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Word達(dá)人速成修煉秘笈

時間: 思偉715 分享

  世界上沒有萬能的東西,PPT在某些領(lǐng)域不可能取代Word、Excel,所以今天小編就把自己知道的所有Word方面的技巧分享給大家。

  Word達(dá)人速成修煉秘笈

  關(guān)于Word的技巧,小編簡單分為4類,我們先看第一類。

  Word誰都會用,高手和菜鳥最明顯的區(qū)別就是效率,有人可以輕車熟路一小時做完好幾份Word,有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份,不管用什么辦公軟件,效率都是第一追求。

  第一板塊:提高效率

  1、如何快速選中文字

  鼠標(biāo)放在左側(cè)頁邊距處

  單擊可以選中鼠標(biāo)點(diǎn)擊位置的整行文字

  雙擊可以選中整段文字

  三擊可以選中整篇文檔中的文字(不過全選一般都用快捷鍵Ctrl+A)

  按住Ctrl鍵再點(diǎn)文字,可以選中不連續(xù)的多個文字。(比如一段里面需要選中不連續(xù)的多個文字加粗或變換顏色時使用)

  按住Alt鍵再點(diǎn)選文字,可以不受行的限制選中矩形區(qū)域內(nèi)的文字。(比如藏頭詩)

  按住Shift鍵再點(diǎn)選另外一個位置,可以選中開始光標(biāo)位置到后來光標(biāo)位置間的所有文字。(比如需要改變其中一段內(nèi)容的字體、顏色時使用)

  Shift這個功能其實(shí)鼠標(biāo)左鍵拖住也能實(shí)現(xiàn),不過很多高手用Word根本不用鼠標(biāo),所以Shift還是很常用的。

  2、更方便的使用格式刷

  老王最喜歡用快捷鍵,很好記,我們都知道Ctrl+C是復(fù)制,Ctrl+V是粘貼。那么格式刷其實(shí)就是復(fù)制格式,快捷鍵在普通復(fù)制粘貼的基礎(chǔ)上加上Shift,也就是Ctrl+Shift+C,復(fù)制格式,Ctrl+Shift+V,粘貼格式。(PPT里也是這個快捷鍵)

  如果是習(xí)慣鼠標(biāo)流的話,還有個格式刷的技巧,雙擊格式刷可以讓格式刷被鼠標(biāo)記住,可以連續(xù)對多段文字內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置格式,不需要格式刷的時候再按ESC鍵或者鼠標(biāo)再點(diǎn)擊一下格式刷,就可以解除格式刷的記憶。

  3、如何快速調(diào)整文字大小

  鼠標(biāo)流可以點(diǎn)擊頂部開始菜單欄里面字號右邊的那兩個A進(jìn)行放大縮小。

  鍵盤流點(diǎn)擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】來進(jìn)行放大縮小。(就是鍵盤P右邊那兩個中括號)

  4、表格無須Excel協(xié)助

  有時候我們在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函數(shù)進(jìn)行計算,菜鳥只會打開Excel列好表之后再復(fù)制粘貼,其實(shí)用Word完全可以搞定。

  方法:插入表格,輸入好原始數(shù)據(jù)后,在菜單欄表格工具——布局——數(shù)據(jù)——公式,然后設(shè)置好公式和編號格式,點(diǎn)擊確定就好啦。

  需要注意的是,如果原始數(shù)據(jù)修改了,公式的數(shù)字是不會自動刷新的,手動刷新的方法也很簡單,選中公式的數(shù)字,右鍵——更新域,就刷新成功啦!

  5、讓表格每頁都自動生成表頭

  有時候我們會尷尬的發(fā)現(xiàn),Word里面要插入的表格有點(diǎn)長,正好趕上表格出現(xiàn)的位置在某一頁的下半部分,結(jié)果延長到了下一頁,但是下一頁沒有表頭又會顯得不專業(yè),設(shè)置的方法很簡單。

  方法:選中表頭——表格工具——布局——數(shù)據(jù)里面的重復(fù)標(biāo)題行點(diǎn)一下,就可以啦,如果想要取消,再選中第一個表頭然后再點(diǎn)一下重復(fù)標(biāo)題行就好了。

  6、表格最后多出一行怎么辦?

  大家曾經(jīng)應(yīng)該都遇到過這樣的事情,發(fā)現(xiàn)表格最后一行是空行,但是怎么刪也刪不掉,甚至多出了一頁,每次打印的時候都有一種浪費(fèi)紙張的罪惡感,同時心里怨恨Word為什么這么難使。

  方法:在頂部開始菜單欄里面找到段落設(shè)置的那里,然后在行距那里設(shè)置為固定值、1磅。

  7、從網(wǎng)頁復(fù)制的文字格式感人?

  有時候我們在做Word時候需要無恥的Copy網(wǎng)上的內(nèi)容過來,結(jié)果發(fā)現(xiàn)復(fù)制過來有大量的空行,如果手工刪除非常耗費(fèi)時間,這時候我們就需要取巧,用替換功能批量刪除。

  方法:Ctrl+H可以打開查找對話框,在查找內(nèi)容那里輸入^l^l(^是英文輸入法狀態(tài)下Shift+6,l是hijklmn里面的l),然后在替換為那里輸入^p,然后點(diǎn)擊全部替換。

  ^l代表手動換行符,^p代表段落標(biāo)記(也就是回車)。

  有了前面的技巧,你的效率已經(jīng)大大提升了,但是僅僅快還不夠,你給出的文檔一定是要規(guī)范的,一份Word是否規(guī)范,你發(fā)給的對象會很輕易的發(fā)現(xiàn)哦。我們來學(xué)習(xí)第二部分,規(guī)范格式。

  第二板塊:規(guī)范格式

  1、自動編號要用就用好

  自動編號是Word經(jīng)常自作聰明幫大家做的事情,相信絕大多數(shù)人都不太喜歡,因?yàn)椴粔蜢`活,所以寧可用手工編號也不愿意用自動編號。但是使用手工編號的話,一旦遇到文檔內(nèi)容順序調(diào)整,就會帶來大量的工作了、更多的校對時間。只要出現(xiàn)一次這種情況,你所浪費(fèi)的時間就足以讓你熟練自動編號的工作原理和操作技巧啦!

  自動編號的快捷技巧

  編號調(diào)整快捷鍵

  升級:Shift+Alt+左

  降級:Shift+Alt+右

  上移:Shift+Alt+上

  下移:Shift+Alt+下

  換行不出現(xiàn)新編號:Shift+Enter

  剛開始使用肯定會有些不習(xí)慣,多嘗試幾次就熟練了,如果你想換個自動編號的形式也可以點(diǎn)擊下面這里進(jìn)行調(diào)整。

  2、標(biāo)尺的作用

  大家可能沒用過標(biāo)尺,但是一定被標(biāo)尺坑過,在老王還年幼無知的時候,為了對齊使勁兒按空格的事情還是發(fā)生過的,直到某一天知道了標(biāo)尺原來可以這么玩……

  調(diào)出標(biāo)尺:在視圖——顯示里面把標(biāo)尺打勾即可。

  標(biāo)尺的功能

  1、首行縮進(jìn):每個段落第一行空幾個格。(放在標(biāo)尺的2就是空2個格,4就是空4個)

  2、懸掛縮進(jìn):每個段落除了第一行以外空幾個格。

  3、左縮進(jìn):設(shè)置文字最左邊的邊界

  4、右縮進(jìn):當(dāng)然就是右邊的邊界了……

  5、另外標(biāo)尺上我們發(fā)現(xiàn)左右有個灰色底的部分(左邊距、右邊距),這個是設(shè)置頁面左右邊距的。

  注意:操作的時候記得先選中要調(diào)整的文字那一行,再拖拽滑塊哦。

  3、段落格式的靈活設(shè)置

  老王之前的PPT培訓(xùn)里面和大家說過黃金行距是1.3,在word這種幾乎純文字的文檔里面段落更是尤為重要,根據(jù)不同的文檔內(nèi)容,我們可能需要不同的行距、段落間距設(shè)置。

  設(shè)置方法:選中要修改的文字段后,右鍵——段落,在行距那里調(diào)節(jié),如果下拉條里面沒有想要的距離,選多倍行距,可以在右側(cè)數(shù)值那里手動輸入。

  但是這里我們就不要和PPT那樣一定要追求1.3倍行距了,因?yàn)橄旅娴目旖萱I。

  快速設(shè)置1倍行距:Ctrl+1

  快速設(shè)置2倍行距:Ctrl+2

  快速搶答:Ctrl+5是設(shè)置幾倍行距?

  回答5倍的太天真啦!誰沒事弄個5倍行距呀!正確答案是1.5倍!這也就是為什么Word的行距不推薦大家記1.3倍。因?yàn)橹苯右粋€Ctrl+5,就可以設(shè)置成1.5倍啦!

  4、換頁的技巧

  我們在做文件的時候經(jīng)常需要換頁,比如章節(jié)之間的區(qū)分,留出手寫區(qū)域等等。菜鳥們習(xí)慣狂敲回車,然而一旦上面的文字有調(diào)整(比如行距、字號甚至多加了一句話),第二頁頂部就會多出來一些回車……

  方法:不需要回車,在你認(rèn)為需要換頁的文字或標(biāo)點(diǎn)后,Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦,不僅節(jié)省無數(shù)個回車,上面無論怎么變動,只要沒超過一頁,對下面沒有任何影響!

  第三板塊:編輯排版

  規(guī)范學(xué)好了,排版不專業(yè)也不行哦!下面我們趁熱打鐵進(jìn)入第三部分,編輯排版。

  Word的排版這里更多的是指產(chǎn)品手冊、合同協(xié)議、標(biāo)書、畢業(yè)論文這種比較長的文檔,需要一個相對正式的結(jié)構(gòu),可能涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴(yán)格要求。這些就需要我們在編輯排版的過程中通過一系列的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)。

  主要步驟有

  1、設(shè)置標(biāo)題樣式

  2、自動生成目錄

  3、設(shè)置頁眉頁腳

  4、添加文檔封面

  1、設(shè)置標(biāo)題樣式

  什么是標(biāo)題樣式,對于一個正規(guī)的文檔,如果希望Word可以自動根據(jù)文檔的內(nèi)容來生成目錄,就需要把所有的文檔標(biāo)題設(shè)置成標(biāo)題樣式。

  首先我們要選中Word默認(rèn)樣式里的標(biāo)題1。在開始——樣式——標(biāo)題1。(其他的級別選擇方式以此類推)

  默認(rèn)的樣式如果不是你想要的,那么就在標(biāo)題1那里右鍵——修改,然后設(shè)置你需要的文字格式。

  設(shè)置的標(biāo)題是不含有自動編號的,如果你需要自動編號,可以設(shè)置將標(biāo)題樣式和自動編號進(jìn)行關(guān)聯(lián),讓所有設(shè)置的標(biāo)題都可以自動進(jìn)行編號。

  設(shè)置方法:選中需要關(guān)聯(lián)的標(biāo)題——開始——多級列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點(diǎn)擊多級列表——定義新的多級列表。

  多級列表的位置還記得嗎?

  點(diǎn)開定義新的多級列表之后彈出的窗口可以設(shè)置標(biāo)題樣式和自動編號關(guān)聯(lián)。

  在①處可以選擇不同級別的數(shù)字

  在②處可以設(shè)置這個編號的格式,這里支持中文哦

  在③處可以選擇編號的樣式,1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等

  最后一步很重要,不要著急點(diǎn)確定,點(diǎn)左下角的更多。然后選擇將級別鏈接到樣式,然后在①處對1級編號鏈接到標(biāo)題1,2級編號鏈接到標(biāo)題2,以此類推。這樣就設(shè)置完啦!

  2、自動生成目錄

  設(shè)置好了標(biāo)題樣式,自動生成目錄就會非常方便,點(diǎn)擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄,就可以生成了。

  如果內(nèi)容調(diào)整了,需要更新目錄,只需要點(diǎn)擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。

  目錄生成以后,我們需要讓目錄和正文真正的分隔開,這里如果用分頁符就錯啦,分頁符只能換頁,但是無法從本質(zhì)上把目錄和正文隔開,會對后面工作造成不便。所以我們要用分節(jié)符。

  方法:先將光標(biāo)放在目錄的最后,點(diǎn)擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節(jié)符——下一頁。

  3、設(shè)置頁眉頁腳

  我們在需要打印并裝訂成冊的文檔里需要設(shè)置頁眉頁腳,還需要奇偶頁對稱的頁碼設(shè)置,我們一步步來。

  先設(shè)置頁眉頁腳

  方法:菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數(shù)頁頁眉/頁腳

  選好之后,如果想要奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉不同,雙擊進(jìn)入頁眉/頁腳,勾選奇偶頁不同,然后再將文檔下拉到偶數(shù)頁,再編輯偶數(shù)頁的頁眉頁腳。

  接下來看設(shè)置頁碼

  雙擊進(jìn)入正文第一頁的頁眉/頁腳,如果前面設(shè)置目錄的時候插入了分節(jié)符,我們就要點(diǎn)擊取消“鏈接到前一條頁眉”

  然后點(diǎn)擊頁碼下拉條——設(shè)置頁碼格式,起始頁碼設(shè)置為1。

  4、添加文檔封面

  在完成了所有內(nèi)容的編輯以后,我們可以添加一個封面,讓這份文檔顯得更專業(yè)。

  方法:菜單欄插入——封面——選擇合適的封面

  如果需要打印,我們需要在封面后面插入一個空白頁當(dāng)作封二,避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背后。

  第四板塊:多人協(xié)作

  最后我們來說一個完成以后要做的事情。我們做完一份文檔,肯定要給自己的上級或者對接的客戶發(fā)過去,基本上都會有所修改,然而最頭疼的事情就是對方發(fā)給你以后你根本不知道他修改了什么東西,或者你的同事、客戶、下屬發(fā)給你一份Word,你要怎么修改才能保證你們對接的效率最大化。這就是今天要講的壓軸技巧,他人協(xié)作。

  1、批注

  批注不修改內(nèi)容,只寫評語

  首先我們選中要批注的段落(或段落里的某句話、某個詞),然后在菜單欄審閱——新建/刪除批注,就可以寫評語啦。

  2、修訂

  修訂可以對文檔進(jìn)行修改

  如果你想直接對文章內(nèi)容進(jìn)行修改,在審閱里面點(diǎn)擊修訂,這樣你在文檔里面做的修改都會被記錄下來。

  怕老板不會開,你可以把修訂點(diǎn)開保存了以后再發(fā)給他呀,他既然不會開估計也不會關(guān)的~

  3、接受/拒絕別人的修訂

  如果你決定硬氣一把,不接受別人給的修改意見,那么就可以把別人修訂過的內(nèi)容全部拒絕,位置在下圖

  或者你軟了,全部接受也可以。

  4、老板沒開修訂就改了?

  總有一次,你的老板沒有開修訂,或者惡意的關(guān)了你的修訂悄悄把文檔給改了,讓你自己悟一下哪里是不對的,你可以心里大聲說一句悟你妹啊!不開修訂本寶寶也能看出來哪里改了!

  怎么看呢,首先你發(fā)給他的原版可別刪了……打開審閱——比較——比較文檔——設(shè)置原文檔和新文檔,然后Word就會自動比較并用修訂功能標(biāo)出所有的不同。這個世界上再也沒有人能夠陰你了……

  結(jié)束了嗎?還沒有,對語言有研究的都知道壓軸這個詞是倒數(shù)第二個的意思,那么最后再講一個財務(wù)、行政、HR等職能部門比較需要的一個功能,郵件合并。(因?yàn)槲也皇沁@些部門所以下面就不截圖示范啦)

  Word可以針對格式相同,但是內(nèi)容不同的大量文檔,比如工資條、慰問信、信封收件人、證書等進(jìn)行快速批量的生成,節(jié)省大量的工作時間。

  準(zhǔn)備工作:制作好的Word格式模板,以及含有所需數(shù)據(jù)的Excel。

  方法:菜單欄點(diǎn)擊郵件——選擇收件人——使用現(xiàn)有列表,然后選擇你的數(shù)據(jù)Excel文件。

  然后選中要反復(fù)替換內(nèi)容的文本——插入合并域——在列表里選擇要放進(jìn)去的字段——完成一個字段的插入,重復(fù)操作直到完成所有字段的插入。

  注意:所有被插入合并域以后的字段都帶有了書名號,這表示這些字段在打印或者發(fā)郵件的時候會被替換成每一條信息分別執(zhí)行一次。

  然后在菜單欄點(diǎn)擊預(yù)覽效果——查看無誤以后點(diǎn)擊“完成并合并”——選擇要生成Word文檔/打印/發(fā)送電子郵件。

  注意:如果發(fā)送電子郵件,需要用Outlook客戶端,并且原始數(shù)據(jù)的Excel里具有電子郵件地址這列信息才可以。

  一定先進(jìn)行預(yù)覽測試校對無誤再發(fā)送哦,以免全部發(fā)出以后發(fā)現(xiàn)出錯了。

  合并的時候選擇電子郵件——設(shè)置收件人郵箱所在字段——給郵件設(shè)置郵件標(biāo)題——選擇發(fā)送哪些記錄(也就是發(fā)送給哪些收件人)

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