word表格編輯技巧
當(dāng)我們使用Word文檔時(shí)大多是進(jìn)行文檔的編輯,不過有些時(shí)候,在文檔中可能會(huì)用到表格。那么,我們?cè)鯓硬拍茉趙ord中想進(jìn)行文檔編輯一樣,對(duì)表格進(jìn)行快速的處理呢?其實(shí),我們可以利用辦公軟件中提供的一些“自動(dòng)化”命令,來達(dá)到快速處理的效果。學(xué)習(xí)啦小編下面為大家提供幾個(gè)小技巧,希望能對(duì)大家有所幫助。
Word中表格編輯等技巧
設(shè)計(jì)斜線表頭
將插入點(diǎn)定位在單元格中,單擊“表格→繪制斜線表頭”命令,出現(xiàn)對(duì)話框,單擊“表頭樣式”下拉菜單選擇一種樣式(共有5種可選擇),分別填入“行標(biāo) 題”(右上角的項(xiàng)目)、“列標(biāo)題”(左下角的項(xiàng)目)和“數(shù)據(jù)標(biāo)題”(中間格的項(xiàng)目)以及“字體大小”等,最后單擊“確定”退出。刪除斜線表頭的方法是,單 擊要?jiǎng)h除的斜線表頭,當(dāng)周圍出現(xiàn)選定標(biāo)記時(shí),按Del鍵即可刪除該斜線表頭。
自由修改斜線表頭
斜線表頭繪制好后,如果改變字號(hào),或者調(diào)整斜線位置,斜線表頭便出現(xiàn)諸如字與字互相疊壓或線條移動(dòng)等不匹配的情況,往往令許多人感到束手無策。其實(shí),我們可利用Word的繪圖功能加以調(diào)整,具體作法是:
1.選中該表頭(其實(shí)表格斜線是由線條組合在一起的圖形),使之周圍出現(xiàn)8個(gè)控點(diǎn);
2.在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕,在彈出的菜單中選擇“取消組合”命令,并在斜線表頭所在的單元格之外的區(qū)域單擊(即取消選定狀態(tài));
3.這時(shí)表頭中的線條和文字(其實(shí)是文本框)均成為獨(dú)立可調(diào)整狀態(tài),我們可以任意調(diào)整表頭的線條和每一個(gè)文字的位置,直到滿意為止;
4.按Shift鍵,依次選擇每個(gè)線條和每個(gè)文字塊;
5.再次在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕,選擇“組合”。
在上面第三步中,你還可能遇到另一種令人頭疼的事情:那就是雖然可獨(dú)立移動(dòng)斜線位置,但就是移動(dòng)不到準(zhǔn)確的位置,或者說誤差非常大。這時(shí),你可嘗試如下的步驟:
1.選中該表頭;
2.在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕,選擇“繪圖網(wǎng)格”,彈出“繪圖網(wǎng)格”對(duì)話框;
圖2
3.在“繪圖網(wǎng)格”對(duì)話框中將“水平間距”和“垂直間距”均調(diào)整成最小值,然后單擊“確定”,表頭中的內(nèi)容便可任意調(diào)整大小、位置了。
1.4.3 把文字轉(zhuǎn)換成表格
選中需要轉(zhuǎn)換的文字,單擊“表格→轉(zhuǎn)換→文本轉(zhuǎn)換成表格”命令,設(shè)置好需要轉(zhuǎn)換的列數(shù)、行數(shù)和套用的格式,在“文字分隔位置”中選中文字分隔符,按“確定”按鈕就可以把文字轉(zhuǎn)換成表格。
1.4.4 把表格轉(zhuǎn)換成文字
選中表格,單擊“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文本”命令,在打開的對(duì)話框中選好文字分隔符,單擊“確定”按鈕即可。
1.4.5 快速選定整張表格
按“Alt+5(數(shù)字鍵盤上的數(shù)字,且Num Lock鍵處于關(guān)閉狀態(tài))”,就可以快速選定整張表格。
1.4.6 隨心所欲調(diào)整單元格中的文字對(duì)齊方式
對(duì)于單元格中的文字,你可以隨意調(diào)整它的位置,上、下、左、右、中間任意設(shè)定,設(shè)置的方法是:在單元格中右鍵單擊,彈出快捷菜單,在“單元格對(duì)齊”子菜單中單擊相應(yīng)的命令即可,共有9種設(shè)定可供選擇。
1.4.7 更方便地調(diào)整表格的位置
這是在Word中重新定位表格的一個(gè)捷徑。單擊“視圖→頁面”命令,轉(zhuǎn)換到頁面視圖模式,在頁面視圖中,把鼠標(biāo)指針放在表格的左上角直到出現(xiàn)移動(dòng)柄(框中有一個(gè)4個(gè)頭的箭頭),點(diǎn)擊移動(dòng)柄,用它把表格拖動(dòng)到一個(gè)新位置。
1.4.8 整體縮放表格
將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部,直到表格尺寸控點(diǎn)(一個(gè)小“口”)出現(xiàn)在表格右下角,將鼠標(biāo)移至表格尺寸控點(diǎn)上,待向左傾斜的雙向箭頭出現(xiàn),沿需要的方向拖動(dòng)即可整體縮放表格。
1.4.9 使你的列標(biāo)題可見
當(dāng)你在Word中創(chuàng)建一個(gè)表格時(shí),你可以利用列標(biāo)題來描述每一列是什么信息。但如果表格很長,超過一頁時(shí),第一頁后面的頁列標(biāo)題將看不到,這樣你很難分辨每一列的主題是什么。這里將介紹一種使標(biāo)題可見的技巧:
選擇表格的第一行或多行,單擊“表格→標(biāo)題行重復(fù)”命令,現(xiàn)在,Word能夠自動(dòng)在后續(xù)頁的頂端重復(fù)表格的標(biāo)題。
注意:只有在自動(dòng)分頁時(shí),Word才能夠自動(dòng)重復(fù)表格標(biāo)題,如果你手工插入分頁符,表格標(biāo)題將不會(huì)重復(fù)。而且,重復(fù)的表格標(biāo)題只要在打印預(yù)覽視圖或當(dāng)你打印文檔時(shí)才可見。
1.4.10 用鍵盤建立表格
你想過只需簡(jiǎn)單地輸入一連串+號(hào)和-號(hào),就可以在Word中創(chuàng)建表格嗎?下面就是具體的操作方法:
利用一個(gè)+號(hào)開始一行,然后不停輸入-號(hào),直至達(dá)到合適的列寬度。要想添加一個(gè)新列,再次輸入+號(hào)。在輸入最后一個(gè)+號(hào)后按下回車。Word將把文本轉(zhuǎn)換為表格。要想向表格添加更多的行,移到表格的最后一個(gè)單元格并按下Tab鍵。
注意:如果這一技巧不起作用,那么你需要打開Word中的自動(dòng)套用格式特性。單擊“工具→自動(dòng)更正”命令,然后單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡并選中“表格”復(fù)選框。
1.4.11 給表格增加行
用鼠標(biāo)點(diǎn)中表格中的最后一個(gè)單元,然后按Tab鍵,即可在表格末端增加一行。
1.4.12 快速給單元格編號(hào)
選定需要進(jìn)行編號(hào)的行或列后,單擊工具欄中的“編號(hào)”或“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕就可以自動(dòng)對(duì)單元格逐項(xiàng)進(jìn)行編號(hào),這種方法不但對(duì)單個(gè)的行或列起作用,對(duì)整個(gè)表格也可以使用。
1.4.13 對(duì)齊單元格中的內(nèi)容
選中要對(duì)齊內(nèi)容的行或列,然后右鍵單擊,在彈出的“單元格對(duì)齊方式”菜單中選擇相應(yīng)的方式即可。
1.4.14 快速插入一行
將光標(biāo)移到表格右側(cè)換行符前按回車鍵可在下一行插入一行。
1.4.15 快速插入多行(列)
選定多行(列)后再右鍵單擊,選擇“插入行(列)”命令,即可一次插入多行或多列。
1.4.16 在表格頂端加空行
要在表格頂端加一個(gè)非表格的空白行,可以使用“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵通過拆分表格來完成。但當(dāng)你的表格位于文檔的最頂端時(shí),有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法,就是先把插入點(diǎn)移到表格的第一行的第一個(gè)單元格的最前面,然后敲Enter鍵,就可以添加一個(gè)空白行。
1.4.17 將Word表格轉(zhuǎn)換為Excel表格
1.將光標(biāo)移至Word表格的任意單元格中,單擊“表格→選擇→表格”命令,選定整個(gè)表格;
2.單擊“編輯→復(fù)制”命令,將Word表格拷貝到剪貼板中;
3.啟動(dòng)ExceI,然后打開需要轉(zhuǎn)換的工作簿,井將光標(biāo)移至所需的單元格中;
4.單擊“編輯→粘貼”命令,即可將剪貼板中的信息(即我們所需的表格內(nèi)容)粘貼到Excel中。
1.4.18 快速插入公式
在一個(gè)公式較多的中文Word文檔中編輯公式時(shí),不但每次都需要調(diào)入“公式編輯器”,而且影響了“公式編輯器”的運(yùn)行速度。為了解決這個(gè)麻煩,可以在插入 一個(gè)公式之前,建立一個(gè)新的文檔(作為臨時(shí)文檔),在該臨時(shí)文檔中用“公式編輯器”編輯公式,然后將編輯好的公式復(fù)制到剪貼板中,再將公式粘貼到需要的位 置即可。當(dāng)需要再一次插入公式時(shí),通過選擇窗口直接切換到臨時(shí)文檔中進(jìn)行編輯,然后再按照上述方法進(jìn)行編輯。
1.4.19 插入雙表
Word中的表格兩側(cè)不能插入其它表格,不過把一個(gè)表格“一分為二”可間接得到雙表,方法是:選定表格中間作為“分隔”的某列后,然后右鍵單擊,選擇“邊框和底紋”命令,通過“邊框和底紋”對(duì)話框中的預(yù)覽圖取消所有的橫邊框”(圖5),就可得到“雙表”。
1.4.20 快速拆分表格
首先在要拆分的表格行中任一處單擊,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵,就會(huì)在插入點(diǎn)所在行的上方插入一個(gè)非表格式的空白行,將表格一分為二。
1.4.21 把表格一分為二并分頁放置
首先在要拆分的表格行中任一處單擊,然后按下“Ctrl+Enter”組合鍵,就會(huì)把表格一分為二并分頁設(shè)置。
1.4.22 在Word中復(fù)制Excel表格和它的格式
從Excel復(fù)制一個(gè)表格到Word,方法如下:
打開你想要把表格復(fù)制到其中的Word文檔和包含表格的Excel工作表,在Excel中選中想要復(fù)制的表格,單擊“編輯→復(fù)制”命令,切換到Word,單擊要顯示表格的位置,再單擊“編輯→粘貼”命令,使用“粘貼選項(xiàng)”智能標(biāo)記,選擇下列選項(xiàng)中的一種:
1.若要保留在Excel中應(yīng)用的格式,選擇保留源格式;
2.若要匹配已經(jīng)在你的Word文檔中的表格的樣式,選擇匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式。
1.4.23 文字與單元格對(duì)齊
Word 2002文字與單元格可以多種方式對(duì)齊,操作方法是:選中需要設(shè)置文字對(duì)齊的單元格,打開“表格和邊框”工具欄中的“對(duì)齊”工具,單擊你需要的對(duì)齊方式按鈕就可以了。
1.4.24 按姓氏筆畫排序表格中的內(nèi)容
在Word的表格功能中,為了適應(yīng)中文習(xí)慣,新增了按“姓氏筆畫”排序功能。具體使用方法是:選擇需要排序的列,單擊“表格→排序”命令,出現(xiàn)“排序”對(duì) 話框,選擇“類型”組合框中的“筆畫”項(xiàng),并選擇“升序”或“降序”,點(diǎn)擊“確定”即可。你會(huì)看到,此時(shí)的表格已按“姓氏筆畫”(而不是“姓名筆 畫”)的升序(或降序)排列好了。
1.4.25 快速選定整個(gè)表格
按住Alt鍵后雙擊表格中任意位置,可快速選定整個(gè)表格,再按“Ctrl+X”可快速刪除表格。
1.4.26 快速選定整行內(nèi)容
將鼠標(biāo)移動(dòng)到一行左格線和文本之間的空白處,指針變?yōu)橄蛴壹^后單擊可選定整行內(nèi)容。
1.4.27 快速選定整列內(nèi)容
將鼠標(biāo)移動(dòng)到一列最上方邊線處,指針變?yōu)橄蛳录^后單擊可選定整列內(nèi)容。
1.4.28 固定列寬
在Word中,表格的列寬可自動(dòng)調(diào)整尺寸以適應(yīng)文本或圖形。如果鍵入的文字長度超過了列寬,Word將調(diào)整列寬以包含文字。如果不需要在鍵入時(shí)調(diào)整列寬, 請(qǐng)選中表格,然后單擊“表格→表格屬性”命令,選擇“表格”選項(xiàng)卡,單擊“選項(xiàng)”按鈕,清除“自動(dòng)重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”復(fù)選框(圖7),最后依次單擊“確 定”按鈕。
1.4.29 顯示正確行號(hào)
我們?cè)谥谱鞔笮捅砀駮r(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)分頁后行號(hào)顯示不正確,這是因?yàn)樵诜猪摃r(shí)如果分頁符拆分了表格中單獨(dú)的一行,對(duì)于新的一頁上位于該行以外的其它各行, Word有時(shí)會(huì)在狀態(tài)欄中顯示不正確的行號(hào)。如果需要準(zhǔn)確的行號(hào),可以禁止表格跨頁斷行,方法是:單擊“表格→表格屬性”命令,選擇“行”選項(xiàng)卡,清除 “允許跨頁斷行”復(fù)選框,最后單擊“確定”按鈕。
1.4.30 快速復(fù)制表格
1.首先切換到頁面視圖方式,然后將指針停留在表格的左上角,直到表格移動(dòng)控點(diǎn)(即一個(gè)方框內(nèi)有一個(gè)四向箭頭)出現(xiàn);
2.將指針停留在表格移動(dòng)控點(diǎn)上,直到一個(gè)黑色四向箭頭出現(xiàn);
3.按住Ctrl鍵,將副本拖動(dòng)到新的位置。
1.4.31 粘貼表格
當(dāng)你要將表格項(xiàng)從一個(gè)表格粘貼到另一個(gè)表格中,而且作為該表格中的行、列或嵌套表格,而不是作為文本時(shí),你就必須用到“粘貼表格”命令了。可是這個(gè)命令在哪里呢?
l.單擊“工具→自定義”命令,然后選擇“命令”選項(xiàng)卡;
2.在“類別”框中,單擊“編輯”,在“命令”框中,找到并選中“粘貼表格”,然后將其拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置。此時(shí),“粘貼表格”按鈕出現(xiàn)在該工具欄中。該按鈕命令也被稱作“粘貼行”、“粘貼列”或“粘貼為嵌套表格”,這取決于粘貼時(shí)單擊表格的位置;
3.單擊“關(guān)閉”按鈕,關(guān)閉“自定義”對(duì)話框。
現(xiàn)在,你就可以使用這個(gè)“粘貼表格”命令,方便地完成從一個(gè)表格到另一個(gè)表格的復(fù)制工作了。
1.4.32 自由移動(dòng)表格
將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部,當(dāng)表格移動(dòng)控點(diǎn)(帶框的四向箭頭)出現(xiàn)在表格左上角后,將鼠標(biāo)移到控點(diǎn)上。待鼠標(biāo)指針變成四向箭頭,你就可以將表格拖動(dòng)到虛框指示的任意位置。
1.4.33 將數(shù)據(jù)庫直接轉(zhuǎn)換為Word表格
單擊“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫命令”,在工具欄上出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫按鈕,單擊“插入數(shù)據(jù)庫→獲取數(shù)據(jù)→瀏覽”,找到需要插入的數(shù)據(jù)庫(表),當(dāng)然首先確定是插入access數(shù)據(jù)庫還是vfp、dbase等類型數(shù)據(jù)表,然后選擇需要插入的字段再單擊“確定”、“調(diào)整”按鈕即可。
提示:Word不僅可以導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫,還可以動(dòng)態(tài)刷新,可以處理字段和記錄,活脫脫一個(gè)小DBMS。
1.4.34 防止表格在頁面末尾被切斷
如果Word表格長度超過了一頁,而且在頁面末尾被切斷,下一頁的內(nèi)容沒法正確顯示,你可以選中表格,單擊“表格→表格屬性”命令,然后單擊“表格”選項(xiàng)卡,在“文字環(huán)繞”標(biāo)題下,選擇“無”,最后單擊“確定”按鈕即可。
1.4.35 隱藏表格邊框
如果你在文檔中輸入一個(gè)數(shù)字清單,常常上下行的數(shù)字難以對(duì)齊。如果插入一個(gè)表格,對(duì)齊的問題就好解決了,但由于表格的行、列邊框顯示出來,又使文章不美觀。怎么辦?——隱藏表格邊框。
方法是:插入一個(gè)表格,將數(shù)字輸入到表格中,設(shè)置好對(duì)齊方式后,選中整個(gè)表格,單擊“表格→表格屬性”,在“表格”選項(xiàng)卡中單擊“邊框和底紋”按鈕,單擊“邊框”,在設(shè)置中選“無”即可(圖9)。
1.4.36 設(shè)置表格內(nèi)容對(duì)齊
Word 2002表格可以像文字那樣設(shè)置其中的內(nèi)容對(duì)齊方式,從而給排版帶來了極大的方便。設(shè)置方法是:在表格的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令,打開“表格”選項(xiàng)卡,選中“對(duì)齊方式”下需要的選項(xiàng),單擊“確定”按鈕即可。
如果將整個(gè)表格選中,使用“格式”工具欄中的“居中”、“右對(duì)齊”等按鈕,也可以設(shè)置表格的內(nèi)容對(duì)齊方式。
1.4.37 套用表格樣式
選中制作好的表格,單擊“表格→自動(dòng)套用格式”命令,打開“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框(圖10),在“表格樣式”中選擇你喜歡的某種樣式,然后單擊“應(yīng)用”按鈕即可作用到表格上。
1.4.38 任意合并單元格
在Word中只要是相鄰的單元格都可以合并。操作方法是:選中要合并的單元格,單擊“表格→合并單元格”命令即可完成合并,各單元格內(nèi)原有的文字能自動(dòng)分行排列。
1.4.39 表格嵌套
常用下面兩種方法在表格中嵌套表格,即建立表中表。
1.先按常規(guī)方法建立一個(gè)表格,將光標(biāo)放入需要嵌套表格的單元格,單擊“表格→繪制表格”命令,按需要畫表中的小表即可,此法可以創(chuàng)建比較復(fù)雜的嵌套表格;
2.將光標(biāo)放入需要嵌套表格的單元格,單擊“表格→拆分單元格”命令,根據(jù)需要在對(duì)話框中選擇合適的行、列數(shù),單擊“確定”按鈕即可在該單元格中嵌套一個(gè)小表格。
1.4.40 任意拆分單元格
選中要拆分的所有單元格,單擊“表格→拆分單元格”命令,打開對(duì)話框,在“行數(shù)”和“列數(shù)”后輸入該區(qū)域拆分后的表格行列數(shù),單擊“確定”按鈕即可。
1.4.41 任意擦除表格線
打開“表格和邊框”工具欄,單擊“擦除”按鈕,拖動(dòng)“橡皮”光標(biāo)劃出紅色方框,方框圍住的所有表格線就會(huì)變粗,松開鼠標(biāo),選定的表格線立刻被“擦除”。
1.4.42 修改表格線
Word能用各種方法修改表格線,如果修改量不大,可以打開“表格和邊框”工具欄,在“線型”和“粗細(xì)”下拉列表中選擇你喜歡的表格線,按下“繪制表格” 按鈕,在需要修改的表格線上拖動(dòng)光標(biāo)即可。也可將光標(biāo)放在表格內(nèi),單擊“格式→邊框和底紋”命令,在“邊框”選項(xiàng)卡中進(jìn)行修改。如果表格的規(guī)模較大,此法 更加方便快捷。
1.4.43 表格左右并列
用鼠標(biāo)在表格的左或右邊的空白處雙擊,使該處出現(xiàn)插入點(diǎn),然后插入一個(gè)新表格,只要頁面能容納后插入的表格,這兩個(gè)表格即可左右“和平共處”。
1.4.44 將Excel表格粘貼為圖片
如果想把Excel表格變?yōu)閳D片插入到Word文檔中,可以進(jìn)行以下操作:選中要粘貼的Excel單元格區(qū)域,單擊“復(fù)制”按鈕將其存入剪貼板。然后切換 至Word文檔,單擊“編輯→選擇性粘貼”命令,在彈出的對(duì)話框中選擇“圖片”或“圖片(增強(qiáng)型圖元文件)”選項(xiàng),單擊確定,即可將Excel 表格以圖片形式插入到當(dāng)前文檔中。
1.4.45 行的求和
有以下兩種方法:
1.把插入點(diǎn)插入到要求行的最后一個(gè)單元格內(nèi),單擊“自動(dòng)求和”按鈕,則該單元格中自動(dòng)輸入該列數(shù)字的和;
提示:計(jì)算表格每行數(shù)字之和時(shí),要從有數(shù)字的最后一行開始,把插入點(diǎn)移到該行中的最后一列,從下向上依次單擊“自動(dòng)求和”按鈕,如果某行有空單元格或字母 單元格時(shí),則計(jì)算的是空單元格或字母單元格之后格中數(shù)字的和,若字母單元格之后同行為空單元格,計(jì)算的是字母單元格之前同行的數(shù)字之和。如果“自動(dòng)求和” 按鈕沒有出現(xiàn),可以單擊“視圖→工具欄→表格和邊框”打開表格工具欄,“自動(dòng)求和”的圖標(biāo)為“∑”。
2.把鼠標(biāo)移到該行之前,當(dāng)鼠標(biāo)變成空心的右向上黑箭頭時(shí),單擊左鍵,則選中該行。單擊“工具計(jì)算”按鈕,則在當(dāng)前窗口下面的提示行中顯示出“計(jì)算結(jié)果為:x x x”,只要把該結(jié)果填入表格中的單元格中即可。
提示:默認(rèn)情況下,Word工具欄中沒有“工具計(jì)算”按鈕,添加方法為:首先單擊“工具→自定義→命令”,在“類別”下拉列表框中選中“工具”,再在右邊 “命令”列表框中找到“工具計(jì)算”,用鼠標(biāo)按住“工具計(jì)算”并拖至Word工具欄中適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo),此時(shí)新增的“工具計(jì)算”按鈕就出現(xiàn)在工具欄中。
1.4.46 列的求和
有以下兩種方法:
1.把插入點(diǎn)插入到要求列的最后一個(gè)單元格內(nèi),單擊“自動(dòng)求和”按鈕,則該單元格中自動(dòng)輸入該列數(shù)字的和;
提示:計(jì)算表格每列數(shù)字之和時(shí),應(yīng)從最后有數(shù)字一列開始由右向左依次單擊“自動(dòng)求和”按鈕,若遇到列中有字母單元格或空單元格,則計(jì)算的是最后空單元格或字母單元格之后同列數(shù)字的和,若空單元格或字母單元格之后同列為空單元格,則計(jì)算它之前的數(shù)字之和。
2.把鼠標(biāo)移到該列之上,當(dāng)鼠標(biāo)變成實(shí)心向下的黑箭頭時(shí),單擊左鍵,則選中該列。單擊“工具計(jì)算”按鈕,則在當(dāng)前窗口下面的提示行中顯示出“計(jì)算結(jié)果是:x x x”,只要把該結(jié)果填入表格中的單元格中即可。
1.4.47 求整個(gè)表格數(shù)字之和
選中整個(gè)表格,單擊“工具計(jì)算”按鈕,則在當(dāng)前窗口下面的提示行中顯示出“計(jì)算結(jié)果是:x x x”,只要把該結(jié)果填入表格中的單元格中即可。
1.4.48 計(jì)算表格中數(shù)據(jù)
在用“公式”命令計(jì)算表格數(shù)據(jù)時(shí),發(fā)現(xiàn)有一個(gè)問題,就是不能用一個(gè)公式計(jì)算很多行的數(shù)值,此時(shí)有一個(gè)好的方法:
先將“=SUM(LEFT)”公式復(fù)制一下,然后在要計(jì)算的表格欄內(nèi)按“Ctrl+F9”,出現(xiàn){ }標(biāo)志,此時(shí)就處在輸入公式的狀態(tài),按“Ctrl+ C”將公式粘貼進(jìn)來,依此類推,很快就可以將要計(jì)算的表格單位全部打上公式,此時(shí)選中整個(gè)表格,按F9,就可以通過公式算出所要的數(shù)值。值得注意的是,在 Excel中,如果表格中的源數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化,結(jié)果是及時(shí)更新的,而在Word中源數(shù)據(jù)變化,結(jié)果是不會(huì)自動(dòng)更新的,要重新選擇整個(gè)表格,然后按F9更新所 選域數(shù)據(jù)才會(huì)更新。
1.4.49 對(duì)表格進(jìn)行排序
1.將插入點(diǎn)置于要進(jìn)行排序的表格內(nèi)的任意位置;
2.單擊“表格→排序”命令,打開“排序”對(duì)話框
3.在“排序依據(jù)”列表框中選擇要作為第一個(gè)排序依據(jù)的列名稱,在后面的“類型”列表框中選擇“筆畫”、“拼音”、“數(shù)字”或“日期”,然后選擇“升序”或“降序”選項(xiàng)按鈕;
4.如果要用到更多的列作為排序依據(jù),在“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”中重復(fù)步驟3的操作即可。
1.4.50 利用表格快速生成編號(hào)
在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中,有時(shí)會(huì)出現(xiàn)需要打印很多編號(hào)的工作,用Word可以很方便地產(chǎn)生編號(hào)。方法如下:如現(xiàn)在我們要產(chǎn)生1~800的編號(hào),首先在Word中使用 表格菜單中的插入表格在選項(xiàng)卡中輸入需要的行和列,此時(shí)我們輸入20和40,如果要打印成一列,最好選擇1和800。此時(shí)生成了一個(gè)有800個(gè)單元格的表 格,選中整個(gè)表格,然后選擇格式菜單中的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào),選擇第二項(xiàng)編號(hào)欄,根據(jù)自己的需要選擇一種編號(hào)形式,此時(shí)電腦自動(dòng)生成編號(hào),選中整個(gè)表格,用 “Ctrl+X”剪切,然后使用選擇性粘貼,選用無文本格式,此時(shí)會(huì)直接粘貼上編號(hào)而不會(huì)出現(xiàn)表格,然后根據(jù)自己的需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整就行了。
1.4.51 在Word中使用Access的數(shù)據(jù)
利用下面的方法可以在原有Word文檔中插入Access表或查詢的內(nèi)容:
1.在一篇Word文檔中選定要插入表或查詢的位置;
2.單擊“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫”命令,顯示“數(shù)據(jù)庫”工具欄,然后單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕;
3.在彈出的“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕獲取數(shù)據(jù),在“選取數(shù)據(jù)源”的“文件類型”中選擇“MS Access數(shù)據(jù)庫”,選中所需Microsoft Access數(shù)據(jù)庫的名稱,然后單擊“打開”按鈕;
4.單擊“表格”或“查詢”,然后選擇所需表格或查詢,最后單擊“確定”按鈕;
5.如果要選定記錄、域或二者的子集,并將它們包含在Word表格中,請(qǐng)單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕,選好所需選項(xiàng),再單擊“確定”按鈕;
6.如果要自定義Word的表格形式,單擊“表格自動(dòng)套用格式”按鈕,選定所需選項(xiàng)后單擊“確定”按鈕;
7.單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕,在“插入記錄”下,選定希望包括在Word表格中的記錄;
8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時(shí)可更新Word表格中的數(shù)據(jù),可再選中“將數(shù)據(jù)作為域插入”復(fù)選框,然后單擊“確定”即可。
1.4.52 微調(diào)表格線
在調(diào)整表格時(shí),可以在按住鼠標(biāo)左鍵的同時(shí)按住鍵盤上的Alt鍵實(shí)現(xiàn)微調(diào),但有時(shí)會(huì)遇到這樣的問題,即當(dāng)多次調(diào)節(jié)表格大小時(shí)總有那么一兩條表格線怎么也對(duì)不 齊,只差那么一點(diǎn)點(diǎn),這時(shí)候你可以用鼠標(biāo)選中這條線然后雙擊左鍵,表格線就會(huì)自動(dòng)合成一條了,有時(shí)這樣調(diào)整后差距會(huì)轉(zhuǎn)移到最右邊的線上,這時(shí)只需雙擊一下 這條線即可。
1.4.53 利用“公式”命令求和
要計(jì)算Word表格中的數(shù)據(jù),請(qǐng)先將光標(biāo)置于需要放置數(shù)據(jù)計(jì)算結(jié)果的單元格中,再單擊“表格→公式”命令,彈出“公式”對(duì)話框。
1.求某列數(shù)字的和
將光標(biāo)插入到數(shù)字列底部的單元格中,單擊“表格→公式”命令,Word自動(dòng)建議使用“=SUM(ABOVE)”公式,表示自動(dòng)將光標(biāo)之上該列的數(shù)字進(jìn)行求和(圖13),單擊“確定”,則計(jì)算結(jié)果輸入到光標(biāo)所在的單元格中。
2.求某行數(shù)字的和
將光標(biāo)插入到數(shù)字行右邊的單元格中,單擊“表格→公式”命令,Word自動(dòng)建議用“=SUM(LEFT)”公式,表示自動(dòng)將光標(biāo)所在行的左邊的數(shù)字進(jìn)行求和(圖14),單擊“確定”,則計(jì)算結(jié)果輸入到光標(biāo)所在的單元格中。
提示:利用“公式”命令求和時(shí),如果遇到行或列中有空單元格和字母單元格情況,求得的數(shù)字的和只是一部分?jǐn)?shù)據(jù)的和,至于是哪部分?jǐn)?shù)字的和,請(qǐng)看利用“自動(dòng)求和”情況。要逐行求和,請(qǐng)從最末行開始向前求起;要逐列求和,請(qǐng)從最末列向前求起。