間大概為1―2年時間，之后就交由單位部門的綜合檔案管理室。而具體歸集、歸檔工作除了涉及到做好裝訂與存放，還要做好檔案內(nèi)容、移交時間、參考借閱手續(xù)、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，這是由于檔案的參考技術(shù)價值往往涉及到的方面較為綜合、多元，也由于此，其管理流程就相對更為系統(tǒng)。
(三)綜合性參考價值高。對于水庫的正常運行管理中，水利工程檔案往往涉及到的主要內(nèi)容包括為：指導(dǎo)性文件、水工類、閘門電氣化、水能源利用類、勘探地質(zhì)類、水文類、科研技術(shù)類、施工建設(shè)類、安全生產(chǎn)類、以及運作管理類等。這些系統(tǒng)綜合性的類別資料，就構(gòu)建而出了水利工程建設(shè)與發(fā)展過程中的各個門類文檔材料，它們?nèi)娣从沉怂こ踢\行管理的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。
二、當(dāng)前水利工程檔案管理的狀況
(一)檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運行管理質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業(yè)務(wù)和工程項目的重要依據(jù)，也是水庫運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視程度不夠。在水庫管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
(二)專人負(fù)責(zé)的管理力度較差。一是對水利工程檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。二是沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶來了困難。這對日后的工程管理和維護，以及對新建工程的準(zhǔn)備存在不利的影響。
三、提高水利工程檔案管理的改進措施
(一)強化管理人員的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)。由于水利工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)性與規(guī)范性的管理工作，要求管理人員的綜合業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)都要加強，保持不斷創(chuàng)新、勇于進取、積極踏實以及科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。而且能夠在此基礎(chǔ)上，熟悉水利管理部門的崗位職責(zé);同時對于當(dāng)代信息產(chǎn)業(yè)設(shè)備、技術(shù)等都要進行科學(xué)的電算化系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，開展繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等，施行業(yè)務(wù)技能考核，從而使得水利檔案管理的實際工作能力大幅度提升。
(二)加強水利電子檔案的管理。水利工程監(jiān)測數(shù)據(jù)往往總是需要進行頻繁備份，加以保存。同時要重視電子檔案系統(tǒng)的維護與升級;年終形成工程測量數(shù)據(jù)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應(yīng)當(dāng)實行雙備份;注意在對檔案信息記錄與備份時，要對異地相關(guān)科室檔案進行額外備份，也就是對紙質(zhì)檔案與電算化的電子檔案等都要完全施行檔案歸集、歸檔等類的工作，有效防止意外事故發(fā)生引起整個工程監(jiān)測數(shù)據(jù)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時，保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防火等，定期進行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使水利檔案丟失，造成無法挽回的損失。
結(jié)束語：總之，對于水利工程檔案管理來說，它是促進著水利工程長遠(yuǎn)建設(shè)與發(fā)展的重要衡量指標(biāo)、數(shù)據(jù)，是一項極富價值、極為可靠的有利史料、資料依據(jù)。如在“莫拉克”臺風(fēng)中，管理部分通過有關(guān)歷史數(shù)據(jù)進行調(diào)閱，從而充分做出有利部署，使水利部門通過臺風(fēng)變化的前、中、后三個階段的進展情況，做出合理調(diào)度，緊急預(yù)警，進一步保障了國家經(jīng)濟財產(chǎn)的安全程度。另外，對于水利建設(shè)部門的各個單位應(yīng)積極開展管理測評機制，加強檔案管理的細(xì)化精度，從根本上保障了水利工程檔案的安全性與真實性以及完整性，進而發(fā)揮出它的有利效用與價值。
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