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試論當(dāng)代企業(yè)秘書的人格魅力
隨著中國加入WTO和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，社會對企業(yè)秘書素質(zhì)的要求越來越高。編輯老師給您帶來的當(dāng)代企業(yè)秘書的人格魅力，希望可以更好的幫助到您!!
一、 人格魅力的定義
在當(dāng)今社會中，為人處世的關(guān)鍵因素之一就是要具備良好的人格魅力。人格是指人的性格、氣質(zhì)、能力等特征的總和，1也指個人的道德品質(zhì)和人的能作為權(quán)力、義務(wù)的主體的資格。而人格魅力則指一個人在性格、氣質(zhì)、能力、道德品質(zhì)等方面具有的能吸引人的力量。人格魅力是一個人整體精神面貌的表現(xiàn)，是一個人的能力、氣質(zhì)、性格及動機(jī)、興趣、理想等多方面的綜合表現(xiàn)。它是從人出生時就有并一直延續(xù)的發(fā)展下去，評價一個人不單單只看他的外表，而是綜合多方面因素，例如：語言、心理、性格等，從中去發(fā)現(xiàn)他高尚的人格魅力，這是較高的境界，最重要的是要有健康的人格。一個人要想讓別人尊敬他，欣賞他，必須要有自己的人格魅力。
二、中國入WTO后對當(dāng)代秘書的要求
秘書工作，就是辦文、辦會與辦事三者合為一體的工作。中國加入WTO以后，隨著科學(xué)技術(shù)和知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對企業(yè)秘書人才提出了更高的要求,也對秘書辦事職能帶來一些新的變化：一是辦事的程序性要求更高，二是辦事的規(guī)范化要求將更嚴(yán)，參謀、智囊作用是對文秘工作的高層次要求。加入WTO后，由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展,社會政治經(jīng)濟(jì)生活變得更加復(fù)雜，并日趨國際化，這使得秘書工作難度越來越大。而這種日益增大的難度和復(fù)雜性，就更加強(qiáng)烈地要求有高素質(zhì)的秘書來適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，要求秘書必須要有很強(qiáng)的人格魅力，補(bǔ)償自己知識、精力等方面的不足,這是當(dāng)代秘書工作人員必須具備的。只有這樣，才會更好的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，更好的處理更加復(fù)雜的局面，更好的全面提升自己的能力。
三、秘書人格魅力的具體表現(xiàn)
一個新時期優(yōu)秀的秘書, 應(yīng)時刻意識到自己對國家、對社會、對人民的崇高使命感, 努力塑造自身高尚、健全、完善的人格。一個有人格魅力的秘書, 他的工作容易得到領(lǐng)導(dǎo)和各方面的認(rèn)同、理解和支持, 他說話的內(nèi)容容易為人們所信服, 他的人格魅力能給人以威信和信任感, 因而在事業(yè)上容易取得成功。秘書工作處在承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)八方的中樞地位，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是聯(lián)系群眾的橋梁紐帶。因此秘書作為職場中的特殊群體，注重人格魅力的提升顯得尤為重要。秘書的人格魅力具體表現(xiàn)在他的立場觀點(diǎn)、思想作風(fēng)、人生態(tài)度、道德情操、志趣追求、職業(yè)形象上。構(gòu)成秘書人格魅力的兩個最基本要素：個人形象、修養(yǎng)。
1.個人形象
因?yàn)槿撕推髽I(yè)是相像的，所以一人個的形象力量成為吸引朋友、合伙人以及客戶、員工和投資人的磁鐵。2把握好自身形象，能代表組織形象，會使組織形象更加貼近社會，增加其對公眾的積極影響。
2.修養(yǎng)
現(xiàn)在的競爭使得秘書與秘書之間在技能方面的差別越來越小，而具有良好素質(zhì)修養(yǎng)的精神領(lǐng)袖卻有散發(fā)不盡的迷人魅力，甚至?xí)谷税菟囊恍┦д`或過錯。修養(yǎng)不是人性天生來就有的，是通過學(xué)習(xí)知識的積累、修煉而逐步養(yǎng)成的。
四、秘書人格魅力的塑造
秘書的人格魅力的培養(yǎng)和塑造，除了相應(yīng)的知識素養(yǎng)和實(shí)踐工作能力外，正如前面所說，秘書的修養(yǎng)是最關(guān)鍵的，如何塑造秘書的修養(yǎng)也就是塑造秘書的人格魅力，要從以下幾方面入手：
(一)樹立正確堅(jiān)定的思想信念
信念是做好一個合格秘書人員的首要條件，企業(yè)秘書一般被視為決策者的參謀、助手，因?yàn)樗幬恢玫奶厥?，容易了解企業(yè)的核心機(jī)密，也容易成為競爭對手重點(diǎn)公關(guān)的對象或者相關(guān)與企業(yè)有利益關(guān)系的個體眼中的紅人，極容易受到各方面的利益影響，因此身處重要地位的企業(yè)秘書必須具備堅(jiān)定的信念，要充分認(rèn)識到秘書工作的重要性，對工作對公司高度負(fù)責(zé)，把秘書工作當(dāng)作完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制、建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的需要，當(dāng)作黨和人民利益的需要，在企業(yè)利益和個人利益、工作利益和物質(zhì)利益沖突時能作出正確選擇。同時要確立正確的價值觀、人生觀，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，這樣才能在商品經(jīng)濟(jì)的大潮中不偏離自己的人生目標(biāo)，才能對生活、工作、學(xué)習(xí)、人生價值有正確認(rèn)識, 這樣秘書工作才能有正確的導(dǎo)向。
(二)具備良好的職業(yè)道德和奉獻(xiàn)精神
道德是處于一定環(huán)境的人在情感意識支配下，用以調(diào)節(jié)與社會或他人關(guān)系的一種行為現(xiàn)象。職業(yè)道德是在一定的職業(yè)活動中所應(yīng)遵循的行為規(guī)范，是社會公德在一定職業(yè)范圍內(nèi)的具體表現(xiàn)，也是個人的道德修養(yǎng)最集中、最基本的體現(xiàn)。秘書要有熱愛工作、忠于職守、埋頭苦干、甘當(dāng)綠葉、不計(jì)報(bào)酬、勇于奉獻(xiàn)的春蠶精神，要真正為領(lǐng)導(dǎo)做好政務(wù)性事務(wù)性服務(wù)。秘書的工作特點(diǎn)，決定了秘書人員必須具備偉大的奉獻(xiàn)精神。奉獻(xiàn)精神也是一個人人格魅力的重要組成部分，在新形象下，秘書要做到十個方面的奉獻(xiàn)，稱為十心，奉獻(xiàn)十心是提升秘書人格魅力的關(guān)鍵所在，十心即把忠心獻(xiàn)給組織、把放心獻(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)、把恒心獻(xiàn)給事業(yè)、把細(xì)心獻(xiàn)給工作、把熱心獻(xiàn)給群眾、把耐心獻(xiàn)給矛盾、把歡心獻(xiàn)給同事、把真心獻(xiàn)給朋友、把愛心獻(xiàn)給家庭、把平心獻(xiàn)給自己。3秘書工作承上啟下、協(xié)調(diào)八方，不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為人民群眾服務(wù)，因此，秘書人員要具備一定的綜合素養(yǎng)。十心是秘書工作人員的真實(shí)寫照，只有做到十心，才能真正體現(xiàn)出現(xiàn)代秘書的獨(dú)特的人格魅力。
(三)培養(yǎng)豁達(dá)寬容的人生態(tài)度
豁達(dá)是一種美德，寬容是立身之本。秘書工作是一項(xiàng)與人打交道的工作，因?yàn)槊貢ぷ魈幱谏舷逻B接，溝通前后左右的關(guān)鍵位置，由于秘書人員的這個特殊位置，常常會在工作中遇到內(nèi)部或外部的一些干擾，在復(fù)雜的人際關(guān)系中，難免與領(lǐng)導(dǎo)、同事及群眾之間發(fā)生各種矛盾、利害沖突，難免引起誤解和不滿。在工作中不免會遇到非議，不免會受到很多不愉快的經(jīng)歷，不免要被領(lǐng)導(dǎo)批評。因此，秘書人員的個性中很重要的一方面就是對人對事豁達(dá)、開朗，即在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度，對于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)要多加體諒，主動熱情、細(xì)致周到，對同事熱情、關(guān)心、樂于助人。4這就需要秘書人員能適應(yīng)環(huán)境，能顧全大局，要更加寬容領(lǐng)導(dǎo)和同事，要學(xué)會裝傻。這就是以能問于不能，以多問與寡問，有若無，實(shí)若虛。明知故問給別人一個表現(xiàn)的機(jī)會;明明知道他不如自己也去向他請教;明明知道自己懂得很多但把它埋藏在心底，表面上做出一副什么都不懂的樣子。有了這些，再加上人家冒犯了自己也不針鋒相對地去計(jì)較，不以牙還牙，以眼還眼，反過來，自己也可以減少一些他人的攻擊和中傷了。對萬事抱持平常心，對萬物抱持清靜心，對萬人抱持歡喜心，自然會懷著一種感恩的心情去待人處事。君子坦蕩蕩，小人常戚戚。大凡心理狀態(tài)良好的人，心胸也自然豁達(dá)，并且能以這種狀態(tài)去感染和影響上司和同事，讓大家享受和諧相處產(chǎn)生的愉悅。
(四)練就堅(jiān)韌吃苦耐勞的意志和積極的心態(tài)
堅(jiān)韌的意志是秘書人員心靈的護(hù)衛(wèi)和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心,就是堅(jiān)韌的中心意志，它是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。在遇到困難和挫折時，有一種樂觀向上的態(tài)度，使自己從挫折中站起來，變得更加堅(jiān)強(qiáng)，使自己漸漸的成長起來。另外，企業(yè)秘書作為一種比較特殊而且敏感的職業(yè)，工作壓力自然會以隱性方式存在并且在相當(dāng)程度上影響其情緒。很多時候，企業(yè)秘書經(jīng)常是以兩面人的做法行事，再大的委屈，再大的苦楚，再大的煩悶，你都只能隱忍，而在表面上還得若無其事，沉穩(wěn)甚至快樂地待人接物，這是一種心理調(diào)適的本領(lǐng)，也要求秘書人員性格上開朗，不要因委屈和煩惱影響正常的工作。而在生活當(dāng)中更要有樂觀、積極的態(tài)度，培養(yǎng)廣泛的興趣愛好，有自信地面對生活，享受人生，使生活變得更加的充實(shí)，多彩多姿。一個健康的人格不是本身就具有的，需要一點(diǎn)一滴的積累。平時注意培養(yǎng)良好的心態(tài)，樂觀的生活態(tài)度，來塑造自己的人格魅力。
(五)要有良好的職業(yè)形象和很強(qiáng)的親和幽默感
作為秘書要有豁達(dá)大度，樂觀開朗、幽默大方、朝氣蓬勃的精神面貌。在公開場合表現(xiàn)出有充分的自信心和充滿熱情，積極主動地與人交往，不裝腔作勢擺架子，以開拓進(jìn)取的勇氣和精神去感染群眾。同時講究禮節(jié)，舉止穩(wěn)重得體，尊重他人，談吐大方、機(jī)智、幽默，穿著適時合體。比如幽默感是人格魅力的重要組成部分，秘書工作內(nèi)容繁雜，壓力很大，有時不免秘書產(chǎn)生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以機(jī)智的語言化解困境，超越挫折，獲得良好的心情，保證工作的順利進(jìn)行。秘書部門被稱為企業(yè)的窗口，說它是窗口一是因?yàn)閮?nèi)外聯(lián)系接待來訪、同各方商治工作大都由秘書機(jī)構(gòu)出面。人們往往把秘書部門看成是領(lǐng)導(dǎo)的代言人。因此，秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員的形象如何影響很大。4如果秘書部門環(huán)境幽雅，秘書形象很好，秘書人員辦事認(rèn)真、態(tài)度友好，可以給人留下良好的印象。從而增進(jìn)彼此的業(yè)務(wù)往來，如果秘書部門環(huán)境雜亂，人員關(guān)系緊張，工作中互相推誘扯皮，讓人感到人難見臉難看，事難辦。就必然給人留下不良印象進(jìn)而對領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)造成負(fù)面影響。因?yàn)槿伺c人之間的交往是很注重感情因素的，感情是人對客觀事物好惡傾向的內(nèi)在反映，人與人之間建立了良好的感情關(guān)系，便能產(chǎn)生親切感。
總之，人格魅力在現(xiàn)代文明社會具有日益重要的價值和意義，人格魅力是人的綜合素養(yǎng)的折射。作為承上啟下、協(xié)調(diào)八方的秘書工作更應(yīng)該注重人格魅力的培養(yǎng)，使自己的工作能力得到更好的發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]葉海燕.教師的人格魅力[J],科教導(dǎo)刊2010年第16期.
[2]勞倫斯.D.阿克曼.形象決定命運(yùn)[M]中信出版社,2002.
探析秘書的無約接待
秘書的無約接待直接影響組織的形象，關(guān)乎重大，必須要求秘書隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理，掌握接待技巧，從而確保顧客的滿意。這里是一篇秘書的無約接待，接下來讓我們一起看看吧!
秘書的無約接待從事無約接待工作需要注意方法與技巧，既要熱情接待、禮貌送客，又要堅(jiān)持原則，并講求方法靈活，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。
接待工作是秘書的常規(guī)性工作，是組織溝通內(nèi)部的“橋梁”，聯(lián)系外部的“窗口”。從某種意義上講，秘書的接待工作，是單位的門面喉舌，是塑造組織形象的重要途徑。接待工作對秘書的綜合素質(zhì)要求相當(dāng)高，它不僅要求秘書具備良好的個人素質(zhì)，如精神狀態(tài)、言談舉止、著裝打扮等，更需要秘書掌握接待工作的基本方法、技巧，才能保證接待工作的成功。而成功的無約接待，更需要一個秘書良好的素養(yǎng)，嫻熟的技巧，臨危不亂的心理素質(zhì)，機(jī)敏應(yīng)變的能力，既能為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，又能讓客人滿意而歸，塑造組織形象，維護(hù)組織信譽(yù)。
一、對無約接待的基本認(rèn)識
無約接待是相對有約接待而言的，“在接待來訪工作中，當(dāng)有特邀的客人或代表團(tuán)來訪，工作單位應(yīng)安排人員接待，這是有約接待，即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒有約定的、臨時來訪的接待工作，稱無約接待。” [1] 無約接待是秘書接待工作的重要組成部分。
(一)無約接待的特殊性
1.無約接待客源的復(fù)雜性。在無約接待中，秘書接待的客人既可能是政府官員，也可能是新聞媒體，既可能是合作伙伴，也可能是競爭對手，既可能是外賓，也可能是內(nèi)賓，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上級單位，也可能是下級單位，他們可能在國別、職務(wù)、身份、性別等很多方面具有復(fù)雜的特征。
2.客人來訪目的多樣性和無法預(yù)測性。無約接待不同于有約接待，秘書會提前知道客人來訪的目的，并根據(jù)其目的做好充分的準(zhǔn)備工作，盡量做到接待工作的完滿和萬無一失。而無約接待由于客人到來之前沒有給組織和秘書任何的來訪提示，是貿(mào)然來訪，所以秘書無法提前預(yù)測客人來訪的真正目的，是屬于常規(guī)的業(yè)務(wù)工作的來訪，還是非常規(guī)的來訪，是受歡迎的客人，還是不受歡迎的客人，所有的這些秘書都一概不知，所以無法做好接待前的準(zhǔn)備工作，這無形當(dāng)中增加了接待的難度。這就需要秘書具備較高素養(yǎng)，嫻熟的接待技巧，臨場發(fā)揮，隨機(jī)應(yīng)變，機(jī)敏應(yīng)對。
3.接待方式方法的多樣性和技巧性。由于客人的身份地位的復(fù)雜性和來訪目的的多樣性，就決定了秘書在接待的時候不能采用相同的接待方法，或者自己解決客人的問題，或者讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)接待客人，或者替領(lǐng)導(dǎo)擋駕等等，要具體情況具體分析，不能一刀切。另外，由于無約接待的無法預(yù)測性以及客源的復(fù)雜性，所有的這些都要求秘書有一定的接待技巧，才能保證讓客人滿意，讓領(lǐng)導(dǎo)放心、滿意。
(二)無約接待的基本作用
1.保障作用。社會組織一直處于與其他組織和個人的交往之中，有交往就有接待，接待以交往為前提并為交往提供保障。而無約接待是秘書接待工作的重要組成部分，搞無約接待工作，一方面不僅可以保障組織的正常交往、運(yùn)轉(zhuǎn)，另一方面還可以替領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，保障領(lǐng)導(dǎo)的正常工作不受干擾。
2.公關(guān)作用。秘書人員在無約接待工作中，同時也發(fā)揮著公關(guān)工作的作用。接待工作質(zhì)量的好壞，客人的滿意與否，不僅關(guān)系秘書人員的個人形象，同時更在塑造著組織的形象。
3.信息收集與溝通作用。在無約接待工作中，秘書人員要與來訪的客人交談、溝通、交流，既要向?qū)Ψ絺鬟f其所需信息，又要從對方了解情況、收集信息，必要時還要向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳遞信息。
4.“替補(bǔ)”和“擋駕”作用，即在不需要領(lǐng)導(dǎo)者出面接待時，或在領(lǐng)導(dǎo)外出或無法抽身時，由秘書人員直接接待客人，起“擋駕”作用和“代理”作用。
二、無約接待的方法與技巧
(一)熱情接待，禮貌送客
首先要面帶微笑地去主動問候來訪者，不能因?yàn)閷Ψ經(jīng)]有預(yù)約而不理不睬，或者冷言相對。其次要盡快了解來訪者到來的目的和內(nèi)容。根據(jù)客人到來的不同目的而做出不同的處理。對于無約而來的客人，不管我們是不是滿足了顧客的要求，當(dāng)客人離開的時候都要對他們的到來表示感謝，對自己的不足之處深表歉意，笑臉相迎，微笑而送。從而確保顧客滿意，塑造組織良好的形象。
(二)堅(jiān)持原則，靈活分流處理
對于無約來訪的客人 ，我們首先提倡預(yù)約的原則，根據(jù)客人來訪目的和事態(tài)的輕重緩急安排預(yù)約;如果客人來訪的事態(tài)重要緊急，則要靈活處理，如果事情是秘書的職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，秘書設(shè)身處地為客人著想，及時處理，確保顧客滿意，不可怠慢、不負(fù)責(zé)任。如果客人到來，執(zhí)意要見某一領(lǐng)導(dǎo)，而客人來訪的目的又是合理正當(dāng)，秘書要為客人安排約見領(lǐng)導(dǎo)，如果領(lǐng)導(dǎo)不能及時接見客人，應(yīng)向客人道歉，為客人重新安排預(yù)約;如果客人到來的目的不明、動機(jī)不純、企業(yè)不受歡迎或者領(lǐng)導(dǎo)不愿意接見的客人無約而來，秘書就要靈活機(jī)動替領(lǐng)導(dǎo)擋駕。
(三)多方法靈活擋駕，為領(lǐng)導(dǎo)分憂
為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，是秘書必須具備的一項(xiàng)技能，也是保障領(lǐng)導(dǎo)開展正常工作的一項(xiàng)基本條件。秘書在接待無約客人時，如果根據(jù)自己的職業(yè)悟性判斷出客人確實(shí)需要擋駕，要根據(jù)客人來訪目的及其特點(diǎn)的不同，靈活采用不同的擋駕方式。第一，善意謊言法。對于那些領(lǐng)導(dǎo)不愿意接見的客人，可以采用善意的謊言的方法，告訴他領(lǐng)導(dǎo)不在，并且短時間不會回來，告訴客人，如果他有什么要求可以告訴自己，等領(lǐng)導(dǎo)回來后，一定替他及時轉(zhuǎn)達(dá)，盡快給對方回復(fù)。第二，單刀直入法。對于那些到來目的不明、動機(jī)不純的客人，秘書要禮貌而明確地告訴他，你沒有辦法幫助他，領(lǐng)導(dǎo)不可能接見他，勸他早打消這個念頭，不要在這件事情上浪費(fèi)時間，免得以后再來糾纏。第三，旁敲側(cè)擊法。秘書在日常接待的過程中也會經(jīng)常碰到一些拉贊助、搞促銷等一些不受歡迎的客人，接待這部分客人，秘書禮貌、耐心，陪著交談，對對方的要求深表理解，但是要旁敲側(cè)擊地告訴他公司的實(shí)際狀況決定了雙方?jīng)]有合作的可能，因此，領(lǐng)導(dǎo)不可能見他。如果有時間還可以誠懇地提出一些建議，禮貌送客。第四，適當(dāng)冷落法。對于那些多次來糾纏或者坐在單位一定要等領(lǐng)導(dǎo)出來接見的客人，秘書可以給他倒杯茶，讓他一個人坐著等，自己忙自己的工作，不要主動給他交談，只要是不干擾單位的正常工作，就不要理會他，空間上也要與他保持一定的距離。
總之，秘書的無約接待工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一，它體現(xiàn)一個秘書良好素養(yǎng)和嫻熟的工作技巧，秘書的無約接待直接影響組織的形象，關(guān)乎重大，必須要求秘書隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理，掌握接待技巧，從而確保顧客的滿意。
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