試論企業(yè)秘書如何在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用

　　隨著國有企業(yè)改革的進(jìn)一步深入,新的管理體制、運(yùn)作機(jī)制的建立,企業(yè)管理必須按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求全面加強(qiáng),各級管理部門、各類管理人員也必須相應(yīng)地轉(zhuǎn)變職能。企業(yè)秘書作為企業(yè)樞紐部門的高級管理人員,也要從如何提高自身整體綜合素質(zhì)入手,適應(yīng)新體制、新機(jī)制的需要,轉(zhuǎn)變崗位職能,成為現(xiàn)代企業(yè)需要的復(fù)合型人才,更好地發(fā)揮作用,為工作大局服務(wù),促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

　　一、更新思想觀念,樹立五種意識

　　在現(xiàn)代企業(yè)制度的新體制下,企業(yè)的一切工作,都必須要以效益為中心,以爭取最佳經(jīng)濟(jì)效益,獲取最大利潤為目的。企業(yè)秘書工作也必須顯現(xiàn)出創(chuàng)造效益、創(chuàng)造價(jià)值的作用。因而企業(yè)秘書的觀念和思維必須按國內(nèi)外市場變化隨事而異,隨境而異,不斷地吐故納新,隨市場經(jīng)濟(jì)意識調(diào)整自身行為。今天的市場經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈,企業(yè)在競爭中優(yōu)勝劣汰,促使效率提高,資源配置優(yōu)化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為了本企業(yè)的生存、競爭、發(fā)展,不得不受市場這個(gè)無形的繩索所牽制,根據(jù)市場變化進(jìn)行市場預(yù)測和市場分析,隨時(shí)調(diào)整營銷策略。因此,企業(yè)秘書不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié),而且更要將自身思維和行動置于外界(國內(nèi)外市場),隨時(shí)參與對外經(jīng)濟(jì)活動,及時(shí)更新思維行動方式,把握市場動向,收集有效信息,搞好調(diào)查研究,發(fā)揮最好的參謀助手作用,使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營思路不斷拓展。目前,廣大企業(yè)秘書工作者關(guān)鍵是要把思想統(tǒng)一到企業(yè)轉(zhuǎn)機(jī)建制的目標(biāo)上來,牢固樹立五種意識。一是全局意識,即要認(rèn)清形勢,把握大局,把秘書工作放在企業(yè)中心工作的大局來考慮,克服自我封閉,自我運(yùn)行、就事論事的思想;二是超前意識,即要善于研究形勢,對新事物、新情況要敏感,要超前決策,超前行動,打時(shí)間差,爭取工作主動性;三是形象意識,即干什么工作,辦任何事情都要考慮到企業(yè)的整體形象和聲譽(yù),要做出實(shí)實(shí)在在的成績,在建立現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中盡可能留下較深的“痕跡”;四是服務(wù)意識,即搞好服務(wù)工作,對上求實(shí),對下求優(yōu),特別是對基層要多指導(dǎo)幫助,少干涉添亂,對職工多排憂解難,少指責(zé)埋怨,樹立嚴(yán)謹(jǐn)高效的作風(fēng),認(rèn)真細(xì)致地對待每一項(xiàng)工作;五是廉政意識,作為一名合格的企業(yè)秘書,必須做到廉潔從政,不為一己之利,利用工作之便,或打著領(lǐng)導(dǎo)旗號,辦私事,謀私利。堅(jiān)持廉潔奉公,忠于職守,盡心盡力地履行自己的職責(zé),殫精竭慮地提高服務(wù)水平。

　　二、施展公關(guān)技能,開拓工作領(lǐng)域

　　隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,企業(yè)秘書工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型,使秘書活動的領(lǐng)域得以較大的拓展,“內(nèi)務(wù)”與“外事”相互融合,組成了秘書實(shí)踐運(yùn)作公關(guān)性的整體內(nèi)容。從實(shí)踐的本質(zhì)特征來看,秘書與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對內(nèi),事務(wù)處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫,使企業(yè)各部門按經(jīng)營目標(biāo)同步運(yùn)轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)秘書同領(lǐng)導(dǎo)、各部門關(guān)系融洽;對外,收集和交流經(jīng)濟(jì)信息呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料,反映主要問題,參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動,配合諸如經(jīng)濟(jì)信息發(fā)布會、產(chǎn)品訂貨會、慶典會等對外經(jīng)濟(jì)活動而進(jìn)行大量的具體策劃和事務(wù)工作(會務(wù),傳授、反饋、交往),都表現(xiàn)出公關(guān)性的濃厚特征。隨著中國“入世”后新的市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和國內(nèi)外消費(fèi)意識的覺醒,企業(yè)已經(jīng)形成了強(qiáng)大的市場壓力,市場為買方市場所占領(lǐng),消費(fèi)者自主選擇產(chǎn)品和企業(yè)。在優(yōu)勝劣汰的形勢下,企業(yè)不只是將自己的產(chǎn)品推銷給用戶工作就完結(jié)了,而是要同用戶、政府建立一種依賴信任和謀求縱深發(fā)展的關(guān)系,讓政府首肯,公眾知曉,用戶信賴。因此,這就要求現(xiàn)代企業(yè)秘書不僅有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力、寫作能力及敏銳的觀察、思考、調(diào)研、分析能力,而且還必須有較強(qiáng)的處理人際關(guān)系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關(guān)技能,通過創(chuàng)建公關(guān)活動的“名牌”,將自己的觸角隨時(shí)延伸,上到政府官員 ,下到內(nèi)部員工,左到市場用戶,右到社會名流,從而使企業(yè)秘書在公關(guān)策劃實(shí)施中擔(dān)任重要角色,為企業(yè)樹立良好的形象。

　　三、發(fā)揮參謀作用,提供最佳決策

　　在國內(nèi)、國際市場全球化大環(huán)境下,企業(yè)正面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇,同時(shí)也存在著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。面對各種因素復(fù)雜多變的局面,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營戰(zhàn)略決策富有更大的挑戰(zhàn)性、風(fēng)險(xiǎn)性和靈活性,使領(lǐng)導(dǎo)決策變得更加復(fù)雜和困難。因此,企業(yè)秘書的參謀助手作用就顯得特別重要。企業(yè)秘書人員要抱著高度的事業(yè)心和強(qiáng)烈的責(zé)任感,發(fā)揮好參謀助手作用。工作要主動圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn),圍繞黨政的重大部署、重大行動轉(zhuǎn),真正做到與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)同向,思想同頻,言語同聲,行動同步。要適應(yīng)信息化發(fā)展的時(shí)代要求,重視信息參謀作用。從某種意義上講,信息的參謀作用是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必不可少的最經(jīng)濟(jì)有效迅速的工具,信息的正誤直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策水平和后果。所以,如今的企業(yè)秘書所從事的工作已不同于簡單的辦事、辦文、辦會等一般事務(wù)性工作,而是把信息由企業(yè)機(jī)關(guān)事務(wù)向領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)轉(zhuǎn)變。秘書要把做好信息工作作為領(lǐng)導(dǎo)參謀、協(xié)調(diào)、催辦、督辦的基礎(chǔ)和手段,將采集到的各種信息進(jìn)行分析、收集、處理、加工,提出預(yù)案,主動參謀獻(xiàn)策,降低領(lǐng)導(dǎo)決策風(fēng)險(xiǎn)度。從而以信息服務(wù)為載體,把企業(yè)秘書工作提高到一個(gè)新水平。因此,在現(xiàn)代企業(yè)制度下,企業(yè)秘書要善于學(xué)會利用和發(fā)揮內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)的功能和作用,準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,圍繞中心工作提出內(nèi)容性、綜合性、針對性、動態(tài)性、經(jīng)驗(yàn)性、問題性和反饋性等有深度的高層次信息,進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈,讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)知曉,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策,從而,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效的服務(wù)。

　　四、提高知識水平,應(yīng)對新的挑戰(zhàn)

　　隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和現(xiàn)代管理的發(fā)展,這對秘書的知識結(jié)構(gòu)提出了新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代企業(yè)往往從提高效率、節(jié)省開支出發(fā),要求秘書一專多能:既能撰寫文稿又能處理文書、檔案,既會使用電腦又懂外語,既能管理好內(nèi)部事務(wù)又能勝任公關(guān)、洽談業(yè)務(wù)。也就是說,秘書人員要有“十八般武藝”,成為企業(yè)的智囊人物、領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。這實(shí)際上要求秘書必須是復(fù)合型人才,只有這種復(fù)合型人才才能適應(yīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開拓經(jīng)營的需要,這就要求企業(yè)秘書要兼?zhèn)鋷追N才能,具有豐富的復(fù)合性知識。企業(yè)秘書要高度重視發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術(shù)的作用,努力掌握現(xiàn)代化的辦公設(shè)備的技術(shù)能力,學(xué)會使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備,熟練掌握計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公機(jī)具的操作技能,并將這些技能廣泛用于秘書業(yè)務(wù)和對整體工作的全方位管理之中。同時(shí)要積極適應(yīng)電子商務(wù)時(shí)代的需要,主動了解計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r,將最新技術(shù)用于秘書業(yè)務(wù),及時(shí)把握瞬息萬變的商機(jī),搜集整理信息,為領(lǐng)導(dǎo)提供高效服務(wù)?，F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展已打破國界,國際間交流日益增多,企業(yè)迫切希望自己的員工拓寬知識領(lǐng)域,增強(qiáng)對外溝通能力。所以,企業(yè)秘書必須具備必要的外向性知識。中國加入世界貿(mào)易組織后,中國企業(yè)與國際跨國公司合作增多,貿(mào)易額增大,但由于世貿(mào)組織中各國的文化差異較大,企業(yè)秘書只有對不同國家間的文化差異有所了解并尊重各國的文化傳統(tǒng),才便于在雙方或多方間進(jìn)行溝通,從而為貿(mào)易合作奠定基礎(chǔ)。由于企業(yè)秘書了解各國文化差異的目的在于協(xié)助企業(yè)拓展市場,因此企業(yè)秘書必須注重目標(biāo)市場的文化背景,這樣才能找準(zhǔn)機(jī)會,迅速占領(lǐng)市場。當(dāng)然,企業(yè)秘書對外溝通能力的強(qiáng)弱不僅表現(xiàn)在綜合素質(zhì)、素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)、素養(yǎng)的高低上,還表現(xiàn)在其對溝通語言工具的把握上。英語作為國際普通話,是國際經(jīng)貿(mào)交往的語言工具,企業(yè)秘書必須學(xué)會熟練掌握運(yùn)用這一語言工具。

　　總之,企業(yè)在探索建立現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中出現(xiàn)的新情況、新問題的復(fù)雜性和多樣性,要求廣大企業(yè)秘書人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí),迎難而上,切實(shí)轉(zhuǎn)變職能,創(chuàng)新工作機(jī)制,不斷提高秘書人員的工作水平和業(yè)務(wù)素質(zhì),才能更好地起到橋梁和紐帶作用,才能發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用,推動企業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步。