文檔管理系統(tǒng)研究論文
文檔管理系統(tǒng)研究論文
文檔管理系統(tǒng)是近年來備受關(guān)注的一個重要研究方向和熱門課題,特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展,人們對海量文檔數(shù)據(jù)的存儲需求日益劇增。下面是學習啦小編為大家整理的文檔管理系統(tǒng)研究論文，供大家參考。
文檔管理系統(tǒng)研究論文篇一
論技術(shù)改造工程項目文檔管理規(guī)定
文檔管理系統(tǒng)研究論文摘要
摘要：本文對建設(shè)工程質(zhì)量和工程檔案管理的相互關(guān)系進行了全面研究，提出了工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映，工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提高工程質(zhì)量的重要手段等觀點;對提高建設(shè)工程中建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各方面人員的檔案意識，促進工程檔案管理進一步融入工程質(zhì)量保證體系具有較強的參考價值。
文檔管理系統(tǒng)研究論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：文檔管理 單位檔案職責 工程檔案管理
1 文檔管理的方式
在項目實施過程中，由于項目實施的復(fù)雜性，多方人員參加以及時間跨度長等因素，所以有關(guān)需求、建議、解決方案和會議、問題記錄等都必須文檔化、標準化，以便查閱和引用。這些文檔伴隨著項目實施的各個階段逐漸充實、完善;與此同時，它們亦記載跟蹤了整個實施的過程和成果。因此，在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達到預(yù)期的目的。
1.1文檔模板的管理
面對項目中需要建立的各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理中的過程中應(yīng)建立一套文檔的模板。
在建立文檔模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。
在建立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實際使用時要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個相對容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進行模板管理，最好能夠在首頁進行一個鏈接，讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時，需要含有一個共同類，或者叫做公用類，因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現(xiàn)，也會有一些無法進行分類的文檔，這個時候就可以通過共同類進行管理
1.2文檔目錄的管理
為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。
在進行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，因為文件夾管理的特殊性，需要注意其權(quán)限管理的簡潔化;如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。
2 項目技術(shù)文檔范圍
2.1項目立項申請、可行性研究報告、項目批復(fù)等立項依據(jù)性文件;施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、中間交接、竣工驗收 、試運行等。
2.2基礎(chǔ)檢測報告、發(fā)電機轉(zhuǎn)子探傷報告、制造廠(運行廠)調(diào)研報告。
2.3設(shè)備招標、設(shè)計招標、施工招標、工程監(jiān)理招標文件。
2.4施工圖設(shè)計文件、圖紙審核會簽資料。
2.5工程概算書、施工預(yù)算表、工程竣工決算、固定資產(chǎn)清單及明細表。
2.6工程監(jiān)理合同、工程監(jiān)理規(guī)劃及實施細則。
2.7施工組織設(shè)計、施工前技術(shù)交底、施工計劃、施工方案、施工工藝措施。
2.8設(shè)計變更、工程更改洽商單、通知單。
2.9原材料檢驗報告、原材料出廠技術(shù)文件、產(chǎn)品合格證。
2.10設(shè)備安裝記錄。
3 項目技術(shù)文檔的要求：
3.1項目技術(shù)文檔必須完整、準確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明。
3.2竣工圖應(yīng)反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證。
3.3凡按圖施工，在施工過程中沒有變動的工程，由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖。
3.4凡有一般性圖紙變更的符合設(shè)計或規(guī)范要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。
3.5施工中有一般性設(shè)計變更時，能在原施工圖上修改的，由施工單位在原施工圖上注明修改部分與修改依據(jù)和說明，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。
3.6凡有結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變等重大變更及圖幅變更面積超過10%，應(yīng)重新繪制竣工圖。
3.7所有設(shè)計變更文件中的變更內(nèi)容，必須不遺漏地在竣工圖中全面反映，即每項變更內(nèi)容，不但要在文件所指的竣工圖上反映,而且要在所有涉及到的相關(guān)聯(lián)的每張竣工圖上反映。
3.8實施過程中的圖片、照片、錄象等材料，以及項目實施過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明。同時，要詳細地填寫檔案資料登記表。
4 各方的通用職責
4.1工程各參建單位填寫的工程檔案應(yīng)以工程合同、設(shè)計文件、工程質(zhì)量驗收標準、施工及驗收規(guī)范等為依據(jù)。
4.2工程檔案應(yīng)隨工程進度及時收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。
4.3工程檔案進行分級管理，各單位技術(shù)負責人負責本單位工程檔案的全過程組織工作，工程檔案的收集、整理和審核工作由各單位檔案管理員負責。
4.4對工程檔案進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰。
5 建設(shè)單位職責
5.1應(yīng)加強對基建文件的管理工作，并設(shè)專人負責基建文件的收集、整理和歸檔工作。
5.2在與勘察、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位簽訂勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工合同時，應(yīng)對監(jiān)理文件、施工文件和工程檔案的編制責任、編制套數(shù)和移交期限做出明確規(guī)定。
5.3必須向參建的勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)項目有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全。
5.4負責在工程建設(shè)過程中對工程檔案進行檢查并簽署意見。
5.5負責組織工程檔案的編制工作，可委托總承包單位或監(jiān)理單位組織該項工作;負責組織竣工圖的繪制工作，可委托總承包單位或監(jiān)理單位或設(shè)計單位具體執(zhí)行。
5.6編制基建文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整基建文件歸入地方城建檔案部門及移交產(chǎn)權(quán)單位，保存期應(yīng)與工程合理使用年限相同。
5.7應(yīng)嚴格按照國家和地方有關(guān)城建檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的資料，建立、健全工程檔案，并在建設(shè)項目竣工驗收后，按規(guī)定及時向地方城建檔案部門移交工程檔案。
6 工程監(jiān)理單位職責
6.1應(yīng)加強監(jiān)理資料的管理工作，并設(shè)專人負責監(jiān)理文件的收集、整理和歸檔工作。
6.2監(jiān)督檢查工程文件的真實性、完整性和準確性。在設(shè)計階段，對勘察、測繪、設(shè)計單位的工程文件進行監(jiān)督、檢查;在施工階段，對施工單位的工程文件進行監(jiān)督、檢查。
6.3接收建設(shè)單位的委托進行工程檔案的組織編制工作。
6.4在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，由項目總監(jiān)理工程師組織對監(jiān)理檔案進行整理、裝訂與歸檔。監(jiān)理檔案在歸檔前必須由項目總監(jiān)理工程師審核。
6.5編制的監(jiān)理文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整監(jiān)理文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對監(jiān)理檔案的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。
7 工程施工單位職責
7.1應(yīng)加強施工文件的管理工作，實行技術(shù)負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理工作。建設(shè)項目的施工文件應(yīng)設(shè)專人負責收集和整理。
7.2總承包單位負責匯總整理各分包單位編制的全部施工文件，分承包單位應(yīng)各自負責對分承包范圍內(nèi)的施工文件進行收集和整理，各承包單位應(yīng)對其施工文件的真實性和完整性負責。
7.3接受建設(shè)單位的委托進行工程檔案的組織編制工作。
7.4按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢并移交建設(shè)單位進行工程竣工驗收。
7.5負責編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。
8 結(jié)語
作為工程設(shè)計實施的技術(shù)依據(jù)，又要成為工程竣工后的歷史資料歸檔，還作為整個系統(tǒng)的未來維護、擴展、故障處理工作的客觀依據(jù)。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設(shè)項目檔案管理工作，使建設(shè)項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設(shè)項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設(shè)單位的項目檔案管理有所幫助。
文檔管理系統(tǒng)研究論文篇二
文檔管理與機關(guān)文秘人員素養(yǎng)之我見
文檔管理系統(tǒng)研究論文摘要
摘要：本文從機關(guān)文秘人員的政治素養(yǎng)以及文字、寫作等方面，闡述了提高機關(guān)文秘人員的素養(yǎng)與文書檔案管理的重要性。機關(guān)秘書是黨政部門和企、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員，機關(guān)秘書的工作不僅僅局限于抄、寫、收、發(fā)，而且還應(yīng)通過文書整理以及各種具體事務(wù)性工作的處理，為領(lǐng)導(dǎo)收集提供準確有用信息，起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手的重要作用。因此，從某方面說辦公室的文秘人員既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，優(yōu)勢文書檔案的管理者。所以辦公室文秘人員要想勝任自己所從事的工作，必須從強化自身素質(zhì)入手，才能提高檔案管理的質(zhì)量，才能更好更多更及時準確的為領(lǐng)導(dǎo)提供具有參考價值的信息，從而成為一名合格的領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和檔案管理人員。
文檔管理系統(tǒng)研究論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：機關(guān)文秘人員 素養(yǎng) 文書檔案管理
在我國很多黨政機關(guān)和企事業(yè)單位，一般不設(shè)立專門的文書檔案館，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理。因此，機關(guān)文秘人員的工作要求不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還承擔著做好文書檔案管理的重任。文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。因此，做好文書檔案管理工作是辦公室文秘的基本功。但是，怎樣才能做好文書檔案管理工作呢?為此，本文作者結(jié)合自己多年以來的工作實踐，從辦公室文秘人員自己應(yīng)具備的素質(zhì)等方面談?wù)勛约旱恼J識。
一、較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德
機關(guān)秘書是黨政機關(guān)和企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公室的主要人員之一，文秘工作是一項實踐性、協(xié)調(diào)性、政策性很強的工作，作為秘書人員他是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和參謀，因此具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)是文秘人員做好文秘工作和文書檔案管理的保障。秘書的政治素質(zhì)是關(guān)于秘書的政治方向、政治立場、政治觀點、政治鑒別力和政治敏銳度的總和。政治素質(zhì)是機關(guān)秘書素質(zhì)的核心，是衡量秘書是否合格的先決條件。在我國無論是在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位還是私人企業(yè)，文秘人員具備較高的政治素質(zhì)都非常重要。秘書的職業(yè)道德，是秘書在職業(yè)活動中必須遵守的法律、法規(guī)或規(guī)章制度，它是社會主義道德在秘書職業(yè)活動中的具體體現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動長期形成的產(chǎn)物。文秘人員工作的特殊性，要求文秘人員必須具備較好的職業(yè)道德素養(yǎng)，必須注重實事求是，必須做到忠心、守密，否則，是難以勝任機關(guān)文秘工作的。所以，文秘人員在從事職業(yè)活動過程中，首先要具備良好的政治素質(zhì)，其次應(yīng)時刻遵守職業(yè)道德，努力成為一名高尚合格的辦公室文秘人員。
二、較好文學修養(yǎng)和文字功底
較好的文字功底是文秘人員的看家本領(lǐng)，既是文秘人員搞好文秘工作的基礎(chǔ)又是做好文書檔案管理的重要條件。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手主要體現(xiàn)在：一是記錄和抄寫;二是文字材料的草擬方面。記錄，包括領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄、會議記錄、電話記錄等;抄寫，就是在文件起草過程中或文件傳閱、傳簽、修改過程中較潦草的字或經(jīng)反復(fù)推敲或多次修改和勾畫的文稿進行謄寫以便于繼續(xù)修改或交付印制，幫助領(lǐng)導(dǎo)謄寫文稿或修改文稿時秘書人員的職責。草擬文稿是文秘人員的主要工作，文稿的起草常常是由秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的提供的大綱性材料進行的。有時領(lǐng)導(dǎo)也會親自動手進行文稿的起草工作，文秘人員只需進行用詞造句的修改或提出建議，以及做出一些收集、補充與核實的工作。有時領(lǐng)導(dǎo)進行口述需要草擬文稿的的主要內(nèi)容，或者同文秘人員進行討論形成主要論點，然后再由秘書人員進行收集材料形成初稿。最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是給秘書人員一個題目和幾項要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人員自己獨自完成，最后交由領(lǐng)導(dǎo)提出意見和審核決斷。
要達到上面的要求，文秘人員就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)該具備文秘職業(yè)應(yīng)該具備的特殊的文學修養(yǎng)、技能修養(yǎng)和政治以及作風修養(yǎng)。文學修養(yǎng)和技能修養(yǎng)的高低直接決定著文秘人員的稱職與否，政治修養(yǎng)和作風修養(yǎng)是決定文秘人員的合格問題。所以文秘人員不僅要提高文學修養(yǎng)和技能而且還要努力提高自己政治素養(yǎng)和作風素養(yǎng)。否則文字水平再高技能再好，只要是作風不好或政治素質(zhì)不過硬，那都是非常危險的，就像被稱為河北省第一秘的李密一樣，早晚都會起相反作用的。文秘人員不僅僅只是通過謄寫、抄寫，記錄、起草文件等等形式體現(xiàn)出做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，同時由其經(jīng)手處理的較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了較為準確、詳實的具有較高存儲價值的原始檔案材料。因此，綜合素質(zhì)較高的文秘人員，是做好文書檔案管理的基礎(chǔ)。
三、提高文秘人員的綜合素養(yǎng)，促進文檔管理
在我國大部分黨政機關(guān)及企事業(yè)單位因為文書檔案的特殊性，一般不設(shè)置專門的文書檔案管理專職人員，而是由文秘人員兼職的。按照檔案管理規(guī)定，文書檔案管理應(yīng)歸屬當?shù)貦n案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，因此，機關(guān)部室文秘人員必須在堅持黨性、科學性與合理性的前提下，按照檔案管理的相關(guān)制度和原則，努力提高自身修養(yǎng)做好文書檔案管理工作。
文秘人員兼職文書檔案管理者，主要負責做好其所在單位文書的收集、分類、整理、鑒定、立卷、保護、信息統(tǒng)計等工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約是一個不可分割的整體，一個完善、科學、合理的文書檔案管理，能夠起到積極的參謀作用。同時，由于機關(guān)文書檔案管理工作是通過機關(guān)部門內(nèi)設(shè)的機構(gòu)即文檔室進行的，而這類文檔室對機關(guān)來說具有綜合性，它不僅是管理文書檔案的同時也統(tǒng)管合同、協(xié)議以及科技、人事等檔案，門類更多、內(nèi)容更豐富，對文秘人員的要求也就更高，為單位的發(fā)展提供的價值也就更大。因此，機關(guān)文秘人員在加強文秘修養(yǎng)的同時，必須提高自身作為文書檔案管理者身份的有關(guān)理論、技能等方面的素養(yǎng)，努力做一名合格的現(xiàn)代化的機關(guān)秘書和文書檔案管理者，為領(lǐng)導(dǎo)當好參謀和助手。
四、加強機關(guān)文秘和文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性
目前，在我國大多數(shù)黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的文書管理工作都是由機關(guān)文秘人員兼任，因而文秘人員的自身修養(yǎng)的高低直接決定著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文秘工作和文檔管理工作雖然從形式上說有著很大區(qū)別，但在業(yè)務(wù)上有著很大的聯(lián)系，更重要的是兩者的工作卻常常存在于同一個載體上。因此，文秘人員自身素質(zhì)的高低決定著文檔材料的價值，若要搞好文檔管理，必須加強對文秘人員的教育與培訓(xùn)力度。但是部分單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理不太重視，只注重技能培訓(xùn)，而對于文書人員的培訓(xùn)力度不夠，特別是文書檔案管理知識的培訓(xùn)更加的缺乏，突出表現(xiàn)：一是在能勝任機關(guān)文字秘書又兼任文書檔案管理的兼職人員少之又少，而且崗位還很不穩(wěn)定，個別領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理就是儲存文件和材料，秘書的工作就是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，有的甚至把秘書以及文書檔案管理人員作為自己的親信、隨從，來去要以符合自己的口味標準為準，這就導(dǎo)致秘書和檔案管理人員的聘任往往是任人唯親的現(xiàn)象發(fā)生。其次，不關(guān)心對秘書和文書檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，專業(yè)和知識水平得不到提高。
綜合以上因素，筆者認為針對秘書人員和文書檔案管理人員重要性和在實際工作中存在的問題，應(yīng)該從以下幾個方面加強隊伍建設(shè)。一是提高文秘人員和文書檔案管理人員進入的門檻，以國家公務(wù)員基本素質(zhì)為基本條件。因為文秘人員工作的特殊性和重要性的特點，在配備秘書時不但要嚴格挑選而且還要提高門檻，要以選國家公務(wù)員的素質(zhì)條件來考核和選聘文秘人員，以便更好的起到參謀助手的作用;二是加強對在崗文秘人員和文書檔案管理人員的培訓(xùn)教育力度，更新他們的知識，以適應(yīng)新形勢和現(xiàn)代信息化時代的要求。當今社會知識更新較快可以說是日新月異，機關(guān)秘書人員要想更好的文領(lǐng)導(dǎo)起到參謀和助手的作用，就必須不斷更新自己的知識，把握時代發(fā)展的潮流，站在時代發(fā)展的最前沿，只有這樣才能把握準時代發(fā)展的脈搏，才能為領(lǐng)導(dǎo)制定出符合時代發(fā)展的上策良謀;三是加強對文秘人員和檔案管理人員的管理考核力度，激發(fā)他們工作的積極性。文秘人員和文書檔案管理人員的工作創(chuàng)新性和技能性不太強，大多是有固定模式的管理工作，同一樣工作同一個動作干的時間長了人會出現(xiàn)厭倦心理，失去工作的激情。因此，要想激發(fā)機關(guān)秘書和檔案管理人員工作激情和創(chuàng)新意識，必須在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對機關(guān)秘書兼檔案管理人員按照業(yè)績定期進行考核，合格和優(yōu)秀的，要給予一定的津貼和獎勵，激勵他們更好的工作。
機關(guān)文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手起到耳聽八方眼觀六路的重要作用，同時又是文書檔案管理者。因此，文秘人員要想既干好文秘工作又干好檔案管理工作，就必須先從增強自己的綜合素質(zhì)入手，方能提高自身的文書和檔案管理水平，成為一名優(yōu)秀的文秘人員和文書檔案管理人員。
文檔管理系統(tǒng)研究論文文獻
[1]鄧紹興，檔案管理學，中國人民大學出版社;
[2]傅瑞娟，機關(guān)檔案管理，中國檔案出版社出版，1953年3月。
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