社區(qū)檔案管理制度范本
社區(qū)檔案管理制度范本
為規(guī)范創(chuàng)建安全社區(qū)的檔案管理，做好創(chuàng)建安全社區(qū)過(guò)程中相關(guān)材料的統(tǒng)一管理、收集、保存、開(kāi)發(fā)和利用，需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。接下來(lái)學(xué)習(xí)啦小編為你帶來(lái)了社區(qū)檔案管理制度范本。
社區(qū)檔案管理制度范本一
一、社區(qū)檔案管理人員崗位職責(zé)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行社區(qū)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、熱愛(ài)檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，確保檔案工作順利完成。
3、集中統(tǒng)一管理本社區(qū)的全部檔案，并對(duì)本社區(qū)各種文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
4、認(rèn)真做好檔案保管工作，定期檢查檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。
5、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，認(rèn)真做好接待利用工作，為社區(qū)各項(xiàng)工作服務(wù)。
6、按規(guī)定認(rèn)真做好其他各項(xiàng)工作。
二、社區(qū)立卷歸檔制度
1、凡是反映本社區(qū)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
2、當(dāng)年形成辦理的文件材料，一般在次年六月底前完成立卷歸檔工作，歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。
3、檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。(1)分類清楚，組卷合理。(2)案卷標(biāo)題擬寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件目錄、備案表和案卷封面填寫(xiě)齊全、清楚。(3)卷內(nèi)無(wú)金屬物，破損文件得到修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀，不影響閱讀。(4)案卷按一定的次序系統(tǒng)排列、編號(hào)，并編制案卷目錄等檢索工具。(5)按《歸檔文件整理規(guī)則》整理文件應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定要求。4、有關(guān)部門和人員向檔案室移交檔案時(shí)，雙方應(yīng)當(dāng)履行移交手續(xù)。
三、社區(qū)檔案保管制度
1、檔案庫(kù)房應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)管理，檔案管理人員要切實(shí)履行管理職責(zé)。
2、庫(kù)房鑰匙由檔案管理人員保管，其他人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。
3、切實(shí)做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物(霉菌、蟲(chóng)、鼠)、防火、防盜等工作，保持庫(kù)內(nèi)整潔衛(wèi)生，無(wú)雜物堆放。
4、要經(jīng)常對(duì)案卷及庫(kù)內(nèi)情況進(jìn)行檢查，檔案收進(jìn)、移出、鑒定、銷毀、利用等都要及時(shí)進(jìn)行記錄和登記。
5、檔案管理人員調(diào)動(dòng)，應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)。
四、社區(qū)檔案保密制度
1、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)安全保密制度，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，忠于職守，保持警惕，確保檔案的安全。
2、庫(kù)內(nèi)檔案的管理要做到安全、規(guī)范，有專柜存放。
3、借閱利用檔案，應(yīng)認(rèn)真履行手續(xù)，原則上檔案不外借。
4、檔案人員應(yīng)以身作則，嚴(yán)于律已，除工作需要外，不與任何人談?wù)摵托孤稒n案機(jī)密。
5、經(jīng)鑒定后銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行有關(guān)手續(xù)。
五、社區(qū)檔案利用制度
1、本社區(qū)工作人員和居民因工作或生活需要，均可利用檔案。外單位人員查閱檔案應(yīng)持介紹信或其他合法證件，經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)同意，方可利用檔案。
2、利用者應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)《檔案利用登記表》，并在檔案閱覽室查閱檔案。
3、檔案原則上在檔案閱覽室查閱，一般情況不外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，并在二天內(nèi)歸還。
4、檔案利用者必須維護(hù)檔案的完整與安全，嚴(yán)禁拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、圈劃、標(biāo)注等有損檔案原貌的行為發(fā)生。
5、借閱歸還的檔案，管理人員要當(dāng)面檢點(diǎn)無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。
6、利用者應(yīng)及時(shí)向檔案室反饋檔案查閱利用情況。
檔案管理人員崗位職責(zé)
一、檔案管理人員要嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。
二、要認(rèn)真做好文件、資料的立卷、歸檔、收集、整理和鑒定工作，編制各種檢索工具。
三、要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管，做好“八防”(防水、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光)。
四、建立查、借、閱檔案原始記錄，做好檔案的提供利用工作。
五、經(jīng)常檢查、清點(diǎn)、整理室藏檔案、確保檔案無(wú)損害、無(wú)丟失。
六、遵守保密守則，做好經(jīng)常性的安全保衛(wèi)工作。
七、積極編研檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
社區(qū)檔案管理制度范本二
檔案收集制度
1、根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，在本社區(qū)活動(dòng)中形成的，記錄和反映本社區(qū)工作情況、具有查考、利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊(cè)、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件，格式符合國(guó)家規(guī)定，必須用碳素或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，不得用紅黑水、藍(lán)圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
3、外出學(xué)習(xí)、開(kāi)會(huì)、考察等活動(dòng)中帶回的文件資料，應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷前移交檔案室。
4、移交文件材料應(yīng)填寫(xiě)移交清單一式兩份，雙方清點(diǎn)核對(duì)后簽字，各存一份備查。
檔案整理制度
1、文書(shū)檔案的整理采用《歸檔文件整理規(guī)則》或《文書(shū)立卷方法》，必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規(guī)則》應(yīng)在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面，編制歸檔文件目錄。
2、會(huì)計(jì)檔案由本社區(qū)財(cái)務(wù)人員按要求整理完畢后，于次年2月底前移交檔案室。
3、基建檔案由負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目的人員在項(xiàng)目竣工、驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)整理、編目、造冊(cè)，集中統(tǒng)一移交檔案室。
4、設(shè)備檔案由設(shè)備采購(gòu)部門或人員在設(shè)備到貨后，由檔案人員一起參加開(kāi)箱驗(yàn)收，并登記、及時(shí)歸檔后再提供利用。
5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時(shí)編寫(xiě)說(shuō)明(時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)、人物、攝影者、背景等)后，向檔案室移交歸檔。
檔案保管制度
1、非檔案工作人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
2、堅(jiān)持檔案室溫濕度測(cè)記工作，高溫、高濕季節(jié)積極采取降溫、除濕措施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
3、檔案庫(kù)房放置滅鼠、殺蟲(chóng)藥物，做好檔案防蟲(chóng)、防鼠、防火、防盜、防光等工作。
4、保持檔案室清潔衛(wèi)生，確保檔案安全。
檔案利用制度
1、社區(qū)檔案室要建立檔案利用登記表(冊(cè))，利用檔案必須填寫(xiě)利用登記表。
2、利用檔案必須在檔案室查閱，特殊情況需借出時(shí)，須經(jīng)社區(qū)委會(huì)主任批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借出手續(xù)、按時(shí)歸還。
3、借閱檔案者不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散和損毀檔案，不得在檔案原件上圈點(diǎn)、加注、涂改、污損。
4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容和泄漏檔案秘密。
5、外單位借閱檔案須持單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。
6、借出歸還的檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即上級(jí)部門報(bào)告。
檔案人員變更交接制度
1、社區(qū)組織檔案人員由社區(qū)文書(shū)擔(dān)任。
2、檔案人員變換，要切實(shí)履行交接手續(xù)。
3、交接內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案有關(guān)設(shè)備、參考資料、登記、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳等。
4、交接雙方要認(rèn)真核對(duì)檔案的內(nèi)容，并做好檢查記錄。
5、檔案人員變換，要向縣檔案局備案。
社區(qū)檔案分類大綱示意圖
社區(qū)級(jí)檔案：
1、文書(shū)檔案
2、會(huì)計(jì)檔案
3、科技檔案
4、電子檔案
5、聲像檔案
6、實(shí)物檔案
社區(qū)檔案管理制度范本三
1、目的：為規(guī)范創(chuàng)建安全社區(qū)的檔案管理，做好創(chuàng)建安全社區(qū)過(guò)程中相關(guān)材料的統(tǒng)一管理、收集、保存、開(kāi)發(fā)和利用，特制定本管理辦法。
2、適用范圍：本管理辦法原則上適應(yīng)于辦事處轄區(qū)內(nèi)各級(jí)各類安全社區(qū)的創(chuàng)建過(guò)程中形成檔案的管理，各社區(qū)可根據(jù)本辦法制定管理實(shí)施細(xì)則。
3、管理職責(zé)：創(chuàng)建安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)辦公室應(yīng)設(shè)置一名專(兼)職安全社區(qū)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案管理。
4、管理內(nèi)容與管理方法
(1)歸檔范圍：創(chuàng)建安全社區(qū)過(guò)程中主要工作所形成的文字材料、圖片圖紙、音像制品等。
(2)歸檔要求
①歸檔文件材料應(yīng)完整，準(zhǔn)確，簽批手續(xù)完備。
②歸檔文件的形成和書(shū)寫(xiě)材料，須易于長(zhǎng)期保存，一般使用黑色碳素筆書(shū)寫(xiě)。
③歸檔文件的材料整理應(yīng)符合入檔條件。
?、軞w檔文件材料須經(jīng)過(guò)創(chuàng)建安全社區(qū)的促進(jìn)委員會(huì)主任或該社區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、部門、單位負(fù)責(zé)人審核簽字。
?、輵?yīng)歸檔材料應(yīng)于次年3月底前，向安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)辦公室檔案室移交歸檔。
⑥各類應(yīng)歸檔材料一般歸檔1份，特殊材料應(yīng)歸檔2-3份。
(3)歸檔分類
?、俜诸愒瓌t：根據(jù)創(chuàng)建安全社區(qū)過(guò)程中形成材料內(nèi)容與形成特點(diǎn)進(jìn)行分類，保持各類之間有機(jī)聯(lián)系，便于檢索和查閱。
?、跈n案分類：所有創(chuàng)建安全社區(qū)過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔材料分為一級(jí)八大類;二級(jí);三級(jí)類別由各社區(qū)根據(jù)工作進(jìn)程，從一級(jí)，二級(jí)中分設(shè)并保持與上一級(jí)的聯(lián)系。
(4)歸檔案卷的存放排列
①檔案按大類分別在檔案櫥架排列，小類應(yīng)緊靠大類依次排列，即一級(jí)→二級(jí)→三級(jí)。
?、跈n案的存放年限排序：同一大類的案卷首先按年度分別排列，在各年度內(nèi)，先按保存期限永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列，再將同一保管期限的案卷按順序排列。
(5)檔案號(hào)的編制
①檔案的檔案號(hào)由分類號(hào)、案卷號(hào)組成。
②同一年度內(nèi)按三個(gè)不同保存年限分別編寫(xiě)件號(hào)(一年三位自然順序號(hào))。
(6)歸檔手續(xù)：各類文件材料歸檔前，應(yīng)填寫(xiě)移交目錄一式兩份，經(jīng)規(guī)定負(fù)責(zé)人審定并在目錄上簽字后，向檔案部門移交。交接時(shí)，雙方經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤后，均在目錄上簽字，移交目錄雙方分別保存。
(7)檔案的借閱：檔案借閱須履行嚴(yán)格手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，經(jīng)分管檔案的負(fù)責(zé)人和檔案管理員雙人簽字后方可借閱，借閱期已到，延期不還者每延期一天罰款50元，依次累計(jì)。
5、相關(guān)規(guī)定
(1)檔案專兼職管理員變動(dòng)，須辦理相關(guān)關(guān)交接手續(xù)。檔案鑒定5年進(jìn)行一次。
(1)催交：創(chuàng)建安全社區(qū)委員會(huì)辦公室對(duì)應(yīng)歸檔的材料進(jìn)行審查，對(duì)未及時(shí)歸檔、歸檔不齊者，限期在規(guī)定時(shí)間到期后一周內(nèi)移交，對(duì)未及時(shí)歸檔、歸檔不齊者按社區(qū)部門工作目標(biāo)責(zé)任書(shū)考核，兌現(xiàn)處罰。
6、檔案管理記錄
應(yīng)根據(jù)本管理辦法要求，結(jié)合辦事處實(shí)際，統(tǒng)一設(shè)計(jì)辦事處各級(jí)各類安全社區(qū)檔案管理的相關(guān)記錄
7、本管理辦法自發(fā)布之日起試行，每年完善修正一次，每3年修訂一次。
安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)
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