高校畢業(yè)生檔案如何管理

時(shí)間：2016-07-20 17:17:03 淑航658由分享

　　在大學(xué)畢業(yè)之后，很多人關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題就是自己的畢業(yè)檔案要轉(zhuǎn)到哪里去?那些畢業(yè)檔案又有誰(shuí)來(lái)管理?那么下面就讓學(xué)習(xí)啦小編來(lái)告訴你高校畢業(yè)生檔案應(yīng)該如何管理。

　　高校畢業(yè)生檔案管理的方法：

　　1、畢業(yè)生畢業(yè)后，檔案材料由所在學(xué)院負(fù)責(zé)整理歸檔，并集中移交至學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心。學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心負(fù)責(zé)寄發(fā)已派遣和升學(xué)的畢業(yè)生檔案，并負(fù)責(zé)按學(xué)院分類(lèi)留存未派遣畢業(yè)生檔案。

　　2、畢業(yè)生在檔案留存學(xué)校期間要求進(jìn)行派遣的，由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心負(fù)責(zé)辦理派遣手續(xù)，并憑《報(bào)到證》白聯(lián)及時(shí)寄發(fā)畢業(yè)生檔案。

　　3、畢業(yè)生檔案留存在學(xué)校的期限原則上為半年，留存期間畢業(yè)生所在學(xué)院應(yīng)負(fù)責(zé)掌握畢業(yè)生就業(yè)狀況，協(xié)助及時(shí)對(duì)其進(jìn)行派遣。特殊情況可申請(qǐng)將檔案留存兩年，逾期將全部派遣回生源地，并將其檔案寄至生源地人才服務(wù)中心，其后一切責(zé)任由畢業(yè)生自行承擔(dān)。畢業(yè)生檔案留存學(xué)校期間，學(xué)校不向畢業(yè)生個(gè)人出具任何與檔案有關(guān)的證明材料。

　　4、畢業(yè)生檔案由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞方式統(tǒng)一寄發(fā)。

　　5、任何單位如需查閱畢業(yè)生檔案，必須開(kāi)具相關(guān)介紹信，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。畢業(yè)生檔案原則上不得外借，特殊情形需要外借的，需由畢業(yè)生所在學(xué)院出示書(shū)面申請(qǐng)，由學(xué)工副書(shū)記簽字審批，并加蓋學(xué)院黨委公章。借閱人必須限期歸還，且嚴(yán)禁擅自轉(zhuǎn)借他人。

　　怎樣管理高校畢業(yè)生檔案？

　　1、新生入學(xué)一個(gè)月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門(mén)直接移交至輔導(dǎo)員;個(gè)別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無(wú)損。

　　2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎(jiǎng)懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交。
　　3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進(jìn)行組檔，檢查完整無(wú)誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請(qǐng)實(shí)施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個(gè)人長(zhǎng)期保存檔案。

　　4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行備案，再以機(jī)要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門(mén)。

　　5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進(jìn)行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個(gè)人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時(shí)的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補(bǔ)充檔案。畢業(yè)離校時(shí)，補(bǔ)充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)?；騿挝粰n案管理部門(mén)，再與原始檔案合并存檔。

　　6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門(mén)。為保證轉(zhuǎn)寄按時(shí)到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)核查。

　　7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請(qǐng)檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門(mén)，也可向?qū)W校就業(yè)部門(mén)申請(qǐng)檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時(shí)限最多2年，期滿(mǎn)以機(jī)要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門(mén)。

　　8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長(zhǎng)軌跡的真實(shí)記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，其它部門(mén)或個(gè)人不得擅自處置。

　　9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢(xún)業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實(shí)可予以補(bǔ)辦，補(bǔ)辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。

　　10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。

　　高校畢業(yè)生要注意哪些問(wèn)題？

　　一、有關(guān)就業(yè)協(xié)議書(shū)

　　就業(yè)協(xié)議書(shū)》是為了明確畢業(yè)生、用人單位、學(xué)校三方在畢業(yè)生就業(yè)工作中的權(quán)利和義務(wù)，經(jīng)協(xié)商簽定的協(xié)議。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，《就業(yè)協(xié)議書(shū)》在就業(yè)計(jì)劃中是非常嚴(yán)肅的，學(xué)生就業(yè)按就業(yè)協(xié)議辦理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，就業(yè)觀點(diǎn)的日益變化，大量新的問(wèn)題涌現(xiàn)出來(lái)，如簽了就業(yè)協(xié)議書(shū)，但人不去報(bào)到，或是簽了就業(yè)書(shū)，等到畢業(yè)時(shí)，該單位沒(méi)有了，還有的學(xué)生簽了就業(yè)協(xié)議書(shū)，但一報(bào)到就發(fā)現(xiàn)單位不是他想象的，提出解約，不同意解約就一走了之,等等。就業(yè)協(xié)議書(shū)的約束力在減弱，但國(guó)家教育部仍在使用，所以，在實(shí)際過(guò)程中要注意正確使用好《就業(yè)協(xié)議書(shū)》。

　　學(xué)校是憑《就業(yè)協(xié)議書(shū)》來(lái)派遣的。學(xué)校依據(jù)《就業(yè)協(xié)議書(shū)》的內(nèi)容開(kāi)出《畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證》和《戶(hù)口遷移證》，同時(shí)轉(zhuǎn)移學(xué)生檔案。一般學(xué)校會(huì)要求學(xué)生在規(guī)定的日期(如每年6月底)上交《就業(yè)協(xié)議書(shū)》，學(xué)校再以《就業(yè)協(xié)議書(shū)》為依據(jù)進(jìn)行派遣，如果超過(guò)這一時(shí)限，學(xué)校會(huì)把學(xué)生的關(guān)系和檔案一并派回原籍。

　　不想回原籍的學(xué)生都必須十分清楚自己是否符合要去的地方的落戶(hù)條件。如杭州，本科以上學(xué)歷、大專(zhuān)學(xué)歷緊缺專(zhuān)業(yè)或具備其它特殊條件的畢業(yè)生可進(jìn)杭落戶(hù)。有那么一部分學(xué)生，雖已在杭找好工作，但不符合進(jìn)杭落戶(hù)條件，結(jié)果戶(hù)口落不下來(lái)，變成口袋戶(hù)口。

　　如果你不符合進(jìn)這個(gè)城市的落戶(hù)條件，又想進(jìn)這個(gè)城市工作，可以先將關(guān)系返回原籍，在原籍落戶(hù)，在原籍人才中心存放人事檔案，然后出來(lái)工作，等條件成熟以后再辦理人才引進(jìn)，這樣，你就不會(huì)遇到一些不必要遇到的麻煩，如出國(guó)政審，考研證明，結(jié)婚證明等沒(méi)地方去辦理。

　　二、報(bào)到證

　　報(bào)到證有什么用：

　　1、到接收單位報(bào)到的憑證;

　　2、證明持證的畢業(yè)生是納入國(guó)家統(tǒng)一招生計(jì)劃的學(xué)生;

　　3、干部身份證明;

　　4、憑報(bào)到證以及其它有關(guān)材料辦理戶(hù)口手續(xù)。

　　現(xiàn)在看，前三點(diǎn)都不重要，第四點(diǎn)才重要，所以報(bào)到證不要丟失。

　　三、戶(hù)口遷移證

　　來(lái)到學(xué)校讀書(shū)，戶(hù)口從原籍遷到學(xué)校，但在學(xué)校是臨時(shí)性的，畢業(yè)后都應(yīng)該遷出。戶(hù)口遷移證，是學(xué)生畢業(yè)時(shí)其戶(hù)口從學(xué)校所在地派出所遷出的證明，不能丟失，不管到哪里，你要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把戶(hù)口落下來(lái)，不要把《戶(hù)口遷移證》一直放在口袋里。

　　四、檔案

　　真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、各方面的評(píng)語(yǔ)、獲獎(jiǎng)證明、還有你的黨團(tuán)材料。這些都是原始材料，不可復(fù)制，一定要重視自己的檔案。

　　根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，最好將檔案轉(zhuǎn)遞給各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)，因?yàn)樗麄兪枪芾頇n案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。檔案存放在人才交流中心，即安全又方便。在這里，提醒大家在檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)要注意幾點(diǎn)：

　　1、在沒(méi)有搞清楚用人單位是否具有人事主管權(quán)之前，不要把檔案轉(zhuǎn)入這個(gè)單位，應(yīng)該把檔案轉(zhuǎn)遞到這個(gè)單位所在地的人才交流中心去。我們經(jīng)常碰到一些沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位在接收檔案，個(gè)別單位會(huì)把學(xué)生的檔案弄丟了或是扣住不放。

　　2、要詢(xún)問(wèn)清楚用人單位的性質(zhì)，如果是國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權(quán)的，可以接收檔案。其它各類(lèi)非公企事業(yè)單位、各類(lèi)民營(yíng)機(jī)構(gòu)是無(wú)人事管理權(quán)的，要通過(guò)人才交流中心來(lái)接收學(xué)生，學(xué)生的檔案要放到人才中心去。

　　3、檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，在離開(kāi)學(xué)校之前最好弄清楚你的檔案在什么時(shí)間被轉(zhuǎn)到哪個(gè)地方去了。因?yàn)樵诂F(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒(méi)有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專(zhuān)門(mén)的分配辦等，比較亂。而且檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出比較麻煩，最好一步到位。

　　畢業(yè)生要怎樣對(duì)待自己的檔案？

　　目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心;甚至有的畢業(yè)幾年了，可檔案還在學(xué)校放著;還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒(méi)什么用了”。其實(shí)不然，這里只作簡(jiǎn)要說(shuō)明?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱(chēng)評(píng)定、出具各種相關(guān)證明等也都需要你的人事檔案?？傊F(xiàn)實(shí)生活中，人事檔案仍具有不可替代的作用，我們應(yīng)給予足夠的重視，以免在日后的學(xué)習(xí)生活中造成不必要的煩惱和損失。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，由于國(guó)家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，這正是沒(méi)有搞清“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別。所以有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無(wú)須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的恰是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)評(píng)定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行的。按國(guó)家政策規(guī)定，大中專(zhuān)畢業(yè)生畢業(yè)(以報(bào)道證人事部門(mén)簽署日期為準(zhǔn))一年后，即可由所在單位人事部門(mén)或委托的人才交流機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級(jí);本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年(以報(bào)道日期計(jì))、大中專(zhuān)畢業(yè)生畢業(yè)工作滿(mǎn)三年可申報(bào)初級(jí)職稱(chēng)，由所在單位人事部門(mén)或委托的人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。由此可見(jiàn)，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說(shuō)，也是得不償失。

　　保管人事檔案的機(jī)構(gòu)有哪些？

　　按國(guó)家政策規(guī)定，組織、人事部門(mén)所屬的各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)才有資格保存大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨(dú)資企業(yè)都無(wú)權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個(gè)人名義委托人才交流機(jī)構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)，如省人才、市人才、各區(qū)人才等，它們的區(qū)別只是所屬部門(mén)的不同，其它無(wú)任何區(qū)別。