基建檔案的管理流程有哪些
基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄，所以我們要管理好基建檔案。下面為您精心推薦了基建檔案管理流程，希望對(duì)您有所幫助。
基建檔案管理流程
1、增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念?；üこ虣n案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，有為才有位，使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。
2、完善基建檔案管理體制，建立健全基建工程檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。
3、做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機(jī)制?；n案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。
4、加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建工程檔案管理知識(shí)，檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。
5、信息化時(shí)代，給基建檔案工作帶來(lái)了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高基建檔案管理效率。
總之，基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。
基建檔案管理存在的問(wèn)題
1、面對(duì)發(fā)展機(jī)遇，國(guó)家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基建工程檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題和困難。基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案管理，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經(jīng)濟(jì)和工程檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
2、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基建檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，工程檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。對(duì)基建檔案管理的觀念和認(rèn)識(shí)是做好基建檔案工作的前提和保證，目前，隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，在適應(yīng)基建工程檔案管理新要求方面存在一定的問(wèn)題。
3、傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來(lái)一定的負(fù)擔(dān)?；üこ虣n案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，基建檔案管理措施不完善，對(duì)當(dāng)前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。
4、基建檔案管理體制不完善，由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場(chǎng)所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障?；n案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫(kù)房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，基建檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。
基建檔案管理制度
一、歸檔范圍：上級(jí)發(fā)文、本處文件、各項(xiàng)報(bào)告批文、招投標(biāo)文件;各類合同及附件、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)計(jì)帳表、審計(jì)結(jié)論及相關(guān)財(cái)務(wù)資料、各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件。
二、資料收集與管理：
1. 上級(jí)發(fā)文及本處文件原文由辦公室收存，文件使用人員留復(fù)印件。
2. 工程檔案資料按項(xiàng)目收集。
3. 自工程立項(xiàng)開始及在施期間：報(bào)告、批文、設(shè)計(jì)資料、圖紙由報(bào)批人和委托人收存;設(shè)計(jì)變更、工程洽商、合同等按照相應(yīng)管理制度收存;監(jiān)理文件、施工日志、竣工圖各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證與設(shè)備說(shuō)明書等均由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收存。
4. 工程竣工交付使用后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將全部工程檔案收集后交檔案管理人員，檔案管理人員按規(guī)定裝訂成冊(cè)，送交檔案館或處內(nèi)存檔。
5. 財(cái)務(wù)資料、審計(jì)結(jié)論及財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)由會(huì)計(jì)人員收存。
三、為配合學(xué)校維修管理等使用單位的需求，各項(xiàng)工程的有關(guān)文件資料還應(yīng)做出備份文件，供各有關(guān)部門存檔使用。
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