秘書工作論文相關(guān)范文

　　秘書工作論文相關(guān)范文篇2

　　淺談做好辦公室秘書工作的方法

　　[摘要]本文通過對秘書的職責(zé)、工作特點(diǎn)等的分析,結(jié)合秘書工作的實(shí)際,就如何做好辦公室秘書工作提出了十項(xiàng)基本思路。同時(shí),通過分析加強(qiáng)秘書自身建設(shè)的重要性,為更好地做好辦公室工作打下了良好的基礎(chǔ)。文章最后從實(shí)際工作中總結(jié)出做好辦公室秘書工作需要注意的幾個問題,為進(jìn)一步做好秘書工作提供了參考。

　　[關(guān)鍵詞]辦公室 秘書 思路 重要性

　　世紀(jì)之交,隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展、科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn),一個全新的信息時(shí)代撲面而來,對秘書隊(duì)伍的服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求,秘書隊(duì)伍社會化服務(wù)的特征逐步呈現(xiàn)。在信息社會里,怎樣才能做好辦公室秘書工作是一個值得研究的課題。

　　一、秘書的概念

　　秘書,《辭?！返慕忉尀?掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。該項(xiàng)工作的性質(zhì)要求秘書工作者:

　　首先,要有堅(jiān)強(qiáng)的政治素質(zhì),能夠較好的掌握馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論,牢固樹立為人民服務(wù)的思想,善于運(yùn)用“三個代表”指導(dǎo)實(shí)踐工作。

　　其次,要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,能夠熟練的運(yùn)用各種文章體裁,通過調(diào)研撰寫出具體的材料。

　　再次,要具備廣泛的知識面和耐心細(xì)致的工作作風(fēng),善于站在全局的高度發(fā)現(xiàn)問題,思考問題,處理問題,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。

　　二、秘書的職責(zé)

　　50年前,典型的秘書工作,便是抄抄寫寫,收收發(fā)發(fā),值班守?cái)?迎來送往,辦事打雜,在參謀輔助上很少發(fā)揮作用。今天的秘書比以往任何時(shí)候都更加獨(dú)立,秘書可以解決大量與信息相關(guān)的工作,也能肩負(fù)很多管理層面上的責(zé)任。秘書工作高效,知識豐富,技能嫻熟,掌握了最新的辦公技術(shù)和高超的溝通協(xié)調(diào)能力。

　　隨著知識經(jīng)濟(jì)到來、社會信息化和管理工作的復(fù)雜化,秘書工作越發(fā)顯得重要,其技術(shù)性、專業(yè)性的特點(diǎn)日益被人們所認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)的正確決策和科學(xué)管理特別需要秘書提出高質(zhì)量的信息分析和獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。為此,秘書要善于學(xué)會利用和發(fā)揮內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)的功能和作用,準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,圍繞中心工作采集信息并進(jìn)行分析、加工、處理,提出預(yù)案,供領(lǐng)導(dǎo)參考。這既是領(lǐng)導(dǎo)管理決策的需要,也是秘書人員的重要職責(zé)。

　　秘書參謀輔助性是秘書工作的根本要求。秘書的參謀輔助性也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一,過去那種"承上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫寫報(bào)報(bào)"的事務(wù)性輔助工作,已不能體現(xiàn)現(xiàn)代秘書工作的本質(zhì)含義。新時(shí)期的秘書不僅要熟悉國家大政方針,掌握國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)最新動向,了解單位的動態(tài)、會經(jīng)營管理,而且還要具備較強(qiáng)的運(yùn)籌策劃、組織協(xié)調(diào)、隨機(jī)應(yīng)變和綜合分析能力,這就對秘書的智慧、知識、能力和水準(zhǔn)提出了更高的要求。隨時(shí)以高度的職業(yè)敏感,從苗頭性、傾向性、超前性問題和諸多表象中,捕捉各種信息,判斷預(yù)測事物發(fā)展的趨勢,輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策和決策的貫徹落實(shí),這已成為現(xiàn)代秘書工作重要標(biāo)志和一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

　　三、秘書工作的特點(diǎn)和成就

　　新時(shí)期秘書工作的指導(dǎo)思想,這就是緊緊圍繞黨的總目標(biāo)和總?cè)蝿?wù),做好“三服務(wù)”,即為黨中央服務(wù),為各級黨委領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),為人民服務(wù)。為了做好“三服務(wù)”,對業(yè)務(wù)工作提出了實(shí)現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變”的基本要求,即從側(cè)重辦文、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k辦事又出謀獻(xiàn)策,從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息,從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理,從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。“三服務(wù)”、“四個轉(zhuǎn)變”的提出,有其深刻的歷史背景。在長期“左”的錯誤思潮影響下,秘書工作領(lǐng)域里存在著一些簡單化、片面化、絕對化的錯誤認(rèn)識,從而嚴(yán)重束縛、阻礙著秘書工作職能作用的正當(dāng)發(fā)揮。它的提出是秘書工作系統(tǒng)貫徹落實(shí)黨的解放思想、實(shí)事求是的思想路線、高舉鄧小平建設(shè)有中國特色社會主義理論的偉大旗幟,開創(chuàng)秘書工作新局面的偉大成果;它鮮明地標(biāo)志著黨的秘書工作指導(dǎo)思想的升華,對推動秘書事業(yè)的發(fā)展具有劃時(shí)代的深遠(yuǎn)意義;它是推動辦公室工作和秘書工作適應(yīng)新形勢,解決新課題,開創(chuàng)新局面的里程碑,將永載秘書工作的史冊,并成為新時(shí)期辦公室工作和秘書工作的一大成就。

　　四、做好辦公室秘書工作的基本思路

　　做好辦公室工作首先要理清工作思路。新時(shí)期黨的秘書工作的基本思路是:一個目標(biāo),兩個結(jié)合,三個重點(diǎn),四項(xiàng)建設(shè)。具體說來就是:

　　“一個目標(biāo)”,即堅(jiān)持以鄧小平理論和黨的基本路線為指針,緊緊圍繞黨的中心工作,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。辦公室是各級黨政的綜合辦事部門,處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的中樞地位。做辦公室工作,必須從堅(jiān)持和改善黨的領(lǐng)導(dǎo)的高度,從保障改革、發(fā)展、穩(wěn)定這個大局的高度,從推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的民主化和科學(xué)化的高度,切實(shí)負(fù)起輔助政務(wù),黨管事務(wù),綜合服務(wù)的職責(zé),充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)工作的左右手作用。

　　“兩個結(jié)合”,即“一般和個別相結(jié)合,領(lǐng)導(dǎo)與群眾的相結(jié)合”。“兩個結(jié)合”本來是我黨傳統(tǒng)的工作方法和應(yīng)有的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng),毛澤東同志早就提出過從群眾中來到群眾中去和“集中起來,堅(jiān)持下去”的教誨,問題在于近些年來,有的秘書思想上有所淡漠。對辦公室秘書人員的要求:一要對領(lǐng)導(dǎo)“幫助參謀提醒”,幫助領(lǐng)導(dǎo)者保持優(yōu)良作風(fēng),改進(jìn)工作方法,不可脫離群眾。二要在辦公室的信息調(diào)研、督促檢查等工作中,注意深入群眾,深入實(shí)際,抓好典型,以點(diǎn)帶面,實(shí)行“兩個結(jié)合”的工作方法。

　　“三項(xiàng)重點(diǎn)工作”,即信息調(diào)研、督促檢查和保證日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這是根據(jù)新形勢的需要而提出的,從而使多樣的秘書工作,有了明確的重點(diǎn)方向。

　　“四項(xiàng)建設(shè)”,即秘書隊(duì)伍要注意抓好思想建設(shè)、組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和作風(fēng)建設(shè),以加強(qiáng)自身建設(shè)來保證把辦公室工作提高到一個新水平。從素質(zhì)角度來說,秘書應(yīng)具備良好的政治素質(zhì),高尚的個人品行,敬業(yè)樂業(yè)的工作態(tài)度,寬厚的文化及業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)。從業(yè)務(wù)上來說,要求辦公室秘書通曉各方面的知識?？傮w來說,對辦公室秘書的要求在逐步提高。

　　五、做好辦公室秘書工作,必須加強(qiáng)自身建設(shè)

　　加強(qiáng)秘書工作的自身建設(shè)是秘書人員在工作實(shí)踐中根據(jù)組織內(nèi)外信息環(huán)境的發(fā)展要求,自覺接受教育訓(xùn)練而逐步形成的對待各種活動的修養(yǎng)與能力。

　　為了提高秘書的素質(zhì),加強(qiáng)對秘書的管理,保障秘書更好地實(shí)現(xiàn)其輔助服務(wù)職能,必須明確秘書的職業(yè)地位,使從事秘書職業(yè)的人有一種明確的職業(yè)定位,從"干部"歸位到"職員"。

　　秘書從業(yè)人員必須明確自己各項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿,在自身從屬執(zhí)行的有限范圍內(nèi),盡力為領(lǐng)導(dǎo)的決策、指揮活動給予相應(yīng)的補(bǔ)充和協(xié)助,不能模糊輔助與主導(dǎo)的界限,要自覺地將輔助服務(wù)的觀念貫穿于言行之中,削弱"官本位"思想,樹立職業(yè)化思想。

　　通過秘書立法來明確秘書的權(quán)利義務(wù),使秘書的額外權(quán)力依法受到限制,不可能也不敢狐假虎威,假領(lǐng)導(dǎo)者之名發(fā)號施令;同時(shí)賦予秘書應(yīng)有的權(quán)力,使其敢于有所為,在起輔助服務(wù)職能的同時(shí),避免成為領(lǐng)導(dǎo)的"私有從屬品"。這樣既有利于秘書開展工作,也有利于領(lǐng)導(dǎo)者對秘書的管理,同時(shí)還可成為領(lǐng)導(dǎo)者拒腐的一道屏障。為此,做好辦公室秘書工作必須要做好以下幾個方面:

　　1.牢固樹立信息觀念。

　　信息觀念在信息素養(yǎng)中居于先導(dǎo)地位,它關(guān)系到秘書人員對秘書工作信息的接受和理解。在心理學(xué)中,觀念包括有早先知覺而來的感性形象的再現(xiàn)和由原初形象組合而成的新的觀念總體,它是意識的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書的信息觀念,是指秘書人員對信息的初步認(rèn)識以及在秘書工作實(shí)踐活動中形成的對信息價(jià)值的總體印象。比如,對待信息技術(shù)和信息工具的觀念。秘書人員如何看待信息技術(shù),如何認(rèn)識信息網(wǎng)絡(luò)的功能,這就是衡量信息觀念先進(jìn)與否的一個具體標(biāo)準(zhǔn)。

　　據(jù)了解,大多數(shù)秘書人員認(rèn)為,互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認(rèn)識工具,又是一種新的交流工具,還是一種新的生產(chǎn)力,秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來,才能產(chǎn)生新的生機(jī)和活力。但也有部分秘書人員對信息技術(shù)有一種神秘感,對信息網(wǎng)絡(luò)不感興趣,甚至"老死不想'網(wǎng)'來"。這就是信息觀念上的巨大差異。目前,國際互聯(lián)網(wǎng)已遍及,上網(wǎng)人數(shù)已突破6000萬,仍在以前所未有的速度迅速增長;我國大多數(shù)黨政機(jī)關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò)已聯(lián)通至縣(區(qū)),大中型企業(yè)也建立了自己的信息網(wǎng)絡(luò),網(wǎng)上的秘書工作信息已達(dá)海量規(guī)模,多種媒體構(gòu)成的信息資源均可以作為開展秘書工作的參考資料。如果秘書人員具備先進(jìn)的信息觀念,積極地了解網(wǎng)絡(luò),熟悉和使用網(wǎng)絡(luò),就可能主動地去利用,從而減少許多不必要的重復(fù)工作;反之,就會因?yàn)檫h(yuǎn)離網(wǎng)絡(luò)而對做好秘書工作一籌莫展?，F(xiàn)代秘書良好的信息觀念,本質(zhì)上是在尊重知識、崇尚科學(xué)、終身學(xué)習(xí)、勇于創(chuàng)新的基礎(chǔ)上,樹立起來的"信息就是資源"、"信息就是財(cái)富"、"信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)"的信息價(jià)值觀。

　　2.增強(qiáng)意識。

　　現(xiàn)代秘書的信息意識是指秘書人員對秘書工作信息的感覺、知覺、情感、意志等心理品質(zhì)。它具體表現(xiàn)為對信息是否具有特殊的、敏銳的感受力和持久的注意力,簡言之,就是秘書人員對秘書工作信息的敏感程度。現(xiàn)代秘書強(qiáng)烈的信息意識,首先表現(xiàn)為能夠敏銳地感受社會信息的變化對秘書工作帶來的有利和不利影響。無論現(xiàn)在或未來,秘書工作者和他(她)的服務(wù)對象-領(lǐng)導(dǎo)者,都生活在被信息包圍的社會里,電話、文件、圖書、報(bào)刊、廣播、影視以及各種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),每天都有成千上萬比特的信息向我們傾瀉而來。

　　秘書人員具有強(qiáng)烈的信息意識,就會積極主動的挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作開展的各種信息;敏銳地發(fā)現(xiàn)別人尚未注意到的信息,迅速而準(zhǔn)確地找到事物的本質(zhì)、問題的癥結(jié);善于從司空見慣的信息中看到差異,并能迅速選擇和捕捉,達(dá)到發(fā)現(xiàn)早、挖掘深、效率高的境界。其次,表現(xiàn)為對領(lǐng)導(dǎo)決策信息和秘書工作信息的關(guān)注?，F(xiàn)代秘書要像吃飯穿衣一樣,每天都要讀一讀文件,看一看新聞,聽一聽廣播,瀏覽一下網(wǎng)絡(luò),查找所需要的資料,并形成一種習(xí)慣性傾向;無論是對涉及領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作哪個方面的信息都能自覺敏銳地察覺,并主動與自己所關(guān)心的問題、需要解決的問題聯(lián)系起來思考,從而更好地開展秘書工作。

　　3.鍛煉能力。

　　現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作實(shí)踐活動中所應(yīng)具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個方面的內(nèi)容:

　　一是信息獲取能力。秘書工作除了充分利用好組織建立的內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外,還應(yīng)建立并掌握自己常規(guī)的信息渠道,善于開發(fā)新的秘書工作信息資源,并及時(shí)、準(zhǔn)確全面地獲取所需的信息。比如,秘書人員要了解信息網(wǎng)絡(luò)上有哪些秘書工作的站點(diǎn)、網(wǎng)頁、欄目,通過哪些方法和渠道(包括工具軟件)才能迅速進(jìn)行查找與瀏覽;如何下載和保存這些信息等等。

　　二是信息選擇能力。信息時(shí)代,人們每時(shí)每刻都面對著滾滾而來的信息,信息垃圾、信息干擾、信息焦慮實(shí)難避免?，F(xiàn)代秘書必須學(xué)會對其進(jìn)行篩選和分類,以達(dá)到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的;學(xué)會準(zhǔn)確無誤地識別、理解所遇到信息的含義,正確判斷所搜集到信息的價(jià)值與意義,全面把握所獲信息對領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作產(chǎn)生的影響等。

　　三是信息預(yù)測能力。這是一種較高層次的信息能力。它是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上對未來的一種推斷和預(yù)見。信息預(yù)測能力其實(shí)是對信息理解程度的一種能動反映,是在獲取信息的基礎(chǔ)上,對事物發(fā)展的理性判斷,它對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策具有重要意義。

　　四是信息處理能力。狹義的信息處理主要是指對信息的加工、開發(fā)、傳輸、存貯、調(diào)閱和吸收等能力。即對所感知、獲取和選擇的信息加工深、開發(fā)新、傳輸快、存貯厚、吸收廣和調(diào)閱方便。具體來講就是能對信息進(jìn)行綜合分析,整理排序,歸類處理,充實(shí)秘書工作數(shù)據(jù)庫;能對這些信息的意義與可靠性有進(jìn)一步的認(rèn)識,提出有針對性的對策和建議,提供給領(lǐng)導(dǎo)者參考。

　　五是信息運(yùn)用能力。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運(yùn)用。信息運(yùn)用能力是各種具體信息能力的綜合體現(xiàn),是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上,把自己的思想與見解融入其中,并通過恰當(dāng)渠道將這些信息傳遞給他人,與他人進(jìn)行交流、共享的能力。秘書對信息的運(yùn)用能力,集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性、針對性和有效性上。

　　4.博學(xué)知識。

　　信息知識是指關(guān)于信息的理論、常識和方法?，F(xiàn)代秘書的信息知識,是指秘書人員對信息基本常識的了解,對各種秘書工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識的掌握。信息知識是信息素養(yǎng)的重要組成部分,信息知識的掌握程度,關(guān)系著秘書人員信息意識和信息能力的強(qiáng)弱。一般來說,秘書人員的信息知識應(yīng)該包括三個部分:一是信息文化知識。即具有基本的科學(xué)文化常識,對信息概念能正確地理解和應(yīng)用,對信息技術(shù)的發(fā)展和變化有一定了解,對信息文化的影響與走向有所把握。特別是對信息網(wǎng)絡(luò)文化要能正確地理解。二是計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識?，F(xiàn)代秘書的計(jì)算機(jī)知識,應(yīng)通過考試達(dá)到國家二級以上水平。

　　信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識主要包括信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本名詞術(shù)語、技術(shù)功能、特點(diǎn)以及構(gòu)成、應(yīng)用等等。比如,信息系統(tǒng)數(shù)字化的基本原理;信息系統(tǒng)軟硬件的內(nèi)容、各自的功能特點(diǎn)等。三是一定的外語和法規(guī)知識。因特網(wǎng)上90%的信息是用英語來傳遞的。我們使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件,大多都是用英文編寫的,Windows操作平臺的基礎(chǔ)也是英語。因此,要更好地表達(dá)思想、接受和了解新技術(shù)和新信息,就必須掌握一定的外語知識。另外,由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的一些法律問題,也應(yīng)引起秘書人員的關(guān)注。比如使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)要遵循我國現(xiàn)已出臺的法律條文;使用各種數(shù)據(jù)與信息,要合乎國家的有關(guān)法規(guī),尤其應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法規(guī),防止失泄密問題的發(fā)生。

　　5.嚴(yán)守道德。

　　道德是指秘書人員在獲取和使用信息過程中,應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范。不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益,能自覺保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等,也不得向領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)用戶傳遞各種不良信息。秘書人員的信息道德關(guān)系到其信息素養(yǎng)發(fā)展的正確方向。當(dāng)前,信息傳播媒體多種多樣,有廣播、電視、也有自由度較大的各種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò);有政府主辦的各種媒體,也有民間自辦發(fā)行的書報(bào)雜志。媒體的多樣性使信息傳播過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見,虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政府狀態(tài),如果沒有一定的道德約束,就很容易使人們在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時(shí),產(chǎn)生一些與先進(jìn)的倫理道德相悖的現(xiàn)象。這就對秘書人員的文明程度、道德責(zé)任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保證現(xiàn)代秘書信息行為正確性的重要保證。

　　綜上所述,現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)具有十分豐富的內(nèi)涵和很高的目標(biāo)要求。秘書隊(duì)伍是我國職業(yè)大軍中一個特殊群體,由于職業(yè)的特殊要求,其信息素養(yǎng)也必然表現(xiàn)出一定的特殊性:

　　一是與領(lǐng)導(dǎo)工作聯(lián)系的直接性。秘書人才的信息素養(yǎng)是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù),秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,主要是通過為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息來實(shí)現(xiàn)的。秘書工作者的信息素養(yǎng)如何,直接關(guān)系到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的水平的高低,其重要意義顯而易見。

　　二是信息視解的全方位性。秘書工作以輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理為主要職責(zé),而領(lǐng)導(dǎo)者管理的都是一個動態(tài)的大系統(tǒng),涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等各個方面,具有高度的綜合性。因此,凡是與領(lǐng)導(dǎo)活動相關(guān)的信息,都應(yīng)該成為秘書工作者關(guān)注的信息。這就要求秘書的信息素養(yǎng)相對于其他機(jī)關(guān)工作者來說要求更高,胸襟要更寬廣,知識要更廣博,視角要更開放。

　　三是提高發(fā)展的動態(tài)性。信息素養(yǎng)是秘書人才適應(yīng)信息社會發(fā)展要求,經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練而生成的一種修養(yǎng)與能力,它必然隨著時(shí)代的發(fā)展變化而不斷提高和發(fā)展,決非一勞永逸的。

　　六、做好辦公室秘書工作要注意的幾個問題

　　雖然秘書工作的主要內(nèi)容是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),但還應(yīng)注意加強(qiáng)為基層單位、為教師服務(wù)的意識。作為一名秘書,應(yīng)在工作中充分尊重基層單位的地位,尊重廣大教師的勞動和人格,并虛心向他們學(xué)習(xí),要做好這項(xiàng)工作必須注意以下幾點(diǎn):

　　1.要誠心誠意地為他們服務(wù)。

　　秘書要在工作中站在基層單位的立場上,在不違反原則的情況下,做好服務(wù)工作,事實(shí)證明,只要我們誠心誠意地為基層服務(wù),基層也會充分尊重秘書的勞動。

　　2.在工作中注意感情投入。

　　在秘書的服務(wù)接待中,確實(shí)碰到不要單位和個人,他們帶了很多問題找領(lǐng)導(dǎo),從人的心理上講,對能夠解決的問題往往是皆大歡喜,而對不能解決的問題,則會相互覺得尷尬,甚至有的還有些積怨。在這種情況下,秘書要把握好“門好進(jìn)、臉好看、事情要具體問題具體辦”的原則,套在學(xué)會把握原則的情況下,對工作有適當(dāng)?shù)母星橥度牒徒涣?這也使秘書工作的水平和方法得到一定程度的提高和鍛煉,也提高了領(lǐng)導(dǎo)的威信。

　　3.處理好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與基層服務(wù)的關(guān)系。

　　要在可能的情況下,盡量滿足基層單位領(lǐng)導(dǎo)的要求。一是基層領(lǐng)導(dǎo)作為一級單位負(fù)責(zé)人,他們本人也知道做領(lǐng)導(dǎo)的難處,沒有大事、難事不會輕易找上級領(lǐng)導(dǎo)。二是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為基層服務(wù)是辯證統(tǒng)一的,雖然領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)工作很忙,但是基層能夠向他們反映問題,本身就提高了領(lǐng)導(dǎo)在基層中的威信,從而秘書從另一側(cè)面也提高了為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的質(zhì)量。

　　在擺正秘書位置的同時(shí),要加強(qiáng)協(xié)調(diào)作用,切實(shí)起到是聯(lián)系上下的紐帶。這就要求秘書人員要認(rèn)真做好定位,要勤勤懇懇、任勞任怨地做好各方面的服務(wù)工作。在學(xué)習(xí)中應(yīng)包括:

　　一是在工作中要虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)各方面的知識。一方面領(lǐng)導(dǎo)具有淵博的知識,另一方面領(lǐng)導(dǎo)有著很強(qiáng)的管理能力,同時(shí)具有高尚的人格。

　　二是在工作中要留意方方面面的事,豐富自己的閱歷,并積極總結(jié)和思考。秘書在掌握全局方面具有得天獨(dú)厚的條件,可以通過跟隨領(lǐng)導(dǎo)聽到基層單位的匯報(bào),也可以主動收集材料,這些既開闊了視野,也為秘書更好地工作打下了基礎(chǔ)。

　　三是結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)及秘書自己的愛好,考慮一些感興趣的問題,為以后的轉(zhuǎn)崗打好基礎(chǔ)。

　　當(dāng)然,在新的形勢下,做好辦公室秘書工作除了加強(qiáng)自身建設(shè)等條件之外,還應(yīng)樹立五種觀念:

　　一是樹立勇爭一流的觀念,克服滿足一般的平庸思想。秘書工作看絲平凡,實(shí)則不易,如果缺乏勇爭一流的內(nèi)在要求,滿足于一般化,目標(biāo)定得低,肩上沒有壓力,那么只能導(dǎo)致工作業(yè)績平平,難出成果,位次后移的結(jié)果。

　　二是樹立主動參與的觀念,克服被動服務(wù)的游離意識。秘書工作要緊貼黨政工作中心,緊貼上級領(lǐng)導(dǎo),就要增強(qiáng)參與意識,多站在參謀的位置上為上級領(lǐng)導(dǎo)思考問題,要多出一些好主義,當(dāng)好參謀和助手。

　　三是樹立有為有位的觀念,克服無所作為的思想。秘書人員要以實(shí)干提高水平,以實(shí)績體現(xiàn)能力,以成果體現(xiàn)價(jià)值。只有多辦實(shí)事,多出成果,多出點(diǎn)子,才能從無位到有位,才能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和同行的信服,也才能為進(jìn)一步工作打下良好的基礎(chǔ)。

　　四是樹立業(yè)精于勤的觀念,克服得過且過的思想。秘書人員的業(yè)務(wù)范圍比較廣,涉及到多方面。要切實(shí)履行好職責(zé),需要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì),這就要求在工作中勤于動腦筋,勤于多寫多練,勤于動手動腿,一點(diǎn)一滴的積累,一步一步的提高,經(jīng)過辛勤的努力達(dá)到精益求精的工作目標(biāo)。

　　五是樹立創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的觀念,破除因循守舊的思想。隨著形勢的變化,對秘書工作不斷提出了很多新的要求。這就要求秘書人員注重吸收、學(xué)習(xí)新東西,積極探索做好秘書工作的新路子。在工作中注重創(chuàng)新,抓出特色。

　　一個職稱的秘書,應(yīng)具有這樣的形象:既謙虛謹(jǐn)慎,勤敏誠實(shí),又有遠(yuǎn)見卓識,富有創(chuàng)造性,善于出謀劃策;既是長于辭章的秀才,又是善于協(xié)調(diào)的組織工作者;既是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,又是領(lǐng)導(dǎo)的諍友,能直言不諱,一彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的粗疏和過失;既要尊重領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),也要尊重群眾,為人民服務(wù);既要勇于工作,開拓進(jìn)取,又要講究工作藝術(shù)、處事技巧等等。

　　總之,不能固定于原有的工作模式,不能固守陳舊的思維方式,要根據(jù)新形勢下黨政工作的特點(diǎn),積極探索提高服務(wù)質(zhì)量和效率的方法和途徑,使辦公室工作更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)于基層。