word如何制作正規(guī)公文
word如何制作正規(guī)公文
小張在單位辦公室工作,材料寫得好,電腦玩得也不錯。又到每年寫年終總結(jié)的時候,領(lǐng)導(dǎo)給他派了活兒:馬上把上報分公司的工作總結(jié)寫出來,由于要用正規(guī)行文格式上報,因此,光寫出來還不夠,還要制作成公文。接下來,就讓學(xué)習(xí)啦小編一起隨他完成這份04年度工作報告吧!
制作正規(guī)公文第一步:設(shè)置版面格式
1.用Word打開《2004年度工作總結(jié)》文稿,首先選中文字,點擊工具欄中的“字體”、“字號”下拉框,分別對標(biāo)題和正文進(jìn)行設(shè)置,通常標(biāo)題設(shè)置為黑體、小二號,正文設(shè)置為仿宋體、三號(見圖1)。
為了方便,可以把最常使用的字體格式設(shè)為默認(rèn),方法是在主菜單上“格式→字體”設(shè)好字體再按“默認(rèn)”按鈕(見圖2)。
2.依次點擊“文件→頁面設(shè)置”,進(jìn)入“頁面設(shè)置”對話框(見圖3),在“頁邊距”選項卡里將上、下、左、右值均設(shè)置為2.5厘米,點擊“紙型”選項卡,將紙型設(shè)置為16開、方向設(shè)置為縱向。
注意:通常國際標(biāo)準(zhǔn)格式為A4紙,因在多數(shù)單位里仍在使用16開紙型,故此文以16開紙型為例設(shè)置頁面。
3.進(jìn)入“文檔網(wǎng)格”選項卡,將每頁行數(shù)設(shè)置為23行,點擊“確定”按鈕,完成第一步字體、字號以及頁面的設(shè)置。
制作正規(guī)公文第二步:制作發(fā)文紅線
公文通常分為上行文、下行文和平行文,簡單說上行文即請示、報告等文種,下行文即通知、指示等文種,平行文即公函等文種,當(dāng)然,上、下、平行文格式也有所不同。這里以上行文為例進(jìn)行介紹,在上行文公文格式中總少不了發(fā)文紅線。
1.點擊主菜單上“格式→邊框和底紋→顯示工具欄”,打開“表格和邊框”工具欄(見圖4)。
2.分別對線型、粗細(xì)、顏色、外部框線進(jìn)行設(shè)置,通常將線型設(shè)為“橫線”、粗細(xì)設(shè)為“1.5磅”、顏色為“紅色”、外部框線設(shè)為“下框線”,這樣一條合格的發(fā)文紅線就出呈現(xiàn)出來了(見圖5)。
因為經(jīng)常要輸入六角括號,所以建議為其設(shè)置快捷鍵,以后只要按下相應(yīng)快捷鍵即可快速輸入六角括號。點擊“插入→符號”,進(jìn)入“符號”對話框,找到并選中六角括號的左半邊“﹝”,點擊“快捷鍵”按鈕,然后為其指定快捷鍵設(shè)置,同樣為六角括號的右半邊“﹞”設(shè)置快捷鍵。
制作正規(guī)公文第三步:制作公文落款
一般來說,單位里發(fā)公文通常都會用正規(guī)的行文格式,而在正規(guī)行文格式中總少不了單位落款一項。利用Word里的“雙行合一”命令制作公文落款可謂方便快捷,在工作中可以有效提高處理速度,大大節(jié)省時間。
1.點擊“格式→中文版式→雙行合一”,出現(xiàn)“雙行合一”對話框(見圖6)。
2.輸入單位名稱(如:中國××××公司××分公司××路營業(yè)廳),先輸入需要合為一行的文字(中國××××公司),合理調(diào)整字符間距,查看預(yù)覽效果,滿意后點擊“確定”。
3.輸入剩下的文字(××分公司××路營業(yè)廳),完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷鍵合理調(diào)整兩部分文字的字號大小,就會出現(xiàn)滿意的公文落款(見圖7)。
在文檔編輯中,常常會用到一些符號,而鍵盤上并沒有這些符號的按鍵,如公文落款日期中用的標(biāo)準(zhǔn)零(○)等。通過點擊“視圖→工具欄→符號欄”調(diào)出“符號欄”,可以加快落款中日期的處理速度。
制作正規(guī)公文第四步:制作落款粗、細(xì)橫線
作為正規(guī)公文,其落款通常包括發(fā)文單位、成文日期、主題詞、抄送單位、印制份數(shù)、承辦單位、承辦人和發(fā)文日期等幾部分組成,而主題詞、抄送單位、印制份數(shù)、承辦單位、承辦人和發(fā)文日期又分別由三條粗細(xì)不等的橫線分割開來(見圖8)。如果用下劃線或畫筆來制作,效果會不佳,最主要的是不符合標(biāo)準(zhǔn)。其實完全可以利用Word中的特殊功能來實現(xiàn),具體粗橫線的制作方法是:
在英文輸入狀態(tài)下,按住Shift鍵不放,同時按“-”號(減號要連續(xù)輸入3下),而后按回車鍵,這樣,一條粗橫線就自動生成了。
而細(xì)橫線則可通過先把輸入法狀態(tài)由英文切換成中文,連續(xù)輸入三次“-”號(減號),而后按回車鍵,一條細(xì)橫線就會自動生成。
制作正規(guī)公文第五步:給公文添加頁碼
經(jīng)過上面數(shù)步之后,一份正規(guī)公文基本出爐了,在完成前別忘了給公文加上頁碼,點擊“插入→頁碼”,打開“頁碼”對話框,選擇頁碼添加的位置為“頁面底端(頁腳)”,對齊方式選“居中”,并去除“首頁顯示頁碼”復(fù)選框(公文格式規(guī)定首頁不顯示頁碼)的勾選,點擊“確定”即可(見圖9)。
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3.word中制作標(biāo)準(zhǔn)公文文件頭的方法