提升工作和時間效率自我管理方法(2)
提升工作和時間效率自我管理方法
4、制定工作計劃之外給自己一個倒計時產(chǎn)生時間緊迫感每天面對大量的工作，誰都不免產(chǎn)生“丟三落四”、忙而無序的狀況;如果會工作，養(yǎng)成定時作計劃的習(xí)慣，效果是大大不一樣的。要善于管理自己的工作，可以準(zhǔn)備一個記事本，對自己每月的工作計劃、每周的工作計劃進行規(guī)劃和跟蹤管理。每月之末，抽出一定的時間思考一下下個月的工作重點和計劃安排。制定工作計劃，關(guān)鍵是要會分解目標(biāo)，把制定的月目標(biāo)分解到一個周，一個周的目標(biāo)再分解到每一天。也許看上去是一個很龐大的，擔(dān)心完成不了的工作目標(biāo)，經(jīng)過這樣的層層分解后，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，原來要實現(xiàn)這個目標(biāo)并不是很難;這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。
此外，制定工作計劃之外，要給自己設(shè)定一個倒計時，利用倒計時所產(chǎn)生的緊迫感。這是心理學(xué)家推薦的自我激勵方法。這種倒計時所產(chǎn)生的緊迫感能激發(fā)你的決斷力和專注力，調(diào)動你的情緒和潛能。
5、學(xué)會溝通，微笑溝通，工作效率提升也需要溝通獲取良好的外部環(huán)境和資源
在一個公司里或者團隊里，遇到最多的時間管理上的問題是什么?溝通問題。溝通首先要學(xué)會微笑，微笑首先要敞開心扉，用一個包容的心態(tài)和接納的心態(tài)來溝通。微笑、自信，能產(chǎn)生神奇的效果，笑對世界，世界就會對你微笑;自信，周圍的人會更多的支持你。
每天用一定的時間來和同事、上級溝通，有良好的溝通心態(tài)、學(xué)會傾聽，就能獲得積極的溝通效果，工作軟環(huán)境、工作需要的資源就能獲得支持!這對工作效率的提升有非常大的作用。記?。汉芏鄷r候有效溝通可能比抓緊時間做事還重要!很多有經(jīng)驗的人都知道：領(lǐng)導(dǎo)布置下來一項任務(wù)之后，先和領(lǐng)導(dǎo)溝通好預(yù)期的結(jié)果和方式很重要～只有當(dāng)你真正明白了要做什么，怎么去做的時候，再去行動，這樣返工的幾率就低的多了，自然效率也就高了。這就是所謂的“磨刀不誤砍柴工”!
6、提升自己的專業(yè)能力，能力強才有解決問題的效率
我想這個道理大家都懂的，一個剛畢業(yè)的業(yè)務(wù)不熟、技術(shù)不精的人去解決一個問題往往半天都找不到門道，半天一天的時間可能要被白白浪費在知道自己要干什么上面。有時候，要知道自己要干什么也是一件很難的事情，需要對業(yè)務(wù)和需求、技術(shù)等多方面的理解，而不知道自己要干什么更不用談工作效率了。即使知道了要干什么，下一步還有怎么做的問題…。這一切都要求我們提升自己的專業(yè)能力，沒有專業(yè)能力，強工作效率無從談起。如果你的專業(yè)能力越強，經(jīng)驗約豐富，那么你做一件事情比別人消耗的時間就越少，這時候你就需要考慮是不是可以接受更大的挑戰(zhàn)，多做一些重要但是不緊急的事情。
7、保持工作環(huán)境的有序和整潔
實踐證明，優(yōu)雅整潔的工作環(huán)境、打造高效健康的工作區(qū)能大大激發(fā)工作的熱情和潛能，這就是為什么美國的大公司紛紛在工作環(huán)境和裝修上大請設(shè)計師的原因了。工作環(huán)境不僅會影響到工作效率，還會影響工作中的創(chuàng)造性。美國管理大師坎特為不景氣的公司管理人員提出的第一個建議往往是讓他們把工作地點重新粉刷或是清潔一遍。這也是給你自己貼上成功標(biāo)簽的一種方法。她說：“環(huán)境會激發(fā)人們向更高的目標(biāo)看齊。不要認(rèn)為給自己換個新發(fā)型或是買件時髦的衣服是輕浮虛榮的，你這樣做不是為了炫耀，而是為了在勝利到來之前為自己樹立信心。
8、學(xué)會自我暗示提升自信，好情緒能提升工作效率
自信心就是對良性結(jié)果的期待!工作中沒有什么勇敢不勇敢，如果出了問題就必須面對!必須解決!遇到挫折的時候拋棄所有的主觀情緒，只追問自己：如何解決問題?(這很難，需要很深厚的功力)在想辦法解決的過程中，要有信心，要進行自我暗示，相信一定會解決一定能夠解決，這種對良性結(jié)果的期待就是自信心，這種自信能大大提升工作效率。而壞的情緒好壞往往會影響到工作狀態(tài)，要求自己盡量不要把一些不好的情緒帶進工作里，當(dāng)然誰也不可避免遭遇氣憤、低落的時刻，但要學(xué)會控制。每當(dāng)這時，閉上眼睛幾分鐘，告訴自己：“只要不發(fā)作，就又戰(zhàn)勝自己了”。能夠管理自己的情緒了，也就意味著在走向成熟。此外，要學(xué)會把生活和工作上的事情分開。
通常影響我們效率的，不是繁雜的任務(wù)和時間管理的問題，而是我們的情緒!我們通常被情緒所左右，壓根不想工作，不想干活，拒絕合作，這才是我們拖延和被動的原因。通常讓我們感到疲憊的，不是勞累，而是索然無味。所以，跳槽去一個你喜歡、投入熱情的工作中去吧，如果不熱愛你的工作，何來工作效率?
9、要學(xué)會拒絕
當(dāng)我剛開始工作的時候，我非常急切的想要去討好別人。這也就是說，我?guī)缀醪荒苋セ亟^別人對我的要求。我加了很多班，但是還是不能完成他們交代給我的所有事情。結(jié)果他們表示不滿意，而我也表示要崩潰了。如果你從不回絕別人，你的答應(yīng)就顯得毫無意義。承擔(dān)能力所及的事情，如果別人不停地指派給你更多的事情，你需要明確的表示那意味著將會耽誤其他的工作。為了應(yīng)付這種事情，我會隨身攜帶一張列有待辦事項的紙(To-dolist)。當(dāng)人們叫我去做什么事情的時候，我就給他們看這張紙，并且問他們我應(yīng)該為他們擠掉哪個事情。這是我用來拒絕別人的一種好辦法。
10、徹底放松，休息
也許你不相信，提升工作效率的最后一點是徹底放松，休息。你放松了，休息好了，就能有效率。相反，連續(xù)加班，持續(xù)高壓，這種工作效率是不可持續(xù)的。工作是一項長跑，不是50米沖刺。一次徹底的放松，才能更有精力去工作。這樣的事情很常見，問題的核心是：什么才是最有效的徹底放松?我推薦幾個：冥想(靜坐)、和知心朋友聊天、散步、音樂、旅行…。所有最適合自己的讓你最放松的放松就可以了。休假的時候，就徹底忘記工作，告訴自己：“工作是忙不完的，沒有你，公司還是一樣轉(zhuǎn)動，也許還轉(zhuǎn)的更快呢!高效工作的目的是什么：不就是為了省出時間來享受生活么”
提高時間利用率的方法
列出任務(wù)
常言道，做事要有計劃，要擺脫“混日子”，就要試著將每日的任務(wù)列出來。也許有人會把當(dāng)日的計劃寫得滿滿的，細(xì)致到了分鐘，但如果每天都這樣列計劃，反而會更浪費時間，違背了時間管理的初衷，所以不必事無巨細(xì)，只需把當(dāng)日重點要完成的任務(wù)有條理地列出來即可，并給自己設(shè)定時間完成。
很多人可能在某個時間段里同時做兩件事，任務(wù)之間若有交叉且自己可控，那在同一時間段進行也無妨，但是必須保持界限，且切忌頻繁切換，否則會增加隱形消耗。理清任務(wù)主次是我們高效利用時間的關(guān)鍵，在什么時間點完成什么任務(wù)，自己心里要有所把握。
當(dāng)一個大任務(wù)無法在短時間內(nèi)完成，就分割成小任務(wù)，只要每天都完成小任務(wù)，你就會越來越接近那個大目標(biāo)了。
利用高效時段
每個人都有自己的高效時段，早中晚不一樣，明確自己的高效時段，可以把重要的任務(wù)放在這一時間段完成。對于大部分上班族來說，高效時間段在于白天，坐在熟悉的辦公室里，展開一天的任務(wù)。對于自由職業(yè)者或夜貓子來說，夜晚安靜的環(huán)境會給予他們更多工作的靈感。
但高效時間段是可以培養(yǎng)的，最重要是養(yǎng)成規(guī)律的作息，生物鐘若是經(jīng)常被打亂，不單對身體是一種巨大的損耗，隨之帶來的各種問題，比如頭痛，也會降低工作的效率，浪費時間。
在合適的環(huán)境里
在日常工作進行中，有多少人會忍不住刷微博、看微信?很多人容易被各類的信息吸引好奇心，在目光的轉(zhuǎn)移中尋求暫時的逃離，又或許是信息恐慌癥作祟，擔(dān)心自己錯過信息，時不時就點亮手機屏幕，因為幾條未讀消息而刷起了朋友圈，時間流逝而不自知。
選擇一個盡量安靜且不容易被打斷的環(huán)境進行重要的工作，讓自己保持長時間的專注，避免好不容易整合的思緒被突然打斷，增加時間的損耗。但也要避免在尋找合適的環(huán)境上花費過多的時間。
利用碎片時間
除了每天用來處理重要任務(wù)的大塊時間，我們還有許多被割裂開來的碎片時間。利用好這些碎片時間，完成一些碎片的任務(wù)，可以降低很多大塊時間的消耗。
很多人說：生活忙碌，根本就沒有時間看書，工作忙碌，根本沒有時間健身......但人們并非真正的沒有時間，只是不愿意擠出時間去做這些事，比如可以利用等人等車的時間閱讀文章，利用周末的時間鍛煉而不是窩在房間里，利用夜晚下班后的時間學(xué)習(xí)而不是只盯著手機屏幕。利用好碎片時間，某種程度上來說，你的時間就比別人更充裕。
《我的前半生》里，賀涵說：
“即使是吃飯的時間，也應(yīng)該有效利用起來，去做點什么或?qū)W點什么.......一天三個小時，一周算起來就比別人多出一天的時間。”
日?？偨Y(jié)
一天下來，需要對自己的時間安排做一個回顧總結(jié)，比如看看自己今天完成了哪些工作，遇到了哪些問題，有沒有被一些事情打斷，有什么方法可以改進，明天的計劃又是什么等等，通過寫工作日志對自己的時間有一個把握。
養(yǎng)成習(xí)慣
習(xí)慣的力量有多強大，相信大家都知道。有的人工作必須要拖到deadline甚至超過deaeline，才能勉強完成，要提高工作效率必須就要養(yǎng)成好的工作習(xí)慣，把時間管理的各個步驟都做到位：列出任務(wù)，利用高效時間段、在合適的環(huán)境里完成重要任務(wù)，利用碎片時間學(xué)習(xí)，對日常進行總結(jié)等，一旦你創(chuàng)建了自己的工作方式，就要以高度的自律不斷地去實踐它，直到變成自己的習(xí)慣。
提高工作效率的技巧
分類處理
分清輕重緩急，凡是要緊、急迫或者好處理的事情馬上就辦，絕不拖延;凡是屬于需要特殊辦理的事情，做到堅持原則、特事特辦;凡是可以“讓子彈飛一會兒”或者難以馬上辦的就先記下來，條件具備了就立即辦理。這種分類處理的辦法往往能提高工作效率。
日清日結(jié)
基層事務(wù)辦理不及時就會積壓，時間一長輕則形成心理負(fù)擔(dān)，重則影響黨和政府形象。當(dāng)日事當(dāng)日畢，是大家都認(rèn)可的好辦法，關(guān)鍵在踐行。唐朝宰相劉晏“為人勤力，事無閑劇，必一日中決之”。清朝大學(xué)士張廷玉經(jīng)常在乘轎子上下班途中披覽文書，回到家以后也常常點著蠟燭辦理公務(wù)，確保做到日清日結(jié)。
提前準(zhǔn)備
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”基層單位大到年度規(guī)劃、小至每日安排，都要把提前準(zhǔn)備、有備無患作為處事原則。《朱子家訓(xùn)》有云：“宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井。”其實，要做到忙而不亂、遇事不慌，最好的辦法就是養(yǎng)成提前準(zhǔn)備的習(xí)慣。
臺賬管理
臺賬管理制度不僅適用于基層的一般性事務(wù)，而且適用于大項工作。對于一般性事務(wù)，應(yīng)善于摸索規(guī)律、形成程式，借助電腦、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段快速處理，不可耗時太多;對于大項工作，應(yīng)建好臺賬，精心規(guī)劃、精心部署、精心實施，做到心中有數(shù)、穩(wěn)步推進、確保實效。一般性事務(wù)的臺賬宜用減法，一件一件銷賬;大項工作的臺賬宜用加法和乘法，不斷有新策劃、新亮點，日積月累，功效自顯。
一盯到底
在日常工作中，基層干部應(yīng)養(yǎng)成警察盯嫌犯一般的功夫，對工作任務(wù)死死盯住不放，直至完成。對于重要工作更要有一盯到底的決心和作風(fēng)，踏石留印、抓鐵有痕，不達(dá)目的不罷休。
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