2007年11月2日我在北京大學(xué)做了一個時間管理的研習(xí)會，當(dāng)時協(xié)助我辦理這個活動的是北京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院博士生李娟以及北京大學(xué)“青年成材促進會(YEA)”，也因此有機會接觸到大陸一流的年輕學(xué)子。

　　大學(xué)生如果僅僅是求知，那也很可惜，當(dāng)天參加活動的陳向是是清華大學(xué)自動控制系的學(xué)生，也是清華大學(xué)紅十字會學(xué)生分會會長。在紅十字會六年的時間，讓他不僅是一位優(yōu)秀的研究生，也成為一位優(yōu)異的領(lǐng)導(dǎo)者。

　　最近也有機會針對臺灣一所國立大學(xué)全校社團干部做一場演講，他們也整理出一些社團干部常常面臨到的時間管理難題。我也利用這兩篇文章做一番思考，期許能夠在演講時有更好的互動及效果。今天先討論三個問題，明天再討論另外兩個。
1.開會時間總是在晚上，如何有效率的開會

　　先來說故事，我大二時擔(dān)任社團干部，有一天晚上開會開到12點回家，回到房間，卻發(fā)現(xiàn)有兩個社團的朋友正在我房間里面看電視，原本就累得要命的我差點昏倒。大學(xué)時，怕自己覺得寂寞，就想到自己的房間當(dāng)作大家的客廳，這樣子就會有很多朋友來，便不覺得寂寞。但是，有了電視之后，雖然你有事要做，有書要讀，朋友還是常常來敲門要看電視。

　　我們講到如何來開會，而且是有效率的開會，就要想我做了什么事情，才導(dǎo)致這個會議有效的發(fā)生？這是一種因果關(guān)系，我買了一臺電視，就會導(dǎo)致常常有人來敲門的果，那我們做了什么開會前準(zhǔn)備，才可以產(chǎn)生節(jié)省時間的果？

a. 事前做好建立團隊的工作

　　在學(xué)年開始前，最適合做聯(lián)誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵干部們，或者趁機舉辦一些聚會，凝聚團隊的士氣和默契，都是很好的方法。聯(lián)誼的活動，可以讓大家有一種認同感，也讓大家更瞭解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定。

b. 議程及企劃案要 Plan ahead

　　在開會前，一定要排出議程，這樣子主席及與會者才能知道要花多少精力在每個議程中。如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）。書面企劃提案，是提案者和其輔導(dǎo)干部事前討論，而開會的目的，是整合團隊的共識，推動活動。這兩者分別清楚，就能省下許多開會時間。

c. 主持會議的技巧

　　會議的主持也相當(dāng)重要，若是擔(dān)任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，了解重點，如何推動提案通過。除此之外，面對復(fù)雜的議程，最后先有一些會前會，找少數(shù)關(guān)鍵的人來先溝通（可以利用開會前20分鐘先行討論），也讓整個會議時間縮短。

　　永錫參加“青商會”九年，學(xué)習(xí)到議事能力的重要，除了可以運用團隊的力量推動工作，更能讓大家在意見不完全一致的狀況下取得最大共識，讓整個團體朝同一個方向前進。
2.計劃總是趕不上變化，如何訂定行事歷，及抓準(zhǔn)籌備活動所需要時間?

　　“員林青商會”舉辦“彰化縣英語演講比賽”到今年已經(jīng)舉辦六屆了，今年遭遇到舉辦場地（彰化演藝廳）臨時出問題，必須承租其他場地。當(dāng)時，我立刻尋找到了一個備用場地并談妥，隔天便和社團干部拜訪演藝廳，了解錯誤發(fā)生的原因（照例是溝通及行政流程的問題導(dǎo)致）。結(jié)果成功談成決賽活動延后一周舉辦的方式，順利解決場地問題。

　　舉辦活動時，總會有許多突發(fā)狀況，常常會讓人覺得活動辦不下去。但是，這其實常常也是另一個良機，勇于面對挑戰(zhàn)，活動反核就能辦得更好。

a. 寫好活動企劃書，才能機動應(yīng)變

　　英文演講比賽由于已經(jīng)舉辦六屆，因此留下了許多企劃案范本。我也和承辦主委多次就活動內(nèi)容討論，并在社團內(nèi)舉辦了籌備會。也因此，雖然意外發(fā)生導(dǎo)致整個行事歷變動，社團內(nèi)的其他干部卻能協(xié)助應(yīng)變，這都有賴于事前對整個企劃的掌控狀況（企劃案及事前會議等），讓變動影響變成最小。

b. 抓準(zhǔn)籌備活動所需要時間

　　演講比賽開始推動時，速度很慢，由于主辦的主委資歷深，但是很忙碌，我自己也因為二月份出國日數(shù)很長，導(dǎo)致整個活動推動的時間被延遲了。其實抓準(zhǔn)籌備活動所需的時間并不容易，但是重點是要預(yù)留許多狀況的應(yīng)變時間，不要預(yù)估一個月，就在一個月前開始準(zhǔn)備，而是要盡量提早就設(shè)計出企劃案，才能避免時間不足導(dǎo)致的問題。
c. 生命會自己找到出路

　　辦活動也常常遇到不知如何推動的狀況，我在活動推動不順利時，總會想到侏羅紀(jì)公園片中的一句話”生命會自己找到出路”。面臨演講比賽的場地問題，第一時間是就是找尋替代方案，聯(lián)絡(luò)初賽場地員林高中，租借其禮堂作為決賽場地。第二件事情，就是聯(lián)系彰化演藝廳，約好時間，由我們社團的干部去拜訪，瞭解真實的狀況。

　　當(dāng)時演藝廳提出該日確實無法租借，但是延后一周的話，場地是OK，雖然我一開始不以為然，但是在前去的干部討論決議，決賽延后一周舉行（后來證明這樣子沒有問題）。

　　因此在遇到各種狀況時，都不用緊張，反要先慢下來思考。把問題切成小塊，自然可以順利進行。
3.從活動狀態(tài)進入讀書狀態(tài)的時間太長，如何改善?

　　大二時是我參加社團最瘋狂的時候，當(dāng)時我擔(dān)任山地服務(wù)隊的隊長，同系好友則是社團的總干事。我們白天忙著上課及社團，下課后則完全投入社團活動，數(shù)不清的聚會及會議，成績當(dāng)然是一落千丈。期末考時，我叫好友去考工程數(shù)學(xué)，他卻說因為沒念書不想去了，那個學(xué)期，我被當(dāng)了九個學(xué)分，好幾科六十，僥幸留在學(xué)校，好友則離開學(xué)校，再重考進歷史系。

　　出了社會后，我在工作之余參加“青商會”，發(fā)現(xiàn)社團、家庭及工作之間的平衡問題依舊存在，但是這次我因吃過苦頭，變得比較聰明。我知道我自己的優(yōu)先次序永遠是家庭、工作、社團，遇到?jīng)_突時，便要有所取舍。

a. 找出自己的讀書屬性

　　有些人適合早上讀書，有些人晚上效率才高，有的人在圖書館最讀的下書，有的人則要有點吵雜的環(huán)境。你真的了解自己的讀書屬性嗎？寫晨間日記是一個很好的方法，可以紀(jì)錄自己的讀書狀況，并加以檢討，一步一步找出最適合自己的方式。這樣才能用自己合適的方式來讀書，自己也更愿意花更多時間來做這件事情，事半而功倍。

b. 每周的時間區(qū)塊設(shè)定

　　學(xué)校和社團的作息，常常是用周來做單位，每周內(nèi)的時間區(qū)塊可以事前規(guī)劃好。課表排出后，幾個帶狀時間固定給社團，幾個時間作為讀書的時間，如果固定出每周讀書時間，別人也知道那段時間內(nèi)要尊重你。相對的我們也要尊重別人的時間，不論開會、聚會事前做好規(guī)劃，節(jié)省大家時間。

c. 減少熬夜，立刻補眠

　　熬夜偶一為之，和同學(xué)出去透透氣，放松一下是一件好事，但是要注意回來后的休息。建議熬夜后的幾天，要多睡一些，快速補眠，迅速回到熬夜前的狀態(tài)，朝目標(biāo)邁進。

　　角色的平衡，是很困難的時間管理問題，自己要訂好優(yōu)先次序及原則，除了自己遵守，也要讓自己的干部知道，作為領(lǐng)導(dǎo)者，很多時間都是和其他人共同擁有的，要先做好溝通，才不會沖突。

大學(xué)社團干部的時間管理問題主要在角色的平衡，一方面要兼顧課業(yè)，一方面又要推動社團，兩者都是消耗大量時間的工作。最好的方法就是請教“善知識” ——能夠兼顧課業(yè)及社團的學(xué)長姐。藉由其經(jīng)驗，了解未來可能面臨的問題，及如何解決方法。今天我們繼續(xù)來討論其他兩個大學(xué)社團干部的時間管理問題，我們這就開始。
4. 組聚時間很長，如何將長組聚時間分割、分散至而空白的小時日里？當(dāng)團隊在浪費時間培養(yǎng)感情時要取舍感情還是效率?

　　1999 年，我就加入“青商會”，當(dāng)時“青商會”很多人戲稱為“喝酒會”。一開始，我也喝了很多酒，喝完了，就到餐廳外面去吐，當(dāng)時餐廳的外面是田，我往往自我解嘲說是在灌溉農(nóng)田。慢慢地，參與社團的時間日久，才知道培養(yǎng)感情，聯(lián)誼固然是一種方式，但是也有比聯(lián)誼更加重要的方法，可以建立團隊的情感。

a. 貢獻獨特的長處

　　這幾年我參加“青商會”，有時我投入的時間不見得多，因為我學(xué)會要貢獻自己獨特的長處。我的專長在于規(guī)劃企劃案及帶人。于是我會花時間和新會友共處，吃飯同一桌，坐座位時坐一塊，相互了解并建立默契。當(dāng)他們接任活動時，主動關(guān)心，甚至和他們一起跑場地及討論企劃案。或許我無法花時間作很多無謂的聯(lián)誼，但是卻能用我的長處協(xié)助社團推動會務(wù)。

　　每一個領(lǐng)導(dǎo)人的長處不同，要了解自己的長處所在，才能知道自己能對社團做出最大的貢獻。

b. 借力始力，開會后的聯(lián)誼

　　善用會議后的聯(lián)誼也很重要，開會是一種正式的溝通，但是培養(yǎng)情感，非正式的聚會更加的重要，可以將開會后的時間做一番運用，吃吃點心或宵夜，結(jié)合開會及聯(lián)誼，同一段時間作雙重的運用，這樣就能節(jié)省下許多時間．

c. 信任、默契、溝通，建立情感存款

　　真正的情感，不一定要靠大量的聯(lián)誼來維持，大家合作把活動辦好，本身就是一種很棒的聯(lián)誼方式。在籌備活動的過程中，我們能夠和所有參與的人互動，建立信任及默契，之后的溝通能建立起來。

　　先搞定人，事情就搞定了，社團讓我們學(xué)習(xí)與人合作，如何配合別人，同時也要兼顧時間的運用，是很珍貴的磨練。
5. 對于規(guī)劃好的行事歷 總是拖到最后一天才做，如何開始自治的生活習(xí)慣

　　在我演講早起、晨間日記、時間管理的主題時，常常遇到聽眾問到“為何你有堅持不懈的紀(jì)律”。

　　那是因為我知道，不做的話壓力更大。我曾經(jīng)有數(shù)次憂郁癥的經(jīng)驗，更曾經(jīng)因此而住進精神病房，那是一種心靈的地獄，我掙扎爬了許久才脫離。在那時，也常常會有尋死的念頭，但是，我終于能夠轉(zhuǎn)念，一有壞念頭產(chǎn)生，我就告訴自己，“為了家人及孩子，我死也要活下去。”

　　有時候，生命的低處是一件好事，讓我們不敢松懈，努力維持紀(jì)律，一步步的執(zhí)行。我曾經(jīng)形容這是“內(nèi)心火焰”、“Guts”，但我也知道，這并不是用文字就能形容的東西。想要做出一點成果，自我超越，本來就不是一件簡單的事情，要有理想、要有斗志、要有身邊人的支持。

　　所以想要做好時間管理，還真是不簡單的事情，要想成自治的習(xí)慣，只能從自己心中主動想要奮斗。要有自我要求，要有自信，才能推動規(guī)劃好的計劃，持續(xù)前進。
結(jié)語

　　日本知名企管顧問大前研一曾著有《OFF學(xué)》一書，我從書名體會到，人生一定要認清何謂我們的ON 及OFF。對于學(xué)生而言，課業(yè)一定是ON，學(xué)習(xí)提供了日后我們升學(xué)、就業(yè)的基礎(chǔ)，而社團活動則是OFF，幫助我們發(fā)展其它的能力。但是一定要知道兩者的主、從關(guān)系，因為社團，影響課業(yè)，導(dǎo)致退學(xué)那就本末倒置了。