用Word郵件合并功能打印的方法步驟
用Word郵件合并功能打印的方法步驟
在實際工作中,經(jīng)常會遇到這種情況:需要處理的文件主要內(nèi)容基本相同,只是具體數(shù)據(jù)有變化。比如學(xué)生的錄取通知書、成績報告單、獲獎證書等等。如果是一份一份編輯打印,雖然每份文件只需修改個別數(shù)據(jù),那也夠麻煩的。那么下面就由學(xué)習(xí)啦小編為您分享下巧用Word郵件合并功能打印的技巧,希望能幫助您。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟
步驟一:運(yùn)行Word XP新建一個文檔,執(zhí)行“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并向?qū)?rdquo;。在出現(xiàn)的“郵件合并”窗口中選擇文檔類型為“信函”,如圖1所示,然后單擊“下一步”。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟圖1
步驟二:在“選擇開始文檔”窗口中,如果使用已有的文件,那就選擇“從現(xiàn)有文檔開始”然后選擇并打開相關(guān)文檔,如果從新編寫那就選中“使用當(dāng)前文檔”前的復(fù)選框,然后單擊“下一步”進(jìn)入第三步操作。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟圖2
步驟三:在“選擇收件人”窗口中選中“鍵入新列表”前的復(fù)選框,然后點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕編輯數(shù)據(jù)源。在彈出的“新建地址列表”窗口中,點(diǎn)擊“自定義”按鈕,為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建合適的項目。因為一份錄取通知書中需要變化的內(nèi)容一般包括姓名、系或?qū)I(yè)的名稱、報到日期等,所以在“自定義地址列表”窗口中可以通過使用“添加”和“刪除”按鈕將數(shù)據(jù)源的項目改成 “姓名”、“系”、“專業(yè)”、“日期”這四個適合要求的域名,如圖2所示。確定后返回前一窗口,輸入被錄取的學(xué)生的信息,如圖3所示。輸入完畢后,保存并關(guān)閉數(shù)據(jù)源,然后單擊“下一步”,進(jìn)入主文檔的編輯。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟圖3
步驟四:“撰寫信函”中,在Word的編輯區(qū)輸入各份通知書共有的內(nèi)容,在需要輸入姓名、系名稱、專業(yè)名稱和報到日期處,就通過點(diǎn)擊“其他項目”按鈕,激活“插入合并域”窗口,并選擇其中合適的項目,點(diǎn)擊“插入”按鈕,將其插入文檔,如圖4所示。和其他的文字編輯一樣,你可以隨意設(shè)置修改段落格式、字體、字號等等。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟圖4
步驟五:文件編輯完后,單擊“下一步”進(jìn)入第五步“預(yù)覽信函”。這時我們發(fā)現(xiàn)錄取通知書中的變化部分已經(jīng)被數(shù)據(jù)源中輸入的數(shù)據(jù)取代,如圖5所示。你可以使用“預(yù)覽信函”窗口中的前進(jìn)、后退按鈕查看不同同學(xué)的通知書,如果發(fā)現(xiàn)問題的話,還可以重新修改數(shù)據(jù)源。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟圖5
步驟六:現(xiàn)在就單擊“下一步”進(jìn)入最后一步的操作“完成合并”,點(diǎn)擊“編輯個人信函”,在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”,如圖6所示,剛才編輯的所有文件就變成由與錄取人數(shù)相同的頁碼組成的一個Word文檔,執(zhí)行“文件”——“打印預(yù)覽”命令看看,如圖7所示,效果不錯吧。
用Word郵件合并功能打印的方法步驟圖6
步驟七:值得一提的是,你可以在第三步中直接調(diào)用Excel文件、數(shù)據(jù)庫文件、Word表格中的數(shù)據(jù)……作為數(shù)據(jù)源,這無疑將會大大提高我們的工作效率,現(xiàn)在你不會再為做大量重復(fù)勞動而心煩了吧。
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