禮貌原則在商務信函的體現(xiàn)

　　　　隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟交流不斷增多，商務信函逐漸成為開展對外經(jīng)濟貿(mào)易業(yè)務的一種重要手段。在商務信函的來往中，雙方的觀點得以表達，信息得以共享，想法得以溝通。商務信函能夠在買賣雙方中搭建橋梁，使合作在交流中得以實現(xiàn)。而商務信函的特點和功能決定了商業(yè)信函必須注重禮貌策略的表現(xiàn)。

一、突出對方本位

　　1、以對方為重的態(tài)度

　　在商務信函寫作過程中，我們應當從對方利益出發(fā)，考慮對方的處境，使對方感到自己的處境被理解，自己的地位受到尊重，從而有力的促成合作。因此，在商務信函的寫作過程中，要盡量使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：

　　第一句：Your active participation in this conference will be highly appreciated.

　　第二句：We will highly appreciate your active participation in this conference.

　　第一句沒有站在對方立場表達觀點。“我們認為”這種語氣是以自我為中心，沒有令對方感覺到尊重和重視。而第二句則以對方為中心，充分考慮了對方的感受，是禮貌原則的良好應用。需要注意的是，在收信人有過失時，刻意使用you，實際上強調(diào)了對方的錯誤，使對方面子上過不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)your attitude的內(nèi)涵。

　　2、肯定態(tài)度的應用

　　一封撰寫成功的商務信函，一定持有一種肯定的態(tài)度。人們更傾向于接受肯定的事物，所以在寫信時可以將否定態(tài)度轉(zhuǎn)化為肯定態(tài)度，以便緩和語氣。如：

　　第一句：We make no refunds after 3-month guarantee has run out.

　　第二句：We can only make refunds during the 3-month guarantee period.

　　上面兩句表達的意思是一樣的，但是收信人更傾向于第二句，因為第二句給了對方肯定的答復。在商務信函寫作中，我們應當采取一種肯定的態(tài)度，這有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關系。

　　二、詞匯的運用，使用禮貌語言

　　1、選用積極意義的詞語

　　一封在語言上經(jīng)過周密考慮的信函不僅能傳遞信息，而且能夠傳遞情感，還能體現(xiàn)出我方客氣周到的態(tài)度。在商務信函中應當選用積極意義的詞語，如pleased， satisfy， obliged， welcome等。特別是在有關催款、投訴、索賠等信函中，即便我方無過錯，也要對對方的積極努力給予肯定與贊揚，做到周到得體。例如：

　　第一句：I would appreciate having your reply by July 1st so that we can arrange the meeting.

　　第二句：You kind invitation this time is most welcome.

　　第一句中的would appreciate，第二句中的You kind invitation都傳遞出了寫信方客氣和周到的態(tài)度，能夠使人更樂于接受，從而更有利于雙方的交流合作。

　　與此相反， no， cannot， claim， complaint ，inefficiency等消極詞匯應盡量避免出現(xiàn)。過于直白地加以否定，會令對方深感不悅，甚至會使對方失去合作的興趣。所以，在商務英語信函的寫作中，應盡量減少消極詞匯的使用，使語氣更加委婉。例如：“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.”更深刻的體現(xiàn)了得體原則，而 “We have received your complaint about the late arrival of the samples.”則沒有。

　　2、注意情態(tài)動詞的使用

　　商務信函往來多數(shù)是咨詢信息，洽談業(yè)務，情態(tài)動詞使用頻繁。情態(tài)動詞的恰當使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，實現(xiàn)理想的交流。

　　例如：We would like to suggest alternative where there are shipmens available.

　　在這一句中“，would like”表達出了一種客氣、請求的語氣，使對方更易于接受。而情態(tài)動詞的使用，在語氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：I should be very much obliged if you would arrange a seat on the same flight for the 18th September.

　　情態(tài)動詞can，could， will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌，所以在商務英語信函中，could和would常被使用，語氣較緩和。例如：Could you possibly forward your suggestions further more?

　　三、委婉語氣的運用

　　語氣能表達出作者的態(tài)度、情感。友好而客氣的語氣能給對方留下一種禮貌的印象，從而有力的促進合作意向的達成。

　　1、被動語態(tài)的正確使用

　　被動語態(tài)在英語中適用范圍較廣，在英語商務信函中，作用更加重要。被動語態(tài)只強調(diào)動作的接受者，所以，更能體現(xiàn)出我方的禮貌態(tài)度。例如：

　　第一句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons.

　　第二句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920cartons were shipped against 1000 cartons.

　　第一句中，通過使用you only shipped而直接表達了對收信人的責備，但如果過錯是由于代理人造成的，這樣的句式就容易使對方受到傷害。在第二句中，被動語態(tài)的使用沒有指出動作的執(zhí)行著，沒有追究責任，只是想要盡早的解決問題，這樣使人更易于接受。

　　2、疑問句型的正確使用

　　相比陳述句，疑問句型是通過詢問別人的意愿來表達請求，語氣上更加委婉。例如：

　　第一句：Quote us CIF 5%New York.

　　第二句：We request you to quote us CIF 5%New York.

　　第三句：Could you quote us CIF 5%New York?

　　第一句使用命令語氣過強，容易使讀信人不悅，因為它違背了商務交往中的平等原則。第二句的語調(diào)比較溫和，但表達直接。第三句用疑問句型表達同樣的意思，語氣客氣，禮貌得體。

　　3、條件句型的正確使用

　　條件句型的正確使用能使語氣更加友好得體，能夠協(xié)商、試探地提出我方的建議。例如：

　　第一句：If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us you’re your specific inquiry ，and quotation will be forwarded without delay.

　　第二句：We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice.

　　以上兩句均使用if條件句，語氣友好，委婉得體，具有更大的協(xié)商空間，讓讀信人感到被尊重，更易于接受，從而大大提高合作的可能性。