社區(qū)檔案管理制度
檔案是需要安全嚴(yán)格管理并保存的物品，因此社區(qū)檔案的建設(shè)管理應(yīng)該嚴(yán)格遵循規(guī)章制度。學(xué)習(xí)啦小編為你整理了社區(qū)檔案管理制度，希望你喜歡。
社區(qū)檔案管理制度篇一
檔案收集制度
1、根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，在本社區(qū)活動中形成的，記錄和反映本社區(qū)工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件，格式符合國家規(guī)定，必須用碳素或藍(lán)黑墨水書寫，不得用紅黑水、藍(lán)圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙書寫。
3、外出學(xué)習(xí)、開會、考察等活動中帶回的文件資料，應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷前移交檔案室。
4、移交文件材料應(yīng)填寫移交清單一式兩份，雙方清點(diǎn)核對后簽字，各存一份備查。
檔案整理制度
1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規(guī)則》或《文書立卷方法》，必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規(guī)則》應(yīng)在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面，編制歸檔文件目錄。
2、會計(jì)檔案由本社區(qū)財(cái)務(wù)人員按要求整理完畢后，于次年2月底前移交檔案室。
3、基建檔案由負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目的人員在項(xiàng)目竣工、驗(yàn)收后3個月內(nèi)整理、編目、造冊，集中統(tǒng)一移交檔案室。
4、設(shè)備檔案由設(shè)備采購部門或人員在設(shè)備到貨后，由檔案人員一起參加開箱驗(yàn)收，并登記、及時歸檔后再提供利用。
5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明(時間、內(nèi)容、地點(diǎn)、人物、攝影者、背景等)后，向檔案室移交歸檔。
檔案保管制度
1、非檔案工作人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。
2、堅(jiān)持檔案室溫濕度測記工作，高溫、高濕季節(jié)積極采取降溫、除濕措施，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物，做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。
4、保持檔案室清潔衛(wèi)生，確保檔案安全。
檔案利用制度
1、社區(qū)檔案室要建立檔案利用登記表(冊)，利用檔案必須填寫利用登記表。
2、利用檔案必須在檔案室查閱，特殊情況需借出時，須經(jīng)社區(qū)委會主任批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借出手續(xù)、按時歸還。
3、借閱檔案者不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散和損毀檔案，不得在檔案原件上圈點(diǎn)、加注、涂改、污損。
4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密，不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容和泄漏檔案秘密。
5、外單位借閱檔案須持單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。
6、借出歸還的檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即上級部門報(bào)告。
檔案人員變更交接制度
1、社區(qū)組織檔案人員由社區(qū)文書擔(dān)任。
2、檔案人員變換，要切實(shí)履行交接手續(xù)。
3、交接內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案有關(guān)設(shè)備、參考資料、登記、統(tǒng)計(jì)臺帳等。
4、交接雙方要認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容，并做好檢查記錄。
5、檔案人員變換，要向縣檔案局備案。
社區(qū)檔案分類大綱示意圖
社區(qū)級檔案：
1、文書檔案
2、會計(jì)檔案
3、科技檔案
4、電子檔案
5、聲像檔案
6、實(shí)物檔案
社區(qū)檔案管理制度篇二
1、目的：為規(guī)范創(chuàng)建安全社區(qū)的檔案管理，做好創(chuàng)建安全社區(qū)過程中相關(guān)材料的統(tǒng)一管理、收集、保存、開發(fā)和利用，特制定本管理辦法。
2、適用范圍：本管理辦法原則上適應(yīng)于辦事處轄區(qū)內(nèi)各級各類安全社區(qū)的創(chuàng)建過程中形成檔案的管理，各社區(qū)可根據(jù)本辦法制定管理實(shí)施細(xì)則。
3、管理職責(zé)：創(chuàng)建安全社區(qū)促進(jìn)委員會辦公室應(yīng)設(shè)置一名專(兼)職安全社區(qū)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案管理。
4、管理內(nèi)容與管理方法
(1)歸檔范圍：創(chuàng)建安全社區(qū)過程中主要工作所形成的文字材料、圖片圖紙、音像制品等。
(2)歸檔要求
①歸檔文件材料應(yīng)完整，準(zhǔn)確，簽批手續(xù)完備。
?、跉w檔文件的形成和書寫材料，須易于長期保存，一般使用黑色碳素筆書寫。
③歸檔文件的材料整理應(yīng)符合入檔條件。
?、軞w檔文件材料須經(jīng)過創(chuàng)建安全社區(qū)的促進(jìn)委員會主任或該社區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、部門、單位負(fù)責(zé)人審核簽字。
?、輵?yīng)歸檔材料應(yīng)于次年3月底前，向安全社區(qū)促進(jìn)委員會辦公室檔案室移交歸檔。
?、薷黝悜?yīng)歸檔材料一般歸檔1份，特殊材料應(yīng)歸檔2-3份。
(3)歸檔分類
?、俜诸愒瓌t：根據(jù)創(chuàng)建安全社區(qū)過程中形成材料內(nèi)容與形成特點(diǎn)進(jìn)行分類，保持各類之間有機(jī)聯(lián)系，便于檢索和查閱。
?、跈n案分類：所有創(chuàng)建安全社區(qū)過程中形成的應(yīng)歸檔材料分為一級八大類;二級;三級類別由各社區(qū)根據(jù)工作進(jìn)程，從一級，二級中分設(shè)并保持與上一級的聯(lián)系。
(4)歸檔案卷的存放排列
①檔案按大類分別在檔案櫥架排列，小類應(yīng)緊靠大類依次排列，即一級→二級→三級。
?、跈n案的存放年限排序：同一大類的案卷首先按年度分別排列，在各年度內(nèi)，先按保存期限永久、長期、短期的順序排列，再將同一保管期限的案卷按順序排列。
(5)檔案號的編制
?、贆n案的檔案號由分類號、案卷號組成。
?、谕荒甓葍?nèi)按三個不同保存年限分別編寫件號(一年三位自然順序號)。
(6)歸檔手續(xù)：各類文件材料歸檔前，應(yīng)填寫移交目錄一式兩份，經(jīng)規(guī)定負(fù)責(zé)人審定并在目錄上簽字后，向檔案部門移交。交接時，雙方經(jīng)清點(diǎn)無誤后，均在目錄上簽字，移交目錄雙方分別保存。
(7)檔案的借閱：檔案借閱須履行嚴(yán)格手續(xù)，填寫借閱申請單，經(jīng)分管檔案的負(fù)責(zé)人和檔案管理員雙人簽字后方可借閱，借閱期已到，延期不還者每延期一天罰款50元，依次累計(jì)。
5、相關(guān)規(guī)定
(1)檔案專兼職管理員變動，須辦理相關(guān)關(guān)交接手續(xù)。檔案鑒定5年進(jìn)行一次。
(1)催交：創(chuàng)建安全社區(qū)委員會辦公室對應(yīng)歸檔的材料進(jìn)行審查，對未及時歸檔、歸檔不齊者，限期在規(guī)定時間到期后一周內(nèi)移交，對未及時歸檔、歸檔不齊者按社區(qū)部門工作目標(biāo)責(zé)任書考核，兌現(xiàn)處罰。
6、檔案管理記錄
應(yīng)根據(jù)本管理辦法要求，結(jié)合辦事處實(shí)際，統(tǒng)一設(shè)計(jì)辦事處各級各類安全社區(qū)檔案管理的相關(guān)記錄
7、本管理辦法自發(fā)布之日起試行，每年完善修正一次，每3年修訂一次。
安全社區(qū)促進(jìn)委員會
社區(qū)檔案管理制度篇三
一、社區(qū)檔案管理人員崗位職責(zé)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行社區(qū)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、熱愛檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，確保檔案工作順利完成。
3、集中統(tǒng)一管理本社區(qū)的全部檔案，并對本社區(qū)各種文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
4、認(rèn)真做好檔案保管工作，定期檢查檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。
5、積極開發(fā)檔案信息資源，認(rèn)真做好接待利用工作，為社區(qū)各項(xiàng)工作服務(wù)。
6、按規(guī)定認(rèn)真做好其他各項(xiàng)工作。
二、社區(qū)立卷歸檔制度
1、凡是反映本社區(qū)工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
2、當(dāng)年形成辦理的文件材料，一般在次年六月底前完成立卷歸檔工作，歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。
3、檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。(1)分類清楚，組卷合理。(2)案卷標(biāo)題擬寫完整、準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件目錄、備案表和案卷封面填寫齊全、清楚。(3)卷內(nèi)無金屬物，破損文件得到修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀，不影響閱讀。(4)案卷按一定的次序系統(tǒng)排列、編號，并編制案卷目錄等檢索工具。(5)按《歸檔文件整理規(guī)則》整理文件應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定要求。4、有關(guān)部門和人員向檔案室移交檔案時，雙方應(yīng)當(dāng)履行移交手續(xù)。
三、社區(qū)檔案保管制度
1、檔案庫房應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)管理，檔案管理人員要切實(shí)履行管理職責(zé)。
2、庫房鑰匙由檔案管理人員保管，其他人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
3、切實(shí)做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物(霉菌、蟲、鼠)、防火、防盜等工作，保持庫內(nèi)整潔衛(wèi)生，無雜物堆放。
4、要經(jīng)常對案卷及庫內(nèi)情況進(jìn)行檢查，檔案收進(jìn)、移出、鑒定、銷毀、利用等都要及時進(jìn)行記錄和登記。
5、檔案管理人員調(diào)動，應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)。
四、社區(qū)檔案保密制度
1、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密制度，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，忠于職守，保持警惕，確保檔案的安全。
2、庫內(nèi)檔案的管理要做到安全、規(guī)范，有專柜存放。
3、借閱利用檔案，應(yīng)認(rèn)真履行手續(xù)，原則上檔案不外借。
4、檔案人員應(yīng)以身作則，嚴(yán)于律已，除工作需要外，不與任何人談?wù)摵托孤稒n案機(jī)密。
5、經(jīng)鑒定后銷毀檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行有關(guān)手續(xù)。
五、社區(qū)檔案利用制度
1、本社區(qū)工作人員和居民因工作或生活需要，均可利用檔案。外單位人員查閱檔案應(yīng)持介紹信或其他合法證件，經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)同意，方可利用檔案。
2、利用者應(yīng)按規(guī)定填寫《檔案利用登記表》，并在檔案閱覽室查閱檔案。
3、檔案原則上在檔案閱覽室查閱，一般情況不外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，并在二天內(nèi)歸還。
4、檔案利用者必須維護(hù)檔案的完整與安全，嚴(yán)禁拆卷、撕頁、污損、涂改、圈劃、標(biāo)注等有損檔案原貌的行為發(fā)生。
5、借閱歸還的檔案，管理人員要當(dāng)面檢點(diǎn)無誤方可辦理注銷手續(xù)。
6、利用者應(yīng)及時向檔案室反饋檔案查閱利用情況。
檔案管理人員崗位職責(zé)
一、檔案管理人員要嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。
二、要認(rèn)真做好文件、資料的立卷、歸檔、收集、整理和鑒定工作，編制各種檢索工具。
三、要加強(qiáng)對檔案的保管，做好“八防”(防水、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光)。
四、建立查、借、閱檔案原始記錄，做好檔案的提供利用工作。
五、經(jīng)常檢查、清點(diǎn)、整理室藏檔案、確保檔案無損害、無丟失。
六、遵守保密守則，做好經(jīng)常性的安全保衛(wèi)工作。
七、積極編研檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
社區(qū)檔案管理制度篇四
1、文件復(fù)印管理辦法
一、復(fù)印文件、資料應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記和交接手續(xù)。
二、復(fù)印涉密性文件，須按秘密文件管理的要求管理，嚴(yán)格控制份數(shù)，發(fā)生時復(fù)印單位要進(jìn)行登記，閱辦后應(yīng)按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷毀。
三、“四大文件"(中央、國務(wù)院、省委、省府文件)原則上不得復(fù)印，特殊情況須按保密規(guī)定請示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四、有關(guān)業(yè)務(wù)往來單位需復(fù)印文件資料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并收取成本費(fèi)用。
2、立卷歸檔制度
一、歸檔范圍
參照國家《歸檔范圍及保管期限表》的規(guī)定，制定出本單位不同門類檔案的歸檔范圍，將歸檔的文件材料收集齊全。
二、歸檔時間
本單位在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)立卷歸檔的文件材料，在次年上半年立卷歸檔完畢;違紀(jì)違章案件在結(jié)案年立卷;聲像檔案在各項(xiàng)活動結(jié)束后立卷;基建檔案在竣工驗(yàn)收后立卷;會計(jì)檔案在辦完決算后立卷，由財(cái)會室保管一年后交本單位綜合檔案室保管。
三、歸檔要求
1、歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2、在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件正件與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起，文電應(yīng)合一立卷。
3、文件材料的整理立卷，必須按照分類方案立卷，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
3、檔案保管制度
一、集中統(tǒng)一管理本單位形成的各種門類、各種載體的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。
二、建立全宗卷，并內(nèi)容充實(shí)，符合規(guī)范;檔案室內(nèi)應(yīng)有檔案資料存放示意圖和柜格指引卡。
三、貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，認(rèn)真做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強(qiáng)光、防有害氣體和檔案狀況檢查等方面工作。
四、切實(shí)做好溫濕度調(diào)節(jié)工作，并堅(jiān)持庫房溫濕度測記，在高溫濕季節(jié)采取積極措施降低庫房內(nèi)的溫濕度，力爭將溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在40%-60%。
五、堅(jiān)持每季度定期檢查檔案，并做好記錄，做到檔案室無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象的事件。
六、做好檔案進(jìn)出登記，做到賬實(shí)相符。
4、檔案查閱借閱制度
一、查閱檔案原則上在閱覽室進(jìn)行。一般只能查閱本部門形成的檔案，如查閱其他部門的檔案，需經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
二、外單位人員查閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出。歸還時要當(dāng)面點(diǎn)交清楚。借出檔案，一般不超過五天，若需續(xù)用者，必須辦理續(xù)借手續(xù)。
四、借閱者要妥善保管檔案，不準(zhǔn)在借閱的檔案上勾劃、圈點(diǎn)、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、復(fù)制，不準(zhǔn)移出卷內(nèi)文件，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人;確因工作需要復(fù)印檔案，須經(jīng)檔案管理人員同意。
五、損毀、丟失、涂改、污損或偽造檔案，一律按《檔案法》中有關(guān)規(guī)定予以處罰。
5、檔案統(tǒng)計(jì)制度
檔案統(tǒng)計(jì)是以表冊、數(shù)字的形式、系統(tǒng)地反映檔案產(chǎn)生的數(shù)量、速度、室藏檔案的狀況和變化，利用檔案的效率和發(fā)展趨勢，從而為本單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作決策提供可靠依據(jù)。為此，特制訂檔案統(tǒng)計(jì)制度。
一、檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須依照統(tǒng)計(jì)法和國家有關(guān)規(guī)定，如實(shí)地統(tǒng)計(jì)檔案資料，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)，更不能偽造、篡改。
二、認(rèn)真做好檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部份工作。檔案登記最基本的內(nèi)容是檔案數(shù)量和狀況的登記，以及檔案利用的登記;檔案綜合統(tǒng)計(jì)就是檔案利用、檔案工作人員、檔案室建立等情況的統(tǒng)計(jì)。
三、檔案統(tǒng)計(jì)不只限于一般地登記數(shù)字和填送報(bào)表，應(yīng)對收集的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理，分析研究，從中發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見，以便做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。
6、檔案資料收集辦法
一、資料是人們在工作、學(xué)習(xí)中用于參考的各種公開或內(nèi)部出版物和文件、檔案的復(fù)制品。一般包括書刊、報(bào)紙、傳單、簡報(bào)、地圖、圖片、圖表、錄音錄像帶等出版物。資料在實(shí)際工作中具有重要的參考作用。
二、本單位收集資料的范圍主要是于單位職能工作有一定參考作用的交通年鑒、交通電力法規(guī)匯集、電力科技、電力統(tǒng)計(jì)資料、四大文件及其它刊物。
三、各處室收集或編制的資料應(yīng)即時向檔案室送交一至兩套，以備借閱參考。
四、通過各種途徑收集有關(guān)資料，使檔案室保存的資料內(nèi)容豐富而有特色，便于機(jī)關(guān)工作參考利用。
7、檔案保密制度
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《保密法》增強(qiáng)保密意識，提高保密的自覺性，嚴(yán)格依法辦事。
二、檔案管理人員和借閱檔案的人員，均負(fù)有保守檔案秘密的義務(wù)，嚴(yán)格遵守保密守則，不在公共場所談?wù)摍n案文件內(nèi)容，不給私人索取提供檔案材料，不得非保密本上記錄檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶檔案材料探親訪友或進(jìn)入公共場所，保守檔案機(jī)密。
三、嚴(yán)格檔案查、借閱手續(xù)，認(rèn)真按《檔案利用制度》、《檔案鑒定制度》辦事，絕密、機(jī)密檔案文件，只能在閱覽室查閱，若因工作需要借走或復(fù)印，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出利用的各類檔案，必須妥善保管，不準(zhǔn)私自復(fù)印或帶回家中。
四、經(jīng)鑒定屬銷毀的檔案材料，由鑒定小組指派專人，護(hù)送到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
五、非檔案室人員不得進(jìn)入檔案室，無關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案室，檔案室柜鑰匙不得交他人或放在不謹(jǐn)慎的地方。
六、對來訪客人進(jìn)行登記，做好保密情況記錄，并立卷歸檔。
七、經(jīng)常關(guān)好門窗，如發(fā)現(xiàn)有失密現(xiàn)象應(yīng)及時報(bào)告，及時處理。
8、檔案鑒定銷毀制度
一、檔案的鑒定銷毀是檔案工作的重要內(nèi)容。為了保證庫存檔案質(zhì)量，提高檔案設(shè)施的使用率，制定檔案的鑒定銷毀制度。
二、檔案的鑒定銷毀，按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及檔案規(guī)范中歸檔范圍和保管期限，由檔案自身實(shí)際保存價值確定，對失去價值超過保管期限，又無歷史憑證作用的檔案，應(yīng)在鑒定后予以銷毀。
三、對庫存檔案材料要定期進(jìn)行鑒定，在征求有關(guān)處室意見基礎(chǔ)上，提出銷毀檔案的初步意見并造好清冊，經(jīng)辦公室主任審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
四、對于經(jīng)過鑒定銷毀的檔案材料，由鑒定人填寫銷毀清冊一式二份，一份經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后歸檔，一份交檔案形成部門備查。
五、銷毀檔案材料，須到指定紙廠進(jìn)行，并有監(jiān)銷人在場，直到全部檔案材料化為紙漿。
六、重要的歷史資料，未到期的檔案材料不得銷毀。
9、檔案利用制度
一、檔案室保存的檔案主要滿足本單位工作的查考，為本單位兩個文明建設(shè)服務(wù)，檔案工作人員要積極提供利用，開展好咨詢服務(wù)工作。
二、外單位查閱檔案必須兩人以上憑單位介紹信方可查閱，查閱黨內(nèi)文件，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);檔案一般不借出，情況特殊需借出時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，期限不超過三天、收回時嚴(yán)格檢查，并注銷借閱手續(xù)。
三、查閱檔案必須在檔案人員指定的地點(diǎn)(閱覽室)查閱，查閱時不能在檔案文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、批注和將文件抽換、裁剪、撕毀或拍照，違者必究。
四、查閱檔案人員摘抄的檔案內(nèi)容要經(jīng)過檔案人員核對無誤加蓋公章后方能有效。
五、查(借)檔案應(yīng)反饋利用效果，填寫利用效果登記簿，并跟蹤考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或?qū)ｎ}整理匯編，年終寫出利用工作總結(jié)。
10、檔案庫房管理制度
一、檔案實(shí)行專人管理。檔案室的鑰匙由檔案管理員管理。因事需交由他人臨時保管的應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并作好登記。
二、檔案庫房應(yīng)堅(jiān)固、安全，與辦公室分開，配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施設(shè)備。
三、檔案庫房屬機(jī)要重地，非檔案人員不得入內(nèi)。
四、檔案庫房須整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊、美觀，并保持庫房適宜的溫濕度;檔案管理人員應(yīng)定期檢查并作好記錄。
五、檔案人員要隨時檢查案卷，發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)及其它異常情況要及時采取補(bǔ)救措施并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
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3.檔案室管理制度