記賬憑證如何填寫的方法
填制記賬憑證是財務人員每天必做的工作,掌握記賬憑證填制的要求,是做好會計工作的一項重要內(nèi)容。你知道會計人員是如何填寫記賬憑證的嗎?接下來,學習啦小編跟你分享填制記賬憑證的方法。
填制記賬憑證的方法
1、要以審核無誤的原始憑證為依據(jù)
記賬憑證必須附有經(jīng)審核確認為真實、完整和合法的原始憑證為依據(jù)。除結賬和更正錯賬的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。
2、正確填制會計科目、子目和編制會計分錄
填寫會計科目時,應當填寫會計科目的全稱,不得簡寫。為了便于登記日記賬和明細賬,還應填寫子目甚至細目。記賬憑證中所編制的會計分錄一般應是一借一貸或多借一貸,避免多借多貸的會計分錄。但是對于一些特殊的會計分錄,例如,收回聯(lián)營投資,只有多借多貸才能說明來龍去脈時,應按多借多貸填寫一張記賬憑證,而不能拆為幾個簡單會計分錄或一借多貸、多借一貸的會計分錄。但是,多借多貸的會計分錄在會計實務中并不常見。
在填制記賬憑證時,可以根據(jù)一張原始憑證填制記賬憑證,也可以根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制記賬憑證,還可以根據(jù)原始憑證匯總表填制記賬憑證。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。否則,就會造成摘要無法填寫,會計科目失去對應關系,記賬時審核困難,也容易造成記賬錯誤。
3、確認記賬憑證的種類
會計人員應根據(jù)原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容,先確定應借、應貸的會計科目,即會計分錄。在采用收、付、轉記賬憑證的情況下,若分錄的借方出現(xiàn)現(xiàn)金或銀行存款會計科目的應選擇使用收款憑證;若分錄的貸方出現(xiàn)現(xiàn)金或銀行存款會計科目,則應選擇使用付款憑證;若會計分錄的借方出現(xiàn)現(xiàn)金會計科目,而貸方出現(xiàn)銀行存款會計科目,或反之,應選擇付款憑證;若會計分錄的借、貸方均未出現(xiàn)現(xiàn)金以及銀行存款會計科目,則選擇使用轉賬憑證。在采用通用記賬憑證的情況下,則無論出現(xiàn)什么類型的會計分錄,都統(tǒng)一使用一種通用記賬憑證。
4、選擇書寫工具
填制記賬憑證應選擇鋼筆或碳素筆。用蘭黑墨水或碳素墨水書寫。
5、填寫記賬憑證的日期
記賬憑證的填寫日期可分三種情況:
(1)現(xiàn)金或銀行存款付款業(yè)務的記賬憑證,一般以財會部門付出現(xiàn)金或開出銀行付款結算憑證的日期填寫;
(2)現(xiàn)金收款業(yè)務的記賬憑證,應當填寫收款當日的日期;銀行存款收款業(yè)務的記賬憑證,實際收款日期可能和收到該憑證的日期不一致,則應按填制收款憑證的日期填寫;
(3)月末計提、分配費用、成本計算、轉賬等業(yè)務,大多是在下月初進行,但所填日期應當填寫當月最后一日的日期。
6、摘要要真實準確又要簡明扼要。
7、記賬憑證中金額的填寫
記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符;阿拉伯數(shù)字應書寫規(guī)范,并填至分位;相應的數(shù)字應平行對準相應的借貸欄次和會計科目的欄次,防止錯欄串行;合計行填寫金額時,應在金額最高位值數(shù)前填寫人民幣“¥”字符號,以示金額封頂,防止竄改。
8、記賬憑證應按行次逐筆填寫,不得跳行或留有空行
記賬憑證金額欄最后留有的空行,用直線或“S”線注銷。所劃的直線或“S”線應以金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行劃到合計數(shù)行上面的空行。
9、填寫記賬憑證的編號
為了根據(jù)記賬憑證順序登記賬簿和日后核對賬簿、憑證以及保證會計憑證的安全和完整,要對記賬憑證進行編號。記賬憑證的編號按月編寫,編寫方法有三種:
(1)將一個月的全部經(jīng)濟業(yè)務,按經(jīng)濟順序號統(tǒng)一編號。其編號方法簡便,適用于采用通用記賬憑證的單位使用;
(2)將一個月的全部經(jīng)濟業(yè)務,分收款業(yè)務、付款業(yè)務、轉賬業(yè)務三類按順序編號;
(3)將一個月的全部經(jīng)濟業(yè)務,分現(xiàn)金收款、銀行存款收款、現(xiàn)金付款、銀行存款付款、轉賬業(yè)務五類按順序編號。
無論采用上述哪一種方法編號,都應按自然順序連續(xù)編號,不得跳號、重號。
一筆經(jīng)濟業(yè)務編制在記賬憑證上的會計分錄,需在兩張或兩張以上的記賬憑證上共同反映時,首先記賬憑證的編號應是一個號,然后在此號碼下,則采用分數(shù)的方法來表示,稱為分數(shù)編號法。例如,某筆經(jīng)濟業(yè)務屬某月轉賬業(yè)務的第32號,需填制三張轉賬憑證共同完成,那么這三張轉賬憑證的編號應是32
1/3、32 2/3、32 3/3,分母3表示這筆業(yè)務需3張記賬憑證,分子1、2、3分別表示第1、2、3張。
10、計算和填寫所附原始憑證的張數(shù)
記賬憑證一般應當附有原始憑證。附件張數(shù)用阿拉伯數(shù)字寫在記賬憑證的右側“附件××張”行內(nèi)。附件張數(shù)的計算方法有兩種:
(1)按附原始憑證的自然張數(shù)計算。
(2)有原始憑證匯總表的附件,可將原始憑證匯總表張數(shù)作為記賬憑證的附件張數(shù),再把原始憑證作為原始憑證匯總表的張數(shù)處理。
對于汽車票、火車票等外形較小的原始憑證,可粘貼在“憑證粘貼單”上,作為一張原始憑證附件。但在粘貼單上應注明所粘貼原始憑證的張數(shù)和金額。
當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時,可將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在摘要欄內(nèi)注明“本憑證附件包括××號記賬憑證業(yè)務”字樣,在其他記賬憑證上注明“原始憑證附在××號記賬憑證后面”字樣。沒有原始憑證,而只有復印件的,不能作為填制記賬憑證的依據(jù)。
11、簽名或蓋章記賬憑證的
記賬憑證填制完成后,一般應由填制人員、審核人員、會計主管人員、記賬人員分別簽名蓋章,以示其經(jīng)濟責任,并使會計人員互相制約,互相監(jiān)督,防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生。對于收款憑證及付款憑證,還應由出納人員簽名蓋章,以證明款項已收訖或付訖。
實行會計電算化的單位,對于機制記賬憑證,在審核無誤后,上述人員也要加蓋印章或簽字。
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