powerpoint2003技巧

　　學(xué)習(xí)啦小編為大家收集了一些powerpoint2003技巧，希望對(duì)大家有所幫助。

　　1 .保護(hù)你的PowerPoint演示文稿

　　希望確保你的演示文稿不被其他使用者修改嗎?使用PowerPoint 2003，你可以在對(duì)演示文稿進(jìn)行編輯的同時(shí)保護(hù)它們。

　　在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”，再單擊“安全性”選項(xiàng)卡，根據(jù)你保護(hù)文檔不被查看或是不被更改的要求，把密碼鍵入“打開(kāi)權(quán)限密碼”或“修改權(quán)限密碼”框中，單擊“確定”。

　　2 .在一個(gè)演示文稿中同時(shí)使用多個(gè)幻燈片模板

　　PowerPoint在每個(gè)演示文稿中只提供一個(gè)模板，如果在一個(gè)演示中有很多幻燈片，而你希望它們有不同的風(fēng)格，你就需要分別對(duì)幻燈片做一些美化工作，可是這樣一來(lái)就產(chǎn)生了大量重復(fù)的枯燥工作。這時(shí)我們可以在一個(gè)演示文稿中同時(shí)使用多個(gè)幻燈片模板，操作方法如下:

　　2.1為每一種你想重復(fù)的樣式創(chuàng)建一張單獨(dú)的幻燈片;

　　2.2.要?jiǎng)?chuàng)建以某樣式為基礎(chǔ)的新幻燈片，首先切換到“幻燈片瀏覽”視圖，選擇你想用的模板幻燈片，復(fù)制這張幻燈片，然后編輯復(fù)制件中的文字和圖表。

　　如果你想把這些“模板”用到另一個(gè)演示文稿中，把兩個(gè)文件都切換到“幻燈片瀏覽”視圖，“肩并肩”地?cái)[著，然后把某“模板”幻燈片用鼠標(biāo)拖拉到另一個(gè)窗口即可。

　　3 將要演示文稿保存為幻燈片放映文件

　　打開(kāi)將要保存為幻燈片放映的演示文稿，單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類(lèi)型”列表中，選擇“PowerPoint放映”，該幻燈片放映文件將保存為擴(kuò)展名為.pps的文件。在從桌面打開(kāi)該文件時(shí)，它將自動(dòng)以幻燈片放映視圖放映演示文稿。在完成放映后，PowerPoint將自動(dòng)關(guān)閉并返回到桌面。如果需要編輯該幻燈片放映文件，你可以通過(guò)文件菜單中的打開(kāi)命令打開(kāi)該文件。

　　4 統(tǒng)計(jì)幻燈片數(shù)

　　在PowerPoint中可像在Word中那樣計(jì)算字?jǐn)?shù)、段落等，不過(guò)PowerPoint中還可計(jì)算幻燈片數(shù)。方法是:單擊“文件→屬性”，在“屬性”對(duì)話(huà)框中選中“統(tǒng)計(jì)”選項(xiàng)卡，其下顯示了這些內(nèi)容(圖2)。

　　5 在PowerPoint中巧妙插入新幻燈片

　　如果想在當(dāng)前幻燈片的后面插入一張新幻燈片，試一試“Shift+Enter”，奇妙吧!當(dāng)然了“Ctrl+M”也可以。不信?你試試看。

　　6 讓文字閃爍不停

　　在PowerPoint中可以利用“自定義動(dòng)畫(huà)”來(lái)制作閃爍文字，但無(wú)論選擇“慢速”、“中速”還是“快速”，文字都是一閃而過(guò)，無(wú)法讓文字連續(xù)閃爍。其實(shí)在這種情況下，我們只需要按照下例步驟做，就可以實(shí)現(xiàn)連續(xù)閃爍:

　　6.1.創(chuàng)建文本框，設(shè)置好文字的格式和效果，并做成閃爍的動(dòng)畫(huà)效果;

　　6.2點(diǎn)選這個(gè)文本框再單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，同時(shí)在文稿中根據(jù)想要閃爍的時(shí)間來(lái)確定粘貼的文本框個(gè)數(shù)，再將這些框的位置作相應(yīng)的設(shè)置;

　　6.3.最后，把這些文本框都設(shè)置為在前一事件一秒后播放，文本框在動(dòng)畫(huà)播放后隱藏即可。

　　7 記錄幻燈片放映過(guò)程中的即席反應(yīng)

　　當(dāng)作報(bào)告時(shí)，你經(jīng)常需要制作一張列表，并在里面列出你的想法、評(píng)注、建議或操作。你可以用PowerPoint來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的書(shū)面表格。操作方法如下:

　　在幻燈片放映視圖中，鼠標(biāo)右擊屏幕的任意位置，點(diǎn)擊快捷菜單中的“會(huì)議記錄”，點(diǎn)擊“即席反應(yīng)”選項(xiàng)卡，在說(shuō)明、分配至、期限框中鍵入所需的信息，然后點(diǎn)擊“添加”(圖3)。如果需要添加更多的操作項(xiàng)，重復(fù)上述操作，完成后點(diǎn)擊“確定”。你所指定的即席反應(yīng)將出現(xiàn)在該演示文稿末尾的一張新幻燈片中，你可以使用這張幻燈片來(lái)回顧幻燈片放映過(guò)程中別人提出的想法或建議。

　　另外:你可以將即席反應(yīng)導(dǎo)入Word或Outlook中。操作方法如下:

　　在PowerPoint的“工具”菜單中，點(diǎn)擊“會(huì)議記錄”，點(diǎn)擊會(huì)議記錄對(duì)話(huà)框中的“導(dǎo)出”按鈕。如果想創(chuàng)建包含想法或操作的Word文檔，請(qǐng)選中“將即席反應(yīng)郵寄到Microsoft Outlook”復(fù)選框;如果想放到Outlook任務(wù)列表中(并在稍后將任務(wù)分配給合適的人員)，請(qǐng)選中“將會(huì)議細(xì)節(jié)和即席反應(yīng)傳送到Microsoft Word”復(fù)選框，最后點(diǎn)擊“立即輸出”。

　　8 縮減PowerPoint圖片所占用的空間

　　在添加圖片，如照片或插圖時(shí)，PowerPoint演示文稿可能會(huì)變得非常龐大。你可以手動(dòng)壓縮這些圖片，但還有一個(gè)更簡(jiǎn)單的方法:讓PowerPoint 2002為你自動(dòng)完成這些工作。

　　單擊“圖片”工具欄上的“壓縮圖片”按鈕。如果你看不到圖片工具欄，就指向“視圖”菜單中的工具欄，單擊“圖片”，若要壓縮演示文稿中的所有圖片，請(qǐng)選中“文檔中的所有圖片”按鈕，在更改分辨率下面，選擇你要使用演示文稿的方式:Web/屏幕或者打印，若要進(jìn)一步減小文件大小，選中“刪除圖片的裁剪區(qū)域”復(fù)選框，單擊“確定”。

　　注意:如果你對(duì)圖片進(jìn)行了壓縮或者刪除了圖片的裁剪區(qū)域，就不能再把它們恢復(fù)到原來(lái)的分辨率或大小。這個(gè)技巧同樣適用于Word 2002。

　　9 讓剪貼畫(huà)靈活改變顏色

　　在演示文稿中插入剪貼畫(huà)后，若覺(jué)得顏色搭配不合理，肯定會(huì)選“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”命令進(jìn)行改變。乍一看挺好，但一改動(dòng)問(wèn)題就來(lái)了。比如你想把該畫(huà)中的一部分黑色改成紅色，它卻把全部黑色都改成了紅色，太呆板了。怎么辦?你可以這樣做:

　　9.1.選中剪貼畫(huà);

　　9.2.單擊繪圖工具欄中的“繪圖”;

　　9.3.單擊“取消組合”，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話(huà)框“這是一個(gè)輸入的對(duì)象”;

　　9.4.單擊“確定”，會(huì)看到一個(gè)選定變成多個(gè)選定;

　　9.5.在選定外空白處單擊一下;

　　9.6.選中你要改變的那一部分對(duì)象(有些可以再分解);

　　9.7.單擊繪圖工具欄中的“填充”，選擇所需顏色，這樣一來(lái)改變顏色就靈活多了。

　　10 自動(dòng)演示文稿

　　單擊“幻燈片放映”菜單下的“設(shè)置放映方式”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中選中“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”復(fù)選框即可。

　　10.1多張PowerPoint幻燈片應(yīng)用鏡頭切換效果

　　以下技巧可一次將同一鏡頭切換效果應(yīng)用到多張幻燈片:

　　單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，單擊選擇一張幻燈片，并在單擊下一張幻燈片時(shí)按住Ctrl鍵，直至選擇了所有將應(yīng)用該過(guò)渡效果的幻燈片。單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”，在效果框中選擇所需的切換效果(圖4)，單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕，現(xiàn)在這些幻燈片將使用完全相同的效果。

　　10.2 讓剪貼畫(huà)旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)

　　在演示文稿中插入剪貼畫(huà)后，若覺(jué)得角度不對(duì)想旋轉(zhuǎn)，或方向不對(duì)想翻轉(zhuǎn)時(shí)，PowerPoint的相關(guān)指令卻不能激活，這時(shí)你可以進(jìn)行以下操作:選中該剪貼畫(huà)，單擊繪圖工具欄中的“繪圖”，單擊“取消組合”，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話(huà)框“這是一個(gè)輸入的對(duì)象”，單擊“確定”，會(huì)看到一個(gè)選定變成多個(gè)選定。再單擊繪圖工具欄中的“繪圖→組合”。經(jīng)過(guò)這5個(gè)步驟的處理，你就可以隨心所欲使用相關(guān)指令了。

　　10.3使用PowerPoint制作相冊(cè)(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)

　　啟動(dòng)PowerPoint新建一個(gè)幻燈文件，單擊“插入→圖片→新建相冊(cè)”命令，打開(kāi)相冊(cè)對(duì)話(huà)框(圖5)，在該對(duì)話(huà)框中選擇要放入本相冊(cè)的圖片，你可以選擇從磁盤(pán)或是像掃描儀、數(shù)碼相機(jī)這樣的外設(shè)添加圖片。若要從文件或磁盤(pán)添加圖片，請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一:

　　在“插入圖片來(lái)自下面”，單擊“文件/磁盤(pán)”，定位包含要添加到相冊(cè)中的圖片的文件夾或磁盤(pán)，再單擊圖片文件 ，然后“插入”，重復(fù)第二步以向相冊(cè)中添加所需的圖片。或者一次把它們都添加進(jìn)去，按住Ctrl鍵，選擇要添加到相冊(cè)中的所有圖片，然后單擊“插入”。接下來(lái)，在相冊(cè)版式下指定相冊(cè)的外觀，單擊“創(chuàng)建”按鈕關(guān)閉對(duì)話(huà)框，回到幻燈編輯模式，編輯相冊(cè)封面，繼續(xù)完成幻燈動(dòng)畫(huà)、切換、背景、聲音等設(shè)置，最后保存文檔，你就可以和你的朋友一起慢慢欣賞自己創(chuàng)作的精美相冊(cè)了。

　　注意:相冊(cè)是PowerPoint 2002的新增功能，盡管不通過(guò)此功能也可以制作相冊(cè)。但該功能可以更快捷、更自動(dòng)化地完成工作。

　　10.3 讓字的出現(xiàn)與旁白同步

　　為使字與旁白一起出現(xiàn)，可以采用“自定義動(dòng)作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字，字的出現(xiàn)速度還是太快。這時(shí)可將這一段文字分成一行一行的文字塊，甚至是幾個(gè)字一個(gè)文字塊，再分別按順序設(shè)置每個(gè)字塊中字的動(dòng)畫(huà)形式為按字母向右擦除，并在時(shí)間項(xiàng)中設(shè)置與前一動(dòng)作間隔1～3秒，就可使文字的出現(xiàn)速度和旁白一致了。

　　10.4 清除幻燈片上的文字

　　在播放幻燈片的過(guò)程中，右擊鼠標(biāo)，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選中“屏幕”中的“擦除筆跡”命令即可。

　　10.5在PowerPoint中插入Flash動(dòng)畫(huà)(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)

　　打開(kāi)PowerPoint，單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，這將打開(kāi)ActiveX控件工具箱面板(圖6)，在工具箱的底部有一個(gè)“其他控件”的按鈕，單擊該按鈕，打開(kāi)系統(tǒng)上已安裝的ActiveX控制的清單，選中“Shokewave Flash Object”選項(xiàng)后光標(biāo)將變成十字形。用十字標(biāo)在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間。Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置。拖好Flash窗口后，右擊該窗口。在彈出的菜單里的選擇“屬性”項(xiàng)(圖7)，在Flash的頁(yè)面屬性對(duì)話(huà)框中的Movie框中鍵入SWF格式電影文件的URL或路徑。如果SWF電影文件在PowerPoint文件的同一目錄下，則鍵入SWF文件名即可。

　　10.6利用PowerPoint召開(kāi)網(wǎng)上會(huì)議

　　PowerPoint提供了強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)功能，能夠幫助我們輕輕松松地召集網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，展現(xiàn)自己的風(fēng)采。

　　Microsoft NetMeeting程序和Microsoft Office的緊密結(jié)合給我們開(kāi)聯(lián)機(jī)會(huì)議提供了相當(dāng)大的便利。只要在PowerPoint中打開(kāi)“工具→聯(lián)機(jī)協(xié)作→現(xiàn)在開(kāi)會(huì)”命令，在出現(xiàn)的窗口中輸入你的姓、名、電子郵件、位置和服務(wù)器名稱(chēng)(圖8)，NetMeeting就會(huì)在后臺(tái)自動(dòng)啟動(dòng)，如果你要找的人都在線(xiàn)上，并且對(duì)你的提議感興趣，同意參加，那么聯(lián)機(jī)會(huì)議就可以立即開(kāi)始了!

　　聯(lián)機(jī)會(huì)議開(kāi)始時(shí)，盡管所有參加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有會(huì)議主持人才是演示文稿的唯一控制人。打開(kāi)協(xié)作功能可允許參加者修改演示文稿，但也可以在任意時(shí)刻關(guān)閉協(xié)作功能。關(guān)閉協(xié)作功能后，其他參加者就不能繼續(xù)進(jìn)行修改，但他們可以觀察到會(huì)議主持人的工作。協(xié)作功能打開(kāi)時(shí)，聯(lián)機(jī)會(huì)議的參加者就可輪流地編輯和控制演示文稿。當(dāng)其他人控制演示文稿時(shí)，會(huì)議主持人將不能使用光標(biāo)(不僅是在演示文稿中，其他情況也不行)?？刂蒲菔疚母宓膮⒓诱咝彰氖鬃帜笗?huì)出現(xiàn)在鼠標(biāo)指針旁。如果在會(huì)議過(guò)程中，主持人忽然想到遺漏了一個(gè)VIP，進(jìn)程還沒(méi)有進(jìn)入緊要階段，那么這個(gè)時(shí)候可以邀請(qǐng)其他人加入正在進(jìn)行的聯(lián)機(jī)會(huì)議。不過(guò)被邀請(qǐng)參加即席聯(lián)機(jī)會(huì)議的人必須在其計(jì)算機(jī)上已運(yùn)行了NetMeeting，否則將不能收到聯(lián)機(jī)會(huì)議邀請(qǐng)。

　　如果想把會(huì)議開(kāi)得很成功，我們可以提前做一個(gè)會(huì)議通知。單擊“工具→聯(lián)機(jī)協(xié)作→安排會(huì)議”，Outlook就會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)，彈出一個(gè)非常詳盡的界面，我們只要按照實(shí)際情況改幾個(gè)數(shù)據(jù)，就可以很輕松地完成會(huì)議通知。

　　PowerPoint中的很多功能幫助我們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)會(huì)議中仍然能夠自由地交流。例如“Web討論”功能使得用戶(hù)可以向演示文稿中插入評(píng)語(yǔ)。討論是線(xiàn)程化的，也就是說(shuō)，對(duì)討論評(píng)語(yǔ)的答復(fù)將直接嵌套于討論之下，就像BBS上的文字?？梢酝黝}閱讀，不用一篇篇翻看。另外，允許同時(shí)存在多個(gè)主題討論。通過(guò)使用“討論”工具欄，任何正在審閱演示文稿的用戶(hù)都可以查看并答復(fù)任何討論。用戶(hù)可以在PowerPoint中審閱討論，并根據(jù)收到的反饋信息合并對(duì)演示文稿所做的更改。

　　當(dāng)用戶(hù)開(kāi)始討論時(shí)，將出現(xiàn)討論窗格，該窗格中包括了評(píng)語(yǔ)、問(wèn)題以及討論的主題。用戶(hù)可以在討論窗格中拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查閱整個(gè)主題、還可以查閱向討論中插入評(píng)語(yǔ)的各個(gè)用戶(hù)的名稱(chēng)和討論的內(nèi)容。

　　我們?cè)趯忛喲菔疚母鍟r(shí)，也可以像平時(shí)審閱文字稿件一樣，直接在幻燈片上插入批注。打開(kāi)要添加批注的幻燈片，單擊“插入→批注”命令。其他用戶(hù)所添加的任何隱藏批注都會(huì)出現(xiàn)在黃色的批注方框內(nèi)。這時(shí)你也可以在框內(nèi)鍵入自己的批注，然后在黃色批注方框外面單擊。我們可以按照自己的需要隨意對(duì)文本和批注方框進(jìn)行移動(dòng)、調(diào)整大小以及重置格式等操作，與處理其他對(duì)象一樣。此外，還可以傳送演示文稿，讓其他用戶(hù)也能查看和添加批注。如果你不希望幻燈片放映時(shí)顯示批注，可以將批注隱藏。批注不會(huì)出現(xiàn)在大綱窗格或者母版視圖中。

　　PowerPoint通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行演示的一個(gè)很強(qiáng)大的功能就是“廣播”。使用廣播可以在Web上廣播演示文稿(包括視頻和音頻)。如果觀眾人數(shù)較多或觀眾位于遠(yuǎn)程位置，則此時(shí)廣播將特別有用。通過(guò)使用Outlook或其他電子郵件程序，用戶(hù)可以像安排其他會(huì)議一樣安排廣播。演示文稿的保存格式為Html，因此觀眾要查看演示文稿的唯一需要就是瀏覽器。如果有些觀眾錯(cuò)過(guò)了廣播或需要將廣播存檔，則可以錄制廣播并將其保存到Web服務(wù)器上，以便可以在任何時(shí)候重新播放。進(jìn)行廣播操作的方法如下:

　　打開(kāi)要廣播的演示文稿。單擊“幻燈片放映→聯(lián)機(jī)廣播→安排實(shí)況廣播”，選擇“建立與安排一次新廣播”，然后在選項(xiàng)卡上填寫(xiě)相關(guān)的信息。只需設(shè)置一次選項(xiàng)，以后所有的廣播都將使用這些設(shè)置。

　　10.7 復(fù)制配色方案

　　如果要將一張幻燈的配色方案?jìng)鹘o另一張或多張，重新進(jìn)行配色則比較麻煩。其實(shí)有很簡(jiǎn)單的方法:在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以對(duì)一張幻燈片進(jìn)行重新著色;如果要同時(shí)重新著色多張幻燈片，請(qǐng)雙擊，然后依次單擊要應(yīng)用配色方案的一張或多張幻燈片。注意，如果重新著色多張幻燈片，請(qǐng)?jiān)谕瓿芍?，按Esc鍵中止“格式刷”。如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”會(huì)自動(dòng)中止。利用這種方法，我們也可以將一份演示文稿的配色方案應(yīng)用于另一份。方法是:同時(shí)打開(kāi)兩份演示文稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按上述步驟操作即可。

　　10.8旋轉(zhuǎn)圖片

　　在使用PowerPoint提供的藝術(shù)圖片時(shí)，往往需要對(duì)圖片進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、顏色漸變和陰影變換等操作。因?yàn)镻owerPoint的操作過(guò)程是針對(duì)對(duì)象的，而這些藝術(shù)圖片固有的格式又與PowerPoint中的對(duì)象不同，因此，在完成一些比較復(fù)雜的操作之前，需先將這些圖片轉(zhuǎn)變?yōu)镻owerPoint中的對(duì)象，然后再進(jìn)行操作。下面介紹實(shí)現(xiàn)圖片旋轉(zhuǎn)的方法:

　　1.在PowerPoint的文件中，單擊“插入→圖片→來(lái)自文件”命令，調(diào)用需要進(jìn)一步編輯的圖片;

　　2.選中該圖片之后，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→取消組合”命令項(xiàng)，從而使這個(gè)圖片分解成若干個(gè)小單元;

　　3.在分解后的圖片的左上角處按下左鍵，然后向該圖片的右下角處進(jìn)行拖動(dòng)，使分解后的整個(gè)圖片被全部套在矩形虛框中，此時(shí)松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，即可出現(xiàn)分解后的圖片被全部選中的標(biāo)記;

　　4.再次右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→組合”命令，使分解后的圖片重新組合成為PowerPoint的對(duì)象;

　　5.選中該圖片對(duì)象之后，再使用鼠標(biāo)左鍵單擊工具條中“旋轉(zhuǎn)”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)藝術(shù)圖片的旋轉(zhuǎn)操作。

　　10.9快速切換窗口播放模式

　　在實(shí)際使用Powerpoint的演示文稿的過(guò)程中，我們往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示的效果，默認(rèn)的鼠標(biāo)操作是這樣的:單擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”將啟動(dòng)默認(rèn)的全屏放映模式，而在這種模式下，則必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”組合鍵與其他窗口切換。

　　其實(shí)，我們還可以這樣操作:

　　在需要播放幻燈片時(shí):按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式(圖9)，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，例如最小化和自定義大小，非常方便。