檔案管理相關(guān)的論文精選特輯
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信息科技時(shí)代下干部人事檔案管理的發(fā)展探究
一、引言
信息化技術(shù)在干部人事檔案管理中的應(yīng)用，結(jié)合了信息學(xué)與管理學(xué)，是在具體管理模式上的創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)干部人事檔案資料的安全管理、高效使用具有重要的價(jià)值。在信息化技術(shù)在干部人事檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展過程中，正確的認(rèn)識(shí)目前干部人事檔案管理中存在的不足、努力構(gòu)建完善的干部人事檔案管理機(jī)制與平臺(tái)，豐富干部人事檔案管理方法與措施，提高干部人事檔案管理效率等各項(xiàng)工作是我們亟待探究并努力發(fā)展的方向。
二、傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作中存在的問題
1、效率低
傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作，其由于過度的依賴人工的“檢索”和管理，導(dǎo)致了在實(shí)際的管理工作中效率相對(duì)較低。尤其是近年來，面對(duì)日益增多和復(fù)雜的干部人事檔案管理工作，傳統(tǒng)的“紙上談兵”的管理模式顯然已經(jīng)不能滿足新時(shí)期干部人事檔案管理工作的要求。
2、保存問題
干部人事檔案資料，與其他檔案管理的內(nèi)容相同，對(duì)于如何就檔案資料的妥善保存是擺在傳統(tǒng)檔案管理工作人面前的一個(gè)重要課題。比如有些地方，常年雨水充足，潮濕的空氣和交高的溫度等不利于檔案資料的保存。這也是當(dāng)前干部人事檔案管理需要去改革的一個(gè)重要內(nèi)容。
3、信息傳輸慢
干部人事檔案，服務(wù)于整個(gè)干部人事管理工作，其檔案管理資料的內(nèi)容，是反應(yīng)一個(gè)干部的整個(gè)人事過程。而傳統(tǒng)人事檔案資料往往在調(diào)閱的過程中，出現(xiàn)一定的周期性，需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案資料的申請(qǐng)調(diào)閱等，傳播效率的問題制約了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。
三、信息科技時(shí)代下干部人事檔案管理工作的發(fā)展探究
1、充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極構(gòu)建在線管理平臺(tái)
信息科技推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，信息科技時(shí)代下，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)前，很多檔案管理部門都在積極的構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案資料的在線管理，提高了整個(gè)檔案管理工作的成效性。比如，過去的干部人事檔案調(diào)閱往往需要去相關(guān)的部門申請(qǐng)辦理，而現(xiàn)在可以通過實(shí)時(shí)的電子系統(tǒng)，進(jìn)行相關(guān)的調(diào)閱申請(qǐng)工作，極大的提高了干部人事檔案管理工作的成效。
2、推動(dòng)電子化、數(shù)字化的檔案管理發(fā)展
電子化、數(shù)字化的檔案管理是信息科技時(shí)代的重要發(fā)展方向。電子化、數(shù)字化的檔案管理模式，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理中存在的各種問題，提高了檔案管理工作的效率，使得檔案資料在進(jìn)過一次掃描入系統(tǒng)后，實(shí)現(xiàn)永久的庫(kù)存保障，降低了紙質(zhì)檔案在實(shí)際調(diào)閱中面臨損毀丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
3、基于信息管理系統(tǒng)的干部人事檔案管理考評(píng)體系
良好的考核與評(píng)價(jià)體系，是衡量一項(xiàng)工作成效與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。在過去，針對(duì)干部人事檔案管理工作的考核與評(píng)價(jià)，往往相對(duì)簡(jiǎn)單和粗狂，未能就整個(gè)檔案管理的過程和相關(guān)工作人員自身的主觀內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，正是基于這樣的問題，很多干部人事檔案管理工作往往出現(xiàn)考核不全面的現(xiàn)象。因此，在針對(duì)干部人事檔案管理工作的考核與評(píng)價(jià)中，相關(guān)的管理部門應(yīng)該充分利用信息系統(tǒng)的框架優(yōu)勢(shì)，對(duì)整個(gè)干部人事檔案行為進(jìn)行系統(tǒng)化、全面化的考核。比如可以把每一個(gè)檔案管理人員的工作認(rèn)識(shí)、工作作風(fēng)、工作創(chuàng)新力、服務(wù)意識(shí)、工作主動(dòng)性和積極性、主管領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)、同事的互評(píng)等與硬性的考核內(nèi)容結(jié)合在一起，形成一個(gè)考核與評(píng)價(jià)的生態(tài)圈，對(duì)每一個(gè)干部人事檔案管理的工作人員進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，并且把評(píng)價(jià)的結(jié)果與每一個(gè)檔案管理人員自身的福利、待遇等相掛鉤，激發(fā)每一個(gè)檔案管理人員主動(dòng)、積極的參與到干部人事檔案管理工作中。
4、重視網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)安全，切實(shí)保障干部人事檔案
信息科技時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全以及成為了一個(gè)重要的話題，也是當(dāng)前企事業(yè)單位和每一個(gè)公民都在密切關(guān)注的問題。21世紀(jì)是一個(gè)高度發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，關(guān)注系統(tǒng)自身的安全，對(duì)于企事業(yè)單位自身的健康發(fā)展來說至關(guān)重要。從熊貓燒香到勒索病毒，一次一次的網(wǎng)絡(luò)病毒爆發(fā)都要求我們時(shí)刻保持一顆清醒的頭腦，切實(shí)的做好信息系統(tǒng)的安全和維護(hù)工作。因此，相關(guān)的檔案管理部門重視和成立一支專門的信息安全和管理隊(duì)伍，定期的開展相關(guān)的系統(tǒng)安全檢查和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作，充分的保障每一個(gè)干部人事檔案資料都能夠妥善的保存。
四、結(jié)語
總之，全面做好干部人事檔案管理工作至關(guān)重要。當(dāng)前，隨著信息科技的快速發(fā)展，干部人事檔案管理工作與信息技術(shù)的融合發(fā)展，必將成為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。作為干部人事檔案管理的工作人員，應(yīng)該積極的認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來的發(fā)展機(jī)遇，轉(zhuǎn)變自身的工作思維和模式，加強(qiáng)自身信息素養(yǎng)和能力的再教育和培訓(xùn)，拓展自身的工作視野，為干部人事檔案管理工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
專業(yè)技術(shù)人員檔案如何服務(wù)于人力資源管理
引言：
專業(yè)技術(shù)人員檔案是專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)的集中反映，囊括其在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、工作業(yè)績(jī)、職稱晉升與科研水平等方面的信息。加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理，不僅有助于使人力資源管理部門將專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行合理任用與管理，同時(shí)也可以將其中的專業(yè)領(lǐng)軍人物發(fā)展為單位儲(chǔ)備人才，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展建設(shè)。
一、專業(yè)技術(shù)人員檔案的主要作用
(一)日常管理
在企事業(yè)單位的日常管理中，專業(yè)技術(shù)人員檔案是單位員工辦理工資調(diào)整與職稱申報(bào)等工作的主要依據(jù)，不僅關(guān)系到養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)金的繳納工作，更關(guān)乎員工的大病醫(yī)療統(tǒng)籌與退休年限計(jì)算，為員工各項(xiàng)材料的證明提供重要參照。
(二)職位晉升
專業(yè)技術(shù)人員檔案為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的科學(xué)決策提供重要依據(jù)，詳細(xì)的反映了個(gè)人的學(xué)習(xí)狀況、工作經(jīng)歷、道德品格、工作業(yè)績(jī)以及專業(yè)特長(zhǎng)等綜合信息，為人力資源管理部門完成管理活動(dòng)提供了具有借鑒價(jià)值的文件資料，系統(tǒng)、全面、真實(shí)的反映了個(gè)人的專業(yè)技能。在單位內(nèi)部進(jìn)行干部的選拔、考察與任用時(shí)，專業(yè)技術(shù)人員檔案是極為重要的參考資料，關(guān)乎到干部選拔是否科學(xué)正確，甚至對(duì)于單位的未來發(fā)展與管理都會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。專業(yè)技術(shù)人員檔案的健全建設(shè)，有助于加強(qiáng)人力資源管理部門對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的正確培養(yǎng)、合理使用，推動(dòng)人事部門工作職能的進(jìn)一步完善。
(三)文化傳承
黨的十八大會(huì)議報(bào)告指出，要“建設(shè)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化傳承體系，弘揚(yáng)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。”專業(yè)技術(shù)人員檔案是個(gè)人歷史真實(shí)完整的記錄，記錄了個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)與參考的作用，同時(shí)也是人類文化活動(dòng)檔案的重要組成部分，將其中有保存價(jià)值部分作為檔案留存，使之貯存和積累下去，對(duì)于中華民族文化傳承具有重要意義[1]。
二、專業(yè)技術(shù)人員檔案服務(wù)于人力資源管理的具體措施
(一)提升管理意識(shí)，深化制度保障
長(zhǎng)久以來，許多人缺乏對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的深入理解，導(dǎo)致檔案管理工作備受忽視、無人看管，造成檔案存在斷節(jié)問題。許多技術(shù)人員的資料不全、歸檔無序，當(dāng)人力資源部門在辦理專業(yè)技術(shù)人員的聘任手續(xù)時(shí)，常常無法找到相關(guān)的任職文件與評(píng)審表等資料，造成工資發(fā)放問題無法落實(shí)，為人力資源管理增添了極大的難度。因此，首先需要從制度層面加以保障，將專業(yè)技術(shù)人員檔案的查閱與借閱制度建立健全，明確注意事項(xiàng)，為檔案管理工作的實(shí)行提供理論依據(jù)。其次，專業(yè)技術(shù)人員檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮其工作職能，強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)人員與其所在單位的內(nèi)在聯(lián)系，及時(shí)做好檔案材料的收集與匯總，完善、充實(shí)檔案的內(nèi)容。在進(jìn)行檔案材料收集時(shí)，務(wù)必要經(jīng)過詳細(xì)的甄別與實(shí)際確認(rèn)，確保材料具備真實(shí)性與即時(shí)性。并且在進(jìn)行檔案整理的過程中，一定要確保檔案的完整性，在多方監(jiān)督下共同完成，避免檔案材料出現(xiàn)丟失或內(nèi)容被擅自更改等問題。經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員本人簽字確認(rèn)或由單位蓋章后，方能歸入檔案系統(tǒng)，具有實(shí)效性。
(二)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案有效性
以往在專業(yè)技?g人員檔案的儲(chǔ)存方面，通常都以紙質(zhì)文件作為存貯的介質(zhì)，而紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的過程中極易出現(xiàn)磨損與變質(zhì)問題，不僅增加了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)隱患，更提高了檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本，耗費(fèi)大量檔案查閱時(shí)間。伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣與普及，如今檔案管理工作也朝著信息化方向邁進(jìn)。因此，專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理也應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立網(wǎng)上的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、管理和利用的全過程管理，實(shí)現(xiàn)智能化、系統(tǒng)化與自動(dòng)化，最大程度的縮減人力資源管理部門以及相關(guān)工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷量，提高人力部門的工作效率[2]。
(三)強(qiáng)化多方合作，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理
由于專業(yè)技術(shù)人員檔案具備專業(yè)性、連續(xù)性與動(dòng)態(tài)性的基本特點(diǎn)，因此其檔案管理也應(yīng)當(dāng)在多方合作下共同推進(jìn)。首先，專業(yè)技術(shù)人員自身要具備個(gè)人材料的管理意識(shí)。作為個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的主體對(duì)象，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)以檔案管理者的歸檔要求為參照，注重在日常生活中完善檔案管理意識(shí)，將個(gè)人在專業(yè)工作中撰寫的論文、著作以及科研申報(bào)材料等進(jìn)行記錄，向其主管部門進(jìn)行登記備案，隨后再將材料及時(shí)上交到檔案室，經(jīng)檔案管理人員的簽字確認(rèn)后再進(jìn)行各類報(bào)銷手續(xù)的辦理。其次，相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)完善材料管理意識(shí)。各職能部門在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，需要將活動(dòng)中的培訓(xùn)與考核等資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集，定期向檔案部門移交，年終考核時(shí)應(yīng)當(dāng)以檔案部門的備案情況作為考核依據(jù)，既能確保檔案的完整性，也使主管部門能夠?qū)ζ漕I(lǐng)屬的專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)術(shù)成果、工作能力有充分的掌握與了解。最后，加強(qiáng)檔案部門與人力資源部門的有效對(duì)接。當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員或各業(yè)務(wù)主管部門將信息移交給檔案管理部門時(shí)，檔案部門應(yīng)當(dāng)按照技術(shù)職稱進(jìn)行排序與分類，做好整理、補(bǔ)充、保管工作。同時(shí)，檔案部門應(yīng)當(dāng)與人力資源部門做好溝通工作，確保個(gè)人專業(yè)信息具備完整性與實(shí)效性，能夠?yàn)槿肆Y源部門的檔案需求提供詳盡充分的數(shù)據(jù)支撐與信息參照，從而為人力資源部門針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理增添極大地助益，提升人力資源管理部門的工作效率。
結(jié)論：
總而言之，專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)參照，促使人力資源管理部門對(duì)于各類專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平與工作能力進(jìn)行全面的了解，結(jié)合實(shí)際狀況開展有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)與考核，完善其專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員工作水平的不斷提升，提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
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