參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，是秘書工作的幾項(xiàng)基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書人員是一個(gè)“通才”、“全才”,甚至是“超才”?，F(xiàn)就如何加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),提高業(yè)務(wù)能力，做一些探討。
一、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力
秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及 其角色的多變性,除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外, 還必須具備與秘書本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求, 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。
重德。“德才兼?zhèn)?以德為重”。一個(gè)秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個(gè)合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會議,但自己從不上主席臺。經(jīng)常熬夜,但白天還得正常工作,節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認(rèn)。凡此種種,都說明一點(diǎn),沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內(nèi)外環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜多變的形勢下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節(jié)”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時(shí)由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠實(shí)正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、 兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密， 互相補(bǔ)臺、競而不妒。
善謀。由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),對領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償,因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”,當(dāng)好“外腦”就是秘書“善謀”的應(yīng)有之義。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識,就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。那么秘書人員怎樣才能做到“善謀”呢?首先,要有正確的角色意識。秘書人員具有“外腦 ”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范,做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,又不迷信盲從,始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。其次,要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。要“參”到點(diǎn)子上,“謀”到關(guān)鍵處,必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過深思熟慮,形成有價(jià)值的參謀意見。第三,注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場合和最佳時(shí)機(jī), 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。
但是,秘書人員要做到“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū):一是“參政”意識過“度”,把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置,把幕后工作放到臺前。二是輕易拋出“夾生 ”想法(觀點(diǎn)),強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo),于公于已都不利。三是出“餿主意”,幫倒忙,給工作帶來損失,造成被動。要避免以上誤區(qū),就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己,踏踏實(shí)實(shí)地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。
擅書。何謂秘書?古書云:“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員。”可見秘書當(dāng)“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情于“書”。擅長書寫文稿,應(yīng)該是秘書人員最起碼的素質(zhì)要求。為了綜合提高秘書人員的文稿質(zhì)量,要特別注意“四抓”:一抓學(xué)習(xí)練內(nèi)功。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上,側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場與科技知識,以拓寬知識面,高屋建瓴,了然于胸;同時(shí),還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí),邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高,使撰寫的文稿血肉俱全;向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問題時(shí)的技巧,使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達(dá)到“同頻共振”;向同事學(xué)習(xí),取人之長,補(bǔ)已之短,努力做一個(gè)“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書人員,深入調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充他們的“資料庫”,增強(qiáng)寫作能力;又能為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。三抓借鑒采眾長。一方面,要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常派秘書人員赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。四抓管理促效率。這方面,主要要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,尤其要突出抓好目標(biāo)管理,對秘書人員每次承擔(dān)的文稿,都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化,半年小結(jié),年終考核,按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù),分多、質(zhì)量高多安排,分少、質(zhì)量劣少安排或另改其它工作,并根據(jù)總積分評定秘書優(yōu)劣,實(shí)施獎罰。

二、增強(qiáng) 秘書人員“六種意識”,適應(yīng)發(fā)展需要
改革開放 的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。秘書人員在管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),不僅要強(qiáng)化傳統(tǒng)的服務(wù)意識、調(diào)研意識等,而且還要具有并 增強(qiáng)自我意識、信息意識、超前意識、創(chuàng)新意識、競爭意識、責(zé)任意識等六種現(xiàn)代意識,以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和國內(nèi)外形勢發(fā)展的需要。
自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個(gè)秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。
信息意識。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代,增強(qiáng)信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報(bào)告等材料中含有大量信息,秘書人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍,把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎(chǔ)的。秘書人員豐富的知識不僅指書本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識,而且包括對單位現(xiàn)狀和前景的深研,對基層工作和民意的了解,這些都有助于秘書人員對信息的發(fā)掘和掌握。
超前意識。超前意識是秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受,它受秘書人員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識,可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用;反之,則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是秘書人員樹立超前意識的前提。一是秘書人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感,積極主動地參與領(lǐng)導(dǎo)的工作,不僅僅滿足于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),而且要時(shí)時(shí)意識到自己的工作是全局性活動的一部分,從而克服“不在其位,不謀其政”的消極觀念;二是秘書人員要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效率觀念,事事走在領(lǐng)導(dǎo)面前,成為領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒,這樣才能掌握最新信息,并據(jù)此對事物的發(fā)展做出正確的判斷、推理和科學(xué)的預(yù)測、合理的評估,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。正確的超前意識一旦為領(lǐng)導(dǎo)者所接受并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)意識,將在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮重要作用。
創(chuàng)新意識。過去對秘書人員的創(chuàng)新意識明顯重視不夠,只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù),對報(bào)告、請示不提處理的初步意見,一方面,秘書人員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員,自然起不到“參與政務(wù)”作用,影響了工作的積極性;另一方面,領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親,陷入煩瑣的事務(wù)性工作中,影響了對全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢下,要發(fā)揮秘書人員的創(chuàng)造性,就要發(fā)揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法,分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作,做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手;領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給秘書人員以充分的信任和支持,不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求,而應(yīng)給他們在其它方面提供鍛煉和創(chuàng)新的機(jī)會。
競爭意識。目前,秘書人員的文化層次呈上升趨勢,高學(xué)歷者越來越多,這固然是一個(gè)優(yōu)勢,但高學(xué)歷并不一定就有高水平,高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí),加強(qiáng)鍛煉,使理論和實(shí)際相結(jié)合,以便增強(qiáng)競爭力。有的秘書雖然工作時(shí)間較長、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富,但知識老化,必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識,以適應(yīng)形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以,秘書人員無論文化層次高低、經(jīng)驗(yàn)豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節(jié)奏,提高工作效率。

責(zé)任意識。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識,秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。