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淺談社會保險電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

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  隨著國民經(jīng)濟的逐步發(fā)展,我國社會保險的參保數(shù)迅速增加,社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰(zhàn),因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析,將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換,才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

  一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析

  (一)社會保險的參保人數(shù)增長迅速

  我國社會保險的參保數(shù),增長迅速。2009年底,全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人,比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人,比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃(2011-2012年)》指出,到2012年,中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2.23億,基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億,失業(yè)保險參保人數(shù)超過1.2億,工傷保險參保人數(shù)超過1.4億,生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長。可見,我國社會保險檔案與日俱增,當今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高,需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。

  (二)社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

  社保檔案數(shù)量巨大,工作環(huán)節(jié)繁瑣,相對于社會保障工作,社保檔案工作沒有硬指標來考核,也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標準,因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理,進而導致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè),相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘,或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標準和技術(shù)架構(gòu),導致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式,只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象,就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息,從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

  (三)社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴大

  社會保險覆蓋范圍不斷擴大,經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務、銀行等網(wǎng)上業(yè)務的接受,熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn),而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務的利益訴求,因而我們應從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認知社會保險檔案管理問題,再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了?,F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

  (四)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)實施改革計劃

  近幾年來,國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)全面實施了各種改革計劃,早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起,流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日,人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案,企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項,新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。

  (五)負責社會保險檔案管理的部門分散

  我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?,F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是:社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦,政出多門,業(yè)務交叉,資源浪費,政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機構(gòu)分散、不集中,使人們在利用公民個人社保檔案時,存在著許多不便。例如,我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況,需要到幾個不同的管理機構(gòu)去了解,這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理,使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞,于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象:如“涉保”人死亡以后,其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié),仍有人代領(lǐng)保險金。

  二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題

  (一)對社會保險檔案管理工作不夠重視

  由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作,人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面,強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面,忽視了社會保險檔案管理,使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài),其作用無法得到充分發(fā)揮。

  (二)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范

  社保檔案管理缺乏國家標準,職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》,而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要,亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下,有的制訂了一些社保檔案的地方標準,有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法,而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標準和規(guī)范,造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中,管理的規(guī)范和水平也不一致。

  (三)社會保險檔案管理體制不規(guī)范

  由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準,造成歸檔范圍不明確,社會保險文件材料收集不齊全,檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生,嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構(gòu)不健全,沒有專職或兼職人員管理檔案,即使有,也是臨時抽調(diào),沒有經(jīng)過專職培訓,嚴重影響社會保險檔案的質(zhì)量。

  (四)社會保險檔案存檔的條件差

  由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決,社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程,大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案,歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房,只能存放在潮濕的房間里,致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難,也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

  三、社會保險檔案管理的解決辦法

  (一)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

  社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務辦理需要,會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明,各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料,是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便,但是將這些材料進行電腦掃描儲存,就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要,可靈活運用,如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

  (二)在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機構(gòu)

  在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心,結(jié)束社保檔案管理分散問題,實行高度統(tǒng)一的管理,改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面,使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導和決策機構(gòu),負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度,參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次,全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機構(gòu),包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新,并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。

  (三)統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼,可供查詢

  實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度,讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來,由國家勞動和社會保障部的分支機構(gòu)負責公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新,送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的,便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況,同時便于投保者本人的查詢。

  (四)根據(jù)社保檔案類別進行分類管理

  根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理,方便查找、儲存,可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案,確定不同的歸檔整理方法。首先,確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,按社保檔案不同價值性質(zhì)分類,以便于保管和利用。其次,確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型,確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后,根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

  (五)建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng),規(guī)范標準

  建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導,以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托,按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次,樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動,對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡,并用計算機儲存,記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機網(wǎng)絡(luò),對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口,允許公民定期查詢,同時也可替他們預測,比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金,以提高工作的透明度。

淺談社會保險電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

隨著國民經(jīng)濟的逐步發(fā)展,我國社會保險的參保數(shù)迅速增加,社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰(zhàn),因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析,將紙介檔案與數(shù)字檔
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