如果有多個修定者針對同一文檔進(jìn)行修定處理工作，那么如何將所有修定者所做的修改統(tǒng)一到一個文檔中呢?比較并合并文檔提供了更好的支持，利用它可實現(xiàn)對所有修定者所做修改的記錄和標(biāo)記，以方便閱讀者進(jìn)行查看。下面學(xué)習(xí)啦小編將給大家展示一下比較并合并文檔的強(qiáng)大功能。

　　比較并合并文檔的步驟如下：

　　步驟一：由于公司架設(shè)了局域網(wǎng),可實現(xiàn)文件的共享。于是小王將自己擬定的營銷方案策劃書以“Word97-2003格式保存”為““XXX公司營銷計劃書.doc”并放到本地共享文件夾里，這樣張總就可以通過局域網(wǎng)查看到該文件。小王告訴張總審核該策劃書。

　　步驟二：當(dāng)張總需要審批小王所報送的文件時，使用Wod2007打開共享文件夾中的“XXX公司營銷計劃書”，然后將該文件另存為“XXX公司營銷計劃書(修定稿).doc”，然后單擊菜單欄上的“審閱”菜單，即可彈出“審閱”浮動工具面板，然后張總就可以在其中進(jìn)行文件的修改以及添加批注等操作了。

　　步驟三：張總在閱讀這個文件過程中，看到有一些地方不恰當(dāng)，因此需要進(jìn)行修改，單擊“審閱”浮動工具面板中的“修訂”按鈕，就可以進(jìn)入文件的修訂狀態(tài)了。在修訂過程中，張總覺得在文件右側(cè)的批注框太多，反而顯得文件凌亂不堪，這時候他單擊“批注框”按鈕，然后選擇“僅在批注框中顯示批注和格式”命令，這樣對文檔的插入、刪除等操作會直接在文檔中予以標(biāo)記，而不會顯示批注框，批注框中只顯示新增加的批注以及格式的修改等操作。

　　步驟四：雖然在文件中的所有修改，都會用標(biāo)記或者批注框予以標(biāo)志，但是查看起來還是太費(fèi)勁，于是張總就啟動審閱窗格，單擊工具欄上的“審閱窗格”按鈕，然后選擇一種顯示方式，比如“垂直審閱窗格”選項，即可在右側(cè)的單獨窗格中，顯示對文件的所有修訂操作了。而單擊這個窗格上右上角的“顯示詳細(xì)匯總”按鈕，就可以顯示對這個文件所有修訂操作的統(tǒng)計信息了。

　　步驟五：文件修改完畢后，張總準(zhǔn)備將它存放在小王的共享文件夾中，但是擔(dān)心被別人惡意修改，于是王總在“審閱”工具面板中新增加了“保護(hù)文檔”功能。為文檔設(shè)置保護(hù)密碼時，單擊“保護(hù)文檔”按鈕，在彈出的“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格中，從“編輯限制”下面的“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”列表中選中“未做任何更改(只讀)”選項(圖5)。然后單擊下面的“是，啟動強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，在彈出的對話框中輸入保護(hù)密碼，這樣王經(jīng)理就可以將密碼告訴張潔，而其他人在打開這個文件時，由于不知道密碼就只能夠瀏覽文檔，而無法進(jìn)行修改。

　　步驟六：由于張總在文件“XXX公司營銷計劃書”進(jìn)行了很多修訂，內(nèi)容變化很大，因此小王需要將這些修訂內(nèi)容與原文件進(jìn)行比較，同時將必要的修訂內(nèi)容合并到自己的原文檔中。

　　步驟七：當(dāng)小王需要編輯或者比較合并已經(jīng)添加強(qiáng)制保護(hù)密碼的文檔時，必須先打開文檔，然后單擊工具欄上“審閱”菜單中的“保護(hù)文檔”按鈕，然后單擊彈出任務(wù)窗格中的“停止保護(hù)”按鈕，在彈出的對話框中輸入密碼，從而取消對文檔的保護(hù)。

　　步驟八：比較合并文檔時，小王單擊“審閱”工具面板中的“比較”按鈕，然后選擇“合并多位作者的修訂”命令(圖6)，在彈出的“合并文檔”對話框中，單擊“原文檔”右側(cè)的打開按鈕，選擇要比較的原文檔，如“XXX公司營銷計劃書.doc”;單擊“修訂的文檔”右側(cè)的打開按鈕，選擇修訂后的文檔，如XXX公司營銷計劃書(修定稿).doc”，然后單擊“確定”按鈕。

　　步驟九：之后整個窗口被分為四個部分：右側(cè)是兩個子窗口，分別為顯示原文檔以及修訂后的文檔;中間為合并的文檔;左側(cè)則為審閱窗格。在比較各個文檔過程中，可以通過這兩個子窗口任意查看各個子文檔中的內(nèi)容，但是不可以進(jìn)行再編輯，而在合并后的文檔中可以進(jìn)行編輯

　　步驟十：合并文檔時，操作也很簡單，小王在“合并的文檔”窗口中，單擊進(jìn)行準(zhǔn)備接受修訂意見的某處位置，然后單擊“接受”按鈕，從其中選擇“接受修訂”命令即可。如果需要接受所有的修訂，選擇“接受對文檔的所有修訂”命令即可。

　　步驟十一：文檔合并完畢后，單擊“顯示以審閱”按鈕，從其中選擇“最終狀態(tài)”命令，以取消文檔中的各種修訂標(biāo)記，合并后文檔臨時名稱一般為“合并結(jié)果×”(×為合并文檔序號)，如：合并結(jié)果4，最后單擊工具欄上的“保存”按鈕，將合并文件保存。