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如何做好溝通與協(xié)調(diào)工作

時(shí)間: 曾揚(yáng)1167 分享

  做好“三不”

  首先,要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過,沒有全局在胸,是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位,要面對層出不窮的新情況、新問題,處理好這些工作必須要把握好全局,要有全局觀。要讓他們學(xué)會從宏觀上把握工作的全局,要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件,遇到什么做什么,不能高瞻遠(yuǎn)矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點(diǎn)就高了,辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時(shí)也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護(hù)大局、服從大局,真正從大局出發(fā),把增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間,部門之間的團(tuán)結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。

  其次,要超前運(yùn)籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)為,水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷,一切事物都在變化之中,不能用形而上學(xué)的眼光看形勢,要用發(fā)展的眼光認(rèn)識形勢。萬物的運(yùn)行皆有規(guī)律。古語言,凡事“預(yù)則立,不預(yù)則廢”,“多算勝,少算不勝,何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀也是領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”,同樣辦公室的工作人員必須要有超前運(yùn)籌的意識,例如制定工作預(yù)案、工作計(jì)劃等等。而且要明確工作的重點(diǎn),確保各項(xiàng)工作有條不紊、忙而有序的進(jìn)行。同時(shí)要密切注視工作的進(jìn)展情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)由于銜接不及時(shí)或其他難以預(yù)測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。

  第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼,這一點(diǎn)也不假。人在沖動的情況中,就會喪失理智,思維混亂,做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災(zāi)難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量,且能沉著冷靜積極地理解對方,并用換位思考來考慮共同面臨的問題,以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。

  處理好“四個統(tǒng)一”的關(guān)系

  第一、處理好程序性與時(shí)效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓,辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達(dá)到最佳效果,否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機(jī)會,影響工作的實(shí)際效果。為此,在做具體工作時(shí)要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上,必須要堅(jiān)持時(shí)效第一,急事急辦的原則。有時(shí)甚至要反程序而行之,先溝通協(xié)調(diào)有關(guān)方面解決問題,再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外,危機(jī)時(shí)刻還可以臨時(shí)越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領(lǐng)導(dǎo)請示,可以妥善處理后再將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有時(shí)為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié),可把領(lǐng)導(dǎo)指示不通過中間部門而直接下達(dá)到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事,又根據(jù)急緩程序堅(jiān)持時(shí)效性收到事倍功半的效果。

  第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級之間的關(guān)系時(shí),由于辦公室受角色的制約,不可能事事都身臨其中,從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者,由于體制和個人素質(zhì)等方面的差異,有的辦公室人員從個人利益的角度考慮,將對上級與對下級的服務(wù)割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承,對下級傲慢驕橫、盛氣凌人,一副“哈巴狗”形象。其實(shí)上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的,其出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來,才能使服務(wù)更到位,更有效。所以,辦公室應(yīng)該對上級的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見要高度重視,作充分的準(zhǔn)備,全面領(lǐng)會精神實(shí)質(zhì),確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實(shí)。同時(shí)對下級要放下架子,拉下面子,要“不恥下問”,多看看低層的疾苦,多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益,做到秉公辦事,并保障問題的解決與上級政策的順利的實(shí)施。

  第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務(wù)性工作多,其實(shí)幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅(jiān)持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則,既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事,更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的,辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何,往往是為人處世能力的真實(shí)寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的,“吾日三省吾身”的高度,但也要使自己學(xué)會在“動”中聚精會神做事;在“靜”中總結(jié)提高,使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應(yīng)辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率,才能出色地完成各項(xiàng)工作。

  第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力,戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時(shí),一方面要有原則性,特別是在大是大非面前要堅(jiān)定立場、原則。否則,一味的追求“和”為貴,而遷就無原則的事,就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力,單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面,要有靈活性。由于許多事情人們無法預(yù)料,所以辦公室必須隨時(shí)調(diào)整思想改變應(yīng)急對策,多做思考換位靈活應(yīng)對,堅(jiān)持以理服人切忌以形而上學(xué)、本本主義的思維方式生搬硬套,簡單行事,這樣只會進(jìn)一步激化矛盾。在實(shí)際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補(bǔ)短,才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一,否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。

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