管理時間要重視時間管理的精細(xì)化

　　時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。要管理好時間就要重視時間管理的精細(xì)化：

　　一、糟糕的時間管理，可憐的工作效率

　　汪中求的精細(xì)化管理團(tuán)隊做過一個游戲性的數(shù)據(jù)分析，一個人以有效工作40年計算，出去各類非工作耗時，實際能用于工作的時間只有3.3年。

　　每天耗時　 40年耗時　 結(jié)余

　　睡眠　　　　 　　　　8小時　　 13.3年 26.7年

　　一日三餐　　 　　　2.5小時　　 4.2年　 22.5年

　　交通　　　　 　　　1.5小時　　 2.5年　 　20年

　　電話　　　　 　　　　1小時　　 1.7年　 18.3年

　　看電視、上網(wǎng)　　　 　3小時　　 　 5年　 13.3年

　　看報、聊天　　　　 　3小時　　 　 5年　 8.3年

　　刷牙、洗臉、洗澡　 　1小時　　 1.7年　 6.6年

　　休假、鬧情緒、身體不適 2小時　　 3.3年　 3.3年

　　站在一個國家的角度看，數(shù)據(jù)變得更為可怕：龔其國的《做事的科學(xué)》一書列舉的2006年的數(shù)據(jù)，中國消耗了全球資源總消耗的12%，僅實現(xiàn)了全球GDP總額的4.5%。以具體的時間數(shù)據(jù)分析，中國人一年人均工作2200小時，按8小時工作制折算為275天，每小時平均創(chuàng)造財富5.75美元;美國人一年人均工作1610小時，按8小時工作制折算為201天，每小時平均創(chuàng)造財富35.6美元。

　　網(wǎng)絡(luò)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)人出現(xiàn)的“垃圾工作”一般具備以下十大特征：

　　1、 沒有具體交待啟動時間;

　　2、 沒有具體進(jìn)程安排;

　　3、 沒有明確完成時間;

　　4、 沒有明確工作量大小;

　　5、 沒有具體質(zhì)量評估指標(biāo);

　　6、 沒有獎勵或懲罰措施;

　　7、 封閉式、單獨完成;

　　8、 負(fù)責(zé)高管不詳;

　　9、 負(fù)責(zé)高管過多;

　　10、 可隨時為其他工作讓路。

　　這里，10大特征中的1、2、3、10等4條都是時間管理的問題。

　　我們平時的時間使用常常很不恰當(dāng)，但往往視而不見：

　　比如，在我們一天的有效工作時間里，每8分鐘就會受到一次包括來人、來電的打擾，每小時約7次，每次打擾用時約5分鐘，專家的調(diào)研認(rèn)為其中50%的打擾是沒有意義或者極少有價值的，因此我們一天有效工作時間中有近1/4的時間被這樣的打擾浪費。

　　還比如，我們的辦公室桌、文件柜、抽屜、計算機文件夾等亂七八糟，平均每天會為找材料、查數(shù)據(jù)花90分鐘，每周在這一項將整整浪費一個工作日的時間。

　　再比如，做一件事情實際花費的時間往往會比預(yù)期的時間多一倍，常常因為我們對此估計不足，致使計劃被打亂，反而使整體時間使用效率極大地降低。

　　總之，我們一直以來對時間問題認(rèn)識不足，時間管理還談不上精細(xì)化。

　　二、重新認(rèn)識我們自以為非常有概念的時間概念

　　人的一生以當(dāng)今時代的平均壽命75歲計，一個人的生命長度實際只有3900個禮拜。我們不妨買來一個特制的精美的儲罐，里面裝上3900個彩色的玻璃珠子，每周的周末扔掉一個，我們每天會增加一份緊張，因為我們眼見著“日子”迅速減少。

　　韓國這些年非常流行一種“死一把”的活動。參加活動的人首先要進(jìn)行一個以“生命的意義”為題的測試，留下肖像，寫下遺囑，穿上麻布做的壽衣躺進(jìn)棺材里。體驗者能在棺材中聽到哭聲，大約15分鐘后，工作人員再打開棺材，體驗活動結(jié)束。目的讓人們反省過去，珍惜現(xiàn)在，更好地面對未來。參與者感觸：“在棺材里，我非常害怕，想起了母親和逝去的親友，我要創(chuàng)造一個沒有遺憾的人生。”

　　英國心理學(xué)家弗蘭克·托里斯博士作過一次調(diào)查：如果意識到生命是一場租賃，你會對生活有些什么樣的再認(rèn)識呢?

　　占24%的參與者的體會是“有了危機與壓力”;

　　26%的參與者的體會是“處處按規(guī)矩辦事”;

　　35%的參與者的體會是“珍惜身邊的一切”。

　　我們?yōu)槭裁捶堑玫鹊脚c生死相關(guān)時才對時間易逝產(chǎn)生感觸呢?我們只需要向下列人員咨詢，就能迅速加深對時間的認(rèn)識：

　　要體會一年的價值——去問問沒有通過升學(xué)考試的學(xué)生;

　　要體會一月的價值——去問問生下早產(chǎn)兒的母親;

　　要體會一天的價值——去問問日報的編輯;

　　要體會一分鐘的價值——去問問沒趕上火車的旅客;

　　要體會一毫秒的價值——去問問奧運會獲得短跑銀牌的亞軍。

　　從這個角度來看，我們對時間的正確認(rèn)識還是有差距的。

　　三、時間管理的方法和工具心得

　　專心于一件事。

　　古書中最早的經(jīng)典《尚書·大禹謨》中有關(guān)于精細(xì)化管理的論述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允執(zhí)厥中。”這里的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時間管理的原則。曾國藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補做，不以明日有事而今日預(yù)做”。

　　每一個時間段集中精力于一件事，是我們學(xué)習(xí)時間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進(jìn)度表”書面規(guī)定月、周、日的工作任務(wù)與目標(biāo)，要在每個工作日之前為計劃中的工作做準(zhǔn)備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會。當(dāng)非計劃的時間占用出現(xiàn)，為了有效處理更重要的事情時，我們必須學(xué)會說“不”。

　　把工作進(jìn)行有效的分類。

　　美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細(xì)記錄了自己兩周的時間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。

　　時間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報檢查兩個維度可以分成以下4類：親自做且必須向領(lǐng)導(dǎo)匯報的工作，約占10%;親自做但不一定向領(lǐng)導(dǎo)匯報的工作， 約占20%;可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%;可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。

　　很多成功者都實行“6點優(yōu)先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為1的事情，完成后再全力以赴做標(biāo)號為2的事，依此類推。一般認(rèn)為，一個人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。

　　正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點而成了非凡的人。

　　提高第一次做對的概率。

　　曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業(yè)之精不精則由我作主，然吾未見業(yè)果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位?？鬃拥恼Z錄中也有記載：“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤色層層把關(guān)，避免出錯。

　　我們很多同志并非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)、重頭再來，這樣的時間效率反而更低了。

　　學(xué)會“間作套種”。

　　“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。改變工作內(nèi)容就會產(chǎn)生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。據(jù)說馬克思研究經(jīng)濟(jì)學(xué)時，累了就演算數(shù)學(xué)題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領(lǐng)域有所成就。

　　這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經(jīng)·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續(xù)工作。

　　放下不會產(chǎn)生效果的努力。

　　有一段祈禱詞是頗有助于時間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變;希望上帝能給我健全的心態(tài)，讓我能夠接納我不能改變的事情;希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會浪費時間。

　　當(dāng)然，時間管理是個不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權(quán)和交派下去、按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線圖來安排工作、日程表留有回旋余地以便應(yīng)對突發(fā)事件等。

　　這些，有待以后分享。