如何縮小word文檔格式不影響運(yùn)行
在編輯的Word文檔插入大量圖片后，導(dǎo)致編輯速度嚴(yán)重下降，即便調(diào)整了圖片大小，整個文件大小也沒什么變化。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于縮小word文檔，希望對您有所幫助。
縮小word文檔
轉(zhuǎn)換圖形文件格式
同樣一幅圖片，采用不同的圖形文件格式存儲，其容量大小有一定的差距，最多可以相差幾倍以上。因此，在向word文檔中添加圖片時，應(yīng)該盡量選用容量最小的文件格式。很多圖形處理軟件如photoshop、coreldraw等均支持多種圖形文件格式，因此可以先將一些采用較大的文件格式存儲的圖形文件在圖形處理軟件中打開后，再另外存儲為較小格式的文件。從筆者的經(jīng)驗(yàn)來看，由于coreldraw支持存儲的文件格式是壓縮形式的，容量非常小，因此先在coreldraw中打開圖形再轉(zhuǎn)貼到word文檔中后，整個文檔文件的容量會相應(yīng)地減小。這種方法對于矢量圖的處理比較有效，對于點(diǎn)位圖(如*.jpg格式文件)效果要差一些。
采用選擇性粘貼
不少用戶在往word文檔中添加圖片時，一律是先用軟件打開圖片再復(fù)制再粘貼。這樣的結(jié)果，一方面增加了文檔的大小，另一方面是對圖片進(jìn)行修改和其它處理時往往會自動打開原來的軟件，比較容易死機(jī)(筆者的經(jīng)驗(yàn))。原來，當(dāng)采用粘貼命令時，文檔中增加的內(nèi)容除了我們所需要的圖片本身，還有許多與圖片和軟件有關(guān)的信息，并且word還自動在圖片和原來軟件中創(chuàng)建了鏈接。而選用選擇性粘貼圖片，則只往文檔中添加圖片本身，大大減少文件規(guī)模。上文所提到的3.2mb的文檔，當(dāng)采用選擇性粘貼處理圖片時，減小至2.2mb,效果還是很不錯的。
對圖片進(jìn)行處理
圖片的質(zhì)量和圖片文件的大小是大致成正比的。圖片的質(zhì)量要求越高，圖片文件的規(guī)模就越大。因此，在一些對圖片質(zhì)量要求不是特別高，但對文檔規(guī)模大小有一定限制的場合，如普通黑白打印的學(xué)術(shù)論文文檔，我們可以采用適當(dāng)降低圖片質(zhì)量(確保不失真或失真很小)的辦法來減小文檔規(guī)模。一種具體操作方法如下：首先在photoshop5.0中打開此圖片(如果不是photoshop文件格式，先轉(zhuǎn)換)在“image”菜單中選擇“image size”。之后填入自己設(shè)定的參數(shù)，你會發(fā)現(xiàn)圖片容量隨之變化。為了寶貴的磁盤資源，把圖片搞小一點(diǎn)吧。
用“另存為”命令
在word的“文件”菜單中有一個“另存為”命令。巧妙地利用它，也可以使包含圖片的文檔規(guī)模減小。在文檔編輯完成后，用“編輯”中的“全選”選定整個文檔，復(fù)制文檔內(nèi)容。然后在word中新開文檔，粘貼，再另存為新的文檔。打開看看，新文檔是不是減小了很多啊?原來在舊的文檔中除了我們需要的文檔內(nèi)容外，還有一些用戶編輯過程中的記錄信息。當(dāng)另存為新文檔后，新文檔中不再包含這些記錄信息，因此文檔規(guī)模就減小了。用這種辦法有時可使文檔減小一半以上。
以上介紹的幾種方法，有些大家已經(jīng)很熟悉了，有些可能還比較陌生，何不試試呢?如果您有更好更有效的方法，希望也向大家公開。
一、將大文檔拆分為幾個小部分
將文檔的一部分剪切下來，粘貼到一個新文檔中，然后分別保存各個部分。如果要按順序打印這些文件，你可以使用IncludeText域連接這些文檔，步驟如下：
1.打開原文檔第一部的小文檔，把插入點(diǎn)移至末尾，然后單擊“插入”→“域”命令，系統(tǒng)彈出“域”對話框。
2.在“類別”列表框中，單擊“鏈接和引用”，然后在“域名”框中單擊“IncludeText”，此時“IncludeText T”出現(xiàn)在“域代碼”框中，再在“IncludeText”后空一個空格，輸入需要的路徑和文件名稱。如果其中包含較長的帶空格文件名，請用半角引號引住，而且在指定路徑時，需要以雙反斜杠替代單反斜杠。例如，我們可以鍵入“" C:\My Documents\縮小Word文檔.doc"”(如圖1)，“確定”按鈕。
另外，把大文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔，然后將其組成部分保存為單獨(dú)的子文檔。原理同將大文檔拆分為幾個小部分，不再贅述。如果不想把大文檔進(jìn)行分割，則以下的方法也有助于縮小大文檔的大小。
二、將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形
Word對圖形的處理有三種方式，即嵌入、插入和鏈接方式，不同的方式對Word文檔字節(jié)數(shù)的影響不同。嵌入對象是插入文件(目標(biāo)文件)的信息(對象)，嵌入之后，對象會變成目標(biāo)文件的一部分。雙擊嵌入的對象，會在創(chuàng)建它的源程序中打開此對象，這時對嵌入對象做出的任何修改都會反映到目標(biāo)文件中。這雖然方便了你的編輯工作，但卻增大了文檔的尺寸。因?yàn)檫@不僅需要Word記錄圖形信息，還要記錄與圖形相關(guān)聯(lián)的源程序信息。為縮小文檔的尺寸，你可以將嵌入的對象轉(zhuǎn)換為圖形，因?yàn)榇藭rWord只需要記錄圖形信息：在Word文檔中，單擊要轉(zhuǎn)換的嵌入對象，按下Ctrl+Shift+F9組合鍵。
將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形的過程是不可逆的，在將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形后，你不能再用創(chuàng)建它的源程序修改它，只能在Word中對其進(jìn)行編輯操作。那么怎樣在文檔中創(chuàng)建嵌入對象呢?要創(chuàng)建新的嵌入對象，步驟如下：
1.在Word文檔中，單擊要放置嵌入對象的地方。
2.單擊“插入”→“對象”→“新建”選項(xiàng)卡，單擊“對象類型”列表框中的要創(chuàng)建的對象類型。如果要以圖標(biāo)的方式顯示嵌入對象(例如，如果其他人要聯(lián)機(jī)查看文檔)，請選中“顯示為圖標(biāo)”復(fù)選框(如圖3)。
3.單擊“確定”。
三、另存文檔
為了在另存文檔時更有效地縮小文檔的尺寸，請先關(guān)閉“快速保存”功能：單擊“工具”→“選項(xiàng)” →“保存”，清除“快速保存”。如果選中了“快速保存”復(fù)選框，則在保存文檔時，Word是將對文檔所做的修改附加到文檔尾部，并不是將所做的修改(包括刪除信息)合并到文檔中，從而可以加快保存文檔的速度，節(jié)省時間，但卻增大了文檔的字節(jié)數(shù)。
在關(guān)閉了“快速保存”功能后，要另存文檔，步驟如下：
1.如果并沒有對文檔進(jìn)行任何修改，請做一個無謂的修改操作，比如可以插入一個回車鍵，再將其刪除。
2.單擊“文件” →“另存為”，如果要更改文檔名稱，鍵入新的文檔名稱后單擊“保存”。
另存文檔時，Word會將對文檔的修改合并到已存儲的工作結(jié)果中，從而縮小文檔的尺寸。
四、只嵌入所用字符
在Word文檔中嵌入TrueType字體是一種技術(shù)，它將一篇文檔和這篇文檔所包含的字體結(jié)合成一個文件，以便傳輸?shù)搅硪慌_計(jì)算機(jī)上。嵌入字體保證了在傳輸?shù)奈募兴褂玫淖煮w能夠顯示在接收文件的計(jì)算機(jī)上。簡體中文Office 2000中的大部分中文字體都能被嵌入到文檔中。如果要嵌入字體，步驟如下：
單擊“工具” →“選項(xiàng)” →“保存”選項(xiàng)卡，選中“嵌入TrueType字體”復(fù)選框。選中該復(fù)選框后，Word將創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，這樣，即使其他用戶打開此文檔時，其計(jì)算機(jī)中沒有安裝創(chuàng)建此文檔的字體，仍可用這些字體來查看和打印文檔。不過，嵌入TrueType字體會增加文檔大小，此時為了能夠盡量減小文檔的尺寸，應(yīng)同時選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框。該選項(xiàng)只嵌入文檔中使用的字體樣式，如果在文檔中只使用了一種TrueType字體的32個或更少的字符(例如，只用于一些符號或標(biāo)題)，則Word將只嵌入這些字符。
五、刪除文檔較早的版本
如果指定了Word在同一文件中保存文檔的一個或多個版本，這些版本將作為隱藏信息保存于文件中，以方便你以后進(jìn)行檢索，但這卻大大增大了文檔的字節(jié)數(shù)。為縮小文檔，你可以刪除文檔不需要保留的早期版本，步驟如下：
1.單擊“文件”→“版本”，選中刪除的文檔版本，單擊“刪除”按鈕(如圖2)。
2.單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉文檔版本對話框。
六、用鏈接方式代替插入圖形
鏈接對象是指在一個文件(源文件)中創(chuàng)建并插入到另外一個文件(目標(biāo)文件)中的信息(對象)，同時還保持了這兩個文件之間的鏈接。如果對源文件進(jìn)行了更新，則也可以更新目標(biāo)文件中的鏈接對象。鏈接對象不會成為目標(biāo)文件的一部分。與插入圖形相比，由于鏈接對象時，Word只需記錄鏈接對象的位置，而不需要記錄圖形信息，所以可以大大縮小文件的大小。要在文檔中建立鏈接，步驟如下：
1.在Word文檔中單擊需插入圖形的位置。
2.單擊“插入”→“圖片”→“來自文件”。
3.單擊要插入的圖片，然后單擊“插入”按鈕右邊的箭頭，單擊“鏈接文件”命令(如圖4)。
至此，我們就已在文檔中創(chuàng)建了鏈接對象。你可以在文檔中看到此圖片，但不能直接在文檔中對其進(jìn)行編輯。圖片可隨文檔一起打印，但如果破壞了鏈接，就無法看到或打印該圖片了。例如，如果將文檔復(fù)制到軟盤上，就會破壞鏈接。
默認(rèn)情況下，Word會將鏈接對象設(shè)置為自動更新。你也可以根據(jù)需要，將鏈接對象設(shè)置為手動更新。
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