如何高效利用上班精力

　　導語：　我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進入到某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，干得多賣力。想要見我們的人排到了門外，排到了街上。我們的未完成清單長得都拖到了地上，我們的收件箱從來沒有清空的時候。如何將上班時間和精力高效利用呢?

　　一個接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合伙人，我們討論的事情中，有一項就是如何在在有限的時間里有效地應對高強度任務——客戶想要和他約時間;合伙人和其他員工希望他解決他們擔憂的問題，處理爭端;這些人還對他的郵箱“狂轟濫炸”(當然還有其他人);未處理清單沒有到頭的時候。當然，要應對這個挑戰(zhàn)，關鍵是要知道為你的愛人和朋友，身體鍛煉還有其他個人需求騰出時間的重要性。

　　當我們沒有足夠時間完成要求的任務時，我們常常被建議說要“分個優(yōu)先級”，好像這就能夠神奇地解決問題似的。但是，在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中，我發(fā)現(xiàn)分優(yōu)先級的方式收效甚微，部分原因在于做起來太容易。我們先來下個定義：分優(yōu)先級是給事務分等級的過程，比如要占用我們時間的人，未處理清單上的內容，收件箱里的郵件等等，要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷，但大多數(shù)情況下只是直接依靠感覺做出排列。當看到會議請求，未處理清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然后我們就可以把不同的事情進行比較，并排好次序。

　　問題來了。排完優(yōu)先級后，我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會把不那么重要的事項放在“以后”來做。但是從來沒有所謂的“以后”。未完成清單從來沒有底的。

　　我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進入到某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，干得多賣力。想要見我們的人排到了門外，排到了街上。我們的未完成清單長得都拖到了地上，我們的收件箱從來沒有清空的時候。

　　讓我們許多人犯的錯誤是幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力，加班時間更長，用“更聰明”(不管到底怎么個聰明法)的方式工作，希望有一天能把清單上的事情都做完，但到頭來是一場空。

　　關鍵點在于，排優(yōu)先級是必要但不充分的。重點在下一步上，鑒別歸類。處理突發(fā)事件的醫(yī)務人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需治療，還有哪些已經沒救了。對我們普通人來說，鑒別歸類意味著不要只關注最重要的事項，而把不那么重要的事情放到“以后”來做，而是主動忽略占大比例的那些未及重要性門檻的事情。

　　■第一步要把事物重新組織一下。

　　把滿滿的收件箱，沒做完的工作清單，還有排在門外的失望人群視作失敗，這沒有任何幫助。這種觀點會推動我們更努力工作，希望有一天能完成任務，但這是無用功。這場戰(zhàn)斗我們如何都打不贏，因為在職業(yè)的某一個階段，不管我們如何投身事業(yè)，我們所面臨的潛在挑戰(zhàn)總是超出我們能力所及。所以，收件箱，工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標志，證明人們需要我們的時間和關注。最終的勝利不是贏得一場戰(zhàn)斗的勝利，而是一場戰(zhàn)爭的勝利：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事情，而是清單上全部都是重要事情，而你完成了。不是處理完所有排隊人群的問題，而是把真正重要的人的問題處理完。

　　■下一步就是停止使用錯誤工具。

　　我們在“時間管理”和“個人生產力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰(zhàn)術上有效，但是在戰(zhàn)略上進行鑒別歸類時就沒用了。記?。喝蝿詹皇且谐銮鍐危菦Q定哪些可以刪除，并且堅持執(zhí)行。

　　■最后，我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題，因為這部僅僅是個認知過程。

　　主動忽略一些事情，拒絕一些人會產生一系列情緒，極大地影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處，但只有我們關注它的情緒維度，我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會有效。

　　這個過程可能當下就在進行。剛才當你讀到上面說的“不是真正重要的人”時，你很可能會退縮，覺得這也太無情了。我讀到這里時也打退堂鼓，而且這還是我寫的!這個反應是可以理解的，也正解釋了為什么我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效地進行鑒別歸類和成為“混蛋”之間有清晰界限，而我們中的許多人生怕跨過這條線，但是其實還離得遠呢。

　　要進行有效地鑒別分類，我們需要加強管理這些擔憂和其他相關情緒的能力(這里是管理不是壓抑)。正如USC的神經學家Antonio Damasio所寫的(也正如每個人自己經歷的)那樣，情緒會“產生對于目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支持機制(比如工作記憶)，從而影響有效決策的制定。但這正是我們在主動忽略一些事物時所發(fā)生的。處在鑒別歸類核心的決定會產生我們無法完全駕馭的情緒。

　　當我們面對無法完成的工作要求時，我們會感到焦慮，害怕，后悔，甚至氣憤。但是我們常常沒有充分意識到或者接觸到這些情緒，以便有效利用。它們在我們的自主意識水平之下產生，無可避免的影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在壓力下時，我們無法意識到這種影響，失去了做出符合需求的最佳選擇的機會。

　　加強情緒管理是一個復雜的任務，但是我們可以采取以下步驟進行：

　　■調整思維模式來體現(xiàn)情緒的重要性，體現(xiàn)情緒在理智思考和決策制定時的重要性。我們的想法會影響我們的經歷。

　　■更關心自己的身體。定期運動，保持充足睡眠已經被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。

　　■參與一些需要專注力的日常事務。冥想，寫作，和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力，幫助我們更敏銳的感知情緒，并對我們的經歷形成新的看法，從而幫助我們理解情緒的含義。

　　■增加我們描述情緒的詞匯量——指的就是字面意思。擴大詞匯量來描述自己的情緒，不但能幫助我們更好地與他人交流，也幫助我們更好地了解我們自己。

　　我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適——要能夠意識到進行鑒別歸類會產生困難情緒，這樣我們就能面對沒完沒了的未完成清單，爆了的收件箱，還有排隊想要獲得我們關注的人們。和善但是堅定的說“不“。