世界上沒有萬能的東西，PPT在某些領域不可能取代Word、Excel,所以今天小編就把自己知道的所有Word方面的技巧分享給大家。

　　Word達人速成修煉秘笈

　　關(guān)于Word的技巧，小編簡單分為4類，我們先看第一類。

　　Word誰都會用，高手和菜鳥最明顯的區(qū)別就是效率，有人可以輕車熟路一小時做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什么辦公軟件，效率都是第一追求。

　　第一板塊：提高效率

　　1、如何快速選中文字

　　鼠標放在左側(cè)頁邊距處

　　單擊可以選中鼠標點擊位置的整行文字

　　雙擊可以選中整段文字

　　三擊可以選中整篇文檔中的文字(不過全選一般都用快捷鍵Ctrl+A)

　　按住Ctrl鍵再點文字，可以選中不連續(xù)的多個文字。(比如一段里面需要選中不連續(xù)的多個文字加粗或變換顏色時使用)

　　按住Alt鍵再點選文字，可以不受行的限制選中矩形區(qū)域內(nèi)的文字。(比如藏頭詩)

　　按住Shift鍵再點選另外一個位置，可以選中開始光標位置到后來光標位置間的所有文字。(比如需要改變其中一段內(nèi)容的字體、顏色時使用)

　　Shift這個功能其實鼠標左鍵拖住也能實現(xiàn)，不過很多高手用Word根本不用鼠標，所以Shift還是很常用的。

　　2、更方便的使用格式刷

　　老王最喜歡用快捷鍵，很好記，我們都知道Ctrl+C是復制，Ctrl+V是粘貼。那么格式刷其實就是復制格式，快捷鍵在普通復制粘貼的基礎上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C，復制格式，Ctrl+Shift+V，粘貼格式。(PPT里也是這個快捷鍵)

　　如果是習慣鼠標流的話，還有個格式刷的技巧，雙擊格式刷可以讓格式刷被鼠標記住，可以連續(xù)對多段文字內(nèi)容進行設置格式，不需要格式刷的時候再按ESC鍵或者鼠標再點擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。

　　3、如何快速調(diào)整文字大小

　　鼠標流可以點擊頂部開始菜單欄里面字號右邊的那兩個A進行放大縮小。

　　鍵盤流點擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】來進行放大縮小。(就是鍵盤P右邊那兩個中括號)

　　4、表格無須Excel協(xié)助

　　有時候我們在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函數(shù)進行計算，菜鳥只會打開Excel列好表之后再復制粘貼，其實用Word完全可以搞定。

　　方法：插入表格，輸入好原始數(shù)據(jù)后，在菜單欄表格工具——布局——數(shù)據(jù)——公式，然后設置好公式和編號格式，點擊確定就好啦。

　　需要注意的是，如果原始數(shù)據(jù)修改了，公式的數(shù)字是不會自動刷新的，手動刷新的方法也很簡單，選中公式的數(shù)字，右鍵——更新域，就刷新成功啦!

　　5、讓表格每頁都自動生成表頭

　　有時候我們會尷尬的發(fā)現(xiàn)，Word里面要插入的表格有點長，正好趕上表格出現(xiàn)的位置在某一頁的下半部分，結(jié)果延長到了下一頁，但是下一頁沒有表頭又會顯得不專業(yè)，設置的方法很簡單。

　　方法：選中表頭——表格工具——布局——數(shù)據(jù)里面的重復標題行點一下，就可以啦，如果想要取消，再選中第一個表頭然后再點一下重復標題行就好了。

　　6、表格最后多出一行怎么辦?

　　大家曾經(jīng)應該都遇到過這樣的事情，發(fā)現(xiàn)表格最后一行是空行，但是怎么刪也刪不掉，甚至多出了一頁，每次打印的時候都有一種浪費紙張的罪惡感，同時心里怨恨Word為什么這么難使。

　　方法：在頂部開始菜單欄里面找到段落設置的那里，然后在行距那里設置為固定值、1磅。

　　7、從網(wǎng)頁復制的文字格式感人?

　　有時候我們在做Word時候需要無恥的Copy網(wǎng)上的內(nèi)容過來，結(jié)果發(fā)現(xiàn)復制過來有大量的空行，如果手工刪除非常耗費時間，這時候我們就需要取巧，用替換功能批量刪除。

　　方法：Ctrl+H可以打開查找對話框，在查找內(nèi)容那里輸入^l^l(^是英文輸入法狀態(tài)下Shift+6，l是hijklmn里面的l)，然后在替換為那里輸入^p，然后點擊全部替換。

　　^l代表手動換行符，^p代表段落標記(也就是回車)。

　　有了前面的技巧，你的效率已經(jīng)大大提升了，但是僅僅快還不夠，你給出的文檔一定是要規(guī)范的，一份Word是否規(guī)范，你發(fā)給的對象會很輕易的發(fā)現(xiàn)哦。我們來學習第二部分，規(guī)范格式。

　　第二板塊：規(guī)范格式

　　1、自動編號要用就用好

　　自動編號是Word經(jīng)常自作聰明幫大家做的事情，相信絕大多數(shù)人都不太喜歡，因為不夠靈活，所以寧可用手工編號也不愿意用自動編號。但是使用手工編號的話，一旦遇到文檔內(nèi)容順序調(diào)整，就會帶來大量的工作了、更多的校對時間。只要出現(xiàn)一次這種情況，你所浪費的時間就足以讓你熟練自動編號的工作原理和操作技巧啦!

　　自動編號的快捷技巧

　　編號調(diào)整快捷鍵

　　升級：Shift+Alt+左

　　降級：Shift+Alt+右

　　上移：Shift+Alt+上

　　下移：Shift+Alt+下

　　換行不出現(xiàn)新編號：Shift+Enter

　　剛開始使用肯定會有些不習慣，多嘗試幾次就熟練了，如果你想換個自動編號的形式也可以點擊下面這里進行調(diào)整。

　　2、標尺的作用

　　大家可能沒用過標尺，但是一定被標尺坑過，在老王還年幼無知的時候，為了對齊使勁兒按空格的事情還是發(fā)生過的，直到某一天知道了標尺原來可以這么玩……

　　調(diào)出標尺：在視圖——顯示里面把標尺打勾即可。

　　標尺的功能

　　1、首行縮進：每個段落第一行空幾個格。(放在標尺的2就是空2個格，4就是空4個)

　　2、懸掛縮進：每個段落除了第一行以外空幾個格。

　　3、左縮進：設置文字最左邊的邊界

　　4、右縮進：當然就是右邊的邊界了……

　　5、另外標尺上我們發(fā)現(xiàn)左右有個灰色底的部分(左邊距、右邊距)，這個是設置頁面左右邊距的。

　　注意：操作的時候記得先選中要調(diào)整的文字那一行，再拖拽滑塊哦。

　　3、段落格式的靈活設置

　　老王之前的PPT培訓里面和大家說過黃金行距是1.3，在word這種幾乎純文字的文檔里面段落更是尤為重要，根據(jù)不同的文檔內(nèi)容，我們可能需要不同的行距、段落間距設置。

　　設置方法：選中要修改的文字段后，右鍵——段落，在行距那里調(diào)節(jié)，如果下拉條里面沒有想要的距離，選多倍行距，可以在右側(cè)數(shù)值那里手動輸入。

　　但是這里我們就不要和PPT那樣一定要追求1.3倍行距了，因為下面的快捷鍵。

　　快速設置1倍行距：Ctrl+1

　　快速設置2倍行距：Ctrl+2

　　快速搶答：Ctrl+5是設置幾倍行距?

　　回答5倍的太天真啦!誰沒事弄個5倍行距呀!正確答案是1.5倍!這也就是為什么Word的行距不推薦大家記1.3倍。因為直接一個Ctrl+5，就可以設置成1.5倍啦!

　　4、換頁的技巧

　　我們在做文件的時候經(jīng)常需要換頁，比如章節(jié)之間的區(qū)分，留出手寫區(qū)域等等。菜鳥們習慣狂敲回車，然而一旦上面的文字有調(diào)整(比如行距、字號甚至多加了一句話)，第二頁頂部就會多出來一些回車……

　　方法：不需要回車，在你認為需要換頁的文字或標點后，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節(jié)省無數(shù)個回車，上面無論怎么變動，只要沒超過一頁，對下面沒有任何影響!

　　第三板塊：編輯排版

　　規(guī)范學好了，排版不專業(yè)也不行哦!下面我們趁熱打鐵進入第三部分，編輯排版。

　　Word的排版這里更多的是指產(chǎn)品手冊、合同協(xié)議、標書、畢業(yè)論文這種比較長的文檔，需要一個相對正式的結(jié)構(gòu)，可能涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴格要求。這些就需要我們在編輯排版的過程中通過一系列的設置來實現(xiàn)。

　　主要步驟有

　　1、設置標題樣式

　　2、自動生成目錄

　　3、設置頁眉頁腳

　　4、添加文檔封面

　　1、設置標題樣式

　　什么是標題樣式，對于一個正規(guī)的文檔，如果希望Word可以自動根據(jù)文檔的內(nèi)容來生成目錄，就需要把所有的文檔標題設置成標題樣式。

　　首先我們要選中Word默認樣式里的標題1。在開始——樣式——標題1。(其他的級別選擇方式以此類推)

　　默認的樣式如果不是你想要的，那么就在標題1那里右鍵——修改，然后設置你需要的文字格式。

　　設置的標題是不含有自動編號的，如果你需要自動編號，可以設置將標題樣式和自動編號進行關(guān)聯(lián)，讓所有設置的標題都可以自動進行編號。

　　設置方法：選中需要關(guān)聯(lián)的標題——開始——多級列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點擊多級列表——定義新的多級列表。

　　多級列表的位置還記得嗎?

　　點開定義新的多級列表之后彈出的窗口可以設置標題樣式和自動編號關(guān)聯(lián)。

　　在①處可以選擇不同級別的數(shù)字

　　在②處可以設置這個編號的格式，這里支持中文哦

　　在③處可以選擇編號的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等

　　最后一步很重要，不要著急點確定，點左下角的更多。然后選擇將級別鏈接到樣式，然后在①處對1級編號鏈接到標題1，2級編號鏈接到標題2，以此類推。這樣就設置完啦!

　　2、自動生成目錄

　　設置好了標題樣式，自動生成目錄就會非常方便，點擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄，就可以生成了。

　　如果內(nèi)容調(diào)整了，需要更新目錄，只需要點擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。

　　目錄生成以后，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這里如果用分頁符就錯啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質(zhì)上把目錄和正文隔開，會對后面工作造成不便。所以我們要用分節(jié)符。

　　方法：先將光標放在目錄的最后，點擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節(jié)符——下一頁。

　　3、設置頁眉頁腳

　　我們在需要打印并裝訂成冊的文檔里需要設置頁眉頁腳，還需要奇偶頁對稱的頁碼設置，我們一步步來。

　　先設置頁眉頁腳

　　方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數(shù)頁頁眉/頁腳

　　選好之后，如果想要奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉不同，雙擊進入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然后再將文檔下拉到偶數(shù)頁，再編輯偶數(shù)頁的頁眉頁腳。

　　接下來看設置頁碼

　　雙擊進入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設置目錄的時候插入了分節(jié)符，我們就要點擊取消“鏈接到前一條頁眉”

　　然后點擊頁碼下拉條——設置頁碼格式，起始頁碼設置為1。

　　4、添加文檔封面

　　在完成了所有內(nèi)容的編輯以后，我們可以添加一個封面，讓這份文檔顯得更專業(yè)。

　　方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面

　　如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個空白頁當作封二，避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背后。

　　第四板塊：多人協(xié)作

　　最后我們來說一個完成以后要做的事情。我們做完一份文檔，肯定要給自己的上級或者對接的客戶發(fā)過去，基本上都會有所修改，然而最頭疼的事情就是對方發(fā)給你以后你根本不知道他修改了什么東西，或者你的同事、客戶、下屬發(fā)給你一份Word，你要怎么修改才能保證你們對接的效率最大化。這就是今天要講的壓軸技巧，他人協(xié)作。

　　1、批注

　　批注不修改內(nèi)容，只寫評語

　　首先我們選中要批注的段落(或段落里的某句話、某個詞)，然后在菜單欄審閱——新建/刪除批注，就可以寫評語啦。

　　2、修訂

　　修訂可以對文檔進行修改

　　如果你想直接對文章內(nèi)容進行修改，在審閱里面點擊修訂，這樣你在文檔里面做的修改都會被記錄下來。

　　怕老板不會開，你可以把修訂點開保存了以后再發(fā)給他呀，他既然不會開估計也不會關(guān)的~

　　3、接受/拒絕別人的修訂

　　如果你決定硬氣一把，不接受別人給的修改意見，那么就可以把別人修訂過的內(nèi)容全部拒絕，位置在下圖

　　或者你軟了，全部接受也可以。

　　4、老板沒開修訂就改了?

　　總有一次，你的老板沒有開修訂，或者惡意的關(guān)了你的修訂悄悄把文檔給改了，讓你自己悟一下哪里是不對的，你可以心里大聲說一句悟你妹啊!不開修訂本寶寶也能看出來哪里改了!

　　怎么看呢，首先你發(fā)給他的原版可別刪了……打開審閱——比較——比較文檔——設置原文檔和新文檔，然后Word就會自動比較并用修訂功能標出所有的不同。這個世界上再也沒有人能夠陰你了……

　　結(jié)束了嗎?還沒有，對語言有研究的都知道壓軸這個詞是倒數(shù)第二個的意思，那么最后再講一個財務、行政、HR等職能部門比較需要的一個功能，郵件合并。(因為我不是這些部門所以下面就不截圖示范啦)

　　Word可以針對格式相同，但是內(nèi)容不同的大量文檔，比如工資條、慰問信、信封收件人、證書等進行快速批量的生成，節(jié)省大量的工作時間。

　　準備工作：制作好的Word格式模板，以及含有所需數(shù)據(jù)的Excel。

　　方法：菜單欄點擊郵件——選擇收件人——使用現(xiàn)有列表，然后選擇你的數(shù)據(jù)Excel文件。

　　然后選中要反復替換內(nèi)容的文本——插入合并域——在列表里選擇要放進去的字段——完成一個字段的插入，重復操作直到完成所有字段的插入。

　　注意：所有被插入合并域以后的字段都帶有了書名號，這表示這些字段在打印或者發(fā)郵件的時候會被替換成每一條信息分別執(zhí)行一次。

　　然后在菜單欄點擊預覽效果——查看無誤以后點擊“完成并合并”——選擇要生成Word文檔/打印/發(fā)送電子郵件。

　　注意：如果發(fā)送電子郵件，需要用Outlook客戶端，并且原始數(shù)據(jù)的Excel里具有電子郵件地址這列信息才可以。

　　一定先進行預覽測試校對無誤再發(fā)送哦，以免全部發(fā)出以后發(fā)現(xiàn)出錯了。

　　合并的時候選擇電子郵件——設置收件人郵箱所在字段——給郵件設置郵件標題——選擇發(fā)送哪些記錄(也就是發(fā)送給哪些收件人)