關(guān)于文秘的論文的范文精選
關(guān)于文秘的論文的范文精選
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辦公室文秘的重要作用以及工作策略
引言
辦公室文秘是單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)內(nèi)容，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，例如負(fù)責(zé)文件的排版審核、大小型會(huì)議接待、辦公用品計(jì)劃發(fā)放及低值易耗品管理、日常行政辦公室后勤管理等。辦公室文秘工作對(duì)于單位的發(fā)展有十分重要的作用，在傳統(tǒng)理念中認(rèn)為辦公室文秘工作主要是對(duì)各種辦公室行政事務(wù)進(jìn)行處理，在單位發(fā)展過程中處于可有可無的狀態(tài)，隨著企業(yè)發(fā)展全面改革深化，在企業(yè)發(fā)展過程中辦公室文秘工作內(nèi)容也不斷創(chuàng)新，辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有重要意義，可以確保企業(yè)發(fā)展過程中的各種基礎(chǔ)問題得到妥善解決。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題，必須要積極加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作的重視，同時(shí)，在新時(shí)期要加強(qiáng)辦公室文秘工作的創(chuàng)新，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息網(wǎng)絡(luò)、通信網(wǎng)絡(luò)，將辦公室文秘工作?拇?統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)到信息化管理。
一、辦公室文秘工作的作用
辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，在單位發(fā)展過程中是一個(gè)十分重要的部分，辦公室文秘是對(duì)辦公室任務(wù)進(jìn)行完成的主要人員。辦公室處于協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的樞紐地位，更是單位的信息中心、服務(wù)中心、指揮中心以及運(yùn)轉(zhuǎn)控制中心，辦公室文秘工作具有十分重要的作用。具體說來，辦公室文秘具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六項(xiàng)重要職能，在工作過程中肩負(fù)著較大的責(zé)任，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會(huì)導(dǎo)致單位發(fā)展受到影響。例如單位發(fā)展過程中經(jīng)常要召開大大小小的會(huì)議，辦公室文秘工作中的一個(gè)重要職能就是要負(fù)責(zé)會(huì)議的組織與協(xié)調(diào)，對(duì)會(huì)議召開過程中所需要的各種物資進(jìn)行準(zhǔn)備，并且積極協(xié)調(diào)會(huì)議召開過程中的問題，確保會(huì)議順利召開。傳統(tǒng)的理念中對(duì)辦公室文秘工作的認(rèn)知程度不高，認(rèn)為辦公室文秘工作是沒有技術(shù)含量的工作，只是負(fù)責(zé)行政管理、文書管理等，對(duì)辦公室文秘工作的認(rèn)知有偏差，因此導(dǎo)致辦公室文秘工作發(fā)展受到影響，直接影響了單位的可持續(xù)發(fā)展。在新時(shí)期，單位對(duì)辦公室文秘工作的重視程度也越來越高，辦公室工作開展得如何會(huì)直接影響單位全局工作的開展情況以及任務(wù)完成情況。
二、辦公室文秘工作存在的問題
在新時(shí)代背景下，很多單位對(duì)管理理念和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，加強(qiáng)了對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用，使得單位管理水平有了很大的提升。辦公室文秘工作是單位發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容看似雜亂，實(shí)則有章可循，是單位辦公室管理過程中的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。在實(shí)際工作過程中，辦公室文秘工作依舊存在較多的問題。
1.我國的文秘準(zhǔn)入制度存在缺陷
在辦公室文秘工作開展過程中，組建一支高素質(zhì)、復(fù)合型文秘隊(duì)伍，是提高辦公室文秘工作的重要途徑。關(guān)于文秘工作很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者具有傳統(tǒng)的看法，認(rèn)為文秘工作不重要，在對(duì)文秘人員進(jìn)行選擇的時(shí)候其準(zhǔn)入制度有缺陷。《秘書職業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)文秘人員的專業(yè)知識(shí)重視程度較高，但是對(duì)職業(yè)道德素養(yǎng)方面設(shè)置不全面，而且隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越來越復(fù)雜化，對(duì)文秘人員的技術(shù)要求和職業(yè)道德要求都越來越高，傳統(tǒng)的文秘準(zhǔn)入制度已經(jīng)不適用于當(dāng)前的時(shí)代背景。
2.職能定位不夠清晰
在辦公室文秘工作發(fā)展過程中，文秘工作人員應(yīng)該要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，文秘工作不僅是服務(wù)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，更是服務(wù)單位中的全體成員的，文秘工作是辦公室工作中的重要內(nèi)容。當(dāng)前企業(yè)中有的文秘人員對(duì)自身的職能定位不清晰，在從事文秘工作的時(shí)候也缺乏主觀能動(dòng)性，很多時(shí)候都認(rèn)為只要完成辦公室業(yè)務(wù)以及上級(jí)交辦的其他任務(wù)即可，在工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，出現(xiàn)紕漏，造成很多不必要的錯(cuò)誤，對(duì)單位發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
三、辦公室文秘工作策略
在信息時(shí)代背景下，各種信息資料越來越多，辦公室文秘工作內(nèi)容也越來越復(fù)雜，辦公室文秘工作的創(chuàng)新包括理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、人員創(chuàng)新等方面，單位應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作的認(rèn)知，對(duì)辦公室文秘工作崗位的地位進(jìn)行提升，從而激發(fā)辦公室文秘人員的工作積極性，為單位發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。
1.技術(shù)創(chuàng)新
對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行管理時(shí)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得辦公室文秘工作水平可以不斷提升，對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行落實(shí)。首先，要完善辦公室信息系統(tǒng)，對(duì)單位信息進(jìn)行分類管理，比如借助各種自動(dòng)辦公軟件，對(duì)各種信息資料進(jìn)行分類。文秘工作中的一個(gè)重要內(nèi)容就是要對(duì)文書進(jìn)行排版，為了提高各種文書的處理水平，則應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)文書排版工作的重視，要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，文秘人員要及時(shí)學(xué)習(xí)新技術(shù)，從而對(duì)文書排版、傳輸?shù)裙ぷ鬟M(jìn)行及時(shí)完成。其次，構(gòu)建辦公室文秘工作子系統(tǒng)。在辦公室文秘工作過程中，為了對(duì)辦公室文秘工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范、全面的管理，還應(yīng)該要在單位信息化系統(tǒng)平臺(tái)基礎(chǔ)之上擴(kuò)展構(gòu)建辦公室文秘工作子系統(tǒng)，從而將單位發(fā)展過程中的各項(xiàng)任務(wù)與辦公室文秘工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)整合，辦公室文秘人員能夠及時(shí)了解單位發(fā)展過程中的各種需求，對(duì)本職工作內(nèi)的任務(wù)進(jìn)行完成，為單位發(fā)展提供支持。
2.服務(wù)創(chuàng)新
在辦公室文秘工作創(chuàng)新過程中，必須要對(duì)文秘工作的具體內(nèi)容進(jìn)行確定，從而使得文秘人員能夠了解自己的工作內(nèi)容，文秘人員應(yīng)該要不斷樹立全局觀念，從單位發(fā)展的大局出發(fā)，借助各種新技術(shù)、新平臺(tái)，切實(shí)發(fā)揮出為單位服務(wù)的作用。例如在工作過程中，文秘人員應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，分析行業(yè)發(fā)展形勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)提供一些可供參考的信息，并且還要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對(duì)單位發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供一些可供參考的意見，真正發(fā)揮出文秘工作的價(jià)值，而不是單純地完成上級(jí)安排的各種辦公室業(yè)務(wù)處理任務(wù)。 3.重視積累與反思，注重職業(yè)培養(yǎng)
為了提高文秘人員的服務(wù)水平，要抓緊轉(zhuǎn)變文秘人員的服務(wù)理念，辦公室文秘工作是一項(xiàng)循序漸進(jìn)的工作，更是一項(xiàng)可持續(xù)發(fā)展的工作，文秘人員必須要及時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)思考，不斷進(jìn)行自我進(jìn)修，提高服務(wù)水平。在實(shí)際工作中，應(yīng)該要不斷積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，在辦公室可以組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，引導(dǎo)文秘人員積極參與，對(duì)各種細(xì)節(jié)問題進(jìn)行思考、分析、討論，開拓文秘人員的思維，并且可以拓展文秘人員的眼界，使得他們能夠更加正視自己的定位，提高工作能力。另一方面，在日常工作中應(yīng)該要加強(qiáng)文秘人員的“化用”能力的培養(yǎng)，“化用”能力強(qiáng)調(diào)的是文秘人員的靈活應(yīng)變能力和應(yīng)用能力，在實(shí)際工作中要為文秘人員安排更多實(shí)踐任務(wù)，只有通過實(shí)踐，?他發(fā)現(xiàn)實(shí)踐過程中出現(xiàn)的問題，才能真正幫助其解決問題，形成自己的職業(yè)優(yōu)勢(shì)。
4.實(shí)現(xiàn)多層次管理
辦公室文秘工作內(nèi)容很復(fù)雜，不僅僅是各種辦公室文書的處理，還包括其他內(nèi)容，例如對(duì)單位的各種大小型會(huì)議進(jìn)行組織接待、對(duì)辦公用品計(jì)劃發(fā)放及低值易耗品進(jìn)行管理、對(duì)單位的日常行政辦公室后勤工作管理等，確保單位日常運(yùn)營過程中的各種物資需求得到滿足。為了提高管理水平，也可以加強(qiáng)對(duì)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，例如在對(duì)各種辦公用品進(jìn)行發(fā)放的過程中，應(yīng)該要對(duì)辦公用品建立統(tǒng)一的檔案，并且對(duì)于辦公用品的借用情況進(jìn)行記錄，文秘人員要及時(shí)了解各種辦公用品的存量情況，一旦發(fā)現(xiàn)某種辦公用品快要用完，則要及時(shí)聯(lián)系采購部門對(duì)辦公用品進(jìn)行采購，確保單位的辦公用品充足，以防對(duì)單位的各項(xiàng)日常工作產(chǎn)生影響。
結(jié)語
綜上所述，辦公室文秘工作是單位管理中的重要內(nèi)容，是對(duì)各種辦公室業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的過程，對(duì)于單位的發(fā)展有十分重要的意義。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，必須要積極加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作的創(chuàng)新和完善，對(duì)辦公室文秘工作目標(biāo)進(jìn)行確定，并且引導(dǎo)文秘樹立全新的服務(wù)意識(shí)和全面的服務(wù)理念，借助各種信息技術(shù)手段對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行落實(shí)，提高文秘工作水平，為單位的發(fā)展提供更多支持。
新時(shí)期企業(yè)文秘工作的若干思考
文秘工作的開展質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)整體工作效率，對(duì)企業(yè)能否順利完成經(jīng)濟(jì)目標(biāo)具有諸多影響?；谛聲r(shí)期的發(fā)展背景，企業(yè)文秘工作發(fā)生諸多變化，不僅涵蓋檔案管理、文件收發(fā)、固資管理、會(huì)議接待等工作，甚至還需要撰寫會(huì)議文件，對(duì)外宣傳、組織活動(dòng)等。由此我們可以看出企業(yè)文秘工作是辦公室工作的關(guān)鍵內(nèi)容，也是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的一環(huán)，落實(shí)好新時(shí)期企業(yè)文秘工作至關(guān)重要。
一、新時(shí)期企業(yè)文秘工作人員需要具備的能力概述
(一)具備綜合工作能力
以鐵路企業(yè)為例，企業(yè)內(nèi)文秘工作人員不僅要具備一定文案功底、純熟的業(yè)務(wù)常識(shí)，業(yè)務(wù)常識(shí)主要包含專業(yè)文秘服務(wù)知識(shí)，還包括一些科學(xué)性文化知識(shí)，加之專業(yè)恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)能力與工作技巧也是文秘工作人員必須具備的能力。以理解能力為例，其作為企業(yè)文秘人員在日常工作中最為常見的工作能力，一般情況下都是將企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指示轉(zhuǎn)達(dá)給下屬員工，然后收集員工的反饋信息及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，此環(huán)節(jié)涉及到文秘人員對(duì)于信息的理解與看法，因此文秘人員個(gè)人理解能力將會(huì)很大程度影響到企業(yè)信息流通工作的質(zhì)量[1]。
(二)較強(qiáng)的職業(yè)道德
眾所周知，文秘工作經(jīng)常會(huì)涉及到一些企業(yè)的重要議案，這也就要求企業(yè)文秘人員自身具備一定職業(yè)道德修養(yǎng)，才可以落實(shí)好企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)信息工作，強(qiáng)化自我信息保密意識(shí)，以此來保證企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。文秘工作人員在開展工作時(shí)，需要將國家頒布的最先文件與自身工作職責(zé)進(jìn)行結(jié)合，勇于提出自己的學(xué)習(xí)想法，進(jìn)而有效增強(qiáng)自我處理能力。需要注意的是，企業(yè)文秘工作人員需要了解企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度，樹立自我職責(zé)道德的基礎(chǔ)上，切實(shí)優(yōu)化工作成果。作為一名合格的新時(shí)期企業(yè)文秘人員，在工作中必要時(shí)刻保持高昂的工作熱情，充分發(fā)揮自我工作職責(zé)，積極開展工作，在遇到一些問題時(shí)可以切實(shí)堅(jiān)持原則，以大局為重，這樣一來不僅可以高效完成文秘工作，還進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)的健康發(fā)展。
二、新時(shí)期企業(yè)文秘工作思路
(一)自主樹立工作服務(wù)理念
企業(yè)文秘工作自身涉及到的范圍比較廣，且日常工作比較繁瑣復(fù)雜，絕大多數(shù)的文秘工作都比較枯燥。這對(duì)當(dāng)下文秘工作人員提出了更高的要求，企業(yè)文秘工作自身就是企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)工作，宗旨是服務(wù)好每一位工作者[2]。因此，在新時(shí)期的發(fā)展背景下企業(yè)內(nèi)部文秘人員必須要不斷強(qiáng)化自我工作服務(wù)理念，落實(shí)好企業(yè)內(nèi)部服務(wù)工作，幫助員工解決現(xiàn)實(shí)問題，做好員工與領(lǐng)導(dǎo)間的溝通工作。
企業(yè)文秘工作最基本的工作就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，堅(jiān)持全程性的工作服務(wù)理念，在工作中吸取工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)存在的不足，切實(shí)提升企業(yè)文秘工作開展質(zhì)量與效率。文章指出的全程性服務(wù)理念主要是指，針對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提出的工作想法、做出的工作決定向下屬員工轉(zhuǎn)達(dá)信息過程中要完整、詳細(xì)，一字不漏的轉(zhuǎn)達(dá)。在將員工提出的想法反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)過程中，也要做到嚴(yán)謹(jǐn)全面，不歪曲事實(shí)，不誤導(dǎo)方向，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以時(shí)刻掌握員工的工作訴求與思想動(dòng)態(tài)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定扎實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在實(shí)際開展工作過程中，企業(yè)文秘工作人員需要在保證工作質(zhì)量的前提下，減少不必要時(shí)間的浪費(fèi)，保證企業(yè)工作都可以在上班時(shí)間完成。
企業(yè)內(nèi)部文秘人員在實(shí)際工作中還需要服務(wù)好自我所在部門，文秘人員作為銜接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工及企業(yè)內(nèi)多個(gè)部門間橋梁，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有不可或缺的作用。要想落實(shí)好新時(shí)期的企業(yè)文秘工作，就必須要充分發(fā)揮文秘人員工作才能，創(chuàng)造性組織多項(xiàng)工作活動(dòng)，通過有效制定相關(guān)工作機(jī)制，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門行為，使企業(yè)內(nèi)部工作都可以有章可循，保證企業(yè)工作有序進(jìn)行[3]。作為一名合格的企業(yè)文秘人員，除了需要落實(shí)好自己的本職工作以外，還需要為企業(yè)內(nèi)多個(gè)部門提供時(shí)效性的工作資源，充分發(fā)揮自我紐帶作用，靈活處理
各個(gè)部門間的矛盾，盡可能減少工作扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，保證企業(yè)內(nèi)多項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，全面提升企業(yè)工作效率。除此之外，企業(yè)內(nèi)文秘人員還需要服務(wù)好員工這一對(duì)象，文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言人，在開展日常工作中需要樹立好個(gè)人形象，耐心解答工作人員的問題，針對(duì)問題找到原因，從根源解決問題，保證員工的工作訴求可以第一時(shí)間反饋到領(lǐng)導(dǎo)層，以此來切實(shí)增強(qiáng)員工對(duì)文秘工作的認(rèn)可度。
(二)善于總結(jié)工作，不斷學(xué)習(xí)新技能
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制不斷變革，促使企業(yè)文秘工作人員每天都需要面對(duì)數(shù)以千計(jì)的信息，這也就要求企業(yè)文秘人員需要學(xué)會(huì)篩選信息。但是從工作開展情況來看，部分企業(yè)文秘人員沒有意識(shí)到自身工作的價(jià)值性，缺乏工作責(zé)任意識(shí)?；诖藛栴}，需要工作人員積極學(xué)習(xí)新技能，能夠靈活使用辦公自動(dòng)化軟件，合理歸納檔案信息等。在實(shí)際工作中，企業(yè)文秘工作人員需要將信息化管理技術(shù)與工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，如在管理檔案過程中使用與之匹配的檢索技術(shù)，搭建數(shù)據(jù)資源庫，以此來有效提升文秘工作開展質(zhì)量。
對(duì)于企業(yè)內(nèi)部文秘工作人員而言，學(xué)習(xí)全新工作技能不僅是學(xué)習(xí)信息化操作知識(shí)，理解掌握新時(shí)期對(duì)文秘工作提出的新要求，還需要靈活使用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，進(jìn)而不斷提升企業(yè)文秘工作質(zhì)量。新時(shí)期發(fā)展要求文秘工作人員要學(xué)習(xí)全新工作理論，使用知識(shí)強(qiáng)化自我的知識(shí)涵養(yǎng)，在提升自我工作素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，總結(jié)不足。文秘工作人員在開展工作時(shí)，需要靈活使用現(xiàn)代工作理念，站在企業(yè)發(fā)展的角度分析問題，合理處理企業(yè)內(nèi)部工作事項(xiàng)，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
三、結(jié)束語
綜上所述，新時(shí)期背景下落實(shí)好文秘工作作為企業(yè)發(fā)展所需，文秘人員需要及時(shí)更新工作理念，優(yōu)化現(xiàn)有工作思路，以全新的工作理念看待文秘工作，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求做好本職工作，不斷提升自我服務(wù)意識(shí)，提升自我理論涵養(yǎng)，進(jìn)而從根本上推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展。
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