怎樣利用Word批量打印獎狀和信封
怎樣利用Word批量打印獎狀和信封
對于打印獎狀,通常我們所采用的方法是將姓名和獲幾等獎位置空著,等到獎狀打印完畢再用手工填寫;或者是分別在每張電子獎狀上更改名字等信息再打印。這兩種方法都費時費力,我們可以用郵件合并法來實現(xiàn)批量打印下面是學習啦小編為大家整理的如何利用Word批量打印獎狀和信封,希望大家能夠從中有所收獲!
利用Word批量打印獎狀和信封的具體方法
批量打印獎狀的方法:
一、建立獎狀模板
首先利用Word制作一個獎狀模板并保存為“獎狀.doc”,將其中班級、姓名、獲獎類別先空出,確保打印輸出后的格式與獎狀紙相符。
二、用Excel建立獲獎數(shù)據(jù)庫
在Excel表格中輸入獲獎人以及獲幾等獎等相關(guān)信息并保存為“獎狀數(shù)據(jù).xls”。
三、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫與獎狀
打開“獎狀.doc”,依次選擇視圖→工具欄→郵件合并,在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”,并選擇“獎狀數(shù)據(jù).xls”,打開后選擇相應的工作簿,默認為sheetl,并按確定。
將鼠標定位到需要插入班組的地方,單擊“插入域”,在彈出的對話框中選擇“班級”,并按“插入”。同樣的方法完成姓名、項目、等第的插入。
四、預覽并打印
選擇“查看合并數(shù)據(jù)”,然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果,選擇“合并到新文檔”可以生成一個包含所有獎狀的Word文檔,這時就可以批量打印了。
利用郵件合并功能可以非常方便地將Excel數(shù)據(jù)與Word文檔關(guān)聯(lián)起來,如果數(shù)據(jù)有變動,只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能,還可以非常方便地制作和打印成績單、工資條等。
批量打印信封的方法:
很多學校在開學之前都要給學生寄錄取通知書,考完試后還要給學生寄成績單,教務處需要打印大量的信封。其實利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來批量打印信封,一起來看看吧。
1、準備階段
(1)新建一Excel文件“新生名單”,將新生名單的各項信息導入或直接輸入,如:郵政編碼、通訊地址、姓名等。
(2)新建一Word文件“信封”,調(diào)用菜單“工具→信函與郵件→中文信封向?qū)?rdquo;,打開“信封制作向?qū)?rdquo;對話框(沒有此功能需用Office XP源盤來安裝),根據(jù)向?qū)崾驹O(shè)計一個信封,設(shè)置好字體、字號(如圖所示)。
2、調(diào)用數(shù)據(jù)
(1)在“信封”文件中,調(diào)用菜單“視圖→郵件合并”,顯示郵件合并工具欄,點擊[打開數(shù)據(jù)源]工具按鈕,按提示選擇新建的Excel文件“新生名單”,選擇sheet1。
(2)選擇“000000”(代表郵政編碼),點擊郵件合并工具欄[插入域]按鈕,在對話框中選擇插入“郵政編碼”,“000000”被“《郵政編碼》”所代替。然后進行同樣操作,替換“地址”、“姓名”。
(3)點擊郵件合并工具欄[查看合并數(shù)據(jù)圖標]按鈕,會顯示“新生名單”中的學生數(shù)據(jù)。
3、打印信封
很多學校期末都都要給學生寄成績通知單,教務處需要打印大量的信封。利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來批量打印信封,一起來看看吧。