從文字服務(wù)質(zhì)效談企業(yè)秘書文秘工作

　　企業(yè)辦公室是綜合服務(wù)部門，也是重要的樞紐部門，既要發(fā)揮參謀助手的職能，也擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重任。辦公室的地位和作用之所以特殊，就主要體現(xiàn)在辦公室文字工作的特殊性上。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，對(duì)企業(yè)秘書素質(zhì)的要求越來越高。因此，秘書同志必須牢固樹立和不斷強(qiáng)化文字工作是辦公室的“臉面”和“主業(yè)”兩種意識(shí)，堅(jiān)持以文立業(yè)，在應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)中著力改進(jìn)傳統(tǒng)的文字服務(wù)方式，在改革創(chuàng)新中著力提高文字服務(wù)水平。

　　一、做好秘書工作，要下功夫?qū)懖牧希毢寐穆毐M責(zé)的基本功

　　能不能寫好材料，已成為影響秘書工作質(zhì)量和效率的“瓶頸”，也是當(dāng)前秘書部門迫切需要彌補(bǔ)的“短板”。從上級(jí)機(jī)關(guān)的職能來看，其工作指導(dǎo)主要是通過政策指導(dǎo)和典型指導(dǎo)來實(shí)現(xiàn)，這兩種形式都離不開材料這個(gè)最基本的載體，都要通過寫材料這個(gè)最基本的實(shí)踐活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)。把寫材料這個(gè)“瓶頸”和“短板”解決了，秘書部門的工作水平和面貌就會(huì)有一個(gè)很大的改變。

　　一要真正弄清楚什么是寫材料。這是寫好材料的重要前提。有人認(rèn)為秘書部門主要是協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，不需要寫材料;也有人認(rèn)為寫材料就是玩文字游戲，是虛的;還有人認(rèn)為寫材料是苦差事，甚至出現(xiàn)“躲材料”“賴材料”的現(xiàn)象。這些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)和行為，說明一些人對(duì)什么是寫材料這個(gè)基本問題沒有搞清楚。李瑞環(huán)同志在《學(xué)哲學(xué) 用哲學(xué)》一書中說，“領(lǐng)導(dǎo)干部的講話、文章，不單純是文字問題，而是對(duì)事物的看法，對(duì)客觀規(guī)律的認(rèn)識(shí)，對(duì)改造世界的意見，不是說著順嘴就行了，起草文稿是很鍛煉人的，尤其是年輕干部，必須養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣，要自己動(dòng)手寫稿子，能不能提高水平，能不能有個(gè)飛躍的進(jìn)步，過好這一關(guān)非常重要。”因此，對(duì)秘書人員來說，寫材料是講政治的集中體現(xiàn)，是個(gè)人能力素質(zhì)的綜合反映，也是履行職責(zé)的重要表現(xiàn)。

　　二要弄清楚寫材料應(yīng)具備哪些能力素質(zhì)。筆者人為，寫材料必須至少具備8種能力素質(zhì)：一是領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖;二是了解掌握實(shí)情;三是有思想和政策水平;四是理論基礎(chǔ)扎實(shí);五是文字表達(dá)能力強(qiáng);六是知識(shí)儲(chǔ)備豐富;七是能吃苦;八是任勞任怨。寫材料，對(duì)上級(jí)的意圖把握不準(zhǔn)，很難符合要求;對(duì)企業(yè)的情況掌握不透徹，容易脫離實(shí)際，沒有針對(duì)性、指導(dǎo)性;思想和政策水平不夠，寫出的材料就會(huì)像白開水一樣，淡然無味，甚至出現(xiàn)思想認(rèn)識(shí)和政策把握方面的偏差;理論基礎(chǔ)不厚實(shí)，就抓不住事物的本質(zhì)，不能做到有的放矢;文字表達(dá)能力不強(qiáng)，材料就很難組織起來;知識(shí)的儲(chǔ)備量，也關(guān)系到材料的厚度和張力，需要靠長期的、系統(tǒng)的、艱苦的積累;有吃苦的精神，才能在寫材料上鍥而不舍、精益求精，才能出精品、創(chuàng)一流;任勞任怨，也是寫材料應(yīng)具備的一種精神境界，否則就會(huì)斤斤計(jì)較、患得患失。就領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖而言，有以下四種途徑：一是自己揣摩，二是請(qǐng)教相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，三是求教同事，四是當(dāng)面聆聽領(lǐng)導(dǎo)教誨。

　　三要突出工作重點(diǎn)，切忌面面俱到。突出工作重點(diǎn)，就是堅(jiān)持重點(diǎn)論。重點(diǎn)論告訴我們，在認(rèn)識(shí)復(fù)雜事物的發(fā)展過程中，要著重把握它的主要矛盾;在認(rèn)識(shí)某個(gè)矛盾時(shí)，要著重把握矛盾的主要方面。起草文字材料，也必須抓主要矛盾，突出工作重點(diǎn)。在起草文字材料過程中，如何突出重點(diǎn)呢?首先要明確什么是重點(diǎn)。一般來說，凡是能反映事物本質(zhì)具有普遍指導(dǎo)意義的重要問題、主要任務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、工作做法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、辦法措施等都是重點(diǎn)。

　　四要認(rèn)真提煉概括，寫出思想深度。起草文字材料不但是一個(gè)搜集資料、積累資料的過程，而且是一個(gè)研究工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、升華理論的過程。文字材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例、情況和闡述的道理之中。要能從事實(shí)背后找出本質(zhì)問題，上升到理論高度，得出規(guī)律性的結(jié)論。毛澤東同志曾對(duì)文字材料的寫法指出：“只談情況，不談?dòng)^點(diǎn)，是開材料倉庫。人的頭腦是加工廠，沒有材料不行，有了材料要經(jīng)過加工，要產(chǎn)生觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。”

　　五要講究結(jié)構(gòu)層次，注意語言得體。文字材料一般在結(jié)構(gòu)上首先脈絡(luò)要十分清晰，其次是線條要單一，再次層次不要過多。文字材料主要是說給人聽的，拿給人看的，這就要求語言要實(shí)在、簡明，要客觀、翔實(shí)，有血有肉，有鮮活的東西，不能老是干巴巴的，就幾個(gè)觀點(diǎn)、幾根筋，該用事例、數(shù)字說話時(shí)就要用事例、數(shù)字說話，該量化的就要量化。需要虛化時(shí)也得“虛”，該歸納的就要?dú)w納，該概括的就要概括。

　　寫材料是公認(rèn)的苦差事。“操千曲而知音，觀千劍而識(shí)器。”起草好文字材料的唯一捷徑，就是不怕吃苦、多寫多練，唯有長期筆耕不輟，才能最終修成正果。

　　二、要做好秘書工作，除了在文字材料上下工夫外，還要強(qiáng)化“五種意識(shí)”，來應(yīng)對(duì)新形勢、新任務(wù)和新要求

　　一是政治堅(jiān)定意識(shí)。這是對(duì)辦公室同志最重要、最基本的要求，也是我們秘書同志應(yīng)具備的最根本的素質(zhì)。我們必須對(duì)黨、對(duì)企業(yè)忠心耿耿，一定要和黨中央保持高度一致，和企業(yè)同心同德，成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)信得過、靠得住的得力參謀和助手。重大問題、原則問題、敏感問題不能人云亦云，不能自行其是，要謹(jǐn)言慎行，絕對(duì)不能口無遮攔，行為失范。必須有高度的政治責(zé)任感和自覺性，同時(shí)還要在紛繁復(fù)雜的實(shí)際工作中，努力加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高理論水平和工作能力，不斷培養(yǎng)、增強(qiáng)和鍛煉自己的政治敏感性和政治鑒別力。

　　二是工作勤奮意識(shí)。辦公室的工作，有許多都是跑跑顛顛、抄抄寫寫之類的具體事情，看起來并不驚天動(dòng)地，甚至默默無聞。但是，別看這些針頭線腦的事，離開了這根針，就挑不起全局的綱;離開了這條線，也織不出整體的網(wǎng)。我們的工作盡管都是瑣碎繁雜的小事，但它和整個(gè)大局銜接在一起，影響著企業(yè)工作的大局。把這些小事做好了，就可以推動(dòng)全局的工作;而一旦這些小事沒做好，就會(huì)給全局工作造成損害，帶來被動(dòng)。要從大處著眼，從小處著手，勤奮努力，任勞任怨地做好辦公室的各項(xiàng)工作，樂于其忙，忙在其中，也樂在其中。秘書們就是要主動(dòng)、勤奮、高效地辦事情，而且要無私奉獻(xiàn)，不怕吃虧，不能患得患失。敬業(yè)是辦公室文化的精髓。要?jiǎng)?wù)實(shí)，干實(shí)事、講實(shí)效、求實(shí)績，糾正急功近利的浮躁風(fēng)氣;要自信，敢于面對(duì)困難，知難而進(jìn)，樹立不達(dá)目的不罷休的信心;要進(jìn)取，在自己的弱項(xiàng)上多下功夫，提高思考問題的層次和駕馭全局的能力，立足于現(xiàn)在的工作崗位干出成績。辦公室的主要任務(wù)是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒有奉獻(xiàn)就搞不好服務(wù)。秘書同志要甘當(dāng)“不為名利的小草、樂于奉獻(xiàn)的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”。要正確認(rèn)識(shí)自己的工作和價(jià)值，正確處理苦與樂、得與失的關(guān)系，保持一顆平常心，把工作崗位當(dāng)成奉獻(xiàn)的舞臺(tái)，在平凡的工作中實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。

　　三是作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)意識(shí)。“作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)”這四個(gè)字是金川集團(tuán)公司辦公室對(duì)工作人員提出的“勤于學(xué)習(xí)、技能精湛、素質(zhì)過硬、誠信待人、樂于奉獻(xiàn)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、遵守紀(jì)律、保守秘密、忠于職守”的36字工作要求中的一條。辦公室的工作千頭萬緒，環(huán)節(jié)多、程序嚴(yán)、要求高，必須按照規(guī)定和程序辦理，求真務(wù)實(shí)，一絲不茍。從某種意義上講，辦公室工作是整個(gè)工作大局中最直接、最敏感的中樞工作。如果我們?cè)谵k文時(shí)作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，文件中有錯(cuò)別字，就會(huì)讓人看笑話，損害企業(yè)的形象。辦公室工作無小事，要時(shí)時(shí)刻刻居安思危，樹立嚴(yán)而又嚴(yán)、細(xì)而又細(xì)的思想。在這個(gè)問題上不能有一絲一毫的麻痹大意。要發(fā)文一個(gè)字也不能錯(cuò)，開會(huì)一刻也不能耽誤，報(bào)送信息一條也不能漏、不能誤，辦事一絲也不能馬虎，要切實(shí)做到零差錯(cuò)、零失誤。

　　“天下大事，必做于細(xì)。”不要覺著自己是“干大事”的，就對(duì)身邊的小事不屑一顧。要遵守上下班、會(huì)議等規(guī)定和約定的時(shí)間，養(yǎng)成在任何場合下提前到場的習(xí)慣;自覺按照單位規(guī)定和要求著裝;禮貌地使用“您好”、“歡迎”、“稍候”、“謝謝”、“再見”等文明用語;高效快速地接打電話、撰文、收文、發(fā)文、辦事等等。

　　四是狠抓學(xué)習(xí)意識(shí)。要認(rèn)真抓學(xué)習(xí)，促進(jìn)秘書人員素質(zhì)的整體提高。抓學(xué)習(xí)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)。當(dāng)前重要的不是認(rèn)識(shí)問題，而是要付出切實(shí)行動(dòng)。只要想抓，就會(huì)有辦法、有措施;只要真抓，就會(huì)有精力、有時(shí)間;只要實(shí)抓，就會(huì)有進(jìn)步、有成效。

　　堅(jiān)持用工作牽引學(xué)習(xí)。秘書部門工作任務(wù)重、頭緒多，在這種情況下抓學(xué)習(xí)，就是要緊密聯(lián)系工作實(shí)際，發(fā)揮工作的牽引力，工作需要什么就學(xué)什么、什么最急需就學(xué)什么。要緊跟黨的理論創(chuàng)新步伐，用科學(xué)發(fā)展觀武裝頭腦，不斷提高秘書人員運(yùn)用黨的創(chuàng)新理論觀察分析問題的能力。還要針對(duì)秘書工作的特點(diǎn)，系統(tǒng)地抓好文學(xué)、歷史、哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)、法律、外語、現(xiàn)代管理和高科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而更好地適應(yīng)時(shí)代的要求和履行職能的需要。