關(guān)于檔案管理論文的范文錦集
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檔案數(shù)字化建設(shè)
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)而是數(shù)字檔案機(jī)構(gòu)、虛擬檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)打好基礎(chǔ)。進(jìn)入“十二五”建設(shè)中，更要進(jìn)一步做好檔案的數(shù)字化建設(shè)。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
現(xiàn)在是信息化的時代，數(shù)字檔案機(jī)構(gòu)是數(shù)字化信息服務(wù)的重要組成部分，其一，檔案機(jī)構(gòu)是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實(shí)用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就不能體現(xiàn)檔案的服務(wù)價值。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案機(jī)構(gòu)提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化。目前，檔案機(jī)構(gòu)的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，希望查閱信息更為方便，這都迫使檔案機(jī)構(gòu)這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案機(jī)構(gòu)的館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)中的相關(guān)問題
(一)電子載體的特點(diǎn)
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5―15年。電子文件載體容易受溫濕的影響。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。保存電子文件的理想溫度為16℃―20℃，相對濕度為40%±5%。灰塵會對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。因此在電子檔案的保管中還要注意防止灰塵侵害。外來磁場對電子文件的磁性載體是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。因而要防止外磁場的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。光線會使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基、帶基老化，強(qiáng)度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
(二)電子檔案信息保護(hù)
對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù);數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標(biāo)志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網(wǎng)上登記的時間是無法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。
了解了電子文檔的特點(diǎn)，才能更好地做好檔案數(shù)字化建設(shè)。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2、建立檔案機(jī)構(gòu)(館)網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。
3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)問題
電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。傳統(tǒng)的電子文件安全管理基本上還處于在一個局部的、靜態(tài)的、少數(shù)人負(fù)責(zé)的、突擊式、事后糾正的管理方式，導(dǎo)致的結(jié)果是不能從根本上避免降低各類風(fēng)險(xiǎn)，也不可能降低電子文件安全事故導(dǎo)致的綜合損失。因此，文件、檔案管理部門應(yīng)盡快建立自身的電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理體系。
如今，風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)是信息安全保障工作的一個主流范式。信息安全防范工作越來越基于風(fēng)險(xiǎn)管理。把風(fēng)險(xiǎn)管理與電子文件聯(lián)系起來是每一個與電子文件打交道的人，特別是文件、檔案管理者無法回避的視角和觀念。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。電子檔案的特點(diǎn)：信息的非人工識讀性;信息存儲的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性;系統(tǒng)依賴性。電子文件主要包括文本文件、命令文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的技術(shù)方法不同，檔案管理員必須對此有深刻認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。同時，電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環(huán)境的不穩(wěn)定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災(zāi)難性后果。而且人們對計(jì)算機(jī)的依賴性越強(qiáng)，其帶來的社會危害就越大。加強(qiáng)電子文件管理，應(yīng)當(dāng)成為信息化安全，乃至社會安全的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
一、風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因
當(dāng)前電子文件安全管理存在明顯的薄弱環(huán)節(jié)。首先，安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂，絕大多數(shù)是憑借個人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門計(jì)劃來制定的，而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來制訂的。其次，缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評估環(huán)節(jié)。沒有風(fēng)險(xiǎn)評估，電子文件的安全管理就會成為無源之水、無本之木，缺乏決策行動的依據(jù)與方向，大部分管理部門的各種措施只是進(jìn)行簡單的跟風(fēng)或?qū)Π踩a(chǎn)品與技術(shù)進(jìn)行簡單地堆疊，對其用途更是“知其然，不知其所以然”，最終在風(fēng)險(xiǎn)來臨之時，不能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)。最后，電子文件是動態(tài)存在的，其安全現(xiàn)狀也是隨時在變化的。在采取安全措施后，還必須強(qiáng)化電子文件全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，實(shí)時監(jiān)視殘余風(fēng)險(xiǎn)、識別新風(fēng)險(xiǎn)，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，以及評估這些工作的有效性。然而現(xiàn)有的電子文件安全監(jiān)控力度十分有限，絕大部分是局限于電子文件載體的溫濕度控制，而不是對整個生命周期的殘余風(fēng)險(xiǎn)、新風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控。
傳統(tǒng)的電子文件安全管理，雖然在理論上我們強(qiáng)調(diào)要收集全電子文件相關(guān)的背景、結(jié)構(gòu)信息，但具體實(shí)踐中由于沒有科學(xué)界定電子文件安全管理范圍，其背景、結(jié)構(gòu)信息也就難以收集齊全，自然安全管理工作就不系統(tǒng)。另一方面，電子文件的安全管理不僅要對電子文件自身所面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，更重要的是對其依賴的信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合管理。而傳統(tǒng)的安全管理大都是從電子文件本身風(fēng)險(xiǎn)因素出發(fā)而制定安全措施的，這很難在電子文件安全管理上取得實(shí)質(zhì)性效果。此外，傳統(tǒng)的電子文件安全管理大多是靜態(tài)地管理，更多的是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與應(yīng)用，一般將文件按其形成過程分成若干階段，分析各階段潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，從而制定相應(yīng)的對策。這種方法很難應(yīng)對日益復(fù)雜、嚴(yán)峻的電子文件安全問題。
信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理宗旨之一，就是在綜合成本和效率的前提下，通過安全措施來控制風(fēng)險(xiǎn)，使殘余風(fēng)險(xiǎn)降低到可接受的范圍。實(shí)際上，絕對安全是沒有的，電子文件的安全管理也不是“越安全越好”。不同部門不同種類的電子文件，對于安全的需求是不同的;同一份電子文件其安全保密性超出安全保密的管理需求不但沒有必要，而且還會造成資金上的浪費(fèi)。然而，當(dāng)前，很多文件、檔案管理部門在沒有對本部門安全現(xiàn)狀和安全需求進(jìn)行認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，為了追求安全就不惜成本盲目地追求新的安全產(chǎn)品與技術(shù)，結(jié)果采用了一大批新安全產(chǎn)品與技術(shù)，卻收效甚微，造成資金的嚴(yán)重浪費(fèi)。
二、風(fēng)險(xiǎn)防范的對策
為了防范風(fēng)險(xiǎn)，正確認(rèn)識風(fēng)險(xiǎn)，高校檔案館在檔案管理過程中，首先，要積極吸納優(yōu)秀的電子檔案管理人才，培育一支具有專業(yè)能力和時代開拓性的檔案管理隊(duì)伍以適應(yīng)信息時代檔案管理的發(fā)展要求。其次，加強(qiáng)對檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)工作，建立健全符合高校特色的檔案管理機(jī)制。再次，在檔案管理中加強(qiáng)對檔案管理工作的規(guī)范性制度性建設(shè)，制定相應(yīng)的管理細(xì)則，規(guī)范檔案管理的方法。在具體檔案管理的工作中，第一，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由高校檔案館統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。第二，電子文件的收集與積累。收集范圍：電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。收集積累要求記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。第三，在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整，要嚴(yán)格按照歸檔要求整理電子檔案。
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