酒店采購流程管理制度有哪些
采購是酒店管理的重要環(huán)節(jié)，采購流程需要具體的管理制度。現(xiàn)在就跟著學(xué)習(xí)啦小編一起來了解一下酒店采購流程管理制度吧。
酒店采購流程管理制度
1、為搞好酒店的采購工作，保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的供應(yīng)，確保經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成，以及防止一些不良傾向的發(fā)生，特制定本制度。
2、財(cái)務(wù)部是酒店采購工作的專業(yè)部門，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán)，未經(jīng)同意不得擅自采購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。
4、相關(guān)人員在采購、收貨的過程中，必須遵守商業(yè)道德，努力提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求;講究文明禮貌，遵紀(jì)守法;以酒店利益為主，相互監(jiān)督，相互配合，共同把關(guān)。
一、采購項(xiàng)目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項(xiàng)目或該項(xiàng)目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該項(xiàng)目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項(xiàng)目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項(xiàng)目的儲備或替代品。
二、采購項(xiàng)目的審批、擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)與購買
1.經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必要購買項(xiàng)目，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、庫管員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排采購;
3.采購員應(yīng)按照申購項(xiàng)目進(jìn)行采購，如有疑問可直接與申購部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無誤后，應(yīng)按照要求盡快安排采購。如該項(xiàng)物資由長期供應(yīng)商供應(yīng)，可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長期供應(yīng)商應(yīng)尋找至少三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對比、篩選，并報(bào)有關(guān)人員同意后進(jìn)行采購。對于零星項(xiàng)目的采購可安排采購員在市場上直接采購，但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項(xiàng)目，申購部門需要作詳細(xì)的說明或提供樣 品，供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)必須提供樣品或有關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。
6.財(cái)務(wù)部對內(nèi)要主動與部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識， 熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對外經(jīng)常做好市場調(diào)查研究，掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項(xiàng)目擇商、報(bào)價(jià)必須由財(cái)務(wù)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑。財(cái)務(wù)部在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財(cái)務(wù)部溝通配合，對所掌握的供應(yīng)商情況及購物意向要主動通報(bào)財(cái)務(wù)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。
8.確屬疑難采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與使用部門進(jìn)行溝通，研究對策，必要時(shí)可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時(shí)上報(bào)，不得拖延誤事。
9.所有采購項(xiàng)目依據(jù)有效申購單由財(cái)務(wù)部安排采購員統(tǒng)一購買，其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。
三、采購項(xiàng)目的驗(yàn)收
1.無論是供應(yīng)商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系，由庫房根據(jù)申購表驗(yàn)收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購，庫房人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后，庫管員應(yīng)開立入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。
3.庫房在驗(yàn)貨過程中對項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動請使用部門一起驗(yàn)收。
4.在驗(yàn)收過程中庫房或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級報(bào)告協(xié)調(diào)解決。
四、采購項(xiàng)目的結(jié)算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。
2.供應(yīng)商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算，超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
3.辦理結(jié)算時(shí)，必須按照報(bào)賬程序填好報(bào)銷單，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算。
酒店采購管理制度及工作流程
一、采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項(xiàng)目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單
3.所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)
5.采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會
6.所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.
7.采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷。
酒店采購程序
1、目的
制定采購工作規(guī)范，確保酒店采購的物質(zhì)或服務(wù)符合要求。
2、適用范圍
適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務(wù)及服務(wù)進(jìn)程中所需物質(zhì)的全部采購活動。
3、職責(zé)
3.1財(cái)務(wù)物質(zhì)部及服務(wù)采購部分負(fù)責(zé)供方評定的組織工作。
3.2由物質(zhì)采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對供方的評定工作。
3.3財(cái)務(wù)物質(zhì)部負(fù)責(zé)物質(zhì)采購工作的管理和實(shí)施，相干部分負(fù)責(zé)服務(wù)采購工作的管理和實(shí)施。
3.4財(cái)務(wù)物質(zhì)部和餐飲部共同負(fù)責(zé)對食品原材料的驗(yàn)證及驗(yàn)收，其它采購的物質(zhì)由相干使用部分和倉管員聯(lián)合驗(yàn)證及驗(yàn)收。
3.5服務(wù)使用部分負(fù)責(zé)相干服務(wù)產(chǎn)品的驗(yàn)證及驗(yàn)收。
4、評定供方的程序要點(diǎn)
4.1采購的分類
(1) 常備物質(zhì)采購
(2) 鮮活食品采購
(3) 臨時(shí)性采購(包括服務(wù)采購)
(4) 專項(xiàng)物質(zhì)采購
4.2供給商評定
4.2.1評定內(nèi)容
(1)是不是具有滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量要求的能力。
(2)是不是滿足本酒店所需產(chǎn)品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。
(3)是不是具有本酒店所需產(chǎn)品的質(zhì)量保證體系。
(4)供方的資信、資質(zhì)、歷史業(yè)績等情況。
4.2.2評定方法
(1)由財(cái)務(wù)物質(zhì)部負(fù)責(zé)組織搜集供方提供的關(guān)于生產(chǎn)設(shè)施、組織、職員、資金等方面的資信、資質(zhì)文件和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)、實(shí)物及相干資料。
(2)由財(cái)務(wù)物質(zhì)部對供方進(jìn)行考察，即對其工作場所、設(shè)施結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進(jìn)行現(xiàn)場實(shí)際評價(jià)，并對供方的評定做《供方的評定記錄》。
?、?質(zhì)量要求：應(yīng)保持與其他同類產(chǎn)品的質(zhì)量相比，質(zhì)量較優(yōu)。
?、?價(jià)格要求：應(yīng)保持與其他同類同等質(zhì)量的產(chǎn)品相比，價(jià)格較低。
?、?交期要求：應(yīng)保持及時(shí)供貨。
?、?配合要求：有良好的服務(wù)態(tài)度并能配合酒店作相應(yīng)改進(jìn)。
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