word如何制作正規(guī)公文
word如何制作正規(guī)公文
小張?jiān)趩挝晦k公室工作,材料寫得好,電腦玩得也不錯(cuò)。又到每年寫年終總結(jié)的時(shí)候,領(lǐng)導(dǎo)給他派了活兒:馬上把上報(bào)分公司的工作總結(jié)寫出來(lái),由于要用正規(guī)行文格式上報(bào),因此,光寫出來(lái)還不夠,還要制作成公文。接下來(lái),就讓學(xué)習(xí)啦小編一起隨他完成這份04年度工作報(bào)告吧!
制作正規(guī)公文第一步:設(shè)置版面格式
1.用Word打開《2004年度工作總結(jié)》文稿,首先選中文字,點(diǎn)擊工具欄中的“字體”、“字號(hào)”下拉框,分別對(duì)標(biāo)題和正文進(jìn)行設(shè)置,通常標(biāo)題設(shè)置為黑體、小二號(hào),正文設(shè)置為仿宋體、三號(hào)(見圖1)。
為了方便,可以把最常使用的字體格式設(shè)為默認(rèn),方法是在主菜單上“格式→字體”設(shè)好字體再按“默認(rèn)”按鈕(見圖2)。
2.依次點(diǎn)擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”,進(jìn)入“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框(見圖3),在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡里將上、下、左、右值均設(shè)置為2.5厘米,點(diǎn)擊“紙型”選項(xiàng)卡,將紙型設(shè)置為16開、方向設(shè)置為縱向。
注意:通常國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)格式為A4紙,因在多數(shù)單位里仍在使用16開紙型,故此文以16開紙型為例設(shè)置頁(yè)面。
3.進(jìn)入“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡,將每頁(yè)行數(shù)設(shè)置為23行,點(diǎn)擊“確定”按鈕,完成第一步字體、字號(hào)以及頁(yè)面的設(shè)置。
制作正規(guī)公文第二步:制作發(fā)文紅線
公文通常分為上行文、下行文和平行文,簡(jiǎn)單說(shuō)上行文即請(qǐng)示、報(bào)告等文種,下行文即通知、指示等文種,平行文即公函等文種,當(dāng)然,上、下、平行文格式也有所不同。這里以上行文為例進(jìn)行介紹,在上行文公文格式中總少不了發(fā)文紅線。
1.點(diǎn)擊主菜單上“格式→邊框和底紋→顯示工具欄”,打開“表格和邊框”工具欄(見圖4)。
2.分別對(duì)線型、粗細(xì)、顏色、外部框線進(jìn)行設(shè)置,通常將線型設(shè)為“橫線”、粗細(xì)設(shè)為“1.5磅”、顏色為“紅色”、外部框線設(shè)為“下框線”,這樣一條合格的發(fā)文紅線就出呈現(xiàn)出來(lái)了(見圖5)。
因?yàn)榻?jīng)常要輸入六角括號(hào),所以建議為其設(shè)置快捷鍵,以后只要按下相應(yīng)快捷鍵即可快速輸入六角括號(hào)。點(diǎn)擊“插入→符號(hào)”,進(jìn)入“符號(hào)”對(duì)話框,找到并選中六角括號(hào)的左半邊“﹝”,點(diǎn)擊“快捷鍵”按鈕,然后為其指定快捷鍵設(shè)置,同樣為六角括號(hào)的右半邊“﹞”設(shè)置快捷鍵。
制作正規(guī)公文第三步:制作公文落款
一般來(lái)說(shuō),單位里發(fā)公文通常都會(huì)用正規(guī)的行文格式,而在正規(guī)行文格式中總少不了單位落款一項(xiàng)。利用Word里的“雙行合一”命令制作公文落款可謂方便快捷,在工作中可以有效提高處理速度,大大節(jié)省時(shí)間。
1.點(diǎn)擊“格式→中文版式→雙行合一”,出現(xiàn)“雙行合一”對(duì)話框(見圖6)。
2.輸入單位名稱(如:中國(guó)××××公司××分公司××路營(yíng)業(yè)廳),先輸入需要合為一行的文字(中國(guó)××××公司),合理調(diào)整字符間距,查看預(yù)覽效果,滿意后點(diǎn)擊“確定”。
3.輸入剩下的文字(××分公司××路營(yíng)業(yè)廳),完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷鍵合理調(diào)整兩部分文字的字號(hào)大小,就會(huì)出現(xiàn)滿意的公文落款(見圖7)。
在文檔編輯中,常常會(huì)用到一些符號(hào),而鍵盤上并沒有這些符號(hào)的按鍵,如公文落款日期中用的標(biāo)準(zhǔn)零(○)等。通過(guò)點(diǎn)擊“視圖→工具欄→符號(hào)欄”調(diào)出“符號(hào)欄”,可以加快落款中日期的處理速度。
制作正規(guī)公文第四步:制作落款粗、細(xì)橫線
作為正規(guī)公文,其落款通常包括發(fā)文單位、成文日期、主題詞、抄送單位、印制份數(shù)、承辦單位、承辦人和發(fā)文日期等幾部分組成,而主題詞、抄送單位、印制份數(shù)、承辦單位、承辦人和發(fā)文日期又分別由三條粗細(xì)不等的橫線分割開來(lái)(見圖8)。如果用下劃線或畫筆來(lái)制作,效果會(huì)不佳,最主要的是不符合標(biāo)準(zhǔn)。其實(shí)完全可以利用Word中的特殊功能來(lái)實(shí)現(xiàn),具體粗橫線的制作方法是:
在英文輸入狀態(tài)下,按住Shift鍵不放,同時(shí)按“-”號(hào)(減號(hào)要連續(xù)輸入3下),而后按回車鍵,這樣,一條粗橫線就自動(dòng)生成了。
而細(xì)橫線則可通過(guò)先把輸入法狀態(tài)由英文切換成中文,連續(xù)輸入三次“-”號(hào)(減號(hào)),而后按回車鍵,一條細(xì)橫線就會(huì)自動(dòng)生成。
制作正規(guī)公文第五步:給公文添加頁(yè)碼
經(jīng)過(guò)上面數(shù)步之后,一份正規(guī)公文基本出爐了,在完成前別忘了給公文加上頁(yè)碼,點(diǎn)擊“插入→頁(yè)碼”,打開“頁(yè)碼”對(duì)話框,選擇頁(yè)碼添加的位置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”,對(duì)齊方式選“居中”,并去除“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”復(fù)選框(公文格式規(guī)定首頁(yè)不顯示頁(yè)碼)的勾選,點(diǎn)擊“確定”即可(見圖9)。
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