量化你的時(shí)間管理
時(shí)間：
admin1由 分享
1.寫在前面
1.1.尋求掌控你的時(shí)間剛進(jìn)大學(xué)時(shí)，一直沒有時(shí)間管理的想法，也從未考慮過認(rèn)真管理自己的時(shí)間，盡管知道時(shí)間很寶貴，可是我還是無法阻止它從身邊悄悄地溜走。后來，在大二下的時(shí)候，嘗試寫記事本，將每天要做的事情，簡(jiǎn)單地列一張list，完成后就打上一個(gè)鉤。雖然比以前要稍微有點(diǎn)掌控自己時(shí)間的感覺，但是還是覺得條理不夠清楚。
1.2.勝間和代的管理技巧與方法
一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，在emule上看到了網(wǎng)友對(duì)日本著名職場(chǎng)女王勝間和代的評(píng)論，順著這條線索去找了她的書來看，比如《白骨精學(xué)習(xí)法》、《時(shí)間投資法》、《知性化技巧》。對(duì)我影響最大的就是《時(shí)間投資法》，她關(guān)于事務(wù)的四種分類，以及記事本的方式，非常受用。
1.3.GTD Life
又一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，在鮮果網(wǎng)上閱讀了一篇GTD Life的文章，也是關(guān)于時(shí)間管理，激起了共鳴，繼而閱讀GTD Life的其他文章，受益匪淺。而這段時(shí)間自己對(duì)時(shí)間管理理論和方法非常著迷，總是想盡辦法借鑒前人經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套適合自己的時(shí)間管理方式。
1.4.關(guān)鍵在于如何實(shí)現(xiàn)量化管理
雖然借鑒了勝間和代的時(shí)間投資理論，但是她所強(qiáng)調(diào)的量化管理的方法，我始終無法參透到底該如何實(shí)現(xiàn)量化管理。后來無意間看到了一篇《把效率提高三倍的時(shí)間管理方法》的文章，瞬間我就知道該怎么做了，并且為此特意設(shè)計(jì)了自己的管理模板。
1.5.本文適合的人群
時(shí)間管理是一種習(xí)慣，而習(xí)慣則需要不懈的培養(yǎng)，正如此，本文尤其適合處于時(shí)間管理摸索期、困惑期的朋友閱讀，比如在校大學(xué)生、初入職場(chǎng)的新人們。
2.前提
2.1.事務(wù)分類
我將自己的時(shí)間劃分為四塊，分別是：
消費(fèi) | 基本工作 |
案件討論 | |
拜訪或接待客戶 | |
參加談判 | |
實(shí)施項(xiàng)目 | |
必要的休息 | |
投資 | 學(xué)習(xí) |
運(yùn)動(dòng) | |
家人團(tuán)聚 | |
與親友聚會(huì)（必要的） | |
消耗 | 一日三餐 |
上下班交通 | |
查閱新聞 | |
個(gè)人衛(wèi)生 | |
家務(wù) | |
浪費(fèi) | 發(fā)呆 |
毫無目的地上網(wǎng)閑逛 | |
上網(wǎng)聊天時(shí)間過長(zhǎng) | |
睡懶覺 |
2.2.準(zhǔn)備記事本，記錄日程
有效管理時(shí)間的根本目的是支配時(shí)間，使用記事本記錄日程是最有效的方法。
此處引用《把效率提高三倍的時(shí)間管理方法》一段關(guān)鍵性的文字：
3.1.總有效時(shí)間
由于在EXCEL中無法使用時(shí)間格式計(jì)算總時(shí)間（也許是我沒有找到方法吧），我建議將時(shí)間換算成分?jǐn)?shù)（單位：分鐘），比如您是早上7：15起床，晚上11：30入睡休息，那么今天一整天的有效時(shí)間就是：23.5-7.25=16.25×60=975(分鐘)。
3.2.工作（或稱消費(fèi)）
現(xiàn)在基本上是八小時(shí)工作制，但是也不排除某些朋友晚上總是加班（我就是屬于這種情況）——工作模塊的C13【工作效率比】==【一天實(shí)際有效工作時(shí)間】/【480mn】。所謂的“一天實(shí)際有效工作時(shí)間”指的是該480分鐘內(nèi)，加上必要的午餐和午休時(shí)間，真正花費(fèi)在工作上的時(shí)間，而不是與同事閑談、無聊發(fā)呆、上網(wǎng)閑逛或者看大堆垃圾新聞。
八小時(shí)是你的基本工作時(shí)間，但是無法控制加班與否的話，我傾向于將加班的時(shí)間劃分到“投資”一欄。為什么？就我自己而言，作為律界新人，必須跟著律師認(rèn)真學(xué)習(xí)各種辦案和做事的方法，免不了因?yàn)榉泵Φ墓ぷ骱头彪s的事情，而需要加班；加班既是為了事務(wù)所的發(fā)展，也是為了自己，你可以通過加班獲取加班費(fèi)或者獎(jiǎng)金，更重要的是這是為個(gè)人將來謀取進(jìn)一步發(fā)展的空間。因此，我會(huì)在“投資”一欄的最上的空格寫上“加班（×××）”，右邊填入加班的時(shí)間。
此外，還需要說明的是，【午餐與午休】也是屬于“工作”欄，之所以如此，是因?yàn)樵俟ぷ?，也要休息，而【午餐與午休】都是【必要的休息】，也是與同事溝通的好時(shí)間，故而將其添加進(jìn)去。但是，一般而言，上班族的午餐與午休時(shí)間是一個(gè)半小時(shí)到兩個(gè)小時(shí)之間，如果在該事件范圍內(nèi)還要其他的安排，那么就記錄實(shí)際的【午餐與午休】時(shí)間。
3.3.投資
投資這方面，需要強(qiáng)調(diào)的不多。需要說明的是，除去“工作”一欄，余下三欄的百分比分母是【總有效時(shí)間-480】，而【總效率比】計(jì)算的是“工作”“投資”“消耗”三者之和占【總有效時(shí)間】的比率，得出的就是今天整天的實(shí)際效率。
3.4.消耗
消耗是不得不支出的時(shí)間，但是這部分時(shí)間還是相當(dāng)有彈性的，比如在上下班交通您可以聽有聲讀物或者外語，交通方便的還可以帶一本小書閱讀；比如，可以約客戶在吃飯的時(shí)間見面，將用餐時(shí)間與工作結(jié)合起來。至于如何計(jì)劃，看每個(gè)人的安排了。
此外，已記錄的總消耗的時(shí)間比可以在F26（公式=G24/F28）看到，可以檢討自己在常規(guī)的消耗項(xiàng)目上，今天是否用的時(shí)間過多，比如晚餐時(shí)間閑聊，導(dǎo)致無意義的時(shí)間浪費(fèi)。因?yàn)椋覀兙筒?、洗浴或者做常?guī)的事情，都是差不多的時(shí)間，應(yīng)當(dāng)將其固定下來，通過格式化該時(shí)間段，盡可能地節(jié)省時(shí)間投入到“工作”和“投資”！
3.5.浪費(fèi)
這部分時(shí)間記錄是最有彈性的，也是特別考驗(yàn)人對(duì)自己要誠(chéng)實(shí)的地方：浪費(fèi)了就浪費(fèi)了，老老實(shí)實(shí)地寫出來，不要為了一個(gè)虛假的效率比而欺騙自己。通過記錄，可以發(fā)現(xiàn)自己每天咋哪些事情上明顯浪費(fèi)了時(shí)間（還有隱形浪費(fèi)，見下述），控制自己盡量避免去做這種事情，把時(shí)間花在刀刃上。
3.6.公式說明★
需要說明的是，“工作”一欄效率比的分母是480分鐘，而其他三欄（投資、浪費(fèi)、消耗）的分母則是【總有效時(shí)間】減去480分鐘所余下的時(shí)間，所以單獨(dú)計(jì)算這三欄的效率比，不會(huì)與其他欄發(fā)生沖突。此外，為了計(jì)算【總有效比】，在B27處設(shè)計(jì)了公式：【C12+G12+G24】/【總有效時(shí)間】。
按照計(jì)算出了總有效時(shí)間，也就可以按照百分制計(jì)算出【實(shí)際浪費(fèi)比】。何謂實(shí)際浪費(fèi)比？本文3.5處的“浪費(fèi)”一欄，定位到表格中是C25，C25計(jì)算的就是明顯的根據(jù)你自己知道的自己在哪些事情上浪費(fèi)了時(shí)間，所導(dǎo)致的浪費(fèi)比。但是，當(dāng)你通過計(jì)算【總有效利用時(shí)間】除以【總有效時(shí)間】得出【實(shí)際浪費(fèi)比】的時(shí)候，一旦發(fā)現(xiàn)C25與B26的數(shù)據(jù)不一致（當(dāng)然是B26>C25），就要好好檢討自己還在哪些地方浪費(fèi)了時(shí)間！這是最有效地驚醒自己注意時(shí)間的方式！
4.我的例子
這是我今天的日程表，供大家參考：
5.公式匯總
為了總結(jié)出合適的公式，頗費(fèi)腦筋，前前后后一共修改了模板N次，總算定下來了。下面的公式是根據(jù)模板中的表格來提供：
（1）工作效率比=C12/480
（2）投資百分比=G12/(F28-480)
（3）浪費(fèi)百分比=C24/(F28-480)
（4）消耗百分比=G24/(F28-480)
（5）實(shí)際浪費(fèi)比=100%-B27
（6）總效率比=(C12+G12+G24)/F28
（7）總消耗時(shí)間=G24/F28
（8）總有效時(shí)間=(C12+G12+G24)/F28
6.本文的不足與彌補(bǔ)
就量化時(shí)間管理來說，如果每天堅(jiān)持如此記錄，就會(huì)很直觀地看到時(shí)間利用情況。但是，
此種記錄與管理方法存在一個(gè)隱蔽的缺點(diǎn)，那就是：量化，但是沒有質(zhì)化。
舉例來說，對(duì)于一個(gè)律界助理新人，接到律師指令就某個(gè)客戶做short due diligence，不
復(fù)雜的話，你需要2個(gè)以上小時(shí)。但是，你總不能今后遇到此類人物每次都會(huì)是2個(gè)以上小時(shí)才能完成吧？
所以，行事效率必須提到最高的層面來，而不只是每天僅僅完成了一些簡(jiǎn)單或常規(guī)任務(wù)，但是卻看到效率表很高而欣慰……這實(shí)際上就是在浪費(fèi)時(shí)間，也就是說，單位時(shí)間里你應(yīng)該可以做更多的事情。
為此，特別需要提醒讀者一定要做好以下幾點(diǎn)pre-work：
（1）擬定計(jì)劃，在不影響工作質(zhì)量的情況下，預(yù)估每項(xiàng)任務(wù)所可能花費(fèi)的時(shí)間；
（2）任務(wù)過程中，如果可以在該段時(shí)間里，能夠做到比你擬定的計(jì)劃做到更多，那么就辛苦一點(diǎn)，保持高效率，不要僅僅為了體面的百分比而欺騙自己；
（3）不要被任務(wù)進(jìn)程中的小事情而打斷，比如聽到了一個(gè)不是很嚴(yán)重但是令人沮喪的消息（esp.你的股票跌了），專心完成你的任務(wù)；
（4）日程管理不必那么硬性，不要求制定極為詳細(xì)的目錄，比如上午幾點(diǎn)到幾點(diǎn)一定要完成某項(xiàng)任務(wù)（除非這是必須在該段時(shí)間內(nèi)完成的指令工作）。——給自己的任務(wù)一個(gè)可以隨性發(fā)揮的空間，以便隨時(shí)調(diào)整。