怎樣利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封

　　對(duì)于打印獎(jiǎng)狀，通常我們所采用的方法是將姓名和獲幾等獎(jiǎng)位置空著，等到獎(jiǎng)狀打印完畢再用手工填寫;或者是分別在每張電子獎(jiǎng)狀上更改名字等信息再打印。這兩種方法都費(fèi)時(shí)費(fèi)力，我們可以用郵件合并法來(lái)實(shí)現(xiàn)批量打印下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的如何利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封，希望大家能夠從中有所收獲!

　　利用Word批量打印獎(jiǎng)狀和信封的具體方法

　　批量打印獎(jiǎng)狀的方法：

　　一、建立獎(jiǎng)狀模板

　　首先利用Word制作一個(gè)獎(jiǎng)狀模板并保存為“獎(jiǎng)狀.doc”，將其中班級(jí)、姓名、獲獎(jiǎng)?lì)悇e先空出，確保打印輸出后的格式與獎(jiǎng)狀紙相符。

　　二、用Excel建立獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)

　　在Excel表格中輸入獲獎(jiǎng)人以及獲幾等獎(jiǎng)等相關(guān)信息并保存為“獎(jiǎng)狀數(shù)據(jù).xls”。

　　三、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)與獎(jiǎng)狀

　　打開(kāi)“獎(jiǎng)狀.doc”，依次選擇視圖→工具欄→郵件合并，在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，并選擇“獎(jiǎng)狀數(shù)據(jù).xls”，打開(kāi)后選擇相應(yīng)的工作簿，默認(rèn)為sheetl，并按確定。

　　將鼠標(biāo)定位到需要插入班組的地方，單擊“插入域”，在彈出的對(duì)話框中選擇“班級(jí)”，并按“插入”。同樣的方法完成姓名、項(xiàng)目、等第的插入。

　　四、預(yù)覽并打印

　　選擇“查看合并數(shù)據(jù)”，然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果，選擇“合并到新文檔”可以生成一個(gè)包含所有獎(jiǎng)狀的Word文檔，這時(shí)就可以批量打印了。

　　利用郵件合并功能可以非常方便地將Excel數(shù)據(jù)與Word文檔關(guān)聯(lián)起來(lái)，如果數(shù)據(jù)有變動(dòng)，只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能，還可以非常方便地制作和打印成績(jī)單、工資條等。

　　批量打印信封的方法：

　　很多學(xué)校在開(kāi)學(xué)之前都要給學(xué)生寄錄取通知書(shū)，考完試后還要給學(xué)生寄成績(jī)單，教務(wù)處需要打印大量的信封。其實(shí)利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來(lái)批量打印信封，一起來(lái)看看吧。

　　1、準(zhǔn)備階段

　　(1)新建一Excel文件“新生名單”，將新生名單的各項(xiàng)信息導(dǎo)入或直接輸入，如：郵政編碼、通訊地址、姓名等。

　　(2)新建一Word文件“信封”，調(diào)用菜單“工具→信函與郵件→中文信封向?qū)?rdquo;，打開(kāi)“信封制作向?qū)?rdquo;對(duì)話框(沒(méi)有此功能需用Office XP源盤來(lái)安裝)，根據(jù)向?qū)崾驹O(shè)計(jì)一個(gè)信封，設(shè)置好字體、字號(hào)(如圖所示)。

　　2、調(diào)用數(shù)據(jù)

　　(1)在“信封”文件中，調(diào)用菜單“視圖→郵件合并”，顯示郵件合并工具欄，點(diǎn)擊[打開(kāi)數(shù)據(jù)源]工具按鈕，按提示選擇新建的Excel文件“新生名單”，選擇sheet1。

　　(2)選擇“000000”(代表郵政編碼)，點(diǎn)擊郵件合并工具欄[插入域]按鈕，在對(duì)話框中選擇插入“郵政編碼”，“000000”被“《郵政編碼》”所代替。然后進(jìn)行同樣操作，替換“地址”、“姓名”。

　　(3)點(diǎn)擊郵件合并工具欄[查看合并數(shù)據(jù)圖標(biāo)]按鈕，會(huì)顯示“新生名單”中的學(xué)生數(shù)據(jù)。

　　3、打印信封

　　很多學(xué)校期末都都要給學(xué)生寄成績(jī)通知單，教務(wù)處需要打印大量的信封。利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來(lái)批量打印信封，一起來(lái)看看吧。