使用word2007的郵件合并功能發(fā)送郵件的方法
使用word2007的郵件合并功能發(fā)送郵件的方法
郵件合并算得上是Word中很有幫助的一項特性，而很多人都還沒有使用過它，因為他們都不知道應(yīng)該如何操作。它聽起來似乎有些陌生難懂，但實(shí)際上是非常簡單易用的。那么下面就由學(xué)習(xí)啦小編為您分享下使用Word2007郵件合并功能發(fā)送郵件的技巧，希望能幫助您。
使用郵件合并功能發(fā)送郵件的步驟如下：
步驟一：設(shè)置電子郵件主文檔
步驟二：啟動 Word。
步驟三：在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”。
步驟四：單擊“電子郵件”。
步驟五：將電子郵件文檔連接到地址列表
步驟六：要將信息合并到電子郵件主文檔中，必須將文檔連接到地址列表，它也稱為數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件。如果還沒有數(shù)據(jù)文件，則可在郵件合并過程中創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)文件。
步驟七：選擇數(shù)據(jù)文件
步驟八：在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”，在下拉菜單中選擇“從outlook聯(lián)系人中選擇....."
步驟九：會彈出outlook的聯(lián)系人文件夾信息, 如下圖顯示我的聯(lián)系人總數(shù)為1300個。
步驟十：點(diǎn)擊”確定“后，會彈出所有的聯(lián)系人列表：
步驟十一：調(diào)整收件人列表或項列表
步驟十二：要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，必須學(xué)會活用”篩選“功能：
步驟十三：篩選記錄 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表后，可以使用復(fù)選框包含和排除記錄。
要篩選記錄，請執(zhí)行下列操作：
1)在“調(diào)整收件人列表”下，單擊“篩選”。
2)在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項卡上，選擇要用于篩選的條件。
例如，如果要只為將公司名稱中包含廈門的地址生成電子郵件，則可在“域”列表中單擊“公司”，在“比較”列表中單擊“包含”，然后在“比較對象”列表中單擊“廈門”即可。
3)要進(jìn)一步調(diào)整篩選，可單擊“與”或“或”，并選擇更多條件。
例如，要只為擔(dān)任經(jīng)理職務(wù)的朋友發(fā)送電子郵件，則可篩選“公司”域包含“廈門”并且“職務(wù)”域包含“經(jīng)理”的記錄。如下圖所示：
步驟十四：將稱為郵件合并域的占位符添加到電子郵件文檔中
步驟十五：將電子郵件主文檔連接到地址列表后，即可開始鍵入郵件的文本并添加占位符，這些占位符指明在每封郵件內(nèi)顯示唯一信息的位置。
步驟十六：占位符(如地址和問候語)稱為“郵件合并”域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題對應(yīng)。
步驟十七：通過在電子郵件主文檔中放置域，即表示您想讓特定類別的信息(如姓名或地址)在該位置顯示。
步驟十八：您可將數(shù)據(jù)文件中的任何列標(biāo)題作為域添加到電子郵件主文檔中。這為您設(shè)計電子郵件提供了靈活性。例如：
步驟十九：假定您要給每位朋友寄送抬頭為其獨(dú)特的尊稱，則可以在郵件的稱呼欄插入“昵稱”域;(當(dāng)然前提是在建立人脈資料庫時這個字段針對每個人都填入個性化的昵稱)
步驟二十：預(yù)覽并完成合并
步驟二十一：在電子郵件主文檔中添加域后，即可開始預(yù)覽合并結(jié)果。如果對預(yù)覽滿意，則可完成合并。
步驟二十二：要進(jìn)行預(yù)覽，請在“郵件”選項卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作：
步驟二十三：單擊“預(yù)覽結(jié)果”。
步驟二十四：使用“預(yù)覽結(jié)果”組中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕逐頁查看每封電子郵件。
步驟二十五：通過單擊“查找收件人”來預(yù)覽某個特定文檔。
步驟二十六：完成合并發(fā)送電子郵件
1)在“郵件”選項卡上，單擊“完成并合并”，然后單擊“發(fā)送電子郵件”。
2)在“收件人”框中，選擇用于存儲收件人電子郵件地址的域的名稱。
3)在“主題行”框中，鍵入郵件的主題行,比如,我寫的是"道別!from:旅程無限"
4)在“郵件格式”框中，單擊“HTML”或“純文本”，將文檔作為電子郵件正文發(fā)送，或單擊“附件”，將文檔作為附件發(fā)送。
步驟二十七：至此,用word2007的郵件合并功能發(fā)送個性化郵件即大功告成。
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