郵件合并應(yīng)用讓W(xué)ord批量打印標(biāo)簽
為了迎接上級檢查和規(guī)范檔案管理,學(xué)校決定將檔案室的所有檔案都重新歸檔整理,檔案盒標(biāo)簽就要求統(tǒng)一打印,二百多個標(biāo)簽如果直接在WPS或Word中利用表格完成,將是非常麻煩的事。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于讓W(xué)ord批量打印標(biāo)簽,希望對您有所幫助。
讓W(xué)ord批量打印標(biāo)簽
為了快速完成這項任務(wù),我們找到了Word中久未使用的“郵件合并”功能。
圖1
1、從計算機中找出原來輸入的教職工情況登記表、工資表等存有全校教職工姓名的Excel電子表格文件,把姓名這列復(fù)制到一個新的電子表格文件中以便接下來在Word中調(diào)用(其實不重新建立文件也行,不過那樣在調(diào)用時顯得比較亂,還容易發(fā)生誤操作)。這樣就免去了重新錄入姓名的繁重工作。
2、啟動Word2003,單擊“工具”→信函與郵件→郵件合并,在打開的“郵件合并”任務(wù)窗格中的“選擇文檔類型”項中選擇“標(biāo)簽”,然后點“下一步:正在啟動文檔”,如圖2。
圖2
3、在“更改文檔版式”項中,單擊“標(biāo)簽選項”,在“標(biāo)簽選項”對話框的“紙盒”框中選擇“默認(rèn)紙盒(自動選擇)”,因為默認(rèn)的是“手動進(jìn)紙”,這樣會給最后打印帶來麻煩。接著單擊“新建標(biāo)簽”按鈕打開“新建自定義標(biāo)簽”對話框,在“標(biāo)簽名稱”框中輸入你給新建標(biāo)簽起的名,如:檔案標(biāo)簽;根據(jù)預(yù)覽框中的圖示和你準(zhǔn)備打印輸出時使用的紙張大小,把“上邊距”和“下邊距”改為1厘米;把“標(biāo)簽高度”和“標(biāo)簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米(根據(jù)檔案盒的大小和薄厚來確定);標(biāo)簽列數(shù)選擇7,標(biāo)簽行數(shù)選擇1;橫向跨度改為3.85厘米,(也就是在標(biāo)簽寬度3.8厘米的基礎(chǔ)上再加0.05厘米間距,這樣最終打印輸出后兩個標(biāo)簽間就會有0.05厘米的間距,直接從中間裁一下就能解決問題,如果這個間距過大會有白邊,給裁剪帶來麻煩,另外也浪費紙張。)
最后在“頁面大小”框中選擇“A4橫向(29.7×21厘米)”,這時就為我們上面設(shè)置的尺寸找到依據(jù)了:側(cè)邊距1厘米+標(biāo)簽寬度3.8厘米×標(biāo)簽列數(shù)7+標(biāo)簽間距0.05厘米×6個間距
圖3
4、點“瀏覽”選擇你在Excel中建立的只有一列姓名的Excel電子表格文件,這時會出現(xiàn)“選擇表格”對話框,有Sheet1$、Sheel2$和Sheel3$三個工作表讓我們選擇,一般情況都選擇Sheet1$,根據(jù)Excel文件有無標(biāo)題行確定“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”項是否√選,最后點“確定”,如圖4,在出現(xiàn)“郵件合并收件人”對話框時,直接點“確定”即可,如圖5。
圖5
5、光標(biāo)(插入點)在第一個標(biāo)簽內(nèi)的情況下,單擊“表格”→插入→表格,根據(jù)準(zhǔn)備制作的標(biāo)簽格式,插入一個1列6行的表格。然后拖動表格的行線,調(diào)整好每一行的高度,并保證整個表格的高度與標(biāo)簽高度接近。注意:有時標(biāo)簽內(nèi)的光標(biāo)(插入點)會占一個空行,從而影響表格高度的調(diào)整,這時可以按一下Del(Delete)鍵刪除,如圖6。
圖6
6、將光標(biāo)指向表格最上邊,當(dāng)鼠標(biāo)指針變成寬的向下的黑色箭頭時單擊左鍵選中整個表格,然后右鍵單擊,在彈出的快捷菜單中選擇“單元格對齊方式”項下的“水平、垂直居中”。最后在相應(yīng)的單元格中輸入每個標(biāo)簽都相同的內(nèi)容:照片、個人業(yè)務(wù)檔案、2003-2006、建昌營鎮(zhèn)中學(xué)等內(nèi)容,如圖7。
圖7
7、單擊準(zhǔn)備自動輸入教師姓名的那個單元格,然后單擊右側(cè)的任務(wù)窗格中的“下一步:選取標(biāo)簽”,接著單擊“其他項目…”,在新出現(xiàn)的“插入合并域”對話框中直接單擊“插入”按鈕,再單擊新出現(xiàn)的“關(guān)閉”按鈕,如圖8。
圖8
這時該單元格中會出現(xiàn)“《姓名》”,如圖9。
圖9
8、設(shè)置表格中內(nèi)容的字體、字號等修飾后,再右鍵單擊表格,在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”,在“邊框和底紋”對話框中,把表格線的寬度增加到2磅,最后點“確定”退出,如圖10。
圖10
9、單擊“更新所有標(biāo)簽”,7個標(biāo)簽的格式會變成一樣,接著單擊“下一步:預(yù)覽標(biāo)簽”,會顯示出標(biāo)簽的最終樣式(沒有了“《NextRecord》”的標(biāo)記),再單擊“下一步:完成合并”,最后再單擊“編輯個人標(biāo)簽”,在“合并到新文檔”對話框中選擇“全部”后點“確定”退出。這時Word會自動新建一個名為“標(biāo)簽1”的文件,并把Excel電子表格文件中的所有數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的標(biāo)簽,如圖11。
圖11
10、如果打印輸出后發(fā)現(xiàn)尺寸有偏差(一開始估算錯了),可以從第2步重新開始,不過到第3步時可以直接找到我們剛才新建的“檔案標(biāo)簽”去修改一下尺寸就可以了。具體方法是:單擊“標(biāo)簽選項”后,直接在“標(biāo)簽選項”對話框中的“標(biāo)簽產(chǎn)品”框中選擇“其他/自定義”,然后在“產(chǎn)品編號”列表框中選擇我們原來建立的“檔案標(biāo)簽——自定義”,最后點“詳細(xì)信息”就能直接修改標(biāo)簽尺寸了,如圖12。
圖12
我們利用Excel的自動填充功能把相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后,再利用Word的郵件合并功能把所有檔案的標(biāo)簽以最高的速度和最高的質(zhì)量打印了出來,還因此受到了表楊。其實我們還可以仿照此法來打印輸出工資條、成績單等。最后再教您一招裁切的技巧:把一把直尺的一邊對準(zhǔn)兩個標(biāo)簽的中間,一只手按住直尺,一只手順著直尺邊向上一撕沒壓住的另一部分就能把兩個標(biāo)簽輕松分開了。
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