論加強(qiáng)電子檔案的管理,做好電子檔案的利用
電子檔案,是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前,在日常工作中,電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象,對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門(mén)面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理的電子化程度雖然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的問(wèn)題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而,電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上,而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前,關(guān)于電子檔案的利用,其途徑主要有三種:提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝??截愂请娮訖n案使用的第一途徑,目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài),確保其使用過(guò)程中的權(quán)威性。作為檔案部門(mén),當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí),應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式,由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí),也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題,而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力,是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸,即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案,在不同的館際之間,可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流,以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料,可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦,在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持,也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性,取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門(mén)來(lái)說(shuō),還是一個(gè)新鮮事物,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者,做好電子檔案的管理,從理念上說(shuō),要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面,我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1、加強(qiáng)電子檔案管理,有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中,由于檔案工作的特殊性,特別是一些易破碎的檔案資料,一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管,而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而,計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度,有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后,就可把按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔,大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理,有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù),加強(qiáng)電子檔案管理,資源信息實(shí)現(xiàn)電子化,有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化,大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播,這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理,為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù),要求我們必須拓寬知識(shí)面,努力學(xué)習(xí)新技術(shù),增長(zhǎng)技能,提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力,使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3、加強(qiáng)電子檔案管理,有利于滿足多樣化需求
隨著社會(huì)的進(jìn)步,越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求,他們不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性,逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性,與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系,隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化,表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性,加強(qiáng)電子檔案的管理,有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化,導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此,加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并從多個(gè)角度展開(kāi)工作。
1、建立檔案利用制度,整合各類(lèi)檔案資源
要建立檔案利用審批制度,相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí),必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批,還要建立檔案利用管理制度,檔案收藏部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng),使檔案收集更為及時(shí),保證電子檔案的及時(shí)更新,更好的滿足電子檔案利用者的需求,并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ),整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式,避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無(wú)原則,應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定,并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下,對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案,不宜用拷貝的方式提供使用,對(duì)這類(lèi)文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí),有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理,并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改,避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式,確保重要信息完整
所謂“雙套制”,指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn),要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐,掌握現(xiàn)代信息技術(shù),熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù),否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外,“雙套制”所面臨的問(wèn)題,主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”,哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法,有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理,才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi),并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
4、加強(qiáng)工作人員管理,提高檔案保護(hù)意識(shí)
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化,導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此,必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理,從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性,達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)??傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心,使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度,這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
四、小結(jié)
現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用,是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展,電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),要符合本單位的客觀實(shí)際,順應(yīng)其規(guī)律,加強(qiáng)科學(xué)管理,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。