淺析合同審核需要注意的要點及方法(2)
四、合同附件
(一)審“對方營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼等證件(加蓋公章)復印件” 需要注意年檢、證件有效期的情況。
(二)審“對方簽約代表授權(quán)書、被授權(quán)人身份信息” 審核授權(quán)人簽名、授權(quán)書范圍、期限等有效性(審核公章)。
(三)審“其它附件”
需要注意：附件內(nèi)容是否明確,是否與合同正文沖突,如有沖突是否有解釋順序等。其它附件包含：
1.從合同：
(1)擔保類合同：抵押/質(zhì)押/定金/保證/留置;
(2)補充協(xié)議：需要注明補充協(xié)議是主合同的組成部分，具有同等法律效力，有沖突的以補充協(xié)議為準。
2.合同各方批準、聲明文件：如各方提供的股東會/董事會決議/聲明函等;
3.相關(guān)政府部門的登記、備案或批準文件。
五、合同尾部
(一)審“簽字、蓋章”
1.簽字環(huán)節(jié)或之前，確認簽字人為被授權(quán)人，核對身份證件。
2.盡量讓對方法定代表人簽字，并使用公章;
某些不法企業(yè)會使用未經(jīng)工商備案登記的合同專用章簽訂合同，一旦發(fā)生糾紛，則需要舉證證明對方的主體適格。
此外，合同履行過程中，對方使用的非公章，如財務章、業(yè)務章、合同專用章、收貨章，需要由對方公司加蓋公章事先確認。標的較大的合同，還需要到工商局查閱對方檔案調(diào)閱工商檔案確認所用公章是否備案的公章
一般情況下，簽訂合同要求用“公章”或“合同專用章”;對賬應使用“公章”、“合同專用章”或“財務專用章”;簽收貨物可使用“公章”、“合同專用章”、“財務專用章”或“業(yè)務專用章”等。
(二)審“簽約時間”
合同落款處應當有簽訂的具體時間，這關(guān)系到合同生效的時間以及其合同履行期限的確定等問題，因此，建議簽約時間宜打印，避免出現(xiàn)一方未填寫簽約時間以致合同成立時間產(chǎn)生分歧的情況。
(三)審“簽約地點”
合同簽約地，與合同糾紛的管轄約定相關(guān)。
六、簽約時注意事項
(一)注意合同頁碼、加蓋騎縫章; 防止合同相對方替換合同內(nèi)容。
(二)公司業(yè)務人員對外簽約時需要授權(quán)。
建議公司在有關(guān)介紹信、授權(quán)委托書、合同等文件上盡可能明確詳細地列舉授權(quán)范圍，以避免不必要的爭議。業(yè)務完成后應盡快收回尚未使用的介紹信、授權(quán)委托書、合同等文件。
公司業(yè)務人員離開公司后，建議您在與其辦理交接手續(xù)的同時，向該業(yè)務人員負責聯(lián)系的客戶發(fā)送書面通知，告知客戶業(yè)務人員離職情況。
(三)合同簽訂前意向書或保密協(xié)議的簽訂
如果不希望意向書是一份有效的合同，則需要寫明該意向書不具備法律效力(保密條款等除外)，否則可能會產(chǎn)生法律效力。
(四)合同談判、履行階段書面材料的確認
合同談判的各個階段，最好能留下書面材料(如會議紀要等)，合同簽訂和履行過程中雙方的電傳、信函要書面留存專人保管，票據(jù)往來應保留交接手續(xù);合同變更要以書面形式，并經(jīng)雙方簽字認可?？傊?，就是盡量有“雙方有效確認的書面材料”。
上述合同審核要點主要針對買賣合同，而在中國大陸實踐中，買賣合同羅列上述全部條款的并不多見。不同種類的合同條款差異很大，有的合同要求各方面的內(nèi)容都要涉及，有的合同(比如訂單)要求簡明扼要，有的合同必備條款在法律上有明確規(guī)定，因此，應根據(jù)合同的特殊性設置相應的合同條款，避免相應的交易風險。
另外，對于重大的合同，需要法律初審、法律復核，還可能涉及技術(shù)審、財務審等。
合同審計的意義
在當前，開展合同審計的工作，具有很重要意義：
通過合同審計，有助于完善合同條款;
通過合同審計，有助于強化企業(yè)內(nèi)部控制機制，加強相關(guān)業(yè)務部門責任;
通過合同審計，有助于確保合同合法合規(guī)，避免或減少經(jīng)濟糾紛，防范合同風險;
通過合同審計，有助于依法維護合同當事人的合法權(quán)益。
合同審查方法
1、合同條款的審查。基本的步驟和方法就是合同條款的審查.全面細致地對合同條款逐一審查,這是審查合同的基本方法.但審查應該有重點。有三方面內(nèi)容必須審查：一看合同的主體,二看合同的標的,三看合同的數(shù)量條款。此三者為合同的必備條款.無此三者則合同不能成立.對于特定合同按照特定合同的特點和要求對其必備條款進行審查,查漏補缺。
2、文字審查,合同是文字的游戲,使用規(guī)范的語言能夠避免誤會防止爭議的發(fā)生。
3、合法性審查.主要審查是否違反法律強制性規(guī)定,合同的無效問題。
4、涉他權(quán)利審查.合同標的可能涉及他人知識產(chǎn)權(quán)或者其他利益,應該進行審查,避免侵權(quán).
5、清潔條款審查.清潔條款的審查很重要.在科技發(fā)達的當今社會仿制模仿的技術(shù)非常高了,清潔條款對于避免糾紛發(fā)生很重要。
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