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高校辦公室文秘人員素質(zhì)與能力的提升方法分析
經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，對于高校的教育提出了越來越多的要求。其中，一個(gè)重要的方面為高校管理質(zhì)量和水平需要進(jìn)行持續(xù)性的提升，在高校各項(xiàng)工作中承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任，起到承上啟下、縱覽全局的作用。而高校辦公室管理水平的高低，與其文秘人員素質(zhì)與能力有著直接的關(guān)系。因此，我們需要對于校辦公室的特點(diǎn)、高校辦公室文秘人員素質(zhì)與能力提升方法問題進(jìn)行有效的分析與研究工作，最終促進(jìn)我國高校辦公室管理工作的質(zhì)量和水平獲得全面提高。
一、高校辦公室的特點(diǎn)
隨著時(shí)代的發(fā)展，高校辦公室具有了重要的作用，呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)。比如：辦公室中的工作人員需要大量收集與整理各個(gè)方面教學(xué)的信息，對于學(xué)校中的一些規(guī)劃和決策進(jìn)行參謀，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，展現(xiàn)出高校的精神風(fēng)貌，更好地為高校中的廣大師生進(jìn)行服務(wù)。因此，有人將高校辦公室的特點(diǎn)概括為內(nèi)外溝通、下情上報(bào)、上情下達(dá)，各種信息匯于一身。因此，高校辦公室中的工作人員需要努力提高自己的素質(zhì)與能力，踏踏實(shí)實(shí)工作，兢兢業(yè)業(yè)做人，使得高校辦公室的職能得到有效發(fā)揮，更好為高校中廣大的師生進(jìn)行服務(wù)。
二、高校辦公室文秘人員素質(zhì)與能力提升方法
(一)努力學(xué)習(xí)文化知識(shí)。高校辦公室文秘人員需要不斷地學(xué)習(xí)文化知識(shí)，提高自己的素質(zhì)，培養(yǎng)自己的職業(yè)精神與能力，更好地為學(xué)校的工作而服務(wù)。具體來講，高校辦公室文秘人員需要不斷地學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)、參加各種類型的專業(yè)技能培訓(xùn)、積極參與到各種文化活動(dòng)中，全面提高自己的素質(zhì)與能力。比如：積極進(jìn)行主觀思考、進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，努力改進(jìn)完善自己的人生觀、世界觀、價(jià)值觀，擁有健康的心理狀態(tài)和高尚的道德人格。各種類型培訓(xùn)與活動(dòng)的有效開展，有利于高校辦公室文秘人員深刻地認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)與能力的重要性，并且在具體的實(shí)踐學(xué)習(xí)、生活中進(jìn)行科學(xué)方法的運(yùn)用，積極了解自己的優(yōu)缺點(diǎn)、在今后的學(xué)習(xí)生活中努力地運(yùn)用自己的優(yōu)點(diǎn)、改正自己的缺點(diǎn)，提高自己的知識(shí)修養(yǎng)與理?知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用能力，用它們更好地指導(dǎo)自己的學(xué)習(xí)與生活，用自己的聰明才智提升高校辦公室管理質(zhì)量和水平，更好地為廣大師生服務(wù)。
(二)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層需要引起高度的重視。高校領(lǐng)導(dǎo)層需要對于辦公室文秘人員給予足夠的重視，并且應(yīng)用有效的方法全面提高他們的素質(zhì)與能力。比如：進(jìn)行差異化的工作有利于因地制宜、因勢利導(dǎo)地幫助相關(guān)工作人員提升他們的思想政治覺悟與專業(yè)技能，最終使得他們的綜合素質(zhì)得到全面提高。其主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行工作。首先，通過辦公室文秘人員的語言與情緒等、準(zhǔn)確把握其心理特點(diǎn)、認(rèn)真進(jìn)行辦公室文秘人員反映情況的了解工作，采取有針對性的思想溝通與交換看法的工作方式，推動(dòng)輕松談話環(huán)境的構(gòu)建，使得他們提高處理問題的能力。其次，對于辦公室文秘人員進(jìn)行思想工作，提高他們的思想水平，使得他們今后在工作中具有頑強(qiáng)不屈的精神，努力刻苦地進(jìn)行相關(guān)信息數(shù)據(jù)的收集與整理工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)層決策和管理服務(wù)。最后，高校領(lǐng)導(dǎo)層需要注重對辦公室文秘人員的培訓(xùn)工作，使得他們自己的專業(yè)理論水平與素質(zhì)上獲得全面提高，可以在今后的工作中發(fā)揮出更大的作用。
(三)完善辦公條件。我們需要完善高校辦公室的條件，使得有關(guān)的工作人員更好地工作，提高工作的質(zhì)量和水平，更好地為廣大的師生進(jìn)行服務(wù)。比如：購買大量的高智能計(jì)算機(jī)，安裝大量先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)，建立起高校辦公室工作自動(dòng)化系統(tǒng)，使得高校辦公室文秘人員應(yīng)用好這些高效化的辦公軟件更好地工作。除此之外，高校辦公室需要進(jìn)行現(xiàn)代化的裝修工作，營造出良好的辦公環(huán)境，配備舒適的椅子、空調(diào)、高質(zhì)量的辦公桌等，有利于其工作人員更好地開展工作。比如：應(yīng)用有效的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以對高校中學(xué)生的各種情況進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)信息收集工作，然后將其在專業(yè)化的辦公平臺(tái)中進(jìn)行信息的匯總和分析，通過有效性的語言，將這些信息傳遞給高校的領(lǐng)導(dǎo)層，更好地幫助他們進(jìn)行管理與決策，有效地改進(jìn)高校工作中存在的問題，全面提高管理和服務(wù)的質(zhì)量和水平，保障了廣大高校的師生的學(xué)習(xí)和工作。
三、結(jié)語
對于高校辦公室文秘人員素質(zhì)與能力的提升方法問題進(jìn)行研究與分析，有利于我們應(yīng)用各種有效的方式，激發(fā)高校辦公室文秘人員工作的積極性，全面提高他們的素質(zhì)與能力，使其更好為廣大師生服務(wù)。
公安文秘寫作思維的特征
題目中所提及的公安文秘寫作指的是一種根據(jù)公安機(jī)關(guān)平日工作實(shí)際需要所進(jìn)行的一種寫作形式，是公安機(jī)關(guān)在完成其他工作時(shí)重要的輔助工具之一，其內(nèi)容比較符合于公安機(jī)關(guān)工作性質(zhì)的需要。雖然從實(shí)質(zhì)上而言，公安秘書寫作與普通文章寫作有許多的共同之處，例如，公安文秘寫作同樣需要遵從格式的禁錮，行文也必須具有上下邏輯性，但是，從差異上而言，公安文秘寫作又十分不同于普通文章的寫作，其需要運(yùn)用到較一般作家更為嚴(yán)密的寫作邏輯思維以及客觀思維等具有工作獨(dú)特性的思維特征，因此，本文就對公安文秘寫作的思維特征作出了如下總結(jié)及培養(yǎng)建議。
1 公安文秘寫作高思維水平在公安工作中的意義
1.1 利于使記錄性文字更加簡潔準(zhǔn)確
在公安文秘的日常寫作中，有一部分是對公安機(jī)關(guān)日常工作的總結(jié)和記錄，或者是對上級(jí)指令的轉(zhuǎn)錄。在這個(gè)工作過程中，公安文秘的寫作思維水平便會(huì)對其所寫的報(bào)告造成十分深切的影響。如果公安文秘的寫作思維嚴(yán)密、水平高，則更有利于其對所接收信息的準(zhǔn)確表達(dá)。并且能夠用更加精簡的一眼表達(dá)更加詳細(xì)并且重要的內(nèi)容，給文章的閱讀者和信息的被傳遞者提供更加準(zhǔn)確和精簡的信息。
1.2 利于所寫公文的規(guī)范性
對于任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位來說，公文的規(guī)范性都是十分重要的，但是，在很多單位的文秘寫作的時(shí)候，都沒有十分嚴(yán)格地遵守公文寫作的規(guī)范。而且，造成這一現(xiàn)象的原因多半不是因?yàn)槠洳粫?huì)寫， 而是因?yàn)槠鋵膶懽鞯男傅⌒?。而對于具有高層次文秘寫作思維水平的人來說，其往往十分注重公文寫作的規(guī)范性和客觀性，給公安機(jī)關(guān)的日常工作起到良好的輔助作用。
1.3 使公安機(jī)關(guān)的工作更加順利高效
在公安文秘的工作過程中，往往需要對領(lǐng)導(dǎo)講稿、法律文書的起草書等進(jìn)行撰寫。而這些文件對于公安機(jī)關(guān)的工作都具有重要的輔助作用，先從領(lǐng)導(dǎo)講稿而言，簡短有力的領(lǐng)導(dǎo)講稿對于增加員工的服從度以及樹立領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人形象都是具有十分重要的作用的。而對于法律文書的起草書來說，一份具有說服力的起草書不僅能夠使其更容易通過議案，而且能使其在實(shí)施過程中更受百姓的服從和落實(shí)。而究其根本，這就是公安文秘寫作思維的高水平對公安機(jī)關(guān)日常工作效率的影響。
2 公安文秘寫作應(yīng)具有的思維特征
2.1 其寫作的主題是被動(dòng)的，需要被動(dòng)性思維
在現(xiàn)代眾多文學(xué)寫作的過程中，最為重要也是首先要做的就是寫作主題的確定。在諸多寫作類型當(dāng)中，主題的來源也是十分多的，但是，從根本上來說可以分為兩種，即為主動(dòng)來源和被動(dòng)來源。所謂主動(dòng)來源即是指文章的主題是由作者自身的思維決定的，在寫作的時(shí)候，這被稱之為靈感，多見于詩歌及文學(xué)作品的寫作。而被動(dòng)來源即是指寫作主題并不是由作者自己確定的，而是由客觀要求確定的。顯然，公安文秘寫作的主題來源屬于被動(dòng)來源，其寫作主題多受指示于上級(jí)，并且其寫作格式也需要遵從一定的規(guī)范，需要在寫作過程中顧及到公安機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)，如政治性和群眾性等。這也就導(dǎo)致了公安文秘寫作的思維主線是被動(dòng)的，因此其需要的是被動(dòng)性思維而非創(chuàng)造性思維，是不同于其他文學(xué)創(chuàng)作的靈感式思維模式的。
2.2 其寫作的內(nèi)容是被動(dòng)的，需要客觀性思維
除了寫作主題外，從寫作內(nèi)容上而言，不同形式的寫作其內(nèi)容都具有一定的客觀性，但是文學(xué)作品的內(nèi)容多數(shù)都是結(jié)合事實(shí)和聯(lián)想一同進(jìn)行創(chuàng)造的，是在事實(shí)的基礎(chǔ)上加以夸張和聯(lián)想編造而形成的文字，其往往帶有較強(qiáng)的戲劇性和故事性。但是在公安文秘的寫作過程中，其寫作內(nèi)容往往是公安機(jī)關(guān)在日常工作中會(huì)見到的客觀現(xiàn)象。因此其內(nèi)容也是被動(dòng)提供的，不能夠?qū)ζ浼右跃幵旌团で?。而?yīng)當(dāng)緊緊圍繞公安機(jī)關(guān)的實(shí)際需要進(jìn)行寫作，不能加入個(gè)人的思維和看法。尤其是前文提到的領(lǐng)導(dǎo)講稿和法律文書等起草書的撰寫，更是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的意愿進(jìn)行寫作，不可加入自己的個(gè)人理解，以免因此造成信息傳遞的不準(zhǔn)確。因此，在公安文秘的寫作過程中應(yīng)當(dāng)克服自己的個(gè)人思維，用客觀的思維去進(jìn)行工作寫作，這也是公安文秘寫作的重要思維特征之一。
2.3 其寫作內(nèi)容具有時(shí)間上的延續(xù)性，需要邏輯性思維和程序性思維
在每一種寫作形式中，前后文都?荼卮嬖謐鷗髦指餮?的邏輯關(guān)系，但是其中又各有不同。在文學(xué)作品的寫作中，前后文往往是通過或真實(shí)或虛擬的故事和人物關(guān)系相互串聯(lián)，是一種較為形象的寫作方法，并且其立意是根據(jù)讀者的需求以及作者自身的意愿來定的。但是，在公安秘書的寫作過程中，其寫作目的是為了傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思或者是法律文本、行政公文的意思，其不僅不能加入自己的意識(shí)，還要對其將會(huì)產(chǎn)生的后續(xù)影響、施行中可能遇到的困難等進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測。除此之外，還應(yīng)當(dāng)提出相應(yīng)的解決辦法。并且，這一些都只是根據(jù)已有的政策和局勢進(jìn)行的推導(dǎo)，是一個(gè)相當(dāng)抽象的過程。因此，對于公安文秘的邏輯性思維和程序性思維都具有很高的要求。
2.4 其寫作內(nèi)容具有格式上的固定要求，需要規(guī)范性思維
寫作的格式有很多，對于文學(xué)作品寫作來說，其內(nèi)容的格式可以通過新奇的方式來吸引讀者，可以倒敘、正敘、插敘。語言間可以采用各種各樣的修辭方法對文章加以粉飾。但是，對于公安文秘寫作來說，其是服務(wù)于公安機(jī)關(guān)日常工作的，因此，其寫作格式具有十分嚴(yán)格的規(guī)范，例如，法律文件的起草書、行政公文等，都是具有固定的寫作格式的。公安文秘的職責(zé)就是將機(jī)關(guān)所要表達(dá)的意思通過簡潔的文字進(jìn)行表述，并且在此同時(shí)做到格式固定、行文嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯嚴(yán)密。例如在進(jìn)行法律條文起草書的擬定時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定嚴(yán)格遵從法律條文起草書的書寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行起草，否則視為無效。因此，在公安文秘的工作過程中，嚴(yán)格遵守行文規(guī)范，并將規(guī)范性思維融入寫作時(shí)間當(dāng)中是十分必要的。 2.5 其寫作形式多樣，需要具有敏捷性思維
在公安文秘的寫作工作內(nèi)容當(dāng)中，寫作的類型是多樣化的，如行政公文、會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講稿、起訴意見書等。因此，在多樣化的寫作類型當(dāng)中，前文提到的規(guī)范性思維等就不一定在每一種寫作模式當(dāng)中都適用。例如，在進(jìn)行行政公文寫作的時(shí)候，需要嚴(yán)格遵守寫作格式。但是在書寫領(lǐng)導(dǎo)講稿時(shí)，過于死板則會(huì)顯得領(lǐng)導(dǎo)的文化水平過低，再則，例如在書寫會(huì)議記錄時(shí)，過于刻板的規(guī)范性思維可能導(dǎo)致會(huì)議記錄繁瑣而不突出重點(diǎn)，給記錄閱讀者造成困擾，因此，公安文秘在工作過程中還需要具有敏捷性思維，靈活處理多樣化的寫作方式。
2.6 其寫作內(nèi)容政治性強(qiáng)，受眾廣，需要推導(dǎo)思維和分析思維
公安機(jī)關(guān)所發(fā)布的文書與一般作家所發(fā)布的文學(xué)作品在性質(zhì)上具有巨大的不同。文學(xué)作品注重的是抓住讀者的心理，其受眾是圖書愛好人員或者是某一特定群體，但是，公安機(jī)關(guān)的文書的發(fā)布，從性質(zhì)上而言，其具有十分濃厚的政治性，是十分嚴(yán)肅的文本。除此之外，公安機(jī)關(guān)的文書的受眾也不只是某一特定的群體，其是面向所有的百姓所發(fā)布的文書，具有更廣泛的接觸面，因此，在公安文秘的寫作過程中，不僅要符合要求和規(guī)范，掌握百姓的心理，以求獲得民眾的支持和貫徹，也是十分重要的，這就要求公安文秘在寫作過程中對人的心理進(jìn)行分析和推導(dǎo)，以求所頒發(fā)的文書被民眾所接受。除此之外，前文提及的對文書的作用和影響的分析及對策的提出也反映了公安文秘寫作所需要的的推導(dǎo)和分析思維。
3 如何培養(yǎng)公安文秘所需的寫作思維
3.1 訓(xùn)練命題公文，培養(yǎng)被動(dòng)主題寫作思維
結(jié)合上文提到的公安文秘寫作與其他寫作方式相區(qū)別的思維特征，可以得出在預(yù)備應(yīng)聘公安文秘這一崗位時(shí)，應(yīng)聘者應(yīng)當(dāng)對這些思維特征加以訓(xùn)練和培養(yǎng)。但是，在現(xiàn)實(shí)生活中，許多的公安文秘雖然具有部分相關(guān)思維特征，但是并未得到很好的落實(shí)。例如，在寫作過程中，個(gè)別公安文秘可能出現(xiàn)文章與題目做不到百分之百的吻合，即無法適應(yīng)被動(dòng)主題的寫作方式。這就要求我們在進(jìn)行公安文秘的培養(yǎng)過程中，對公安文秘進(jìn)行被動(dòng)主題即命題式文章的寫作培訓(xùn)，并嚴(yán)格要求其上下行文均嚴(yán)格按照這一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以此形成其習(xí)慣性的扣合所要求主題的寫作方法。
3.2 訓(xùn)練客觀性文章，培養(yǎng)客觀性思維
除了上述提到的對命題文章的訓(xùn)練外，客觀內(nèi)容的書寫對于公安文秘來說，無疑也是挑戰(zhàn)之一。在我們?nèi)粘５奈淖謺鴮戇^程中，往往比較注重自身思維靈活性和自由性的發(fā)揮，通常所寫文字也比較隨意，其目的是為了表述自己內(nèi)心的想法。但是，在公安文秘的寫作過程中，是不允許參雜個(gè)人情緒和個(gè)人想法的，其思想主線和寫作內(nèi)容都是具有明確規(guī)定的，因此，這就要求我們在進(jìn)行公安文秘培訓(xùn)的過程中對其如何讓限制自己的主觀思維進(jìn)行培訓(xùn)，以便其在公安機(jī)關(guān)的寫作任務(wù)能夠更加順利地完成。因此，在進(jìn)行公安文秘培訓(xùn)的時(shí)候，在寫作方面，應(yīng)當(dāng)多進(jìn)行固定內(nèi)容的模擬公文及演講稿的寫作等，提升其思維的客觀性。
3.3 訓(xùn)練邏輯性強(qiáng)的寫作題，培養(yǎng)邏輯性和程序性思維
前文提到，在公安文秘進(jìn)行寫作時(shí)，往往要考慮到所寫內(nèi)容在時(shí)間上的延續(xù)性，因此，要對其影響和作用效果等進(jìn)行邏輯性和程序性的猜測，因此，需要較強(qiáng)的邏輯性和程序性思維。但是，在一般的寫作過程中，往往只注重前后文的連貫性和邏輯上的通順性，往往忽視了嚴(yán)格意義上的程序性，這就導(dǎo)致了公安文秘寫作與一般寫作所要求的思維特征的不同。據(jù)此，在公安文秘的培養(yǎng)過程中，應(yīng)當(dāng)加緊訓(xùn)練其對前后因果關(guān)系和邏輯關(guān)系較強(qiáng)的論題的寫作，并且應(yīng)當(dāng)教會(huì)其如何讓進(jìn)行邏輯嚴(yán)密的程序性思考，以便在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行法律文件起草書或領(lǐng)導(dǎo)講稿的時(shí)候，避免因?yàn)槌霈F(xiàn)文字漏洞而造成不良后果的現(xiàn)象。
3.4 訓(xùn)練規(guī)范化的公文，培養(yǎng)規(guī)范性及敏捷性寫作思維
寫作格式的規(guī)范化對于公安文秘寫作來說是十分重要的一部分，但是，在現(xiàn)在許多的公安文秘的寫作過程中，往往沒有得到很好的注意，而是在寫作完成后由別人看出再往復(fù)返工，造成工作效率低下。因此，培養(yǎng)公安文秘的規(guī)范性寫作思維是十分必要的，而規(guī)范性寫作思維的形成并不是一個(gè)一蹴而就的過程，而是需要經(jīng)過長期的訓(xùn)練和培養(yǎng)形成的。這就要求我們在公安文秘的寫作訓(xùn)練中，多訓(xùn)練具有規(guī)范格式的寫作模式，例如行政公文及起訴意見書的寫法等。但是，在某些文件的寫作方面，規(guī)范性思維就顯得沒那么重要了，例如，在擬寫領(lǐng)導(dǎo)講稿時(shí)，規(guī)范性思維形成的思維定勢容易使得寫出千篇一律的文章，給領(lǐng)導(dǎo)的講話造成影響。這就要求公安秘書在具有規(guī)范性思維的同時(shí)保持思維的敏捷性，幫助公安工作更順利的進(jìn)行。
3.5 訓(xùn)練推導(dǎo)類寫作，培養(yǎng)推導(dǎo)和分析思維
考慮到公安秘書所寫文字的社會(huì)和政治影響，公安文秘在寫作過程中需要對受眾的心理以及寫作內(nèi)容可能導(dǎo)致的后果進(jìn)行分析和推導(dǎo)，?@就形成了公安文秘寫作思維中的推導(dǎo)性思維和分析思維。但是，在實(shí)際的分析和推導(dǎo)過程中，要想進(jìn)行嚴(yán)密的和較為準(zhǔn)確地推導(dǎo)，就要擁有較高的分析和推導(dǎo)水平，就要加以學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。因此，在進(jìn)行公安文秘的培訓(xùn)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)注重于對推導(dǎo)性思維和分析思維的培養(yǎng)，即在寫作訓(xùn)練時(shí)，有意識(shí)地培養(yǎng)具有人物心理分析或者是事件結(jié)果推導(dǎo)的習(xí)題，幫助公安文秘的就業(yè)意向者獲得更高的推導(dǎo)和分析水平。
4 總結(jié)
綜合上文所述，公安文秘的寫作思維與普通寫作著實(shí)具有諸多不同之處，其具有許多思維特征，本文列舉的也只是其中一部分。但是，通過本文列舉的這一部分公安文秘思維特征可以充分反映出，在公安文秘就職之前，是有必要對其寫作思維進(jìn)行一定程度的訓(xùn)練和培養(yǎng)的，因此，本文也就這一問題提出了相關(guān)的幾點(diǎn)建議，希望能借此對提高我國公安秘書的專業(yè)寫作能力形成一定的作用效果。
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