秘書專業(yè)在我國是近年來才走上正軌的專業(yè),是一項(xiàng)非常有挑戰(zhàn)性的工作。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的秘書工作的作用畢業(yè)論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書工作的作用畢業(yè)論文篇1

　　淺談辦公自動(dòng)化對促進(jìn)高校秘書工作的作用

　　摘要：辦公自動(dòng)化的不斷改進(jìn)和推行，極大地提高了辦公效率，節(jié)約了辦公成本。在辦公手段大變革的背景下，高校秘書工作也應(yīng)適時(shí)而變，推行辦公自動(dòng)化，以此來促進(jìn)工作的高效開展。

　　關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;秘書工作;辦公自動(dòng)化

　　隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化引發(fā)了辦公技術(shù)的變革，使得辦公和管理變得簡捷、規(guī)范、高效、節(jié)約，推行辦公自動(dòng)化已成為當(dāng)今各領(lǐng)域工作辦公運(yùn)作一個(gè)不可阻擋的趨勢。高校的工作，特別是秘書工作，也逐漸離不開辦公自動(dòng)化，傳統(tǒng)的辦公手段不再適應(yīng)日趨復(fù)雜的辦公要求，因此推行辦公自動(dòng)化勢在必行。而高校經(jīng)過這些年的信息化建設(shè)，校園網(wǎng)的建設(shè)以及針對高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)逐漸成熟，高校工作人員對計(jì)算機(jī)的運(yùn)用能力也顯著提高，這為高校推行辦公自動(dòng)化提供了硬件和軟件的條件。

　　高校秘書工作服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、科研和行政，服務(wù)對象具有復(fù)雜性和多變性的特點(diǎn)，事務(wù)性的工作很是繁雜，秘書人員往往有抓襟見肘之感，時(shí)間和精力應(yīng)付不過各種常規(guī)的和突發(fā)的工作任務(wù)，而通過推行辦公自動(dòng)化，即能有效地緩解秘書工作的這個(gè)困局，提高辦公效率，使秘書跳出事務(wù)性工作的束縛，多出時(shí)間精力參與管理，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，從而大大促進(jìn)高校秘書的工作，提升秘書的作用和價(jià)值。本文由筆者結(jié)合的工作實(shí)際和理論研究，論述推行辦公自動(dòng)化對促進(jìn)高校秘書工作的作用。

　　一、構(gòu)建成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，涵蓋高校的各項(xiàng)工作

　　辦公自動(dòng)化是以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。一個(gè)成熟的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)該能涵蓋高校工作的方方面面，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)均有輔助處理的功能，能在較大程度上滿足教學(xué)、科研和行政的需要。

　　1.信息發(fā)布的功能。各職能部門能在系統(tǒng)中及時(shí)發(fā)布信息，使得信息傳遞能順暢和快捷，這個(gè)功能主要由頁面的各類信息發(fā)布欄提供。

　　2.信息交流的功能。各職能部門、教職員工能在系統(tǒng)中便捷地將本部門或個(gè)人的信息發(fā)給其他職能部門和校內(nèi)人員，這個(gè)功能主要由內(nèi)嵌式電子郵箱實(shí)現(xiàn);另外，各職能部門、教職員工也可以通過系統(tǒng)論壇來公開交流信息。

　　3.信息處理的功能。教學(xué)、科研和行政的各種信息可以通過系統(tǒng)進(jìn)行處理，最大程度地輔助工作。比如進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)，通過系統(tǒng)將公文按流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行無紙化高效流轉(zhuǎn)，并能確保公文流轉(zhuǎn)的行政效力;比如行政審批，各項(xiàng)行政審批能通過系統(tǒng)進(jìn)行審批，同時(shí)也能確保審批的行政效力;另外還有自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的能力。

　　4.信息存檔的功能。信息發(fā)布、交流和處理等的過程和結(jié)果能自動(dòng)存檔，以備工作查考。

　　5.信息查詢的功能?？梢酝ㄟ^查詢功能，快速、準(zhǔn)確地查找出系統(tǒng)備存的各類信息。

　　二、正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對高校秘書工作的利弊

　　成熟辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，無疑對高校秘書工作有著極大的正面作用，當(dāng)然也具有負(fù)面影響，我們在欣喜于其帶給我們便利的同時(shí)，也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到它對我們產(chǎn)生的不利因素，以揚(yáng)長避短，從而真正發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的積極作用。

　　1.極大地提高工作效率是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對秘書工作最主要的積極影響。秘書工作是繁雜的，概括地講就是“辦文、辦會(huì)和辦事”。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，可對辦文、辦會(huì)和辦事提供一系列的輔助。

　　一是輔助辦文。擬辦公文是秘書常規(guī)工作之一，幾乎每天都要跟文件打交道，其中包括了擬文、發(fā)文、收文、流轉(zhuǎn)、歸檔等各項(xiàng)工作。以收文和處理為例，高校辦公室日常會(huì)收到上級或其他單位發(fā)來的文件，秘書在收件后，必須及時(shí)做好登記，再呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱，并按領(lǐng)導(dǎo)批示向有關(guān)職能部門或人員傳閱，傳閱和處理結(jié)束后進(jìn)行歸檔。按傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)程序，受時(shí)間和空間客觀因素的影響，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)速度遲緩的現(xiàn)象，甚至?xí)斐晌募k理不及時(shí)，阻礙了工作的順利開展。運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，秘書人員將文件的電子版通過公文流轉(zhuǎn)功能，及時(shí)上傳，并短信提醒領(lǐng)導(dǎo)批閱，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何一個(gè)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的地方登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行文件的查閱和批示，秘書再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示對流程進(jìn)行設(shè)置，系統(tǒng)自動(dòng)將文件及領(lǐng)導(dǎo)批示流轉(zhuǎn)到下一節(jié)點(diǎn)的閱文者的賬戶，以此類推，從而完成文件的流轉(zhuǎn)。文件歸檔后，具有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員隨時(shí)都可以自行調(diào)閱文件及有關(guān)批示和部門意見。這樣一來就極大地提高了秘書的工作效率和工作質(zhì)量，更好地做好擬辦文工作。

　　二是輔助辦會(huì)。辦好會(huì)議也是秘書一項(xiàng)重要的工作，會(huì)議地點(diǎn)的安排，會(huì)議的通知，會(huì)議資料的收集和發(fā)放，這些工作都可以通過自動(dòng)化辦公系統(tǒng)協(xié)助開展。會(huì)議地點(diǎn)的安排涉及到會(huì)議室的申請管理，通過系統(tǒng)的審批流程，進(jìn)行查詢、申請、審批，從而確定會(huì)議地點(diǎn);會(huì)議的通知可以通過系統(tǒng)的信息發(fā)布欄進(jìn)行發(fā)布，并且可以通過系統(tǒng)內(nèi)嵌的郵件系統(tǒng)便捷地發(fā)送郵件通知;而會(huì)議資料的收集和發(fā)放，則可以電子版的形式通過系統(tǒng)在相關(guān)部門和人員之間傳送，另外在系統(tǒng)中通過查詢功能可快速地查找到系統(tǒng)存有的相關(guān)資料。

　　三是輔助辦事。秘書工作中事務(wù)性工作占了很大的比重，讓秘書忙得焦頭爛額的經(jīng)常是事務(wù)性工作。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的信息處理能力，對各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范，形成程序化處理，可以有效地提高秘書處理事務(wù)性工作的效率。比如校內(nèi)的請示報(bào)告，通過填表式地上傳并流傳到有關(guān)節(jié)點(diǎn)，傳閱、批示和處理非常方便;再比如行政事項(xiàng)的審批，也是通過規(guī)范化、程序化的操作快捷地完成相關(guān)環(huán)節(jié)的審批。

　　2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也存在一定的不利影響。

　　一是容易讓秘書養(yǎng)成拖沓的工作作風(fēng)。秘書人員使用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，利用計(jì)算機(jī)處理事務(wù)自然就成為一種工作常態(tài)，也逐漸成為一種習(xí)慣性依賴。目前各辦公計(jì)算機(jī)均有上網(wǎng)功能，到互聯(lián)網(wǎng)上去收集資料是必須的，但在上網(wǎng)收集的過程中可能會(huì)受其它與工作無關(guān)的網(wǎng)頁所吸引，或者利用互聯(lián)網(wǎng)做其它與工作不搭邊的事，從而誤了正事。久而久之，秘書人員若不嚴(yán)格要求自己，自然而然就養(yǎng)成了拖沓的工作作風(fēng)。同時(shí)還存在一種現(xiàn)象，即是高度依賴計(jì)算機(jī)，如果離開計(jì)算機(jī)則無法正常工作。 　　二是不利于秘書人員的身體健康。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要秘書人員經(jīng)常性地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，容易形成久坐電腦前的習(xí)慣。由于長時(shí)間抬頭對著顯示器，對秘書人員的眼睛和頸椎都是不利的，而長時(shí)間坐在辦公椅上，缺乏走動(dòng)，對身體也極為不利。所以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對秘書人員的身體健康也造成了威脅。

　　三是年長的領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的排斥。比較年長的領(lǐng)導(dǎo)，對計(jì)算機(jī)的操作不是特別熟悉，并且已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的辦公模式，要接受完全采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行辦公的模式還存在一定的排斥心理，這不利于辦公自動(dòng)化工作的推進(jìn)。

　　四是容易泄密。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的信息發(fā)布、交流、處理和存檔功能在很大程度上方便了辦公工作，但這也給保密帶來了難度。具有系統(tǒng)權(quán)限的人員可以看到系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)的信息，由于這類人員的數(shù)量較大，如果信息沒設(shè)置好瀏覽權(quán)限時(shí)，很容易造成大范圍的泄密，輕則引來不必要的麻煩，重則造成更為嚴(yán)重的后果。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般需要在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行，這樣就給黑客有了可乘之機(jī)，從而威脅了系統(tǒng)的信息安全。

　　三、高效運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，促進(jìn)高校秘書工作的積極開展

　　1.提高認(rèn)識(shí)，培訓(xùn)和普及技術(shù)，推動(dòng)辦公自動(dòng)化的運(yùn)用。要正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對高校工作的作用，既要看到系統(tǒng)對工作的積極影響，也要看到其對工作的消極影響，但必須明確，在全校教職員工中推行辦公自動(dòng)化是勢在必行的趨勢。鑒于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能的不斷強(qiáng)大，很有必要對教職員工進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)增進(jìn)大家對系統(tǒng)的了解和熟悉，推動(dòng)辦公自動(dòng)化的普及和運(yùn)用。只有普及了，秘書工作才能從中得到提升。

　　2.完善管理制度，規(guī)范操作流程，減少負(fù)面影響。建立健全辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理制度，規(guī)范相關(guān)的操作流程，明確什么工作需要通過系統(tǒng)進(jìn)行處理，怎么進(jìn)行處理，明確什么工作不能通過系統(tǒng)進(jìn)行處理，其中涉密工作就不能通過系統(tǒng)進(jìn)行處理，明確什么行為必須禁止，比如利用公用電腦、上班時(shí)間玩網(wǎng)絡(luò)游戲等行為就必須制止。通過這些舉措來減少辦公自動(dòng)化帶來的負(fù)面影響。

　　3.養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，確保身心健康。改掉長時(shí)間久坐對著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行辦公的壞習(xí)慣，有意識(shí)地定時(shí)或不定時(shí)地起身走動(dòng)或進(jìn)行簡單的運(yùn)動(dòng)，同時(shí)減少對計(jì)算機(jī)的依賴，有些工作能有其他方式代替且不會(huì)影響效率的，則改為替代方式來完成。在養(yǎng)成良好行為習(xí)慣的同時(shí)，還要挖掘工作中的樂趣，保持良好的心態(tài)和心境，保障秘書人員自我的身心健康。

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