word的使用技巧大全
word的使用技巧大全
常用word的朋友掌握一些word技巧，會大大提高你的工作效率，那么下面就由學習啦小編給大家分享下高人整理的word使用技巧大全吧，希望能幫助到您，有需要的朋友可以來看看哦。
word使用技巧大全如下：
1、即時取消Word的后臺打印
當我們剛剛編輯完一篇文檔按了打印命令后,后來又不想打印當前的文檔了,那么怎樣才能即時取消后臺打印任務呢?一般來說,大家在發(fā)出打印任務后,程序會自動將打印任務設置為后臺打印,同時在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機圖標,打印機圖標旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消后臺打印任務的話,大家只要用鼠標雙擊打印機圖標就可以了。
2、Word 2003讓文字隨文本框大小變化
當我們在用Word進行文檔編輯時,經常需要用文本框來實現(xiàn)一些特殊的應用,比如在文本框中輸入文字來達到特殊效果,但有個問題是,當我們在文本框中輸入文字并調整了文本框的大小后文字并不會跟著變化。其實我們可讓文本框里的文字大小隨文本框大小“同步”變化;單擊選中該文本框,然后選擇“剪切”,再執(zhí)行菜單“[編輯]—[選擇性粘貼]”,在粘貼形式中選擇“圖片(增強型圖元文件)”,現(xiàn)在再拖動文本框看看,是不是可以隨意改變文字大小了。
3、Word 2003/2007快速切換英文大小寫
在Word中輸入英文句子時,一般每個單詞的第一個字母都是大寫,通常的輸入方法就是輸入第一個字母時就要進行一次大小寫切換。這樣很麻煩。不妨全部輸入小寫字符,然后選中所有單詞,按一次組合鍵“Shift+F3”試試,是不是每個單詞的第一個字母都變成了大寫?再按一次試試,所有的字母都變成了大寫!再按一次,又變了小寫。原來,組合鍵Shift+F3是個英文大小寫切換鍵,充分利用這個組合鍵,以后輸入英文就方便多了。
4、Word 2003/2007 Word表格中“Shift+Alt+方向鍵”調整行序
Word表格編輯時可以使用一些快捷鍵提高效率,比如“Shift+Alt+方向鍵”組合,非常有用,
用“Shift+Alt+上(或下)方向鍵”能夠調整文檔中段落的順序,也可以調整Word表格中的行序。方法是:將插入點置于要調整行的任意一個單元格內(或行尾段落標記前),按下“Shift+Alt”鍵,然后按上下方向鍵,按“向上箭頭”鍵可使該行在表格內向上移動,按“向下箭頭”鍵可使該行向下移動。
5、Word 2003剔除試卷中的選擇題答案
如果想在Word 2003中去掉選擇題后括號內已有的答案,可按下面的步驟操作:按“Ctrl+H”組合鍵打開“替換”對話框,在“查找內容”框中輸入“(^$)”,在“替換為”框中輸入“()”(括號中間有空格),單擊“全部替換”按鈕即可。但“$”只能表示一個任意的字母,即以上操作只能剔除單選題中的答案,若為多項選擇題,可在查找時依次加入多個“$”來進行查找并替換。
6、Word中英文字體“區(qū)分對待”
在一篇中英文混排的Word文檔中,經常需要將文檔中的字體格式統(tǒng)一為諸如“中文為楷體四號字,英文為Arial UnicodeMS體”之類的具體形式,該怎樣快速而準確地完成該任務呢?好辦,以下我們以Word 2003為例說明具體操作過程:1)打開所需要的Word文檔,然后在“編輯”菜單中,單擊“全選”命令以選中整篇文檔;2)在“格式”菜單中,單擊“字體”命令;3)單擊“字體”選項卡,然后在“中文字體”框中選擇“楷體”;在“字號”框中選擇“四號”;在“西文字體”框中選擇“Arial UnicodeMS”;單擊“確定”按鈕?，F(xiàn)在,文檔中所有英文被設置為Arial UnicodeMS體,而所有中文被設置為楷體,但中英文的字號皆被設置為四號字。
7、去除來自“記事本”的自動換動符
很多人習慣打草稿用“記事本”,然后復制到Word中進行排版編輯。但大家多將“記事本”程序設置為自動換行,而將其中的文本拷貝到Word中會出現(xiàn)一種奇怪的換行符號,利用Word的“查找和替換”中的“[特殊格式]—[標記](即^P)”來查找替換這些換行符往往無效。這里你可以嘗試在“查找和替換”中將“查找內容”設置為“^13”(不含雙引號),“替換為”項中不輸入任何內容,然后全部替換即可去除來自“記事本”的自動換行符。
8、如何刪除WORD文檔所有空格空行
1)去多余空行――在“編輯”菜單中選擇“替換”,在彈出對話框的“查找內容”中輸入^p^p,在“替換為”中輸入^p(這里^和p都必須在英文狀態(tài)下輸入),然后單擊“全部替換”即可(可以多次單擊“全部替換”,直到出現(xiàn)“word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”);
2)去多余空格――在“編輯”菜單中選擇“替換”,在彈出對話框的“查找內容”中輸入一個空格,在“替換為”中什么也不輸入,然后單擊“全部替換”即可(可以多次單擊“全部替換”,直到出現(xiàn)“word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”)。
9、一鍵選中超鏈接文本
在Word文檔中如果要想選中帶有超鏈接的文本,通常我們使用鼠標拖動的方法,但這種方法選中的效率很低,有沒有更高效的方法呢?答案是肯定的。其實只須將插入點定位到超鏈接文本的前面,然后再按下鍵盤上的Delete鍵就可以實現(xiàn)一鍵選定了。
10、快速撤銷自動畫布:
當在Word 2007中繪制圖形或插入“文本框”時,在編輯區(qū)域總會自動彈出一個“在此處創(chuàng)建圖形”的繪圖畫布,如何撤銷該畫布呢?方法一:當出現(xiàn)畫布時,在畫布范圍之外的區(qū)域繪制圖形,畫布便自動消失;方法二:當出現(xiàn)畫布時,按“Ctrl+Z”組合鍵,畫布自動撤銷;方法三:單擊“[MicrosoftOffice按鈕]—[Word選項]—[高級]”,在“編輯選項”中,不選擇“插入‘自選圖形’時自動創(chuàng)建繪圖畫布”項,“確定”后完成設置。
11、生僻字錄入并不難:
1)利用Word中的插入符號法:比如我們要輸入“朐”,先打開Word,輸入“月”字并選中它,依次單擊“插入—符號”,在彈出的窗口中把“字體”定為“普通文本”,“子集”定為“CJK統(tǒng)一漢字”,就可以看到許多有“月”部首的漢字(如圖1),從中可以找到“朐”字,雙擊這個漢字就可輸入;
2)用“微軟拼音”輸入法中的手寫板來輸入:切換到微軟拼音輸入法,單擊“選項”(即右下腳倒三角按鈕),勾選“輸入板”,那么在輸入法狀態(tài)中便會多出一個“開啟/關閉輸入板”切換按鈕,單擊該按鈕,彈出“手寫識別”窗口,這樣我們就可以將鼠標當成筆在左側窗口中書寫生僻漢字了,雙擊中間窗口得到的漢字“朐”即可輸入。
12、Word 2007快速分割表格
可以把光標定位到需要分離的表格內容的最后一行,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵,這樣整個表格就會被一分為二,并且兩個表格中間會自動加入一個空行,可以輸入其它內容。
13、Word提示mso.dll無效
可能是你的Word軟件由于某種原因出現(xiàn)故障,比如被病毒破壞了。如果你的Word還能打開,可以點工具欄的“[幫助]—[檢測并修復]”來修復Word。如果不能,你可以在[控制面板]—[添加/卸載程序]中,找到Office,更改,選擇修復,要提前準備好Office的安裝光盤或者文件夾,如果是光盤要確保光盤完好,如果修復不了就卸載Office,然后重新安裝。
14、Word2007手動找回自動保存文件
如果突然遇到停電等突發(fā)事件在Word2007怎么也找不到關機前自動保存的文件,可以在“C:\documents andsettings\Application Data\Microsoft\Word”文件夾找找自動保存文件。平時在寫文檔的時候最好把自動保存時間設置為1分鐘,這樣可以減少很多麻煩。
15、Word2003/2007快速制作填空題下劃線
先在填空題空白處輸入試題中不含的特殊字符(如~、&)等,然后按Ctrl+H組合鍵打開“替換”對話框,在“查找內容”欄輸入剛才的特殊字符,在“替換為”欄中輸入幾個空格,并打開“高級”選項,在“格式/字體”對話框里將“下劃線線型”選擇為“單實線”,然后點擊“全部替換”按鈕,即可將特殊字符替換為帶下劃線的空格,快速制作出填空題的填空部分。
16、更改Word2007默認保存格式
Word2007默認保存格式為docx,低版本的Word要想識別必須安裝兼容補丁,單擊“[MicrosoftOffice按鈕]—[Word選項]—[保存]”,在“保存文檔”中,從“將文件保存為此格式”的下拉菜單中選擇“Word97-2003文檔(*.doc)”,單擊“確定”后退出,以后所有新建文檔默認保存格式便為doc。此法同樣適用于MicrosoftOffice2007的其他組件。
17、也談Word中縱向選定文本
將光標放在需要選定的縱向文字塊的左上方,然后用左手按住Alt鍵不放,用右手將鼠標向縱向塊文字的右下方拖動,即可縱向選定文字。
18、Word 2007巧用快捷鍵插入公式
在使用Word 2007編輯文檔時,通常大家都是切換到“插入”選項卡,然后單擊“符號”組的“公式”按鈕,再進行公式編輯。其實,無論當前為何選項卡,要在文檔中插入公式時,只需要按下“Alt+=”鍵即可進行公式編輯。
19、Word 2007表格倒著建
通常大家都是先創(chuàng)建好表格,然后再輸入內容。但是,有時創(chuàng)建表格事先沒有規(guī)劃好,所以出現(xiàn)輸入內容時才發(fā)現(xiàn)行或列不夠用了或者太多了的情況。其實,你可以改變一下順序,即先輸入表格內容,只是在輸入內容時,請以空格識別“列”,以回車鍵識別“行”。然后,選中輸入的表格內容,再單擊“插入”選項卡,單擊“表格”組中的“表格”下的三角箭頭,單擊“插入表格”,則一個表格就形成了。
20、Word中微調圖片位置
在Word文件中插入圖片(文本框)后,有時候要求對它進行細微的位置調整,只需把圖片設置為四周型(緊密型),按住Ctrl鍵同時按方向鍵,即可對圖片進行上下左右微調。也可以按下“Alt+鼠標左鍵”進行微調。
21、在Word表格的最后添加一行
在表格最后添加一行,只需將光標移到表格的最后一個單元格中,按“Tab”鍵即可快速插入一行。
22、快速預覽Word文檔
我們知道在查看圖片文件時,可以選擇縮略圖模式,這樣所有圖片都可以以縮略圖的形式顯示出來,使用非常方便。在瀏覽Word文檔的時候,如果也能夠預覽其中的內容就好了,特別是在大量文檔中查看某篇文章的情況下。其實,方法還是有的,啟動Word軟件后,單擊執(zhí)行“[文件]—[打開]”命令,在彈出的對話框中定位到目標文件夾,然后選定其中的某個文件,再單擊“視圖”按鈕右側的倒三角形按鈕,在彈出的菜單中選擇“預覽”選項,在下面的窗口中就會顯示文章的內容。
23、Ctrl鍵配合鼠標翻頁鍵的妙用
在Word2003/2007文檔中,按住Ctrl鍵,同時滾動鼠標的翻頁鍵(又叫鼠標中鍵),可以放大或縮小文本,頁面想多大就多大,也可以多頁打印預覽,在屏幕上顯示多頁。當頁面比較小時會在屏幕上顯示多頁,如果是一本書可清晰地看到文檔的脈絡和結構。比如,標題及級別關系,章節(jié),錯別字。如果出錯,把光標定位在出錯處可立即修改,不用點來點去,省去不少時間,也可進行文字和圖形的插入,非常方便。
24、Word表格巧調列寬
在編輯Word表格時,大家通常都是拖動表格線來調整列寬。其實,如果在拖動表格線時,配合使用不同的按鍵,可以達到不同的目的。按住Ctrl鍵的同時拖動,表格線左邊的列寬改變,增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔,整個表格的寬度不變;按住Suift鍵的同時拖動,只改變表格線左方的列寬,其右方的列寬不變,整個表格的寬度將有變動;按住Alt鍵的同時拖動,標尺上會顯示出各列的寬度,其拖動結果與普通拖動方法相同。
25、“鎖定”Word2007每次打開的默認字體大小:
用Word2007來進行文檔編輯,但是每次打開后字體默認大小都是五號,每次都還得手動去切換一下,變?yōu)槌Ｓ玫乃奶栕执笮?要是能打開文檔后默認的字體大小為四號就方便了,其實在文檔編輯區(qū)域空白處右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中選擇“字體”打開字體設置窗口,設置好字體和字號大小為“四號”,然后點擊左下角“默認”按鈕,在彈出一個新對話框中單擊“是”后退出。好了,以后打開新文檔就是按照你設置的字體和字號啦,不用再去手動切換一次。
26、把文字替換成圖片
首先把圖片復制到剪貼板中,然后打開替換對話框,在“查找內容”框中輸入將被替換的文字,接著在“替換為”框中輸入“^c”(注意:輸入的一定要是半角字符,c要小寫),單擊替換即可。
27、Word表格自動填充
在Word表格里選中要填入相同內容的單元格,單擊“格式→項目符號和編號”,進入“編號”選項卡,選擇任意一種樣式,單擊“自定義”按鈕,在“自定義編號列表”窗口中“編號格式”欄內輸入要填充的內容,在“編號樣式”欄內選擇“無”,依次單擊“確定”退出后即可。
28、Word中巧輸星期
單擊“格式→項目符號和編號”,進入“編號”選項卡,單擊“自定義”按鈕,在“編號樣式”欄內選擇“一、二、三”等樣式,在“編號格式”欄內的“一”前輸入“星期”即可。
29、粘貼網頁內容
在Word中粘貼網頁,只須在網頁中復制內容,切換到Word中,單擊“粘貼”按鈕,網頁中所有內容就會原樣復制到Word中,這時在復制內容的右下角會出現(xiàn)一個“粘貼選項”按鈕,單擊按鈕右側的黑三角符號,彈出一個菜單,選擇“僅保留文本”即可。
30、快速轉換大寫金額
在Word中輸入12345,然后點擊“插入→數(shù)字”命令,在彈出的“數(shù)字”對話框“數(shù)字類型”欄里選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁????? ? ?”單擊“確定”,則12345就變成中文數(shù)字“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。
31、去掉自動編號功能
點擊“工具→自動更正選項”,打開“自動更正”對話框,進入“鍵入時自動套用格式”選項卡,找到“鍵入時自動應用”組中的“自動編號列表”復選項,取消前面的鉤即可。這樣就可以去掉那些“煩心”的自動編號功能。同樣也可去除“畫布”,方法是:點擊“工具→選項”,進入“常規(guī)”選項卡,去除“插入‘自選圖形’時自動創(chuàng)建繪圖畫布”復選框上的鉤即可。
32、畫出不打折的直線
在Word中如果想畫水平、垂直或“15o、30o、45o、75o”角的直線,只須在固定一個端點后,按住Shift鍵,上下拖動鼠標,將會出現(xiàn)上述幾種直線選擇,位置調整合適后松開Shift鍵即可。
33、加減乘除松輸入
i和I在中文輸入法智能ABC中有著特殊的意義,它們可以作為輸入小寫和大寫中文數(shù)字的前導字符,還可以用來將數(shù)字運算符號變?yōu)橄鄳臐h字,在i或I后面輸入+、—、*、/,按回車鍵或空格鍵,即可得到與之對應的漢字加、減、乘、除。
34、部分加粗表格線
在Word中需要加粗某一條或幾條表格線時,可以先在工具欄選項中點擊“表格和邊框”按鈕,然后在“表格和邊框”窗口選定“線型”與“線寬”,再點擊“繪制表格”按鈕,最后在欲加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可。
35、打造整齊的Word公式
使用Word公式編輯器創(chuàng)建公式后,你如果感到其中的公式不整齊(特別是矩陣形式的公式),那么你可以通過下列方式進行微調:單擊該公式,右鍵進入“設置對象格式”,選擇“版式”中任意一種形式,單擊“確定”,再選中需要調整的項;按下Ctrl鍵后,利用光標上下左右移動對該項進行微調;重復上下左右移動對該項進行微調;重復上述步驟,直到將公式位置調整到滿意為止。
36、文字旋轉輕松做
在Word中可以通過“文字方向”命令來改變文字的方向。但也可以用以下簡捷的方法來做。選中要設置的文字內容,只要把字體設置成“@字體”就行,比如“@宋體”或“@黑體”,就可使這些文字逆時針旋轉90度了。
37、去除默認的輸入法:
打開選項窗口,點擊其中的“編輯”選項卡,去除最下面的“輸入法控制處于活動狀態(tài)”前的對號,點擊確定。重新啟動Word后,就會發(fā)現(xiàn)微軟拼音不會一起啟動了。
38、翻譯文字:
先要安裝好字典庫,連線上網,通過網上資源翻譯。選擇準備翻譯的文字,然后點選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”;界面右邊將出現(xiàn)“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”,再在“翻譯”欄選擇“將”哪國語言“翻譯為”哪國語言,結果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞,可以按住Alt鍵不放,然后點選生詞。
39、快速顯示文檔中的圖片:
如果一篇Word文檔中有好多圖片,打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時,快速點擊“打印預覽”按鈕,圖片就會立刻清晰的顯示出來,然后關閉打印預覽窗口,所有插入的圖片都會快速顯示出來了。
40、給圖片注解文字:
選定要添加說明的圖片,單擊鼠標右鍵,在快捷功能菜單中選“題注”,以打開題注窗口;然后在“標簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”;最后在“題注”欄輸入注解文字,再點“確定”按鈕結束。此時,注解文字會自動顯示在圖片下方。注解文字可以隨時更改,如改變字體大小,或者刪除等等。
41、制作水印:
Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能,而且能夠隨意設置大小、位置等等。在Word菜單欄點擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對話框中選擇“文字水印”,然后在“文字”欄選擇合適的字句,或另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”,然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”,水印就會出現(xiàn)在文字后面。
42、自動更正錯誤詞組:
可以通過Word2003自動更正寫錯的詞組。比如“為虎作倀”容易寫成“為虎做倀”,依次點擊“工具-自動更正選項”菜單,在彈出的“自動更正”窗口中選擇“自動更正”標簽項,在下面的替換文本框中輸入“為虎做倀”,然后在替換為文本框中輸入“為虎作倀”,點擊確定。這樣以后如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時候,Word就會自動更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語添加到自動更正中,讓你的Word識別詞組能力更強、更智能化。
43、輕松統(tǒng)計文檔字數(shù):
打開Word文檔,然后依次點擊“工具-字數(shù)統(tǒng)計”菜單,就可以清楚的看到這篇文檔的統(tǒng)計信息,也可以通過打開文檔屬性窗口,接著選擇“摘要”標簽,然后點擊“高級”按鈕,這時也可以看到該文檔的詳細統(tǒng)計信息。但是需要統(tǒng)計多篇文檔的總字數(shù),這樣一篇篇的統(tǒng)計,也就太慢了,效率也很低?？梢韵却蜷_其中任意一篇文檔,然后依次點擊“插入-文件”菜單,然后把其它文檔全部插入進來,合并成一篇文檔,然后再點擊“字數(shù)統(tǒng)計”菜單項,就可以輕松的查看所有文檔的總字數(shù)了。
44、一版多頁顯示:
先按“預覽打印”圖標,或點擊“文件”→“打印預覽”,Word將處于“預覽”模式;在工具欄上單擊鼠標右鍵,選擇“常用”。這時,Word的菜單欄下一排會出現(xiàn)“常用”工具欄。再在工具欄上右擊鼠標,選擇“自定義”,進入自定義設置狀態(tài);現(xiàn)在,將“打印預覽”工具欄上的“多頁”按鈕拖到“常用”工具欄上。關閉“自定義”窗口,再關閉“預覽”模式;以后,點擊Word“常用”工具欄上的“多頁”按鈕,就可以選擇一頁顯示多少個版面了。
45、加載稿紙:
到微軟網站上下載稿紙加載項,安裝后在Word2003的“格式”菜單下就可以看到“稿紙設置”命令,選擇后在設置對話框“啟用稿紙隔線”,然后我們設定每格的尺寸、網格樣式、網格顏色、紙張大小等,確定后Word中的就自動應用稿紙樣式,文字被放到稿紙的每個格子上。
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4.Word使用技巧